建立要求並定義搜尋設定

在本文中:瞭解如何在 Priva 中建立要求,以開始履行主體權利要求。 瞭解資料擷取的搜尋設定,以及如何精簡搜尋。

使用者必須保留 主體許可權要求系統管理員 角色群組中的所有角色, (參閱建立要求的 Priva 許可權) 。 有兩種方式可以建立要求:

  • 範本中,使用量身訂做預設設定的快速「現成」選項;或
  • 自訂選項,這是逐步執行所有設定的引導式程式。

提示

當您第一次造訪 主體權利要求 解決方案時,我們提供簡化的方式來建立要求和探索功能。 請參閱下面 的第一個要求使用者入門

要求類型

Priva 主體權利要求支援四種類型的要求:

  1. 存取:提供貴組織在 Microsoft 365 中保存的資料主體個人資訊摘要。

  2. 出:提供包含資料主體個人資訊的內容專案摘要和匯出的檔案。 這些專案會在您檢閱搜尋設定所收集的資料期間檢閱並標示為 [ 包含]。

  3. 已標記的待處理清單:產生在資料檢閱期間標記的檔案摘要。 您可以檢視 Priva 所提供的標籤,並在 Priva 設定中設定自訂標籤。

  4. 刪除 (預覽) :刪除包含資料主體個人資訊的內容專案。 這些專案會在核准完成後,于檢閱所收集的資料期間標示為 [ 包含 ]。

    注意事項

    刪除是預覽功能。 建立和管理刪除要求除了本文所列的內容之外,還牽涉到唯一的步驟。 如需詳細指示,請參閱 建立和管理刪除要求 (預覽)

開始使用您的第一個要求

當您開始試用或訂閱主體許可權要求時,我們會為使用預設設定的第一個要求提供簡單、現成的設定。 此設定可協助您探索主體許可權要求工作流程,並熟悉其功能。

第一次到達 [主體權利要求] 頁面時,您會在頂端看到橫幅,其中包含 [ 開始使用] 按鈕。 當使用者選取此按鈕時,會出現飛出視窗窗格,其中已預先填入該使用者的資訊到名稱和電子郵件欄位中,並顯示所有預設設定。

使用您的資訊探索要求功能:根據您自己的資訊嘗試主體權利要求,可協助您熟悉並放心地在程式的每個階段中移動。 您會看到預設搜尋會傳回的內容,並可藉由調整搜尋設定來練習精簡結果。 在 [ 收集的資料] 索引標籤上,您可以檢閱右側預覽區域中的專案,並練習修訂文字、套用標籤、輸入附注,以及標示要包含或排除最終報表的專案 (在檢 閱主體許可權要求 的資料) 中尋找詳細資料。

  • 您不需要使用您的資訊來建立第一個要求。 如果您已準備好開始要求資料主體,請將您的名稱和電子郵件地址取代為數據主體的資訊。

若要接受所有設定並建立要求,請選取 [ 建立]。 窗格將會關閉,而您會看到新的要求列在 [ 主體權利要求 ] 頁面上。 若要在建立要求之前變更任何預設設定,請選取 [編輯要求詳細資料],這會將您放入 主體許可權要求建立精靈

注意事項

您建立的任何要求都會計入您的試用版或付費訂閱配置,不論要求使用哪個資料主體的資訊。 標準 30 天資料保留期間會在要求關閉之後套用。 瞭解如何變更 主體許可權要求的保留期限

快速設定:使用具有預設設定的範本

直接從範本建立要求時,預設設定旨在協助您快速啟動並執行。 這三個範本對應至 三種要求類型資料存取資料匯出,以及 標記為進一步動作的資料。 您可以檢視範本的預設設定,並在要求建立程式期間進行變更。

選取關聯性

每個範本都可讓您選取資料主體與組織之間的關聯性類型,進而決定預設設定。 下列各點說明您選擇的關聯性如何影響範本中的搜尋設定:

  • 目前的員工:搜尋結果是量身訂做的,以避免員工參與的電子郵件或 Teams 聊天,或員工所撰寫的檔案。 此設定可簡化搜尋結果,因為目前的員工通常可以存取他們所撰寫的內容或他們參與的通訊。

  • 離職員工:如果) ,搜尋設定會優先處理離職員工的信箱 (,以及員工所撰寫的專案。 這些設定旨在傳回離職員工產生或參與的內容。

  • 客戶潛在員工和其他:這些關聯性的搜尋結果不會包含資料主體所撰寫的內容,而且只會包含最新版的 SharePoint 專案, (深入瞭解進階搜尋選項) 。

提示

在主要的 [ 主體權利要求 ] 頁面上,您可以在 [與 組織 的關係] 資料行中,依關聯性排序要求清單。

從範本建立要求的步驟

  1. Microsoft Purview 合規性中心,選取左側導覽中的 [Priva 主體權利要求]。

  2. 在畫面右上角,選取 [ 建立要求]

  3. 尋找您想要建立的要求類型—資料存取資料導出或 標記為進一步動作的資料,然後選取 [ 開始使用]。 飛出視窗窗格隨即出現。

  4. 在 [ 與組織的關聯性]中,選取描述資料主體與組織之間 關聯 性的選項。 如果您選取 [ 其他],飛出視窗窗格中會出現 [ 其他關聯 性] 文字欄位。 輸入對組織有意義的字詞;例如,「patient」 或 「student」。

  5. 如果您想要檢閱所有預設設定,並變更任何預設設定,請選取 [ 檢視設定] 按鈕。 設定會出現在飛出視窗窗格上。 若要變更任何設定,請選取 [編輯設定],這會帶您進入下面所述的 引導式程式

  6. 輸入資料主體的詳細資料:

    • [名字] 和 [姓氏] 和 [電子郵件地址] 是必要的欄位。 針對目前和離職員工,在 [搜尋資料主體] 欄位中輸入 資料 主體的名稱,將會顯示要選擇的使用者清單。 您也可以選取該欄位下方的連結,以手動輸入其名稱和電子郵件。
    • 選擇性地輸入資料主體的居住國家/地區、與其要求相關聯的隱私權規定,以及時間範圍。

    提示

    預設時間範圍會搜尋過去 12 個月內建立或修改的內容。 您可以變更此設定,以選取任何時間建立的所有內容,或設定自訂時間範圍。

  7. 完成後,請選取 [建立]。 系統會將您帶回到 [ 主體許可權要求 ] 頁面,而您的新要求會列在要求清單的頂端。

根據預設,您的要求會以資料主體的名稱和要求類型命名。 若要編輯要求名稱,請從清單中選取要求以開啟其詳細資料頁面,然後選取畫面頂端的 [編輯 ] 命令。 您會抵達要求建立精靈。 選 取 [下一步 ],直到您前進到 [ 要求名稱 ] 頁面,您可以在其中編輯名稱並新增描述。

沒有任何範本 會在資料預估階段自動暫停。 不過,您可以在範本的飛出視窗窗格上選取 [檢設定],以變更此和其他搜尋設定

自訂設定:選擇所有設定的引導式程式

自訂要求選項是建立原則的引導式程式。 您將從選擇範本開始,然後逐步解說每個設定來自訂原則。 下列指示提供適用于這三種原則類型之每個基本設定的詳細資料。 設定因原則類型而異,我們會連結至特定指示。

請遵循下列步驟來建立要求:

  1. Microsoft Purview 合規性入口網站中,選取左側導覽中的 [Priva 主體權利要求]。

  2. 在畫面右上角,選取 [ 建立要求]

  3. 在 [ 自訂] 選項下,選 取 [開始使用]。 系統會將您帶入要求建立精靈。

  4. 在 [ 資料主體資訊 ] 頁面上,輸入資料主體的名字和姓氏是選擇性的,但需要電子郵件地址。 選 取 [新增資料主體識別碼 ] 以提供更多資訊來協助搜尋,例如昵稱、位址或電話號碼。 選 取 [新增落地 ] 以選擇資料主體的居住國家/地區。 選取可識別資料主體與您組織相關之方式的選項。 如果您選擇 [ 其他],請輸入一個字詞來描述對組織有意義的關聯性;例如,「patient」 或 「student」。選 取 [下一步 ] 以移至下一個步驟。

  5. 在 [ 位置] 頁面上,決定要在何處搜尋資料主體的資訊。 將每個選項旁的狀態切換開關移至 [ 開啟 ] 位置,以選擇下列其中一個或兩個位置:

    • Exchange:在 Exchange 信箱和個別或群組 Teams 聊天中尋找資料。 您可以選擇搜尋組織中的所有 Exchange 帳戶,或選取 [ 選擇帳戶 ] 從 [Exchange 信箱 ] 飛出視窗窗格中選取個別使用者。

    • SharePoint:在 SharePoint 網站、商務用 OneDrive網站和 Teams 頻道中尋找資料。 您可以選擇搜尋組織中的所有 SharePoint 網站,或選取 [ 選擇網站 ] 從 [SharePoint 網站 ] 飛出視窗窗格中選取個別使用者。

    提示

    如需識別適當搜尋字詞的說明,請參閱下列主題:

    • SharePoint 網站和 URL: 在 SharePoint 系統管理中心管理網站 提供如何排序和篩選網站,以及如何搜尋 SharePoint 網站的指引。 使用此選項來尋找要在 SharePoint 網站 飛出視窗窗格的搜尋欄位中輸入的 URL。
    • Teams 聊天和頻道: Get-Team 會示範如何藉由提供特定屬性或資訊,在 Microsoft Teams 中尋找團隊。
    • OneDrive 網站和 URL: 關於 OneDrive URL 提供使用者 OneDrive URL 之適當格式和屬性的相關資訊。 使用此選項可協助您識別搜尋中的 OneDrive 網站。
  6. 在 [ 定義搜尋設定 ] 頁面上,您可以選擇選擇各種進階搜尋選項來變更預設搜尋。 在這裡,您也可以選擇先取得預估,再自動傳回資料。 如果您選擇其中任何一個選項,當您選取 [ 下一步 ] 時,將會繼續進行其他畫面。 請參閱下 方的定義搜尋設定 取得詳細資料。 如果您不想變更搜尋,請將所有選項保留空白,然後選取 [下一步 ] 以前進到下一個階段。

  7. 在 [ 選取要求類型 ] 頁面上,選擇要求類型:[ 存取]、[ 出] 或 [ 已標記的清單] 以進行後續 追蹤 (查看上述) 的描述 。 指出要求是否與資料隱私權規定有關。 檢閱或變更完成期限,預設為要求建立日期後的兩周。 然後選取 [下一步]

  8. 在 [ 確認或編輯此要求的名稱 ] 頁面上,您可以保留或編輯為要求提供的易記名稱,然後輸入選擇性的描述。 然後選取 [下一步]

  9. 在 [ 檢閱並完成] 頁面上,檢閱您在先前步驟中輸入的內容摘要。 選取每個區段中的 [編輯] 連結 ,即可編輯任何欄位。 當您完成時,請選取 [ 建立要求]

建立要求之後,您會看到確認畫面。 選 取 [完成 ] 以返回主要的 [主體權利要求] 畫面。 新的要求會列在您的要求清單頂端。 從清單中選取它,以開始檢閱並完成進度階段。

建立要求之後會發生什麼事

我們會根據您的搜尋參數,立即開始計算預期要尋找的資料量估計。 請在幾分鐘到一小時內流覽要求的詳細資料頁面,以查看估計結果,以及要求是否已移至下一個階段。 您的要求會自動從 資料估計 進展至 資料擷取 ,但下列情況除外:

  • 如果您選擇在步驟 5 定義搜尋設定中先接收資料 esimtae,您將能夠檢視搜尋的詳細資料,並在擷取所有資料之前變更搜尋。 如果您已在[資料估計] 中暫停,則必須手動前進到下一個資料擷取階段。

  • 如果您未選擇在資料估計時停止,但我們預測您的搜尋將會產生大量資料,您會在要求頂端看到一個訊息列,其中包含編輯搜尋的連結,然後再繼續進行 資料擷取

若要深入瞭解這些階段,請造訪 資料估計和擷取

定義搜尋設定

當您建立主體許可權要求時,預設搜尋會根據您在建立精靈 [ 位置 ] 頁面上的選取專案執行。 如果您想要進行更具目標的搜尋,或如果您想要在擷取內容專案之前選擇取得資料的估計值,您可以在要求建立精靈的 [ 搜尋設定 ] 頁面上進行這些選擇。

進階搜尋選項

  • 精簡搜尋:此選項可讓您指定額外的屬性,以協助識別組織資料中的資料主體。 選擇此選項之後,系統會提示您新增更多搜尋參數,如下列 精簡搜尋中所述。
  • 包含資料主體所撰寫的內容:此選項會尋找資料主體所撰寫的內容。 範例包括資料主體所建立或上傳至 SharePoint 的檔案。 選取此選項可能會大幅增加傳回的資料量。
  • 包含所有版本的專案:如果您選取 SharePoint 作為搜尋位置,預設搜尋查詢只會傳回目前版本的 SharePoint 專案。 核取此方塊會傳回目前和所有舊版的 SharePoint 專案,產生大量資料供您檢閱。

提示

您可以選擇上傳其他資料,讓 Priva 能夠根據確切的資料值來識別資料主體。 若要深入瞭解,請 參閱主體許可權要求的資料比對

資料估計

[ 取得預估第一個 ] 選項會顯示在自動擷取資料之前,預期會找到多少資料的估計值。 當您的估計值顯示在要求的詳細資料頁面上時,您可以選擇檢視搜尋結果,並預覽已探索到專案的取樣。 如果專案代表預期的結果,您必須選取 [ 擷取資料 ],才能繼續實際擷取內容專案。 取得 有關資料估計階段的詳細資料。

如果您在 [搜尋設定] 頁面上選擇[精簡搜尋],或是在[資料估計] 階段暫停,並選擇編輯搜尋查詢,系統會提示您提供一或多個條件,以進一步以搜尋結果為目標。 當您在本節中完成選取時,要求的資料擷取將會以您的搜尋設定為基礎。

如果您已在 [資料估計 ] 階段暫停,並選擇編輯搜尋查詢,則也會要求您提供下列詳細資料。

條件

在 [ 定義搜尋設定] 頁面上,選取 [ 新增搜尋條件]。 [ 精簡搜尋 ] 飛出視窗窗格隨即開啟。 選取 [新增條件 ] 以查看您可以提供之條件的選項功能表。 範例包括專案名稱、寄件者和收件者名稱、個人資料類型,以及專案是否在組織外部共用。 當您從功能表中選取專案時,您將輸入值,並指定搜尋應該包含任何、全部或不包含您輸入的值。 值的文字欄位支援以分號分隔的多個專案。 當您完成新增條件時 ,請選 取 [儲存] 以關閉飛出視窗窗格,然後選取 [ 下一步]

後續步驟

建立要求之後,您會看到它列在您的主體許可權要求頁面上。 若要深入瞭解如何繼續進行檢閱,請參 閱檢閱資料並針對要求共同作業

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