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檢視長期保留的資料

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您可以從進階尋找查詢或建立 Power Automate 流程來查看保留的資料。

若要在環境中查看保留的資料，需要系統管理員資訊安全角色，或是包含該表格的組織範圍讀取權限的其他資訊安全角色成員資格。

授與權限以查看保留的資料

請想像一位稽核者需要存取帳戶表所保留的長期資料。 為了提供稽核者存取權，Power Platform 系統管理員會建立新角色，例如名為 LTRAccounts 存取角色的角色，並授與帳戶表的組織範圍讀取權限。 然後將稽核者的 Power Platform 使用者帳戶新增至資訊安全角色。 當稽核者的工作完成時，最好把稽核者從資訊安全角色中移除。

查看保留資料的權限

如需建立與編輯 Dataverse 資訊安全角色的詳細資訊，請移至建立或編輯資訊安全角色來管理存取。

使用模型導向應用程式中的 [編輯篩選] 來檢視保留的資料

注意

  1. 登入 Power Apps，播放包含具有保留資料之資料表的應用程式。
  2. 開啟您想要的檢視表。 從檢視表中，選取編輯篩選條件。
  3. 選取變更為保留資料。 選取編輯篩選窗格中的變更為保留資料。
  4. 選取您要的表格和搜尋篩選條件，然後選取套用。 保留的資料會顯示在唯讀網格中。 顯示保留案例記錄的進階尋找查詢結果 如果您需要從多個相關表格 (例如包含相關保留案例表的帳戶表) 檢索長期資料，請先使用進階尋找來檢索保留的案例列。 然後使用 Casenumber 行，並使用進階尋找來檢索包含案例編號的帳戶列。

其他資訊：模型導向應用程式中的進階尋找

使用流程來查看保留的資料

Power Automate 創建雲端流以創建查詢 FetchXML 中保留數據的 Excel 檔，並作為電子郵件附件發送。 更多資訊：建立一個雲端流程來查看 Dataverse 長期保留資料

注意

如果保留的資料包括註釋表中的附件，則傳回的值是檔案的 Base64 表示形式。 大檔案可能會導致雲端流程動作逾時或超過其輸出訊息大小限制。

若要解決此問題，請使用 Web API 來執行使用 Azure Functions 或其他自訂開發選項的匯出動作 ExportRetainedData 。

檢索保留資料的限制

Dataverse 將針對每個環境強制執行這些限制：

  • 最多可以有五個使用者同時查詢和檢索保留的資料。
  • 每個環境每天最多可以有 100 個查詢。
  • 任何來自進階尋找、Power Automate 雲端流程或 Dataverse OData 公用 API 的單一要求，都會被視為一個查詢。
  • 一次只允許在一個表格上進行查詢。 不允許使用聯接和彙總函式。 複雜查詢考慮選用 Microsoft Fabric 以及使用 Power BI 選項。 其他資訊：使用 Microsoft Fabric 查看保留的資料
  • 保留的資料包括查找資料。 表格中的查找值以識別碼和名稱值去標準化。

使用 Microsoft Fabric 查看保留資料

您可以使用 Microsoft Fabric 在 Dataverse 中查看使用中 (即時) 和非使用中 (長期保留) 應用程式資料。 若要這樣做，請將您的 Dataverse 環境連結至 Fabric。 其他資訊：將您的 Dataverse 環境連結至 Microsoft Fabric，並解除鎖定深入解析。

當您的長期保留原則順利執行時，您就可以存取使用中和非使用中的 Dataverse 資料。 套用在擷取保留資料的限制不適用於這種存取模式。

您可以使用 SQL 端點探索資料並使用 SQL 查詢 Dataverse 資料，並在 Fabric 中產生視圖。 您也可以建立 Power BI 報表。 更多資訊：使用 Dataverse 資料並產生 Power BI 報表

Dataverse 表格資料行 msft_datastate 可用來篩選使用 SQL WHERE 子句的資料：

  • 非使用中應用程式資料：WHERE msft_datastate=1
  • 使用中 (即時) 應用程式資料：`WHERE msft_datastate=0 or msft_datastate=NULL'

已知問題

保留資料的個人檢視

不支援將保留資料的查詢結果儲存為個人檢視。 雖然使用者可以將保留資料的查詢結果儲存為個人檢視，但是檢視不會回傳結果。

另請參閱

Dataverse 長期資料保留概述
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