使用非使用中網站原則來管理非使用中網站

非使用中網站原則可協助您識別在一段指定的時間內未使用中的 SharePoint 網站。 使用這些原則來通知網站擁有者或網站系統管理員、要求確認仍需要網站，並在未收到回應時採取強制執行動作。 您可以在 SharePoint 系統管理中心設定非使用中網站原則。

如需 SharePoint 網站生命週期管理和可用原則類型的概觀，請參閱 SharePoint 網站生命週期管理原則概觀。

SharePoint 系統管理中心的網站生命週期管理原則螢幕擷取畫面。

本文說明如何設定包含通知和強制執行動作的非使用中網站原則。

非使用中網站原則的先決條件

請參閱 SharePoint 進階管理必要條件。

非使用中網站原則如何決定網站活動

非使用中網站原則會評估跨 SharePoint 和連線的 Microsoft 365 工作負載的活動，以判斷網站上次使用中的時間。

範圍內網站活動

非使用中網站原則會分析 SharePoint 和連線平台（如 Teams、Viva Engage (前身為 Yammer) 和 Exchange ）上的活動，以偵測網站的最後活動。

平台類型 活動
SharePoint 已檢視檔案、已編輯檔案、內部與外部共用檔案、已同步處理檔案、已檢視頁面、已造訪頁面
Viva Engage (先前稱為 Yammer) 已張貼訊息、閱讀交談、按讚的訊息
Teams 跨標準頻道在團隊中張貼頻道訊息、在 Teams 和標準頻道中張貼訊息、回覆訊息、在訊息中提及、回應訊息、傳送緊急訊息、 (週期性、臨機操作、一次性) 召開會議
Exchange Exchange 信箱中收到的電子郵件

應用程式活動範圍

非使用中網站原則不會考慮透過應用程式權杖進行的應用程式活動。 只有當涉及使用者代理程式並符合下列準則時，他們才會考慮透過使用者權杖進行應用程式活動。

活動來源 考慮活動的條件
透過使用者權杖的 PnP PowerShell 活動 不考慮
透過使用者權杖的 SharePoint Online PowerShell 活動 只有在傳遞 UserAgent 參數值時才考慮
透過使用者權杖的 CSOM 指令碼活動 當指令碼明確設定 UserAgent 值時，會考慮
透過使用者權杖進行的任何其他應用程式活動 當 UserAgent 存在時會被視為考慮，但下列情況除外：
- UserAgent 開頭為 “client-request=id”/“ACTIVEMONITORING”/“SPORUNNERS” 或
- UserAgent 結尾為 “MSDEMO”/“MSDPLATFORM”/“SystemUsage” 或
- UserAgent 包含“GomezAgent”/“bingbot.htm”/“ms search 6.0 robot”/“http://www.monitis.com"/”ISV”
透過應用程式權杖的應用程式活動 不考慮

範圍內網站範本

網站生命週期管理會使用下列網站範本類型檢閱通訊網站、傳統網站、Teams 連線網站及群組連線網站的活動：

網站類型 範本類型
通訊網站 SitePagePublishing#0
傳統網站 STS#0、STS#1、STS#2、WIKI#0、BLOG#0、SGS#0、SPS#0、SPSNEWS#0、ENTERWIKI#0、COMMUNITY#0、DEV#0、EXPRESS#0、EHS#1、EHS#2
Teams 連線的網站 STS#3 或群組#0
群組連線網站 STS#3 或群組#0

範圍外網站

下列網站不在範圍內，且會從網站活動偵測中排除：

  • OneDrive 網站
  • 系統使用者建立的網站
  • 應用程式目錄網站
  • 根網站
  • 主網站
  • 租用戶系統管理網站
  • 與共用和私人 Teams 頻道相關聯的網站

原則模式

網站擁有權原則支援兩種作業模式：

  • 模擬模式 — 執行原則一次並產生報告，而不需持續強制執行。
  • 使用中模式 — 每月執行、產生報告、傳送通知，並可根據原則組態套用強制執行動作。

注意事項

自 2025 年 11 月 17 日起，GCCH 和 DoD 環境中現在提供模擬模式的網站生命週期原則。

如需網站生命週期管理原則的原則模式詳細資訊，請參閱 SharePoint 網站生命週期管理概觀。

網站生命週期管理儀表板的螢幕擷取畫面。

建立非使用中的網站原則

  1. 以 SharePoint 系統管理員身分，移至 SharePoint 系統管理中心 並登入。

  2. 在瀏覽窗格中，展開 [原則]，然後選取 [網站生命週期管理]。

  3. 在 [ 非作用中網站原則] 底下，選取 [開啟]。

  4. 選取 [+ 建立原則]。 檢閱 [ 管理閒置中網站] 資訊，然後選取 [下一步]。

    概觀頁面的螢幕擷取畫面。

  5. 在 [設定原則範圍 ] 步驟中，選擇您的原則範圍選項，然後選取 [下一步]。

    選取大規模網站選項時的 [範圍] 頁面螢幕擷取畫面。

    • 如果您選取 [上傳最多包含 10,000 個 URL 清單的 CSV 檔案]，您可以上傳原則所選取網站的網站 URL 清單。

      顯示 [上傳 CSV 檔案] 對話方塊的螢幕擷取畫面。

      提示

      • 您可以從 SharePoint 的 [使用中網站] 頁面匯出網站清單。
      • 請確定 CSV 檔案使用與範例 CSV 檔案相同的格式、沒有重複的 URL，且 URL 有效且完整。 
      • 請確定 CSV 檔案中列出的 URL 屬於租用戶的網域。 

    • 如果您選擇 [包含具有保留原則和保留保留的網站]，此選項僅適用於受 Microsoft Purview 保留原則和標籤控管的網站。 此設定不會影響包含或排除處於唯讀或鎖定狀態的網站。

  6. 在 [設定原則] 步驟中，指定閒置期間、要通知的對象，以及要在三個通知後要採取的動作。 然後選取 [下一步]。

    設定頁面的螢幕擷取畫面。

    • 選擇傳送電子郵件給網站擁有者或網站管理員，或兩者。

    • 如果您打算排除使用者或群組，請參閱本文) 中 從 原則 (排除使用者或群組 一節。

    • 自訂電子郵件內容，為電子郵件收件者提供更多內容和指示。

    • 如果在發出三次通知之後，網站擁有者或系統管理員仍未回應，請選擇強制執行動作。

      使用任何 SharePoint 網站生命週期管理原則，對於在三個月通知後未經過認證或證明的網站，您可以採取下表所述的下列其中一個強制執行動作：

      強制處分動作 原則行為
      不做任何動作 網站擁有者或網站管理員會收到為期三個月的每月通知。 在此期間之後，接下來的三個月內不會傳送任何通知。 如果網站在六個月後仍未得到證明，則會繼續每月通知。 原則執行報告會將未經證明的網站列為網站擁有者未採取任何動作。 您可以下載此報告，並篩選掉標示為未採取動作的網站。
      唯讀存取 網站擁有者或網站管理員會收到為期三個月的每月通知。 如果通知收件者在此期間未將網站標示為已證明，網站會進入唯讀模式。
      在強制唯讀期間之後封存網站 網站擁有者或網站管理員會收到為期三個月的每月通知。 如果通知收件者未在這段期間將網站標示為已證明，則網站會在 3、6、9 或 12 個月 (可設定的持續時間內進入唯讀模式，) 。 在設定的月數之後，網站會透過 Microsoft 365 封存封存。 封存受限於租用戶在 Microsoft 365 系統管理中心啟用 Microsoft 365 封存。

      下列螢幕擷取畫面顯示為網站證明原則設定強制執行動作的範例：

      網站生命週期管理原則強制執行動作設定的螢幕擷取畫面。

      注意事項

      如果將原則設定為採取強制執行動作：

      • 原則動作成功後不會傳送通知。
      • 網站及其狀態會包含在每月報告中。

  7. 在 完成 步驟中，指定原則的名稱和描述，然後選取原則模式。 然後選取 [ 完成]。

  8. 建立原則之後，選取 [完成]。

部署原則之後，您可以在 [網站生命週期管理>] 中的非作用中網站原則儀表板中檢視和管理原則。

完成頁面的螢幕擷取畫面。

從原則中排除使用者或群組

您可以排除特定使用者、Microsoft 365 群組或安全性群組，使其無法接收網站生命週期管理要求和通知，即使他們是網站擁有者或原則所包含網站的網站系統管理員也一樣。

主要行為：

  • 排除項目僅用於判斷通知收件者。
  • 排除使用者或群組不會變更網站權限或擁有權，也不會將網站從生命週期原則評估中排除
  • 原則會照常繼續評估網站。

限制：

  • 您最多可以新增 100 個項目至排除清單。
  • 每個項目都可以是個別使用者、Microsoft 365 群組或安全性群組
  • 100 個項目的限制適用於項目數目，而非群組內的使用者數目。 例如，超過 100 位成員的群組會算為一個項目。

群組排除行為 (重要) ：

  • 將群組新增至原則的排除清單時，只有當該群組直接新增至網站，或是直接新增至網站的其他群組中的巢狀群組時，才會將該群組從通知中排除。
  • 如果排除的群組成員是直接新增至網站，或是直接新增至網站的其他群組的一部分，則可能仍會收到通知。

給網站擁有者或網站管理員的非使用中網站通知

當網站閒置達指定的月數時，通知會通知 SharePoint 網站擁有者或網站系統管理員。 若要保留網站，通知收件者應選取通知電子郵件中的 [ 認證網站 ] 按鈕。 一旦獲得認證，網站生命週期管理在一年內不會檢查網站的活動。

自訂電子郵件通知

當網站問題需要注意時，系統管理員可以自訂 網站生命週期管理原則 所傳送的電子郵件訊息。

自訂電子郵件內容有助於提高電子郵件的閱讀率，從而有效提高回應效率，並有助於更好的整個租戶治理。

您可以在設定步驟中自訂電子郵件。 當您選取 [自訂要傳送的電子郵件] 時，自訂視窗隨即開啟，如下列螢幕擷取畫面所示：

螢幕擷取畫面，顯示電子郵件自訂視窗，其中包含寄件者、主旨、訊息、原則指導方針 URL 和原則指導方針描述文字欄位。

下表說明您可以自訂的區段：

可自訂的區段 描述
Sender 您必須先在 Microsoft 365 系統管理中心設定自訂網域，才能使用電子郵件自訂功能。 如需詳細資訊，請參閱選擇要 用於電子郵件的網域。
主旨 ( 最多 100 個字元) 用 $UserDisplayName 來插入使用者名稱，以及 $SiteName 插入網站的名稱。
訊息 ( 最多 500 個字元) 用 $UserDisplayName 來插入使用者名稱、 $SiteName 插入網站名稱，以及 $SiteUrl 插入網站的 URL。
原則指導方針 URL 只允許有效的 HTTP 連結。
原則指導方針描述文字 預設值為預留位置文字。

若要自訂現有原則的電子郵件，請遵循下列步驟：

  1. 選取現有的原則。

  2. 選取 [編輯設定]。

  3. 尋找電子郵件自訂選項。

注意事項

如果未設定原則的電子郵件自訂，則系統會繼續從 noreply@sharepoint.com傳送預設電子郵件。

如果您無法自訂電子郵件訊息該怎麼辦

如果自訂網域設定未設定或已關閉，則無法自訂電子郵件。

您必須先在 Microsoft 365 系統管理中心設定 [從您的網域傳送電子郵件通知] 設定，才能自訂電子郵件。 如果未設定此設定，則會在原則清單頂端看到警告訊息，如下圖所示：

螢幕擷取畫面，顯示關閉自訂網域設定時會出現警告訊息，指出無法使用電子郵件自訂功能。

您可能也會在設定步驟期間看到警告訊息，如下列螢幕擷取畫面所示：

設定期間顯示警告訊息的螢幕擷取畫面。

如果您先前在一或多個原則中自訂電子郵件，但稍後在 Microsoft 365 系統管理中心關閉 [從您的網域傳送電子郵件通知] 設定，您會在原則清單中看到訊息列，並在電子郵件自訂視窗中看到警告訊息，如下列螢幕擷取畫面所示：

在先前自訂電子郵件訊息後關閉自訂網域設定時，顯示警告訊息的螢幕擷取畫面。

注意事項

只有具有全域系統管理員角色的人員才能在 Microsoft 365 系統管理中心設定網域設定。

強制處分動作

下表摘要說明非使用中網站原則根據所選強制執行動作的行為方式：

強制處分動作 原則行為
不做任何動作 指定的收件者會在三個月內收到每月通知。 在此期間之後，原則在接下來的三個月內不會傳送任何通知。 如果網站在六個月後仍未使用中，則會繼續每月通知。 原則執行報告會將非作用中的網站列為網站擁有者未採取任何動作。 您可以下載此報告，並篩選掉標示為未採取動作的網站。
唯讀存取 網站擁有者或網站管理員會收到為期三個月的每月通知。 如果通知收件者未在這段期間將網站標示為已認證，網站會進入唯讀模式。
在強制唯讀期間之後封存網站 網站擁有者或網站管理員會收到為期三個月的每月通知。 如果通知收件者未在這段期間將網站標示為已認證，則網站會進入唯讀模式，持續期間 (3、6、9 或 12 個月) 。 在設定的月數之後，網站會透過 Microsoft 365 封存封存。 必須在 Microsoft 365 系統管理中心中啟用 Microsoft 365 封存。

重要事項

  • 網站生命週期原則使用 Outlook 可採取動作訊息，讓網站擁有者或網站管理員在電子郵件內採取必要動作。
  • 若要正確呈現通知，請確定貴組織符合 Outlook 版本需求 。
  • 如果您是美國政府雲端客戶，請參閱本文) (在美國 政府雲端環境中設定適用於 SLM 原則的可採取動作的電子郵件 。
  • 若要疑難排解呈現問題，請參閱 「常見問題問卷」。
  • 當網站擁有者或網站系統管理員在通知電子郵件中選取網站 URL 時，此動作 不 會計為網站活動。 網站保持非使用中狀態。 此外，從電子郵件造訪後一小時內在網站上完成的任何 讀取動作 都不會被視為活動。 不過，對網站所做的任何 編輯 都會算作活動，並重設為非活動狀態。

提示

建立非作用中網站原則之前，請檢查是否有任何可能會中斷個別網站擁有者網站證明的網站存取限制原則。

唯讀模式

以唯讀強制執行動作設定的非使用中網站原則會傳送通知，以在沒有回應時通知網站擁有者或網站管理員。

當網站進入唯讀模式時，會傳送通知。

網站生命週期管理唯讀模式通知的螢幕擷取畫面。

如果網站處於唯讀模式，則會將下列橫幅新增至網站：

SharePoint 網站頂端網站生命週期管理唯讀模式橫幅的螢幕擷取畫面。

關於唯讀或鎖定網站的重要事項

如果是處於唯讀或鎖定狀態的網站，預期會發生下列行為。

  • 未鎖定網站：一律包含在原則範圍內

  • 由相同原則類型鎖定的唯讀網站：

    • 包含在範圍內
    • 報告指出網站先前曾由此原則執行過

  • 由不同原則類型鎖定的唯讀網站：

    • 已從原則範圍中排除
    • 另一個原則已經擁有並控管這個網站

  • 唯讀網站外部鎖定 (因為網站生命週期管理以外的原因而鎖定) ：

    • 包含在範圍內
    • 外部鎖定不會阻止原則評估網站

  • 禁止存取 (完全鎖定) 網站：

    • 包含在範圍內，但不會採取任何強制動作
    • 原則會略過動作，因為網站已處於無存取鎖定狀態

這些是無法透過原則設定修改的預設行為。

從唯讀模式移除網站

若要在 SharePoint 系統管理中心從唯讀模式移除網站，請前往 [ 使用中的網站 ] 頁面，選取該網站，然後從網站頁面面板中選取 [ 解除鎖定 ]。

網站擁有者無法從唯讀模式移除網站，必須連絡租用戶系統管理員以移除唯讀模式。

SharePoint 系統管理中心網站生命週期管理網站頁面的螢幕擷取畫面。

取消封存網站

若要在 SharePoint 系統管理中心取消封存網站，請展開 [網站] ，然後選取 [已封存的網站]。 選取您想要取消封存的網站，然後選取 [重新啟用]。

注意事項

只有租用戶系統管理員可以重新啟用已封存的網站。

報告

原則執行報告會列出閒置六個月的網站。 您可以將報告下載為 .csv 檔案，並篩選掉網站擁有者認為未採取動作的網站。

非使用中網站原則已下載 csv 報告的螢幕擷取畫面。

下表說明原則執行報告中包含的資訊：

欄 定義
網站名稱 網站的名稱
URL 網站的 URL
Template 網站範本
已連線至 Teams 是否為 Teams 連線的網站
敏感度標籤 網站的敏感度標籤
保留原則 網站是否套用任何保留原則
網站鎖定狀態 原則執行 前 的網站存取狀態 (解除鎖定/唯讀/無存取)
上次活動日期 (UTC) 上次由非使用中網站原則偵測到的活動日期 跨 SharePoint 網站和連線的工作負載 (Exchange、Viva Engage (先前的 Yammer) 或 Teams)
網站建立日期 (UTC) 網站建立日期
使用的儲存空間 (GB) 網站耗用的儲存空間
網站擁有者人數 網站的網站擁有者總數
網站擁有者的 Email address of sites owners 所有網站擁有者的 Email addresses
網站管理員數目 網站的網站管理員總數
Email address of site admins 所有網站管理員的 Email addresses
動作狀態 網站的狀態 (已傳送第一個、第二個或第三個通知;處於唯讀模式的網站;網站已存檔;由其他原則採取的動作：唯讀、封存或由其他原則通知)
通知計數總數 到目前為止由相同原則範本下的任何原則所傳送的通知總數
在 (UTC) 採取的動作 採取強制處分的日期 (網站封存或置於唯讀模式的日期)
唯讀持續時間 網站處於強制唯讀狀態的天數

相同原則類型的重疊原則

當相同原則類型的多個原則包含相同的網站時，SharePoint 會使用儲存的網站層級原則歷程記錄來協助減少重複的通知。

如果在過去 30 天內有來自該類型原則的通知，且網站仍未獲得認證，則不會再傳送任何通知，且原則執行報告會將網站的狀態顯示為「已由另一個原則通知」。

例如，如果網站受到兩個不同的非作用中網站原則涵蓋，並收到來自第一個原則的通知電子郵件，則如果網站仍未獲得認證，第二個原則不會在接下來的 30 天內傳送其他通知。

建議相同類型的原則不要有重疊的範圍。 如果網站屬於多個相同類型的原則，則可能難以預測通知排程和強制執行動作。

不同類型的重疊原則

不同類型的原則會獨立運作，以用於通知目的。 系統會針對每個原則類型分別追蹤通知歷程記錄。

例如，如果網站同時屬於 [網站所有權] 原則和 [非作用中網站原則] 的範圍，當個別的原則條件符合時，網站擁有者可能會收到來自這兩個原則的通知。

強制執行動作會由每個原則獨立評估。 如果原則套用的強制執行動作會變更網站的狀態，則網站可能不再符合其他原則處理的資格：

  • 如果原則將網站置於唯讀 (鎖定) 狀態，則該網站不再包含在其他原則的範圍內。

  • 如果原則封存網站，則網站會達到終端狀態，且不再考慮由其他原則強制執行。

當多個原則類型以相同的網站為目標時，會先套用來自條件先符合之原則的強制執行動作。

停用或刪除原則

停用或刪除原則會停止該原則的未來活動，包括通知和強制執行動作。 它不會自動回復先前套用的動作。

通知歷程記錄會針對每個原則類型分別在網站層級維護。 因此，停用或刪除一個原則不會影響與繼續以網站為目標的其他原則類型相關聯的通知歷程記錄。

對於相同類型的原則，儲存的通知歷程記錄 (包括通知計數和上次通知日期) 在停用或刪除原則之後仍會保留。 此歷程記錄會在網站不在該原則類型的範圍之 90 天之後自然重設。

如果需要儘快重設通知歷程記錄，請連絡 Microsoft 支援服務，以判斷是否可以清除儲存的通知狀態。

重要事項

若要確保可預測的行為，請避免建立針對相同網站的相同類型重疊原則。 雖然 SharePoint 會盡可能隱藏重複的通知，但重疊的原則可能會讓通知時間和強制執行結果更難解釋。

在美國政府雲端環境中設定適用於 SLM 原則的可採取動作電子郵件

在美國政府雲端 (GCC High 和 DoD) 環境中，租用戶系統管理員必須為 SharePoint 網站生命週期管理 (SLM) 原則完成額外的一次性設定，才能使用 可採取動作的訊息。 此步驟有助於確保原則通知電子郵件正確顯示和運作。 例如，網站管理員和網站擁有者可以直接從電子郵件採取行動。

不同於其他商業雲端環境，GCC High 和 DoD 租用戶需要可採取動作的訊息提供者獲得明確的系統管理員核准，才能傳送互動式電子郵件。 如果沒有此核准，則會送達 SLM 原則電子郵件，但動作按鈕無法如預期般運作。

重要事項

您必須是租用戶中的全域系統管理員或 Exchange 系統管理員，才能設定可採取動作的訊息。

核准 SLM 可採取動作的訊息提供者

  1. 移至 GCCH 或 DoD 的 Outlook 可採取動作訊息 - 連接器系統管理入口網站 並登入。

  2. 在 提供者狀態 篩選中，選取 [ 由 Microsoft 核准 – 擱置您的核准]。

  3. 找到名為 InactiveSiteOAMProviderGCCH的提供者。

  4. 選取提供者，然後選取 [核准]。

核准提供者之後，SLM 原則通知會傳送可採取動作的訊息。

注意事項

此核准僅適用於 SLM 原則通知。 其他使用可採取動作訊息的應用程式或服務可能需要個別核准。

確保已為租用戶啟用可採取動作的訊息

網站生命週期管理原則 使用 Outlook 可採取動作的訊息，讓網站擁有者或網站管理員能夠使用電子郵件訊息中的連結來採取必要動作。

疑難排解可採取動作的訊息

如果可採取動作的訊息未如預期般運作，請嘗試下列步驟：

  • 請確定 InactiveSiteOAMProviderGCCH 提供者處於核准狀態。
  • 請預留足夠的時間。 變更最多可能需要 24 小時才能傳播。
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