建立雲端流程以查看 Dataverse 長期保留的資料 (預覽版)

建立一個雲端流程，以查看 Microsoft Dataverse 中長期資料保留的唯讀列。 如需有關 Dataverse 中長期資料保留的詳細資訊，請移至Dataverse 長期資料保留概觀 (預覽版)。

此處所述的雲端流程會建立和傳送一封電子郵件，其中包含保留資料的 Excel 檔案。 如果存在與 Dataverse 中資料列相關聯的保留附件，它們也會以連結的方式包含在 Excel 檔案中。 如需執行此流程所需權限的詳細資訊，請移至在 Microsoft Dataverse 中查看長期保留資料

重要

• 長期保留資料是 Microsoft Dataverse 中的預覽功能。
• 這項功能正在推出中，並且將於 2023 年 6 月 8 日前在所有公用雲端提供。

建立流程需要下列高層級步驟：

1. 傳入 FetchXML 查詢參數以使用 Dataverse 名為 「從 RetainedData 建立 Excel」的操作創建包含保留數據的 Excel 檔。
2. 設定條件以確定是否已建立 Excel 檔案。 下載 Excel 檔案。 傳遞所需的檢索條件參數（表和 FetchXML）。
3. 當您建立 Excel 檔案時：
   • 設定動作以下載 Excel 檔案。
   • 設定動作，將附有 Excel 檔案的電子郵件傳送給收件者。
   • 設定動作，以從 Dataverse 系統資料表中移除 Excel 檔案。 建議使用此步驟，以避免 Excel 文件佔用資料庫儲存空間。

提示

如果您在順利執行流程後沒看到電子郵件，請檢查垃圾郵件資料夾。

創建查詢並下載 FetchXML

1. 登入 Power Apps，然後選取設定>進階設定。
2. 在 Dynamics 365 設定頁面的命令列中，選取進階尋找 (篩選圖示)。
3. 在 [進階尋找] 窗格的頂端，選取變更為保留資料。
4. 建立要用來擷取保留資料的查詢。 其他資訊：模型導向應用程式中的進階尋找
5. 在進階尋找索引標籤的 [進階尋找] 中，選取下載 Fetch XML。

建立流程

下列步驟說明如何使用即時流程來建立 Excel 檔案，並將其以附件方式透過電子郵件傳送給某人。 您也可以使用類似的步驟來建立已排程的雲端流程。

1. 在 Power Apps 首頁上，在左瀏覽窗格選取流程。

2. 選取新增流程，然後選取即時雲端流程。

3. 輸入流程的名稱，選取手動觸發流程。

4. 選取建立。

5. 選取新增步驟，然後在選擇作業步驟選取 Microsoft Dataverse。

6. 在該動作中，選取執行背景作業。

7. 輸入下列資訊：

   • 目錄：Microsoft Dataverse Common
   • 類別：保留資料
   • 資料表名稱：(無)
   • 動作名稱：選取輸入自訂值，然後輸入 Create Excel from RetainedData
   • FetchXml：粘貼之前從高級查找查詢創建的內容 FetchXML 。
   • LayoutXML：保留空白

8. 選取新步驟。

9. 在選擇作業中，選取條件，然後選取 運算式索引標籤。

10. 新增以下運算式：

    • outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]
    • 等於：30

11. 在如果是方塊中，選取新增動作。

12. 在動作索引標籤，選取下載檔案或影像。

13. 選取下列值：

    • 資料表名稱：RetainedData Excels
    • 資料列識別碼：選取新增動態內容，然後選取 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
    • 資料行名稱：ExcelContent

14. 選取新增動作以新增另一個動作，傳送附帶 Excel 檔案附件的電子郵件。

15. 在選擇作業中，選取 Office 365 Outlook，然後在動作中選取傳送電子郵件 (V2)。

16. 為電子郵件輸入以下必要值。

    • 收件者：輸入電子郵件收件人的有效電子郵件地址。
    • 主旨：輸入電子郵件主旨，例如 2020 的保留帳戶。
    • 本文：輸入電子郵件本文的文字，例如附件是 2020 的保留帳戶。
    • 附件名稱 -1：輸入附件的名稱，例如 accountsretained2020.xls。
    • 附件內容：在新增動態內容索引標籤上，選取檔案或影像內容。

17. 選取 [新增動作]，以刪除在 Dataverse 資料表 RetainedData excels 中建立並儲存的 Excel 檔案：

    • 選取作業 >Microsoft Dataverse。
    • 在動作底下，選取刪除資料列。
    • 選擇下列值：
      • 資料表名稱：RetainedData Excels
      • 資料列識別碼：選取新增動態內容，然後選取 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID。

18. 選取儲存

19. 執行流程。

電子郵件收件者會收到一封電子郵件，其中附加包含保留資料列的 Excel 工作表。