共用方式為

建立要求並定義搜尋設定

  • 發行項

用戶必須保留 [主旨權利要求系統管理員 ] 角色群組中的所有角色， (查看 [隱私 許可權]) 以建立要求。 您有兩種方式可以建立要求：

  • 從 範本中，使用量身打造的預設設定的快速現成選項;或
  • 自訂選項是逐步執行所有設定的引導程式。

提示

當您第一次瀏覽 [主體權利要求 ] 解決方案時，我們提供了一個簡化的方式來建立要求和探索功能。 請參閱下方 的開始使用您的第一個要求 。

要求類型

隱私權要求支援四種類型的要求：

  1. Access：提供貴組織在 Microsoft 365 中持有之數據主體的個人資訊摘要。

  2. 匯出：提供包含數據主體個人資訊之內容專案的摘要和匯出檔案。 這些專案會在您檢閱搜尋設定所收集的數據時檢閱並標示為 [ 包含 ]。

  3. 已標記的待處理清單：產生數據檢閱期間標記的檔案摘要。 您可以檢視 Priva 提供的標籤，並在 [隱私權] 設定中設定自訂 標籤。

  4. 刪除：刪除包含數據主體個人資訊的內容專案。 這些是核准完成後，在您檢閱所收集數據期間標示為 [ 包含 ] 的專案。

    注意事項

    除了本文所列的內容之外，建立及管理刪除要求也需採取獨特的步驟。 如需詳細指示，請參閱 建立及管理刪除要求。

開始使用您的第一個要求

當您開始試用或訂閱主旨權利要求時，我們會為您第一個使用預設設定的要求提供簡單、立即可用的設定。 此設定可協助您探索主體權利要求工作流程，並熟悉其功能。

當您第一次抵達 [主體權利要求] 頁面時，您會在頂端看到含有 [ 開始使用 ] 按鈕的橫幅。 當使用者選取此按鈕時，會在名稱和電子郵件欄位中預先填入該使用者資訊的飛出窗格中出現，並顯示所有預設設定。

使用您的資訊探索要求功能：根據您自己的資訊嘗試主旨權利要求，可協助您熟悉並舒適地在程式的各個階段中移動。 您會看到預設搜尋會傳回的專案，並可調整搜尋設定，練習縮小結果範圍。 在 [ 收集的數據] 索 引標籤上，您可以檢閱右側預覽區域中的專案，並練習編輯文字、套用標籤、輸入筆記，以及將專案標示為包含或排除於最終報告 (請參 閱檢閱主旨權利要求) 數據 中的詳細數據。

  • 您不需要使用您的資訊來建立第一個要求。 如果您已準備好開始要求數據主體，請以數據主體的資訊取代您的名稱和電子郵件位址。

若要接受所有設定並建立要求，請選取 [ 建立]。 窗格隨即關閉，而您會看到新的要求列在 [ 主體權利要求 ] 頁面上。 若要在建立要求之前變更任何預設設定，請選取 [編輯要求詳細數據]，這會讓您進入 主體權利要求建立精靈。

注意事項

您建立的任何要求將計入您的試用版或付費訂閱分配，無論該要求使用的數據主體信息為何。 標準的 30 天數據保留期間會在要求關閉後套用。 瞭解如何變更 主旨權利要求的保留期間。

快速設定：搭配預設設定使用範本

直接從範本建立要求時，預設設定旨在協助您快速上手。 三個範本對應到 三種要求類型： 數據存取、 數據匯出和 已標記以進行進一步動作的數據。 您可以檢視範本的預設設定，並在要求建立程式期間進行變更。

選取關聯

每個範本都可讓您選取數據主體與貴組織之間的關聯類型，進而決定預設設定。 下列重點說明您選擇的關聯如何影響範本中的搜尋設定：

  • 目前的員工：搜尋結果是量身打造，以避免員工參與的電子郵件或 Teams 聊天，或員工撰寫的檔案。 此設定可簡化搜尋結果，因為目前的員工通常可以存取他們所撰寫的內容或參與的通訊。

  • 離職員工：搜尋設定會優先處理離職員工的信箱 (如果有的話) ，以及由員工撰寫的專案。 這些設定的目的是傳回離職員工產生或參與的內容。

  • 客戶、潛在員工和其他：這些關聯的搜尋結果不會包含數據主體撰寫的內容，而且只會包含最新版本的 SharePoint 專案， (進階搜尋選項) 深入瞭解。

提示

在 [ 主旨權利要求 ] 頁面上，您可以依據 [與 組織 的關係] 欄中的關聯來排序要求清單。

從範本建立要求的步驟

  1. 視您使用的入口網站而定：

    • 在新的Priva 入口網站 (預覽) 中，選取 [ 主旨權利要求]。 在左側導覽 中的 [Microsoft 365 內的數據 ] 底下，選 取 [Microsoft 365 要求]，然後選取 [新增要求]。
    • 在傳統Microsoft許可權合規性入口網站中，於左側導覽中選取 [ 主體權利要求 ]。 在畫面右上角，選取 [ 建立要求]。

  2. 尋找您要建立的要求類型：數據存取、 數據匯出或 已標記以進行進一步動作的數據，然後選取 [ 開始使用]。 飛出視窗窗格隨即出現。

  3. 在 [ 與組織的關係] 中，選取描述數據主體與貴組織之間 關係 的選項。 如果您選取 [其他]，飛出視窗窗格中會顯示 [ 其他關聯 ] 文字字段。 輸入對貴組織而言有意義的字詞;例如，「病患」或「學生」。

  4. 如果您想要檢閱所有預設設定，並變更其中任何設定，請選 取 [檢視設定] 按鈕。 設定會顯示在飛出視窗窗格中。 若要變更任何設定，請選取 [編輯設定]，這會帶您進入下方概述的 引導程式 。

  5. 輸入資料主體的詳細資料：

    • 名字和姓氏以及電子郵件位址是必要欄位。 對於目前和離職員工，在 [ 搜尋數據 主體] 欄位中輸入數據主體的名稱會顯示可供選擇的用戶清單。 您也可以選取該欄位下方的連結，以手動輸入其名稱和電子郵件。
    • 您可以選擇性地輸入數據主體的居住國家/地區、與其要求相關聯的隱私權規定，以及時間範圍。

    提示

    默認的時間範圍會搜尋過去12個月內建立或修改的內容。 您可以變更此設定，以選取任何時間建立的所有內容，或設定自定義的時間範圍。

  6. 完成後，選取 [ 建立]。 您會回到 [ 主旨權利要求 ] 頁面，而您的新要求會列在要求清單頂端。

根據預設，您的要求會以數據主體的名稱和要求類型命名。 若要編輯要求名稱，請從清單中選取要求以開啟其詳細數據頁面，然後選取畫面頂端的 [編輯 ] 命令。 您會抵達要求建立精靈。 選取 [下一步 ]，直到您移至 [ 要求名稱 ] 頁面為止，您可以在此編輯名稱並新增描述。

沒有任何範本 會自動暫停在數據估計階段。 不過，您可以選取範本飛出窗格上的 [檢視設定]，來變更此設定和其他搜尋設定。

自訂設定：選擇所有設定的引導式程式

自訂要求選項是建立原則的引導程式。 首先，選擇範本，然後逐步執行每個設定以自定義原則。 下列指示提供適用於三種原則類型之一的基本設定詳細數據。 如果設定依原則類型而有所不同，我們會連結至特定指示。

請依照下列步驟建立要求：

  1. 視您使用的入口網站而定：

    • 在新的Priva 入口網站 (預覽) 中，選取 [ 主旨權利要求]。 在左側導覽 中的 [Microsoft 365 內的數據 ] 底下，選 取 [Microsoft 365 要求]，然後選取 [新增要求]
    • 在傳統Microsoft許可權合規性入口網站中，於左側導覽中選取 [ 主體權利要求 ]。 在畫面右上角，選取 [ 建立要求]。

  2. 在 [ 自定義] 選項底下，選 取 [開始使用]。 系統會將您帶往要求建立精靈。

  3. 在 [ 數據主旨資訊 ] 頁面上，輸入數據主體的名字和姓氏是選用的，但電子郵件位址是必要的。 選取 [新增數據主體標識符 ] 以提供更多資訊以協助搜尋，例如昵稱、位址或電話號碼。 選 取 [新增居住地 ] 以選擇數據主體的居住國家/地區。 選取可識別數據主體如何與貴組織相關聯的選項。 如果您選擇 [其他]，請輸入一個字詞來描述您組織中有意義的關聯性;例如，「病患」或「學生」。選取 [下一步 ] 以移至下一個步驟。

  4. 在 [ 位置] 頁面上，決定您要在何處搜尋數據主體的資訊。 將每個選項旁邊的狀態切換開關移至 [開啟 ] 位置， 以選擇下列其中一個或兩個位置：

    • Exchange：在 Exchange 信箱以及個別或群組 Teams 聊天中尋找數據。 您可以選擇搜尋貴組織中的所有 Exchange 帳戶，或選取 [ 選擇帳戶 ]，從 Exchange 信箱 飛出視窗窗格中選取個別使用者。

    • SharePoint：尋找 SharePoint 網站、商務用 OneDrive 網站和 Teams 頻道中的數據。 您可以選擇搜尋組織中的所有 SharePoint 網站，或選取 [ 選擇網站 ] 從 SharePoint 網站 飛出視窗窗格中選取個別使用者。

    提示

    如需識別適當搜尋字詞的說明，請參閱下列主題：

    • SharePoint 網站和 URL： 在 SharePoint 系統管理中心管理網站 提供如何排序和篩選網站，以及如何搜尋 SharePoint 網站的指導方針。 使用此功能尋找要在 SharePoint 網站 飛出視窗窗格的搜尋欄位中輸入的 URL。
    • Teams 聊天和頻道： 「團隊」 會說明如何在 Microsoft Teams 中提供特定內容或資訊來尋找團隊。
    • OneDrive 網站和 URL： 關於 OneDrive URL 會提供使用者 OneDrive URL 適當格式和屬性的相關信息。 使用此功能可協助您識別搜尋中的 OneDrive 網站。

  5. 在 [ 定義搜尋設定 ] 頁面上，您可以選擇各種進階搜尋選項，以選擇對預設搜尋進行變更。 在這裡，您也可以選擇在自動傳回數據之前先取得估計值。 如果您選擇任何這些選項，當您選取 [ 下一步 ] 時，您會繼續額外的畫面。 在下 方的定義搜尋設定取得 詳細數據。 如果您不想變更搜尋，請將所有選項留白，然後選取 [ 下一步 ] 以進入下一個階段。

  6. 在 [ 選取要求類型 ] 頁面上，選擇要求類型： 存取、 匯出或 已標記的待處理清單 (查看上方) 說明 。 指出要求是否與數據隱私權規定有關。 檢閱或變更完成期限，預設為比要求建立日期早兩周。 然後選取 [下一步]。

  7. 在 [確認或編輯此要求] 頁面上，您可以保留或編輯要求所提供的易記名稱，並輸入選擇性的描述。 然後選取 [下一步]。

  8. 在 [ 校閱及完成 ] 頁面上，檢閱您在上述步驟中輸入的內容摘要。 您可以選取每個區段中的 [編輯] 連結 來編輯任何欄位。 完成後，選取 [建立要求]。

建立要求後，您會看到確認畫面。 選 取 [完成 ] 返回主 [主旨權利要求] 畫面。 新要求會列在您的要求清單頂端。 從清單中選取它以開始檢閱並完成進度階段。

建立您的要求之後會發生什麼情況

我們會根據您的搜尋參數，計算預期要尋找之數據量的估計值，會立即開始。 請在幾分鐘到一小時內流覽您的要求詳細數據頁面，以查看估計結果，以及要求是否已移至下一個階段。 您的要求會自動從 [數據預估 ] 進行到 [數據擷取 ]，但下列情況除外：

  • 如果您在步驟 5 的 [定義搜尋設定] 中選擇先接收數據 esimtae，您可以在擷取所有數據之前，檢視搜尋的詳細數據並變更搜尋。 如果您暫停在 [數據預估] 處，您必須手動進入數據擷取的下一個階段。

  • 如果您沒有選擇停止預估數據，但我們預測您的搜尋會產生大量數據，您會在要求頂端看到一則訊息列，其中包含編輯搜尋的連結，然後再繼續進行 數據擷取。

請瀏覽 數據預估和擷取 ，以深入瞭解這些階段。

定義搜尋設定

當您建立主旨權利要求時，會根據您在建立精靈 [ 位置 ] 頁面上的選取專案執行預設搜尋。 如果您想要進行更具目標的搜尋，或如果您想要選擇在擷取內容專案之前取得數據的估計值，您可以在要求建立精靈的 [ 搜尋] 設定 頁面上選取這些專案。

進階搜尋選項

  • 縮小搜尋範圍：此選項可讓您指定額外的屬性，以協助識別貴組織數據中的數據主體。 選擇此選項之後，系統會提示您新增更多搜尋參數，請參閱精簡 搜尋中的說明。
  • 包含數據主體撰寫的內容：此選項會尋找數據主體撰寫的內容。 範例包括由數據主體建立或上傳到 SharePoint 的檔案。 選取此選項可能會大幅增加傳回的數據量。
  • 包含所有版本的專案：如果您選取 SharePoint 做為搜尋位置，預設搜尋查詢只會傳回目前版本的 SharePoint 專案。 核取此方塊會傳回目前及所有舊版的 SharePoint 專案，產生較大的數據量供您檢閱。

提示

您可以選擇上傳其他數據，讓 Priva 根據確切的數據值識別數據主體。 若要深入瞭解，請參閱 主旨權利要求的數據比對。

預估數據

[ 取得預估值第一個 ] 選項會顯示在自動擷取數據之前，我們預期會找到多少數據的估計值。 當您的估計值顯示在要求的詳細數據頁面上時，您可以選擇檢視搜尋結果，並預覽已發現的項目樣本。 如果專案代表預期的結果，您必須選取 [ 擷取數據 ]，才能繼續實際擷取內容專案。 取得 有關數據預估階段的詳細數據。

如果您在 [搜尋] 設定頁面上選擇 [縮小搜尋範圍]，或者如果您已經暫停在 [數據估計] 階段並選擇編輯搜尋查詢，系統會提示您提供一或多個條件，進一步鎖定搜尋結果。 當您完成本節的選取時，要求的數據擷取將根據您的搜尋設定。

以下說明的詳細數據也是如果您已暫停在 [ 數據預估 ] 階段並選擇編輯搜尋查詢，將會要求您提供哪些資訊。

條件

在 [ 定義搜尋設定] 頁面上 ，選取 [新增搜尋條件]。 [縮小搜尋範圍] 飛出視窗窗格隨即開啟。 選取 [新增條件 ] 以查看您可以提供之條件的選項選單。 範例包括專案名稱、發件人和收件者名稱、個人資料類型，以及該專案是否在組織外部共用。 當您從功能表中選取專案時，會輸入一個值，並指定搜尋應該包含任何、全部或完全不包含您輸入的值。 值的文字欄位支援以分號分隔的多個專案。 新增條件完成後 ，選取 [儲存] 以關閉飛出窗格，然後選取 [ 下一步]。

後續步驟

建立要求后，您會看到該要求列在主旨權利要求頁面上。 若要深入瞭解如何繼續進行檢閱，請參閱 檢閱數據並針對要求共同作業。

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