在 SharePoint 和 OneDrive 中規劃共用和共同作業選項

發行項
03/20/2024

SharePoint 和 OneDrive 透過檔案和資料夾儲存和共用提供共同作業的平臺。

當您規劃 SharePoint 和 OneDrive 推出時，以下是共同作業的主要決策區域：

網站建立 - 您要允許使用者建立 SharePoint 網站，還是要透過 IT 或商務程式來管理此網站？
外部共用 - 您要允許使用者與組織外部人員共用檔案、資料夾或網站嗎？
檔案和資料夾共享預設值 - 當您協助保護敏感性資訊時，您想要使用哪些共用預設值讓共用變得容易？

如需 Microsoft 365 中共同作業治理的詳細資訊，請參閱什麼是共同作業治理？。

如需 SharePoint 中檔案共同作業的深入探討，請參閱 Microsoft 365 中的檔案共同作業簡介，由 SharePoint 和 SharePoint 與 Microsoft 365 中的檔案共同作業提供。

請記住，您在 SharePoint 中為共同作業選擇的設定也會影響 Teams。如需詳細資訊，請參閱 Teams 和 SharePoint 整合概觀。

網站建立和生命週期

根據預設，用戶可以在 SharePoint 中建立新的小組網站和通訊網站，並在 OneDrive 中建立共用文檔庫。建議您保留此設定，並使用到期原則來管理未使用的網站數目。

如果您不想要允許使用者直接建立網站，您可以停用用戶網站建立。如需詳細資訊，請參閱在 SharePoint 中管理網站建立。

即使您在 SharePoint 中關閉使用者的網站建立，他們仍然可以建立 Microsoft 365 群組連線的小組網站，方法是建立 Microsoft 365 群組或其任何相關服務，例如 Microsoft Teams 中的小組。如果您不想允許使用者建立 Microsoft 365 群組或相關服務，包括群組連線的小組網站，請參閱管理誰可以建立 Microsoft 365 群組。

在 SharePoint 推出過程中，建議您為 SharePoint 網站擁有者建立自己的自定義指引，以瞭解如何在組織中設定和管理網站。如需詳細資訊，請參閱建立網站使用量的指導方針。

SharePoint 和 OneDrive 中的外部共用會使用 Microsoft Entra B2B 共同作業，為組織外部人員建立來賓帳戶。來賓可以存取 SharePoint 網站，或存取 SharePoint 和 OneDrive 中的個別檔案和資料夾。

預設會在 Microsoft 365 中啟用外部共用，包括 SharePoint 和 OneDrive。建議您讓外部共用保持啟用狀態。相較於透過電子郵件或使用取用者共用服務傳送附件，Microsoft 365 外部共用選項可以提供更安全且可控管的共享環境。

使用 SharePoint 系統管理中心的 [共用] 頁面來設定您的共享選項。如需詳細資訊，請參閱管理共用設定。

如需如何在 SharePoint 網站中設定來賓共同作業的詳細資訊，請參閱與網站中的來賓共同作業。

SharePoint 和 OneDrive 的組織層級共用設定提供網站和 OneDrive 連結庫的預設設定。個別網站可以進一步鎖定，但不能比組織設定更寬鬆。

SharePoint 和 OneDrive 推出的主要決策是可以與誰共用內容：

任何人 - 使用者可以使用不需要登入的連結來共用檔案和資料夾。
新的和現有的來賓 - 當共享專案時，客體會新增至目錄，而且必須登入或提供驗證碼才能存取內容。
現有的來賓 - 使用者只能與您組織目錄中的來賓共用。 (不建議使用此設定，因為來賓可以透過SharePoint和 OneDrive.) 以外的各種方式新增至目錄
只有組織中的人員 - 不允許外部共用。

您可以針對 SharePoint 和 OneDrive 個別設定這些設定，不過 OneDrive 設定不能比 SharePoint 設定更寬鬆。

重要決策：

您要允許外部共用嗎？如果沒有，請選擇 [ 僅限組織中的人員] 選項。
您要允許使用者建立共享連結，以允許未經驗證的 (匿名) 人員存取檔案或資料夾？如果是，請選擇 [任何人]。

您可以使用下列選項來限制外部共享：

限制使用者可以共用的網域。
將外部共用限制為特定安全組中的人員。
在指定的期間后，讓來賓存取權過期。
針對使用驗證碼的使用者，需要在指定的期間之後重新驗證。

如果您想要限制使用者可以共用的網域，您可以選擇 [ 依網域限制外部共用 ] 設定。如需詳細資訊，請參閱依網域限制共用 SharePoint 和 OneDrive 內容。請注意，此設定只會影響 SharePoint 和 OneDrive。如果您想要為 Microsoft 365 中的所有服務設定此項，您可以在 Microsoft Entra ID 中設定限制。如需詳細資訊，請參閱允許或封鎖特定組織的 B2B 用戶邀請。

如果您不想讓所有使用者都能在外部共用，您可以將外部共用限制為特定安全組。選擇 [ 只允許特定安全組中的使用者在外部共用 ] 選項，然後選擇您想要允許的群組。

如果您想要讓來賓存取在指定的期間後到期，請使用 網站的來賓存取權，否則 OneDrive 會在此多天設定之後自動到期 。共用內容的使用者可以選擇在來賓失去存取權之前，依照您指定的期限延長到期時間。如需詳細資訊，請參閱管理網站的來賓到期日。

具有 Gmail 等非 Microsoft 電子郵件地址的來賓，會在嘗試存取共用內容時傳送驗證碼。您可以要求這些來賓在指定的期間後重新驗證。使用使用驗證碼的人員必須在經過這幾天的設定之後重新驗證，才能進行此設定。

若要為使用者建立簡單的共享體驗，同時降低過度共享的風險，您可以從這些檔案和資料夾共用連結的選項中選擇：