保留原則和保留標籤原則的限制
當您使用 保留原則及保留標籤原則 以自動保留或刪除貴組織的資料時,有一些您需要注意的最大值。
提示
如果您不是 E5 客戶,請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。
每個租用戶最多支援 1,000 個保留標籤。
單一租用戶最多可以有10,000個原則 (任何設定)。 此最大數目包括不同的保留原則,以及其他合規性原則,例如 DLP 原則、資訊屏障、電子檔探索保留、In-Place 保留和敏感度標籤。 不過,此上限值會排除:
- SharePoint 和 OneDrive 的自動標籤原則,除非它們適用於雲端附件。
- 已發佈僅刪除的 SharePoint 和 OneDrive 標籤原則,而不是僅保留或保留,然後再刪除。
- 來自 郵件記錄管理 (MRM) 的 Exchange 保留原則。
- 訴訟保留。
在此 10,000 個原則限制內,每個工作負載的保留原則數量上限也有一些限制:
- Exchange (任何設定):1,800
- 每個信箱:在效能受到影響之前,建議的上限值為 25;支援的限制數為 50。
- SharePoint 或 OneDrive:(自動包含所有網站):13
- SharePoint 或 OneDrive (包含或排除的特定位置):2,600
注意
Exchange 和 SharePoint 的這些最大數目不限於保留,而是與其他類型的保留原則共用,這些原則包括電子檔探索保留和 In-Place 保留。
雖然 Microsoft Teams 和 Viva Engage 的保留原則會使用信箱來儲存數據以進行保留,但 Exchange Online 的原則數目上限會排除 Teams 和 Viva Engage 的保留原則。
重要
僅在您使用 [靜態原則範圍而非調適型原則範圍] 時才適用。
如需自適性原則範圍的最大限制,請參閱 調適型原則範圍。
使用靜態範圍和選用設定來包含或排除特定使用者、特定 Microsoft 365 群組或特定網站時,需要注意因原則而異的一些限制。
針對靜態範圍保留,每個原則的項目數目上限:
- Exchange 信箱:1,000
- Microsoft 365 群組:1,000
- Teams 通道訊息:1,000
- Teams 聊天和 Copilot 互動訊息:1,000 個
- Viva Engage 社群訊息:1,000 個
- Viva Engage 用戶訊息:1,000 個
- SharePoint 網站:100
- OneDrive 帳戶:100
商務用 Skype 的範圍必須針對特定使用者,且每個原則支援的最大數目為 1,000。
因為這些限制根據原則而異,因此如果您需要使用會導致超出這些數字的特定包含或排除,您可以建立具有相同保留設定的額外原則。 請參閱下一節中因此項緣由而使用多個保留原則的部分 案例和解決方案。
不過,多個原則會導致較高的系統管理負荷。 考慮使用調適型範圍,而不是使用包含和排除來建立和維護多個原則。
下列範例適用靜態範圍,並提供一些設計解決方案,以用於當您無法只指定保留原則的位置,且必須考慮上一節中所述的項目數量上限的情況。
Exchange 範例:
需求:在具有超過 40,000 個使用者信箱的組織中,大部分的使用者都必須將其電子郵件保留七年,但是子集的已識別使用者 (425) 的電子郵件只能保留五年。
解決方案:為 Exchange 電子郵件建立一份保留原則,保留期間為 7 年,並排除使用者子集。 然後,為 Exchange 電子郵件建立第二份保留原則,保留期間為 5 年,並包含使用者子集。
在這兩種情況下,包含和排除的數字皆低於單一原則指定信箱的上限,且使用者的子集必須明確排除于第一個原則之外,因為其 保留期間 較第二個原則要長。 如果使用者的子集需要較長的保留原則,則不需要將之從第一個原則中排除。
使用這個解決方案,如果有其他人加入該組織,則其信箱會自動包含在第一個原則中 7 年限制,且不會影響支援的上限。 不過,要求 5 年保留期間的新使用者會被納入包含和排除的限制數目,則此限制將超出 1,000。
SharePoint 範例:
需求:一個組織擁有數千個 SharePoint 網站,但只有 2,000 個網站需要 10 年的保留期間,和 8,000 個需要四年保留期間的網站。
解決方案:建立 20 個 SharePoint 保留原則,保留期間為 10 年,其中包括 100 個特定網站,並建立 80個 SharePoint 保留原則,保留期間為 4 年,其中包含 100 個特定網站。
因為您不需要保留所有的 SharePoint 網站,您必須建立指定特定網站的保留原則。 由於保留原則不支援超過 100 個指定的網站,因此您必須針對兩個保留期間建立多個原則。 這些保留原則包含的網站數目上限,因此需要保留的下一個新網站需要新的保留原則,而不論保留期間為何。
對於內容處置,有一些限制需要注意:
每個租用戶的最大數目:
- 下列任一處置檢閱狀態中的 16,000,000 個項目: 擱置處置或核准的處置
- 已自動處置 16,000,000 個項目標示為記錄 (無處置檢閱)
處置檢閱者數目上限:
- 在個別使用者和擁有郵件功能的安全組的任何組合中,每個處置階段 10 位檢閱者
- 每一租使用者 200 位檢閱者,其包含個別使用者和擁有郵件功能的安全組組合。 基於此限制,建議您儘可能針對較大的組織使用啟用郵件的安全組。
處置專案后最多 7 年的處置證明。