資料總管可讓您以原生方式檢視概觀頁面上摘要的項目。
如果文件經過加密以降低安全性風險，則會停用文件預覽和下載。
必要條件
授權
如需授權相關資訊，請參閱
權限
重要事項
資料總管的存取受到高度限制，因為它可讓您讀取已掃描檔案的內容。 這些權限會取代本機指派給項目的權限，允許檢視內容。
存取 [資料總管] 索引標籤的 Microsoft Entra ID 角色
若要存取 [資料總管] 索引標籤，帳戶必須獲指派任一角色或角色群組的成員資格。 這些角色的成員資格不允許您檢視內容總管中的項目清單，或檢視資料總管中的項目內容。
- 合規性系統管理員
- 安全性系統管理員
- 合規性資料管理員
- 全域管理員
重要事項
Microsoft 建議您使用權限最少的角色。 將具有全域系統管理員角色的使用者數量最小化有助於改善組織的安全性。 深入了解 Microsoft Purview 角色和權限。
存取資料總管中項目的必要 Microsoft Purview 權限
在 Microsoft Purview 入口網站中設定對資料總管的存取。 有兩個角色可授與資料總管的存取權。 Data Explorer 清單檢視器和Data Explorer 內容檢視器。
這些是獨立的角色群組，而且它們授與的權限並非可累積。 例如，如果您想要授與帳戶僅檢視項目及其位置的能力，請授與 Data Explorer 清單檢視者權限。 如果您希望相同的帳戶也能夠檢視清單中項目的內容，請同時授予 Data Explorer 內容檢視器權限。
您也可以將一個或兩個角色指派給自訂角色群組，以量身打造內容瀏覽器的存取權。
Data Explorer 清單檢視器：此角色群組的成員資格可讓您在清單檢視中查看每個項目及其位置。
data classification list viewer角色已預先指派給此角色群組。Data Explorer 內容檢視器：此角色群組的成員資格可讓您檢視清單中每個項目的內容。
data classification content viewer角色已預先指派給此角色群組。 此外，您也需要此角色才能在清單檢視中檢視可能包含敏感性資料的項目名稱。
注意事項
資料總管支援系統管理單位。 具有 資料分類清單檢視者 或 資料分類內容檢視者 角色的角色群組成員將會收到這些個別的角色權限，可能會受到資料總管內的管理單位指派限制。 如需 Purview 中管理單位支援的詳細資訊，請參閱 Microsoft Purview 中的管理單位支援。
Microsoft Purview 中的角色管理角色持有者可以指派必要的資料總管清單檢視器和資料總管內容檢視器角色群組成員資格。
微調 Microsoft Purview 角色和角色群組
您可以使用角色和角色群組來微調存取控制。
以下是適用角色的清單。 若要深入了解，請參閱 Microsoft Purview 入口網站中的權限。
- 資訊保護系統管理員
- 資訊保護分析員
- 資訊保護調查人員
- 資訊保護讀者
以下是適用的角色群組清單。 若要深入了解，請參閱 Microsoft Purview 入口網站中的權限。
- 資訊保護
- 資訊保護系統管理員
- 資訊保護分析員
- 資訊保護調查人員
- 資訊保護讀者
資料總管
資料總管會顯示具有敏感度標籤、保留標籤或已在貴組織中分類為敏感資訊類型的項目目前快照。
敏感性資訊類型
DLP 原則有助於保護敏感性資訊 (已定義為敏感性資訊類型)。 Microsoft 365 包括涵蓋許多不同區域的許多常見敏感性資訊類型的定義，可供您使用。 例如，信用卡號碼、銀行帳戶號碼和國民身分證號碼。
敏感度標籤
敏感度標籤只是一個標記，指出您組織的項目值。 可手動或自動套用。 一旦套用，即會將標籤內嵌在文件中，並追蹤文件所有的位置。 敏感性標籤會啟用各種防護行為，例如強制浮水印或加密。
SharePoint 和 OneDrive 中的檔案必須啟用敏感度標籤，以便在資料分類頁面中顯示對應資料。 如需詳細資訊，請參閱 啟用 SharePoint 和 OneDrive 中檔案的敏感度標籤。
加密的敏感度標籤不會顯示在 SharePoint 和 OneDrive 的內容總管上。
保留標籤
保留標籤可讓您定義保留標記的項目的時間長度，以及刪除它之前要採取的步驟。 它們會透過原則來手動或自動套用。 它們可以在協助您組織保持遵守法律和法規需求方面扮演一個角色。
可訓練分類器
可訓練分類器可讓您使用您感興趣的資料範例來識別敏感性資料，而不是 (模式比對) 識別項目中的元素。 您可以使用內建的分類器，或使用自己的內容訓練分類器。
如何使用資料內容總管
- 登入 Microsoft Purview 入口網站>解決方案>資訊保護n>探險家>資料總管。
- 如果您知道標籤、分類器或敏感資訊類型的名稱，您可以在篩選方塊中輸入。
- 或者，您也可以展開類型並從清單中選取類型來瀏覽項目。
- 在 [資料來源 ] 底下選取資料來源，然後將資料夾結構向下切入至該項目。
- 按兩下以在資料瀏覽器中原生開啟項目。
匯出
匯出控制項會建立 .csv 檔案，其中包含窗格焦點所在的清單。
注意事項
要在資料內容瀏覽器中更新計數最多可能需要 7 天 ，SharePoint 中的檔案則需要 14 天 。
篩選器
當您向下切入例如 Exchange 或 Teams 資料夾或 SharePoint 或 OneDrive 網站等位置時，就會顯示 [篩選] 工具。
搜尋工具的範圍是 [所有位置] 窗格中顯示的內容，並且您可以搜尋的內容依照所選位置而有所不同。
當 [Exchange] 或 [Teams] 為選取的位置時，您可以搜尋信箱的完整電子郵件地址，例如 user@domainname.com。
當選取位置為 [SharePoint] 或 [OneDrive] 時，系統會在您向下切入至網站名稱、資料夾和檔案時顯示搜尋工具。
您可搜尋：
| 數值 | 範例 |
|---|---|
| 完整網站名稱 | https://contoso.onmicrosoft.com/sites/sitename |
| 檔案名稱 | RES_Resume_1234.txt |
| 檔案名稱開頭的文字 | RES |
| 檔案名稱中以底線字元 ( _ ) 之後的文字 |
Resume 或 1234 |
| 檔案副檔名 | txt |