內容處置

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

使用 Microsoft Purview 入口網站中記錄管理的 [處置] 頁面或 Microsoft Purview 合規性入口網站 來管理處置檢閱，並檢視標示為已在其保留期間結束時自動刪除之記錄的專案元數據。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

檢視內容處置的先決條件

若要管理處置檢閱，並確認已刪除標示為記錄的專案，您必須有足夠的許可權，而且必須啟用稽核。 也請注意處置的任何限制。

處置的權限

若要成功存取 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的 Disposition，用戶必須具有處置管理角色。 此角色包含在 記錄管理 預設角色群組中。

注意事項

預設情况下，並不會授與全域系統管理員 [處置管理] 角色。

若要僅授與使用者進行處置檢閲所需的權限，而不授與其檢視和設定其他保留和記錄管理功能的權限，請建立一個自訂角色群組 (例如，名為 [處置檢閲者]) 並向該組授與 [處置管理] 角色。

如需將使用者新增至預設角色或建立您自己的角色群組的指示，請根據您使用的入口網站使用下列指引：

• Microsoft Purview 入口網站中的權限
• Microsoft Purview 合規性入口網站中的權限

此外：

• 若要在處置流程期間檢視項目的內容，請將使用者新增到 [內容總管內容檢視器] 角色群組。 如果用戶沒有此角色群組的許可權，他們仍然可以選取處置檢閱動作來完成處置檢閱，但必須這麼做，而無法從 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的迷你預覽窗格檢視項目的內容。

• 根據預設，每個存取 [ 處置 ] 頁面的人員只會看到指派要檢閱的專案。 如需讓記錄管理系統管理員查看指派給所有使用者的所有項目，以及查看設定用於處置檢閱的所有保留標籤：請瀏覽到 [記錄管理設定]>[處置] 加以選取，然後啟用包含系統管理員帳戶之擁有郵件功能的安全性群組。 接著會將許可權授與群組成員，但不會授與群組擁有者。

  未擁有郵件功能的 Microsoft 365 群組和安全性群組不支援此功能，且無法顯示在要選取的清單中。 如果需要建立全新擁有郵件功能的安全性群組，請使用 Microsoft 365 系統管理中心的連結來建立新群組。

  重要事項

  啟用群組之後，您無法在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中加以變更。 請參閱下一節，了解如何使用 PowerShell 啟用不同的群組。

• 只有記錄管理系統管理員可看到 [記錄管理設定]選項。

用於處置且已啟用其他安全性群組

從 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的 [記錄管理] 設定啟用安全組進行處置之後，您就無法停用群組的此許可權，或取代入口網站中選取的群組。 不過，您可以使用 Enable-ComplianceTagStorage Cmdlet 啟用另一個具備郵件功能的安全性群組。

例如：

Enable-ComplianceTagStorage -RecordsManagementSecurityGroupEmail dispositionreviewers@contosoi.com

啟用稽核

請確認至少在第一個處置動作進行的前一天啟用稽核。 如需詳細資訊，請參閱 搜尋 稽核記錄。

處置檢閱

當內容的保留期間結束時，基於多種原因，您可能會想要檢閱該內容，以確認是否可以永久刪除 (亦即「處置」)。 例如，不要刪除內容，您可能需要：

• 由於訴訟或稽核而暫止相關內容的刪除。

• 為內容指派不同的保留期間，可能是因為原始保留設定是暫時或臨時解決方案。

• 例如，如果內容具有研究或歷史價值，則從內容的現有位置移至封存位置。

當處置檢閱在保留期間結束時觸發時，您選擇的檢閱者會收到電子郵件通知，指出他們具有要檢閱的內容。 這些檢閱者可以是個別用戶或擁有郵件功能的安全組成員。 當您使用啟用郵件的安全組時，只有群組成員，而非群組擁有者會收到電子郵件通知。

您可以自訂檢閱者收到的電子郵件通知，包括不同語言的指示。 適用於多語言支援，您必須自己指定翻譯，且此自訂文字會顯示給所有檢閱者，無論其所在地區設定為何。

使用者會於項目的保留期間結束時，收到每個標籤的初始電子郵件通知，且使用者會收到所有獲指派處置檢閱之每個標籤的每週一次提醒。 他們可以按下通知和提醒電子郵件中的連結，直接移至 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的記錄管理處置頁面，以檢閱內容並採取動作。 或者，檢閱者也可以在 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站 中流覽至此 [處置] 頁面。 然後：

• 檢閱者只會看到指派給他們的處置檢閱，然而新加入選取 [記錄管理員的安全性群組] 的系統管理員則會看到所有的處置檢閱。

• 檢閱者可將新使用者新增到相同的處置檢閱。 請注意此動作不會自動為這些新增的使用者授與所需權限。

• 而在處置檢閱流程中，每個項目的迷你檢閱窗格會顯示內容預覽 (如果他們有查看該內容的權限)。 如果他們沒有權限，則可選取內容連結並要求權限。 此迷你檢閱窗格也有內容相關之其他資訊的索引標籤：

  • [詳細資料] 用來顯示具索引的內容、其位置地點、建立者及時間，以及上次修改者及修改時間。
  • [歷程記錄] 用來顯示到目前為止任何處置檢閱動作的歷程記錄，以及檢閱者註解 (如果有)。

處置檢閱可包括 Exchange 信箱、SharePoint 網站以及 OneDrive 帳戶中的內容。 只有在位於處置最後階段的檢閱者選擇永久刪除內容之後，才會永久刪除在這些位置等待處置檢閱的內容。

注意事項

信箱必須至少具有 10 MB 的資料才能支援處置檢閱。

系統管理員可以在 [概觀] 索引標籤中查看所有擱置處置的概觀。檢閱者只會看到他們的項目擱置處置。 例如，從合規性入口網站：

當您選取 [檢視所有擱置中的處置]，您將移至 [處置] 頁面。 例如，從合規性入口網站：

處置檢閱的工作流程

下圖顯示使用者在發佈保留標籤並手動套用之後，處置檢閱的基本工作流程 (單一階段)。 或者，可以將設定用於處置檢閱的保留標籤自動套用到內容。

自動核准處置

您可以選擇性地指定自動核准的期間 (7-365 天) 。 如果您選取此選項的預設期間為14天。

如果指定的檢閱者在此期間內未使用 標準處置檢閱程式採取手動動作，專案會自動傳遞至下一個檢閱階段。 如果專案處於最終檢閱階段，則會自動處置專案並永久刪除。

重要事項

如果您設定此選項，且專案已經擱置處置檢閱，如果專案已經超過您為自動核准指定的天數，它們就會自動變成自動核准。 時間週期一律會從專案準備好進行處置檢閱開始，而不是從您設定選項時開始。

如同所有保留標籤變更，如果您開啟、關閉或變更此選項的天數，最多可允許 7 天。

沒有新的稽核事件可供自動核准。 請改用現有 [ 已核准處置 稽核] 事件中的詳細數據，以識別專案是使用此選項手動核准或自動核准。

如何設定處置檢閱的保留標籤

在保留期間結束時觸發處置檢閱是僅能搭配保留標籤使用的設定選項。 保留原則無法使用處置檢閱。 如需有關這兩個保留解決方案的詳細資訊，請參閱瞭解保留原則和保留標籤。

保留標籤的 [選擇保留期間後會執行的動作] 頁面：

選取 [ 開始處置檢閱 ] 選項之後，請選取 [+ 建立階段] 並指派檢閱者。 在設定的下一個頁面上，您將指定想要的處置連續階段數目，以及每個階段的處置檢閱者：

選擇性地選取您是否要使用 自動核准。 如果您使用此選項，請指定在專案自動移至下一個處置階段或自動處置之前，檢閱者必須採取手動動作的天數。

選取 + 新增階段，並為您的階段命名以識別用途。 然後指定該階段的檢閱者。

針對檢閱者，請指定最多 10 位個別使用者或擁有郵件功能的安全性群組。 此選項不支援 Microsoft 365 群組。

如果您需要一位以上人員在項目的保留期間結束時檢閱該項目，選取 [新增其他階段]，然後重複您需要的階段數目設定流程，但最多五個階段。

在每個個別處置階段內，您為該階段指定的任何使用者都獲得授權，可在項目保留期間結束時對該項目採取下一個動作。 這些使用者也可以將其他使用者新增到他們的處置檢閱階段。

注意事項

如果您在提供多階段處置檢閱之前設定保留標籤，則可以升級標籤以支援此功能：編輯標籤，然後在 選擇保留期間後發生的情況 頁面上選取 編輯階段和檢閱者。

在設定階段期間，您可以針對指定的每個階段重新命名、重新排序，或選取 編輯階段和檢閱者 來加以刪除，現在會顯示 啟動處置檢閱 選項。 然後，您可以針對每個階段選取 [階段動作] 選項 (...) ：

不過，建立保留標籤之後便無法重新排序或移除階段。 您只會看到 新增階段 和 重新命名階段 選項可用。 您仍然可以編輯檢閱者。

指定檢閱者之後，請記得將 [處置管理] 角色權限授予他們。 如需詳細資訊，請參閱本頁的處置的權限章節。

如何自訂處置檢閱的自訂電子郵件訊息

將預設電子郵件通知範例傳送給檢閱者：

您可以自訂寄送給處置檢閱者之初始通知以及接下來提醒的電子郵件訊息。 針對此設定，您可以使用 Microsoft Purview 入口網站或 Microsoft Purview 合規性入口網站。 視您使用的入口網站而定：

• 登入 Microsoft Purview 入口網站>設定卡 片 >解決方案設定>記錄管理>處置。

• 登入 Microsoft Purview 合規性入口網站>Solutions>記錄管理記錄管理>設定的> [處置] 索引標籤。

從 [處置檢閱的 Email 通知] 區段中，選取並指定是否只使用預設電子郵件訊息，或將您自己的文字新增至默認訊息。 您的自訂文字會新增至保留標籤相關資訊之後與接下步驟指示之前的電子郵件指示中。

您可以新增所有語言的文字，但不支援格式和影像。 您可以將 URL 和電子郵件地址以文字的方式輸入，並且視電子郵件用戶端而定，在自訂的電子郵件中顯示為超連結或未格式化文字。

要新增的範例文字：

If you need additional information, visit the helpdesk website (https://support.contoso.com) or send them an email (helpdesk@contoso.com).

選擇 [儲存] 以儲存所有變更。

檢視和處置內容

當檢閱者收到電子郵件通知內容已準備好要檢閱時，他們可以按兩下電子郵件中的連結，直接從 Microsoft Purview 入口網站中的 [記錄管理] 前往 [處置] 頁面。 檢閱者可在顯示 [擱置中的處置] 的 [類型] 中看到每個保留標籤正在等待處置的項目數目。 然後，他們選取保留標籤，並 [在新視窗中開啟] 以查看具有該標籤的所有內容：

從 擱置處置 頁面上，他們會看到該標籤的所有擱置處置。 選取一或多個項目後，他們可以使用迷你預覽窗格和 [來源]、[詳細資料] 以及 [歷程記錄] 索引標籤來檢查內容，然後再對內容採取動作：

如果您使用水平捲軸或關閉迷你檢閱窗格，則會看到包含到期日和處置檢閱階段名稱的更多資料行。

如範例所見，支援的動作如下：

• 核准處置：

  • 當選取此動作以做為進行處置檢閱的中期階段時 (已設定多個階段)：此項目會移至下一個處置階段。
  • 選取此動作進行處置檢閱的最終階段，或只有一個處置階段時：專案會標示為符合永久刪除資格，這會在15天內發生。

• 重新指派標籤：

  • 選取此動作時，項目會離開原始標籤的處置檢閱流程。 該項目接下來會受新選取保留標籤的保留設定所規範。

• 延長：

  • 選取此動作時，處置檢閱會有效地暫止，直到延長期間結束，然後系統會再次從第一階段觸發處置檢閱。

• 新增檢閱者：

  • 選取此動作時，系統會提示使用者指定並新增其他使用者進行檢閱。

  注意事項

  此動作不會自動為新增的使用者授與 所需權限。 如果他們沒有這些權限，則無法參與處置檢閱。

每個採取的動作都會在 [處置檢閱活動]稽核活動群組中有對應的稽核事件。

在處置檢閱程式期間，除非您使用 自動核准逾時期間的選擇性設定，否則內容永遠不會從其原始位置移動，而且在檢閱者針對最終或僅限處置階段選取此動作之前，不會標示為永久刪除。

記錄處置

從 [記錄管理] 主頁面>的 [處置] 索引標籤，您可以識別：

• 因處置檢閱而刪除的項目。
• 標示為記錄或法規記錄但未標示為處置檢閱的專案，並在保留期間結束時自動刪除。

這些項目會在 [類型] 欄中顯示 [記錄已處置]。 例如：

注意事項

此功能使用來自整合稽核記錄的資訊，因此需要啟用並搜尋稽核，以便擷取相應的事件。

針對標示為記錄或法規記錄的已刪除項目稽核，請搜尋 [檔案和頁面活動] 類別中的 [標示為記錄的已刪除檔案]。 此稽核事件適用於文件和電子郵件。

篩選及匯出檢視

當您從 [處置] 頁面選取保留標籤時，[擱置中的處置] 索引標籤 (如果適用) 和 [已處置的項目] 索引標籤可讓您篩選檢視，以協助您更輕鬆地找到項目。

針對擱置中的處置，時間範圍根據到期日而定。 針對已處置的項目，時間範圍根據刪除日而定。

您可以將其中一個檢視的項目資訊匯出為 .csv 檔案，然後使用 Excel 排序和管理。