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產生報告並關閉要求

  • 發行項

完成主旨權利要求的數據檢閱之後，下一個階段是產生完成要求所需的報告。 在數據檢閱過程中，Priva 會建立報告並收集標示為 [包含 ] 的檔案。 從這些數據套件選取的檔案可以提交到您的數據，但必須完成其要求。

了解報告

當您在主旨權利要求的 [檢閱] 數據階段中選取 [完成檢閱] 之後，該要求的最終報告將會開始自動產生。 在 [主旨權利要求詳細數據] 頁面的 [ 報告 ] 索引卷標上， [狀態 ] 欄會指出報表產生 進行的時間 ，以及報表 可供下載的時間。 建立報表最多可能需要 30 分鐘。

報表分為兩個區段：

  1. 數據主體的報告：這些報告包含可在完成要求時傳回至數據主體的資訊。 您可以在這裡找到包含要傳送給數據主體之檔案 的數據套 件。

    重要

    只有在數據檢閱期間將項目標示為 [ 包含 ] 時，才會產生數據套件。

    重要

    只會 針對匯 出和 存取 類型的要求產生數據套件。 系統不會針對已 標記的清單產生待處理 要求的數據套件。 檢閱 主旨權利要求類型的詳細數據。

  2. 內部使用的報告：這些報告適用於貴組織的內部記錄，與主旨權利要求相關。 其中包括稽核記錄，以及您在數據檢閱期間套用標籤的所有檔案清單，以便追蹤或採取進一步的動作。

注意事項

產生報告時，組織會以安全的方式將適當的報告傳送至數據主體以完成要求，以履行主旨權利要求。

提示

刪除要求會產生一份唯一報告，說明刪除工作流程的結果。 前往 動作執行記錄報告取得詳細數據。

數據套件

主旨權利要求數據套件包含標示為 包含 在程序數據檢閱階段期間的專案。 數據套件會以 zip 檔案的形式產生。 準備好要下載時，請選取主旨權利要求詳細數據頁面之 [ 報告 ] 索引卷標上的報表列。 飛出面板隨即開啟，其中會有一個按鈕可 下載 報表。 飛出視窗面板上的 後續 操作指示提供如何處理內容的快速參考。

當您準備好下載數據套件時，請選取 [ 下載]、尋找您的下載專案，然後開啟下載的 zip 檔案。

數據套件的內容

資料套件 zip 檔案包含下列專案：

  • 名為 Azure 的資料夾：此資料夾包含您資料主體的重要資料。 請參閱下方的詳細說明。
  • Azure 資料夾以外的檔案：這些檔案可能包含兩個名為 [結果] 和 [摘要] 的電子表格。 Azure 資料夾外部的這些檔案會提供參考，且應主要由貴組織的系統管理員使用。

當 Priva 識別並擷取主旨權利要求的檔案時，在此程式中導出的檔案會使用唯一標識符重新命名，以協助保護個人資料。 您可以使用 Export_load_file.csv檔案， 將唯一名稱與源檔名交互參照。 由於原始檔名可能包含機密資訊，因此您應遵循套用至這類信息的原則。

注意事項

建議您仔細檢閱此資料夾的內容，並只將必要的檔案提交給數據主體。 您應評估您的回應，以確保其量身打造符合適用法律的需求。

Azure 資料夾內容

開啟 Azure 資料夾，然後開 啟AEDExport.zip 檔案，其中包含另一個包含由數位和字母組成的長名稱的檔案資料夾。 開啟名稱較長的資料夾，以顯示下述內容：

  • Extracted_text_files 資料夾：包含從原生檔案擷取 (支援) 的文字。
  • NativeFiles 資料夾：包含資料檢閱期間以原生檔格式標示為 [ 包含] 的所有專案。 此資料夾中的每個項目都會獲得唯一的檔名以保護個人資料。 您可以使用 Export_load_file.csv 檔，將這些唯一名稱與其原始檔名交互參照，如下所述。
    • 在數據檢閱程式期間使用 註釋 函數進行編輯的檔案會位於 NativeFiles 資料夾，且有後綴「_burn.pdf」。
  • Export_load_file.csv 檔案：包含源檔名，讓您可以使用 NativeFiles 資料夾中提供的唯一檔名互動參照。
  • 摘要 文字檔：提供數據套件中檔類型、檔案數量及其大小的摘要。
如何處理資料夾內容

開啟 Azure 資料夾和 zip 檔案，如上所述。 您的下一個工作是檢閱專案、判斷要傳送給數據主體的專案，並視需要修改 zip 檔案內容。

例如，針對數據主體想要接收包含組織持有之個人資料之所有專案的複本之匯出要求，您會想要仔細檢閱 NativeFiles 資料夾中的專案，並移除您不想傳回數據主體的任何專案。

對於數據主體想要接收其組織持有之所有個人資訊摘要的存取要求，您會想要將焦點放在摘 要 文本檔。

修改 zip 檔案以移除您不想包含在最終套件中的任何內容。 完成後，以安全的方式將 zip 檔案傳送給提出主旨權利要求的數據主體。

稽核記錄

稽核記錄是一個 CSV 檔案，提供每個主旨權利要求階段的進度記錄。 它會列出程式的每個階段，以及完成的日期和時間，以及完成步驟之人員的用戶名稱。

標記的檔案報表

標示 為 [檔案] 的報表是 CSV 檔案，會列出數據檢閱程式期間套用卷標的內容專案。 標籤可用來標幟內容專案，以便組織進一步注意或採取動作。 深入瞭解 標籤設定。

報表和數據的保留期間

主旨權利要求所產生的報告以及相關數據，例如儲存在 Azure 中的註釋檔案，都會儲存一段指定的時間長度。 默認保留期間是從主旨權利要求關閉日期起 30 天。

數據保留期間是在 [隱私權設定] 中 定義，並適用於所有主體權利要求。 若要檢視或變更您的數據保留期間，請遵循下列步驟：

  1. 在 [隱私權要求] 的任何位置 ，選取 畫面右上角 (齒輪圖示) 的 [設定]。
  2. 選取左側導覽上 的數據保留期間 。
  3. 從 [收集的數據] 和 [報告] 下拉功能表中，選取 [30 天] 或 [90 天] 做為保留期間。
  4. 選 取 [儲存 ] 以儲存您的設定。

請務必確認您選擇的數據保留期間符合貴組織的原則和法律義務。

關閉要求

當您已執行與主旨權利要求相關的所有必要動作時，請選取要求詳細數據頁面右上角的 [關閉 要求]，將要求標示為已關閉。 已關閉的要求表示它已不再為使用中狀態，表示您不需要進行進一步的工作，就能滿足數據主體對貴組織的原始要求。

已關閉的要求無法重新開啟，但您可以返回要求以檢視要求詳細數據和附註。 要求的報告會根據既有的 保留期間保留。

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