管理網站生命周期原則

發行項
02/15/2024

本文中的某些功能需要 Microsoft Syntex - SharePoint 進階管理

網站生命週期管理

來自 Microsoft Syntex- SharePoint 進階管理的網站生命週期管理功能可讓您從 SharePoint 系統管理中心管理租使用者之間的非使用中網站。

您可以設定非使用中的網站原則，以自動偵測非使用中的網站，並透過電子郵件將通知傳送給網站擁有者。然後，擁有者可以確認網站是否仍在使用中。當您設定網站生命周期原則時，您可以在模擬原則和作用中原則之間進行選擇。模擬原則會執行一次，並根據 set 參數產生報表。如果原則失敗，您必須將其刪除並建立新的模擬原則。您也可以將模擬原則轉換為使用中的原則。

作用中的原則會每月執行併產生報告，將通知傳送給個別的網站擁有者，以確認非使用中網站的狀態。如果作用中原則在特定月份失敗，則會在下一個排程上再次執行。

網站擁有者通知

通知會通知 SharePoint 網站擁有者網站處於非作用中狀態達 X 個月。若要保留網站，擁有者應該在通知電子郵件中選取 [ 認證網站 ] 按鈕。一旦擁有者將網站認證為作用中，網站生命週期管理不會檢查已確認網站的活動一年。

網站擁有者每月會收到三個月的通知，之後三個月不會傳送任何通知。六個月後，如果網站處於非使用中狀態，每月通知就會繼續。原則執行報告會將非使用中的網站列為網站擁有者未批准的網站。您可以下載原則執行報告，並篩選出標示為「沒有擁有者動作」的網站。

提示

建立非使用中的網站原則之前，請檢查是否有任何網站存取限制原則可能會中斷個別網站擁有者的網站證明。

由多個非使用中網站原則管理的網站

如果網站落在多個非使用中網站原則之下，則不會重複通知電子郵件。如果在過去 30 天內從任何非使用中網站原則傳送通知，網站會保持非使用中狀態，而且不會再傳送通知。原則執行報告會將網站的狀態顯示為「由另一個原則通知」。

需求

網站生命週期管理需要 Microsoft Syntex - SharePoint 進階管理。

Create 非使用中的網站原則

若要建立非作用中的網站原則，請移至 SharePoint 系統管理中心。
展開 [原則 ]，然後選取 [ 網站生命週期管理]。
選取 [+ Create 原則]，然後選取 [下一步]。
輸入您的原則範圍參數，然後選取 [ 下一步]。
為您的原則命名，新增描述 (選擇性) ，然後選取原則模式。選取 [下一步]。
選取 [完成]。您的原則現在已建立，並可從 網站生命週期管理 儀錶板檢視和管理。

非使用中網站原則的範圍

您可以設定非使用中網站原則的參數，例如非使用中時間週期、範本類型、網站建立來源、敏感度標籤，以及排除最多 100 個網站。

網站活動

非作用中網站原則會分析 SharePoint 和連線平臺的活動，例如 Teams、Viva Engage (先前稱為 Yammer) ，以及 Exchange，以偵測網站的最後一個活動。

平台類型	活動
SharePoint	已檢視的檔案、已編輯的檔案、內部和外部共用檔案、同步處理的檔案、已檢視的頁面、流覽過的頁面
Viva Engage (先前稱為 Yammer)	張貼的訊息、讀取交談、喜歡的訊息
Teams	在小組中跨所有頻道張貼頻道訊息、在Teams和所有頻道張貼訊息、回復訊息、訊息中提及、回應訊息、傳送緊急訊息、進行會議 (週期性、臨機操作、一次性)
Exchange	在 Exchange 信箱中收到的電子郵件

網站範本

網站生命週期管理也會檢閱具有下列網站範本類型的通訊網站、傳統網站、Teams 連線網站和群組連線網站的活動：

網站類型	範本類型
通訊網站	SitePagePublishing#0
傳統網站	STS#0、STS#1、STS#2、WIKI#0、BLOG#0、SGS#0、SPS#0、SPSNEWS#0、ENTERWIKI#0、COMMUNITY#0、DEV#0、EXPRESS#0、EHS#1、EHS#2
Teams 連線的網站	STS#3 或 Group#0
群組聯機的網站	STS#3 或 Group#0

排除的網站

下列網站會從網站活動偵測中排除：

無擁有者網站
OneDrive 網站
已套用保留原則的網站
已套用其他合規性原則的網站
鎖定的網站
系統使用者所建立的網站
應用程式類別目錄網站
根網站
主網站
租用戶系統管理員網站

報告

原則執行報告中會列出閑置六個月的網站。報表可下載為 .csv 檔案，並可讓您篩選出網站擁有者認為未批准的網站。

下表描述原則執行報告中包含的資訊：

欄	定義
網站名稱	非使用中網站的名稱
URL	非使用中網站的 URL
Template	非使用中網站的範本
敏感度標籤	非使用中網站的敏感度標籤
網站擁有者電子郵件	Email 接收非使用中網站活動電子郵件通知的網站擁有者位址
最後一個網站活動	在 SharePoint 網站和連線工作負載 (Exchange、Viva Engage (先前稱為 Yammer) 或 Teams) 的非使用中網站原則偵測到的最後一個活動日期
建立日期	建立非使用中網站的日期
使用的記憶體	非使用中網站所耗用的記憶體
非使用中網站狀態	使用非使用中網站的原則階段。有四個可能的階段：
	第一個通知：第一個通知已與非使用中網站的網站擁有者共用。
	第一次通知后的 30 天：第二個通知已與非使用中網站的網站擁有者共用。
	第一次通知后的 60 天：第三個通知已與非使用中網站的網站擁有者共用。
	沒有擁有者動作：網站擁有者在連續三次通知之後不會採取任何動作。
動作狀態	通知網站擁有者的狀態：
	成功表示通知已傳遞給網站擁有者。
	失敗表示通知給網站擁有者無法傳送。

Microsoft 365 群組到期原則

還原已刪除的網站

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