什麼是共同作業控管？

協作治理是指管理使用者存取資源、遵守商業標準，並確保資料安全的方式。

現今的組織會使用各種不同的工具組。 開發人員小組會使用小組聊天、高階主管會傳送電子郵件，而整個組織會透過企業社交方式交流。 由於每個團隊都獨一無二，且有其功能需求與工作風格，因此會使用多種協作工具。 有些只用電子郵件，有些則主要用聊天室。

如果使用者覺得 IT 提供的工具不符合需求，他們很可能會下載支援他們情境的消費者應用程式。 雖然這個流程讓使用者能快速開始，但卻導致組織內的用戶體驗令人沮喪，需多次登入、分享困難，且沒有單一瀏覽內容的地方。 此概念稱為「影子IT」，對組織構成重大風險。 它降低了統一管理使用者存取、確保安全性及服務合規需求的能力。

像是 Microsoft 365 群組、Teams 和 Viva Engage 等服務，透過提供協作所需的工具，賦能使用者並降低影子 IT 的風險。 Microsoft 365 擁有豐富的工具組合，可實作組織所需的各種治理功能。

這系列文章將幫助你了解群組、團隊與 SharePoint 設定之間的互動、可用的治理能力，以及如何建立和實作 Microsoft 365 協作功能的治理框架。

建立與 Microsoft 365 的安全協作

有許多選項可以部署 Microsoft 365 群組和 Teams，以保障組織內的安全協作。 我們建議您結合與 Microsoft Teams 及其相關文章的 安全性檔案分享與協作 ，共同打造最適合您組織的協作解決方案。

資料駐留治理

如果您的組織是跨國企業，且對不同地區有資料駐留要求，請將 Microsoft 365 Multi-Geo 納入您的協作治理計畫。

為什麼 Microsoft 365 群組在協作治理中很重要

Microsoft 365 群組讓你可以選擇一組你想合作的人，並輕鬆建立資源集合供他們分享。 新增成員會自動授予群組所提供的所有資產所需的權限。 Teams 與 Viva Engage 皆使用 Microsoft 365 群組來管理會員資格。

Microsoft 365 群組包含一套連結資源，使用者可用於溝通與協作。 群組總是包含 SharePoint 網站、行事曆，以及信箱和行事曆。 根據你建立群組的方式，你可以選擇新增其他服務，例如 Teams、Viva Engage 和 Project。

資源	描述
Calendar	用於排程與群組相關的活動
收件匣	用於群組成員間的電子郵件對話。 這個收件匣有電子郵件地址，可以設定接受來自群組外甚至組織外的人的訊息，就像傳統的分發名單一樣。
OneNote 筆記本	用於收集想法、研究與資訊
Planner	用於指派和管理團隊成員間的專案任務
計畫與路線圖	基於網頁的專案管理工具
SharePoint 團隊網站	一個集中存放與你團體相關資訊、連結和內容的資料庫
Teams	Microsoft 365 中的聊天式工作空間
Viva Engage	一個大家可以交流和分享資訊的常見場所

Microsoft 365 群組包含多種治理控制措施，包括到期政策、命名慣例及阻斷詞政策，幫助您管理組織內的群組。 由於群組控制成員資格與存取權，管理群組是 Microsoft 365 協作治理的關鍵部分。

為您的組織定義協作治理的最佳實務

Microsoft 365 內有多個協作與對話的平台。 了解使用者可以從哪裡開始對話，有助於你制定溝通策略。

Microsoft 365 支援三種主要通訊方式：

• Outlook：透過電子郵件協作，包括共用群組收件匣和行事曆
• Microsoft Teams：一個持續聊天型工作空間，你可以就各種主題進行非正式、即時的對話，並依特定子群組組織
• Viva Engage：企業協作的社會體驗

Teams：基於聊天的工作空間 (高速協作)

• 專為用戶每天合作的夥伴協作而打造
• 讓資訊在單一體驗中掌握在使用者指尖
• 新增分頁、連接器和機器人
• 即時聊天、音訊/視訊會議、錄影會議

Viva Engage：跨組織連結 (企業的社交)

• 實務社群——跨職能團體，擁有共同興趣或專長，但不一定每天合作
• 領導力連結、學習社群、角色導向社群

郵箱與行事曆 (基於電子郵件的協作)

• 用於針對個人或群體的目標溝通
• 與其他群組成員的會議共用行事曆

在決定如何使用 Microsoft 365 的協作功能時，請考慮這些溝通方式，以及使用者在不同情境下可能使用的方案。

注意事項

當透過 Viva Engage 或 Teams 建立新的 Microsoft 365 群組時，該群組不會在 Outlook 或通訊錄中顯示，因為這些使用者之間的主要通訊都在各自的用戶端進行。 Viva Engage 群組無法連接到 Teams。

協作治理最佳實務清單

在開始治理規劃流程時，請牢記以下最佳實務：

• 與使用者溝通 ——找出你最常用協作功能的用戶，並與他們會面，了解他們的核心業務需求和使用情境。

• 平衡風險與效益 ——檢視您的業務、法規、法律及合規需求，並規劃一個能優化所有結果的解決方案。

• 適應不同組織、不同類型的內容與情境 ——考慮不同團體或部門的需求，以及不同類型的內容，例如內部網路內容與使用者的 OneDrive 內容。

• 與企業優先事項保持一致——企業目標將幫助你定義需要投入多少時間與精力在治理上。

• 將治理決策直接嵌入您所建立的解決方案 中——許多治理決策可以透過在 Microsoft 365 中開啟或關閉功能來實現。

• 採用分階段的方式 ——先向少數使用者推送協作功能。 從他們那裡獲得回饋，注意客服工單，並更新必要的設定或流程，然後再進入較大的團隊。

• 透過培訓強化 ——調整如 Microsoft 365 學習路徑 等解決方案，確保 Microsoft 提供的培訓強化你組織特定的期望。

• 制定溝通治理政策與指引的策略——在 SharePoint 通訊網站建立 Microsoft 365 採用中心，以溝通政策與程序。

• 定義角色與責任 ——確定治理核心團隊，先處理關於配置、命名及外部存取的關鍵治理決策，然後再處理剩餘決策。

• 隨著業務與技術變化，請重新檢視您的決策 ——定期會議，檢視新能力與新業務期望。

想深入了解這些實務，請閱讀《 建立你的協作治理計畫》。

最終使用者影響與變更管理

由於群組和團隊可以用多種方式建立，我們建議訓練使用者使用最適合你組織的方法：

• 如果您的組織已部署 Teams，請指示使用者在需要協作空間時建立團隊。
• 如果你的組織大部分溝通都是用電子郵件進行，請指示使用者在 Outlook 中建立群組。
• 如果您的組織大量使用 SharePoint，或正從 SharePoint 本地遷移，請指示使用者建立 SharePoint 團隊網站以進行協作。

這有助於避免使用者對群組與相關服務的關聯產生混淆。 欲了解更多如何與使用者溝通群組的資訊，請參閱向使用者解釋 Microsoft 365 群組。

關鍵協作治理能力與授權要求

Microsoft 365 的協作治理功能包括 Microsoft 365、Teams、SharePoint 及 Microsoft Entra ID 的功能。

功能	描述	授權
團隊與網站共享	控制團隊、群組和網站是否能與組織外的人共享。	Microsoft 365 E5 或 E3
網域允許/封鎖	限制與組織外的人分享，僅限特定領域的人。	Microsoft 365 E5 或 E3
自助網站架設	允許或阻止使用者建立自己的 SharePoint 網站。	Microsoft 365 E5 或 E3
受限網站與檔案分享	限制網站、檔案和資料夾的分享僅限特定安全群組的成員。	Microsoft 365 E5 或 E3
限制群組建立	限制團隊與群組建立僅限特定安全群組成員。	Microsoft 365 E5 或 E3 搭配 Microsoft Entra ID P1 或 P2，或 Microsoft Entra Basic EDU 授權
群組命名原則	在團體和隊伍名稱上強制加前綴或字尾。	Microsoft 365 E5 或 E3 搭配 Microsoft Entra ID P1 或 P2，或 Microsoft Entra Basic EDU 授權
群組到期政策	設定非活躍群組與團隊在指定期限後失效並刪除。	Microsoft 365 E5 或 E3 搭配 Microsoft Entra ID P1 或 P2 授權
每個群組的來賓存取權	允許或禁止團隊與組織外的人分享，並以小組為單位。	Microsoft 365 E5 或 E3

此外，這些附加授權提供更強的治理能力：

• Microsoft Teams 進階版提供會議合規功能，包括浮水印、加密及敏感性標籤。
• Microsoft Syntex - SharePoint 進階管理提供內容存取、協作及生命週期管理的政策。

協作治理規劃建議

遵循下列基本步驟來建立您的控管計劃：

1. 考慮關鍵的商業目標與流程——制定治理 計畫 以滿足企業需求。
2. 了解服務中的設定—— 群組和 SharePoint 的設定 彼此互動，群組 、SharePoint 及 Teams 和其他 服務的設定也會互相影響。 規劃您的控管策略時，請務必了解這些互動。
3. 規劃管理使用者存取權——規劃 你想在群組、SharePoint 和 Teams 中授予使用者的存取權限等級。
4. 規劃管理合規設定—— 檢視 Microsoft 365 群組、Teams 及 SharePoint 協作的合規選項。
5. 規劃管理通訊——檢視協作 情境下的通訊治理選項。
6. 規劃組織與生命週期治理——選擇 你想用於群組與團隊建立、命名、到期及歸檔的政策。 同時，了解群組、團隊和 Viva Engage 的生命週期結束選項

行政人員培訓

這些來自 Microsoft Learn 的訓練模組可以幫助你熟悉 Microsoft 365 的治理功能。

• Microsoft Purview 資訊保護與資料生命週期管理簡介 - 了解 Microsoft 365 資訊保護與資料生命週期管理解決方案如何協助你在資料生命週期中保護與治理。
• Microsoft 安全、合規與身份基礎：描述 Microsoft 合規解決方案的能力 - 了解 Microsoft 的合規解決方案。 涵蓋的主題包括合規、資訊保護與 Microsoft 365 治理、內部風險、審計及電子發現解決方案。 同時涵蓋 Azure 資源治理能力。

插圖

這些說明將幫助你了解群組與團隊如何與 Microsoft 365 中的其他服務互動，以及有哪些治理與合規功能可以幫助你管理組織內的這些服務。

適用於 IT 結構設計師的 Microsoft 365 中的群組

對於 Microsoft 365 中的群組，IT 結構設計師需要知道的事項

項目	描述
PDF | Visio 更新日期: 2022 年 5 月	這些圖例會詳細說明不同類型的群組、如何建立及管理群組，以及一些控管建議。

適用於 IT 結構設計師的 Microsoft 365 中的Microsoft Teams 和相關生產力服務

使用 Microsoft Teams 領導，Microsoft 365 中生產力服務的邏輯架構。

項目	描述
PDF 更新日期：2019 年 4 月	Microsoft 提供一套生產力服務，共同合作來提供資料管理、安全性和法規遵循功能的共同作業體驗。 這系列的圖例可為企業結構設計師提供生產力服務邏輯架構使用 Microsoft Teams 引導的檢視。

Microsoft 365 資訊保護和合規性功能

Microsoft 365 包含一組廣泛的資訊保護和合規性功能。 搭配 Microsoft 的生產力工具，這些功能旨在協助組織即時共同作業，同時遵守嚴格的法規合規性架構。

這組圖例使用其中一個最受監管的產業，即金融服務，來示範如何套用這些功能，來解決常見的法規需求。 您可以隨意使用這些圖例。

項目	描述
英文: 下載為 PDF | 下載為 Visio 日文: 下載為 PDF | 下載為 Visio 更新日期：2020 年 11 月	包含： Microsoft Purview 資訊保護與 Microsoft Purview 資料外洩防護 保留原則和保留標籤 資訊屏障 通訊合規性 測試人員風險 協力廠商資料攝取

相關資源

Microsoft 365 安全性文件

Microsoft Purview 文件

Microsoft 365 的視訊治理 & 安全實務 - Microsoft Ignite |OD13