開始使用核准

無論您是需要經理的書面確認,還是需要各利害關係人群體的正式授權,幾乎每個組織都需要為事情取得核准。

借助 Power Automate 中的核准功能,您可以為工作流程自動化簽核要求,並結合人工決策。 可以使用核准的常見情況包括:

  • 核准休假時間要求。

  • 核准需要簽核的文件。

  • 核准費用報表。

當您在流程中提交核准時,核准者會收到通知,他們能檢閱要求並根據要求採取行動。

核准動作

動作 是您希望流程在觸發程序啟動流程之後執行的事件。 例如,當將新項目新增至使用 Microsoft 清單建立的清單時,請觸發核准讓某人審閱新項目。

下圖顯示您可以在流程中使用的核准動作完整清單。

顯示動作建立核准、啟動並等待核准的螢幕擷取畫面。

如果您想快速開始核准,請使用 啟動並等候核准 動作。 此動作可讓您提供核准要求中應包含的資訊,以及哪位核准人將收到要求。

當您使用 啟動並等候核准 動作時會啟動流程,等核准者回覆後才完成執行。

您可以使用的核准類型有四種。

核准類型 行為
核准/拒絕 – 每個人都必須核准 所有核准者都有兩種選擇:核准拒絕
在流程執行完成之前,每位 核准者都需要回覆。 啟動並等待核准 動作之後的動作在 所有 核准者回覆之後執行,或在發生單一拒絕時執行。
核准/拒絕 - 第一個回覆 指派的核准者有兩個選項:核准拒絕
任何核准者的核准或拒絕都會完成要求。 啟動並等待核准 動作之後的動作在任一核准者核准後執行。
自訂回覆 - 等待所有回覆 您可以定義指派核准者能選擇的選項。
所有核准者都必須做出回覆才能完成該程序。
自訂回覆 - 等待一個回覆 您可以定義指派核准者能選擇的選項。
來自任何核准者的回覆都會完成程序。

先決條件

如果您是第一次在組織中使用核准,請務必符合以下先決條件:

建立 Dataverse 資料庫的權限

當您建立核准流程時,它們會儲存在 Dataverse 中。 最初,當您在位於非預設環境的雲端流程中使用核准連接器時,系統會自動佈建資料庫。 若要取得成功,執行第一個核准流程的使用者必須具有環境中的管理員角色。

完成資料庫佈建可能需要幾分鐘的時間,您將會在第一次執行流程時注意到此延遲。 在環境中建立核准流程的其他使用者不需要任何較高的權限。

Note

如果您使用的是預設環境,就不需要佈建 Dataverse 資料庫。 如果您建立核准流程,就會在預設環境中自動建立 Dataverse 資料庫。

建立流程的授權

因為核准連接器是標準連接器,所以任何授予對 Power Automate 的存取權限和使用標準連接器的能力都足以建立核准流程。

以下是授權使用標準連接器的授權:

  • Power Automate
  • Office 365。
  • 具有內建 Power Automate 功能的 Dynamics 365 授權。

您可以在 Microsoft Power Apps 和 Power Automate 指南中找到 Office 365 和 Dynamics 365 授權的清單。

開始使用

使用以下選項之一開始建立核准流程。

  • 使用現有範本—您可以為案例搜尋核准範本清單,然後按照步驟建立符合您需求的流程。

  • 調整現有範本—如果有相似的現有範本,但又不能完全滿足您的需求,請從該範本建立流程,然後根據自己的喜好調整流程。

    從範本建立流程之後,就可以修改或擴充該流程。 透過新增、編輯或移除觸發程序和動作來執行此作業。

    Tip

    您可以複製和貼上相同的流程或跨流程中的動作,以加速編輯程序。

  • 從頭開始建立核准流程—如果找不到合適的範本,您可以從頭開始建立工作流程,然後使用核准動作將它連接至所需的服務和核准。 了解如何從頭建立流程

  • 諮詢社群以取得靈感和幫助—Power Automate有個蓬勃發展的社群,如果您遇到困難或想尋找靈感,這個社群可以提供幫助。 只需前往 Power Automate 論壇提出特定問題,就能獲得答案。

將核准指派給您的租用戶中的任何使用者

您可以將核准指派給使用者—包括目前 Dataverse 環境中的—來賓使用者和 Microsoft 365 群組或您的 Azure Active Directory (Azure AD) 租用戶。

當您將核准指派給不在您環境中的使用者時,會自動授予他們 核准使用者 Dataverse 資訊安全角色。 使用者需要此角色才能處理其回覆,並將回覆保留在核准歷史記錄中。

以下租用戶設定無法使用這種方法:

  • 當 Azure AD 中的 AllowAdHocSubscriptions 設定已停用時。 在這種情況下,您可以要求租用戶管理員啟用該設定。 您可以在自助註冊找到更多有關這一點的資訊。
  • 如果已使用安全性群組來控制哪些使用者有權存取 Dataverse 環境。
  • Power Automate 美國政府方案

在您將指派核准要求指派給使用者後,如果他們擁有 Power Automate 授權或 Office 365 或 Dynamics 365 授權與內建 Power Automate 功能,則他們可以直接從 Outlook 電子郵件、Microsoft Teams 調適型卡片或 Power Automate 動作中心回覆。 您可以在 Microsoft Power Apps 與 Power Automate 授權指南中找到這些 Office 365 及 Dynamics 365 授權的清單。

下一個步驟

建立核准流程

Note

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言? 請填寫問卷。 (請注意,本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。