建立及管理刪除要求
[主體權利要求] 中的刪除要求可讓您標記要從 Microsoft 365 環境中刪除的內容專案。 在共同作業者識別數據檢 閱程式期間應刪除的項目之後，指定的核准者可以核准要求。 核准刪除要求后，標示為「包含」的專案便會開始進行刪除工作流程程式，以便在核准後的 30 天內執行刪除。
備註
刪除要求不適用於美國政府社群 (GCC) 中等、GCC High 和美國商務部 (DoD) 客戶。
程式概觀
下方概述檢閱及核准刪除專案的基本程式。
- 主旨權利要求系統管理員會建立刪除要求，並指定一或多個核准者。 要求隨即轉至預估和擷取數據。
- 共同作業者會檢閱收集的數據，並標示為 包含 要刪除的專案。
- 共同作業者完成其檢閱，並通知核准者該要求已準備好進行核准。
- 核准者檢閱要求，並決定 核准 要求以向前移動並開始刪除工作流程，或 建議變更，這會停止核准流程，並允許共同作業者進行調整和重新提交核准。
瞭解刪除要求的進度階段
刪除要求會在存取和匯出要求類型移動的相同 主要進度階段 中移動，其中包含一些與核准程式相關的額外階段。
刪除要求的唯一功能是 [檢閱] 數據階段的核准子階段。 共同作業者完成檢閱后，核 准 子階段即為使用中，如下列 共同作業者的步驟中所述。 當此階段為使用中時，核准者可以執行其檢閱，如下列 適用於核准者的步驟中所述。
下列清單醒目提示要注意的進度階段差異：
[概觀] 索引標籤：[刪除要求詳細數據] 頁面上的 [ 概觀 ] 索引卷標會顯示其他狀態卡。
核准狀態卡：顯示共同作業者所包含的刪除項目數、核准狀態，以及指派給要求的核准者。
刪除卡片包含的項目：顯示刪除專案的位置明細。
動作摘要卡片：顯示刪除工作流程的完成狀態。 卡片也會顯示刪除項目數和 剩餘的項目數目，這些是工作流程程式中擱置的專案，或未套用刪除標籤的專案。
建立刪除要求
若要建立刪除要求，您通常會遵循相同的 程式來建立其他類型的要求。 主要差異在於您必須為要求指派核准者。
刪除要求的核准者
當您建立刪除要求時，您必須在組織中指派至少一個使用者為該特定要求的核准者。 核准者的角色是針對 刪除標示為 [包含] 的項目執行要求層級核准。 如果核准者無法依原樣核准要求，則可建議他們進行變更。
您對於任何指定要求的指派人員有彈性。 核准者可能是隱私權管理員或負責貴組織數據刪除的人員。 核准者可以是建立要求的同一個使用者。 不過，任何核准者都必須在要求內指派。
您可以將貴組織中的多位使用者指定為要求的核准者。 有多個核准者有助於平衡工作並提供不在辦公室的涵蓋範圍。 不過，只有單一核准者可以針對要求提供核准。 如果有多個核准者，第一個核准者會啟動 刪除工作流程程式。
具有主旨權利要求 管理員 角色的用戶可以在建立刪除要求之後新增或變更核准者。 從要求的詳細數據頁面，選取 [詳細數據] 卡片上的 [檢視要求詳細數據]，尋找 [核准者]，然後選取 [編輯]。 您可以從這裡取消核取其名稱旁的方塊來移除核准者，並將其他使用者新增為核准者。
如需如何核准刪除要求的詳細數據，請參閱 核准者的步驟 。
從範本建立刪除要求
一般而言，您會遵循相同的 步驟，從範本建立要求，並執行下列額外步驟：
- 從數據要求範本清單中，尋找 資料刪除 ，然後選 取 [開始]。
- 在 [指派核准者] 底下，開始輸入一位應核准此要求的用戶名稱，以刪除專案。 您可以選取多個使用者，但必須選取至少一個。
從自訂設定選項建立刪除要求
當您使用引導程式的自訂設定選項建立刪除要求時，您將會依照自 訂設定所述的相同指示進行，並執行下列額外步驟：
在要求建立精靈的 [ 選取要求類型 ] 頁面上，選取 [刪除] 旁邊的按鈕。 然後選取 [下一步]。
在 [ 要求] 設定 頁面上，指派一或多個使用者做為刪除要求的核准者。 選 取 [指派核准者]，然後在 [ 指派核准者] 飛出窗格中，核取一或多個使用者名稱旁邊的方塊。 完成後，選取 [新增]。
您選取核准者的名稱會顯示在 [ 要求] 設定 頁面上。 如果您需要進行任何變更，請選取 [ 編輯 ] 命令。 當您完成指派核准者時，請選取 [下一步]。
接著，您將繼續為您的要求命名，並完成要求建立程式。
刪除工作流程以及刪除專案方式
當貴組織成功建立第一個刪除要求時，Priva 會建立一個保留標籤，其中包含名為 PrivaDelete 的刪除結果。 核准者核准刪除要求后，刪除工作流程就會開始。 系統 會評估 標示為「包含」的每個內容專案，以判斷是否有無法刪除的衝突。 如果沒有任何衝突，則會將 [隱私權刪除] 標籤套用至該專案以促進刪除。
為什麼某些專案可能無法刪除
在某些情況下，[Priva 刪除] 標籤不會套用至專案。 這可能是因為下列原因而發生：
- 內容項目會儲存在保留標籤不支援的位置。
- 內容專案 已套用保留標籤，在這種情況下，將無法套用 [Priva delete] 標籤。 具有保留標籤的專案會醒目提示，讓您成為 要檢閱的 [前導符] 專案。
- 找不到內容專案，例如手動移動或刪除的專案。
如果有任何問題會中斷將刪除標籤套用至合格專案，系統會自動重新擷取標籤的應用程式。 如果標籤在三天后無法套用，工作流程程式會繼續進入完成階段。
要求詳細數據頁面上的 [動作摘要 ] 卡片會顯示 剩餘的項目數目，這表示儘管沒有任何已知衝突，但未取得標籤的專案。 若要查看哪些專案有衝突或失敗，請檢閱 動作執行記錄。 剩餘的專案將具有 False 的動作狀態值，以及指出未套用標籤原因的 [動作狀態詳細數據] 值。
工作流程完成後發生刪除
動作摘要卡片狀態會在套用刪除卷標的工作流程邏輯完成且報表準備就緒后移至 [完成]。 [已完成] 狀態並不表示專案已刪除。 刪除沒有衝突的標籤最多可能需要30天的時間。
在要求移至產生報告階段之後，您可以檢閱要求詳細數據頁面之 [報告] 索引卷標上列出的動作執行記錄內容專案，來確認是否已套用刪除標籤。 我們建議在要求核准后的 30 天內，對您的 Microsoft 365 環境進行特別檢查，以確認刪除發生。
Priva 與 Microsoft Purview 資料生命週期管理 搭配使用方式
如果貴組織使用 [許可權] 數據週期管理功能，例如保留標籤以保留檔以供法規之用，則刪除要求工作流程會遵守您目前的設定。 PrivaDelete 標籤不會套用至具有現有保留標籤的專案。 當 [隱私權刪除] 標籤套用至專案時，保留平臺會根據保留原則執行衝突解決。 如果標示為刪除的專案與現有的保留或記錄卷標發生衝突，則您的主體權利要求系統管理員可透過 動作執行記錄來查看這類衝突。 此可見度可協助系統管理員解決組織數據週期管理或記錄管理系統管理員的問題，並回復數據主體，以了解無法刪除特定專案的原因。
深入瞭解 Microsoft 365 中的保留原則、保留標籤和保留原則。
完成刪除要求
刪除要求遵循與所有其他要求相同的 數據預估和擷取程式 。 當共同作業者檢閱數據時，他們會在數據檢閱期間將項目標示為 [包含]，藉此指定要刪除哪些內容專案。
共同作業者與核准者必須完成刪除要求唯一的額外步驟。 每個角色的責任如下所述。
共同作業者的步驟
當擷 取數據 階段完成時，共同作業者在處理刪除要求的 [ 檢閱] 數據 階段時，應遵循下列步驟。 不持有主旨版權要求 管理員 角色共同作業者必須要求建立者傳送要求詳細數據頁面的直接連結給他們，才能檢視及處理要求。 在共同作業 取得數據檢閱的詳細數據。
備註
當建立刪除要求時，建立要求的主體權利要求系統管理員是一開始唯一共同作業者。 要求建立者或其他主體權利要求系統管理員可以 新增更多共同作業者。
| 步 | 解釋 | 要採取的動作 |
|---|---|---|
| 1. 檢閱收集的數據。 | 共同作業者會檢閱在要求的 [ 收集 的數據] 索引標籤上收集的所有專案，並決定要包含哪些專案以進行刪除。 | 從清單中選取專案名稱，然後在右側的內容檢閱區域中檢閱其內容。 如果項目應該刪除，請選擇項目清單頂端的 [ 包含 ] 指令，或是從專案名稱旁邊的三點動作選單，或從檢閱區域底部的按鈕中選取 。 根據 數據檢閱程式，將其他項目標示為適當的專案。 |
| 2. 完成檢閱。 | 當您標示為 [ 包含 要刪除的所有專案] 範圍時，請選取畫面右上角的 [ 完成檢閱 ] 按鈕。 飛出窗格會摘要列出要刪除的檔案、顯示核准者，並提供備忘稿字段。 | 選取畫面右上角的 [ 完成檢閱 ]。 在 [ 提交核准檢閱的數據] 飛出窗格中，檢閱刪除專案的摘要、新增核准者的附註，然後選取 [ 完成檢閱]。 如果您包含已套用保留標籤的專案，其檢閱狀態會顯示為「已包含」，但刪除工作流程不會刪除該專案; 檢閱詳細數據。 |
| 3. 通知核准者。 | 現在您通知核准者刪除要求擱置其核准。 核准者不會在要求準備好進行核准時自動通知。 [要求詳細數據] 頁面上的 [進度] 卡片會在 [檢閱數據] 下方顯示核准子階段。 核 准狀態 卡會將核准狀態顯示為 [擱置中]。 [ 收集的數據] 索引標籤為唯讀狀態，直到核准者完成檢閱為止。 |
移至要求詳細數據頁面。 在畫面右上角，選取 [ 共用 ] 下拉功能表，然後選擇 [複製連結]，將直接連結複製到要求。 讓核准者知道要求已準備好供其檢閱，並提供他們要求的連結。 重新整理要求詳細數據頁面以查看更新的狀態卡。 |
| 4. 檢查核准。 | 核准者完成檢閱后，可以核准刪除要求，或建議變更。 視結果而定，請依照右側的指示進行。 | 如果核准：等待刪除工作流程動作完成，請視需要檢視報告以促進內部和外部通訊。 如果未核准：[要求詳細數據] 頁面會顯示核准者建議變更的訊息，而進度卡中的 [核准] 狀態將不再為使用中。 請流覽 [ 收集的數據] 索引標籤，該索引標籤現在已解除鎖定。 核准者已使用 () 依標籤進行篩選，並/或檢視核准者保留的內容專案檔案筆記。 您可以視需要討論和調整。 完成後，請選取要求詳細數據頁面右上角的 [ 完成檢閱 ]。 讓核准者知道他們可以檢閱核准要求。 |
核准者完成核准並核准要求時，[ 檢閱] 數據 階段即已完成。 刪除工作流程會自動開始，而要求會移至 [ 產生報告] 階段。
重要
一旦核准要求， 刪除程式 就會自動開始，而且無法取消。
[要求詳細數據] 頁面現在會顯示 動作摘要 卡片，顯示要刪除的項目數目，以及 [進行 中 ] 或 [ 已完成] 的刪除工作流程狀態。 [ 已完成 ] 狀態表示 已完成刪除工作流程程式 。 有些專案可能因為衝突而不符合刪除資格。 我們建議檢查 動作執行記錄， 以確認 Priva 能夠成功套用其刪除標籤的專案。
核准者的步驟
當核准者準備好供您檢閱以核准時，共同作業者會傳送要求的直接連結。 此時，要求會位於 [ 檢閱] 數據 階段，且具有作用中的 核准 子階段。 當您取得連結時，請將連結複製並貼到瀏覽器中，然後依照下列步驟進行。
| 步 | 解釋 | 要採取的動作 |
|---|---|---|
| 1. 在 [核 准數據 ] 索引標籤上尋找要刪除的專案。 | 在要求的詳細數據頁面上，[ 核准數據 ] 索引標籤會列出共同作業者標示要刪除的所有專案。 此索引標籤是刪除要求的唯一索引標籤，而且只會顯示給核准者。 如果頁面顯示 尚未包含刪除核准的專案，這表示共同作業者尚未完成檢閱。 專案會在共同作業者選取 [完成檢閱] 后顯示。 | 選取 [核准數據] 索引標籤以開始檢閱。 |
| 2. 檢閱所有專案。 | 此清單只會顯示在共同作業者的數據檢閱程式期間標示為 [包含] 的專案。 | 針對每個專案，您可以從清單中選取其名稱，並在右側的內容檢閱區域中檢閱其內容和任何檔案筆記。 |
| 3. 必要時建議變更。 | 如果您判斷無法依原樣核准要求，請使用標籤和記事來傳達核准所需的變更。 | 選取一或多個項目，然後選取要套 用標籤的 專案清單上方的 [套 用標籤] 命令。 您可以在套用標籤時新增筆記，以提供更多指引和上下文。 您也可以在右側的內容檢閱區域中新增個別項目的 檔案附註 。 |
| 4. 進一步處理程式。 | 當您完成檢閱要求時，請選取畫面右上角的 [ 完成核 准]。 [ 核准要求或建議變更 ] 飛出視窗窗格隨即出現，其中摘要列出標示為要刪除的檔案。 在 [ 記事 ] 區段中，您可以為共同作業者新增更多筆記。 | 如果您核准刪除： 在飛出視窗窗格中選取 [ 核 准]。 這個動作將會完成 [ 檢閱] 數據 階段，並開始 工作流程以開始刪除程式。 您現在已完成處理要求的工作。 如果您不核准刪除要求： 選取飛出窗格上的 [建議變更 ]，然後使用 [備忘稿] 字段來傳達您在檔案上使用的任何卷標，並摘要建議。 要求仍會保留在 [ 檢閱] 數據 階段。 共同作業者會在要求詳細數據頁面頂端收到一則訊息，建議您在核准之前進行變更。 共同作業者可以視需要討論及調整、完成檢閱，然後通知核准者該要求已準備好進行核准。 然後您可以再次檢閱要求。 |
核准後，以核准者身分完成您的工作。 [ 核准數據] 索引 標籤會移至唯讀狀態，這表示您無法變更項目狀態、套用標籤或輸入記事。 刪除工作流程會自動開始，而要求會移至 [ 產生報告] 階段。
重要
核准專案進行刪除後， 刪除程式 會自動開始，而且無法取消。
動作執行記錄報告
動作執行記錄檔是刪除要求透過 [產生報告] 階段進階後產生的 報 表。 此報告是可下載的 CSV 檔案，可在主旨權利要求詳細數據頁面的 [ 報告 ] 索引標籤上找到。 在數據檢閱期間標示為 [ 包含 ] 的每個核准專案都會出現在報表的列中。
報表中的每一行都會顯示專案的標識符，這是檔案的唯一標識碼，以及說明該專案在 刪除程式中發生什麼情況的數據域。
檢閱動作執行記錄，以驗證與內容專案相關的活動。 CSV 檔案中的欄包括：
- 核准 UPN：核准刪除要求的使用者。
- 核准日期：核准的日期。
- 動作：值 「ApplyRetentionLabel」 是Priva delete 卷標的應用程式。
- 動作狀態： True 值表示已套用標籤。 False 值表示未套用標籤。
- 動作狀態詳細數據：當動作狀態為 「False」時，此欄會列出無法套用標籤的原因。 例如，專案的位置不支援保留標籤，或專案有現有的保留標籤，或是另一個失敗導致標籤無法應用程式。
- 動作日期：套用動作的日期。
宏指令執行記錄包含專案的不可變更標識碼、路徑、寄件者/作者，以及主旨/標題。 檢查核准刪除的專案是否標示為 PrivaDelete 以及驗證刪除時，這份清單非常實用。 如果組織中的其他項目關係人需要處理因為衝突而略過的項目，清單也可能有所説明。 如果您打算下載並保留此檔案供日後參考，建議您清除檔案中的任何個人資料，這些數據可在 [ 路徑]、[ 寄件者/作者] 和 [ 主旨/標題 ] 欄中找到。
與所有其他報告一樣，動作執行記錄會在要求關閉后的 30 天內刪除，除非您已針對數據保留期間選擇 90 天選項。 請參閱 報表和數據的保留期間。