Microsoft SharePoint 中的網站生命週期管理原則 進階管理 可協助您大規模維護網站控管。 這些原則可自動化常見的控管工作，讓網站在整個生命週期中保持作用中、適當擁有，並定期檢閱。
影片：SharePoint 進階管理概觀
下列影片提供 SharePoint 網站生命週期管理的概觀：
網站生命週期管理原則不會直接刪除 SharePoint 網站。 相反地，原則會通知網站擁有者和系統管理員，並根據您設定原則的方式採取行動。
隨著貴組織建立更多 SharePoint 網站、Microsoft Teams 連線網站，以及 Microsoft 365 群組連線網站，系統管理員越來越難以手動識別非作用中網站、無擁有者網站，或不再符合商務需求的網站。 網站生命週期管理原則可透過監視網站、通知負責的使用者、收集回應，並在必要時採取強制執行動作，協助您將這些治理流程自動化。
網站生命週期管理的優點
網站生命週期管理原則可協助您：
- 減少非作用中或已放棄的網站數目。
- 識別並解決擁有權不足的網站。
- 確認網站繼續服務於有效的商業用途。
- 改善組織治理需求的合規性。
- 自動化通知、報告和補救工作流程。
- 維護一個更健康且更易於管理的 SharePoint 環境。
網站生命週期管理原則的類型
網站生命週期管理包含三種原則類型，可解決不同的控管案例。
| 原則類型 | 用途 |
|---|---|
| 網站擁有權原則 | 協助確保網站擁有必要的擁有者或網站系統管理員數目。 |
| 非使用中網站原則 | 識別在一段指定的時間內未作用中的網站。 |
| 網站證明原則 | 要求定期確認仍需要網站且符合組織要求。 |
獨立或一起使用這些原則以建立完整的網站管理策略。
網站擁有權原則
網站所有權原則有助於確保每個網站都有負責管理的個人。 您可以定義擁有權需求，包括：
- 擁有權是根據網站擁有者、網站管理員，或是兩者。
- 網站所需的擁有者或系統管理員的最少數目。
- 未符合擁有權需求時，哪些使用者會收到通知。
例如，您可以要求所有網站至少有兩個網站擁有者。 如果網站低於該閾值，原則可以通知指定的收件者並提示採取更正動作。
網站擁有權原則有助於降低無擁有者網站的風險，並改善使用者在變更角色或離開組織時的管理持續性。
如需詳細資訊，請參閱 建立 SharePoint 網站擁有權原則。
非作用中網站原則
非使用中網站原則可協助識別不再顯示有意義的商務活動的網站。 此原則會評估 SharePoint 和連線工作負載的活動，例如 Microsoft Teams、Exchange 和 Viva Engage，以判斷網站是否保持使用中狀態。
當網站超過設定的非使用中閾值時，原則可以通知網站擁有者或網站系統管理員，並要求網站仍在使用中的確認。 使用非使用中的網站原則來：
- 減少內容無序分佈。
- 找出已放棄的共同作業空間。
- 改善儲存管理。
- 支援長期治理目標。
如需詳細資訊，請參閱 使用非使用中網站原則管理非使用中網站。
網站證明原則
網站證明原則可協助組織定期驗證網站是否仍必要、與業務相關且符合內部治理需求。 不同於著重於偵測到的活動的非使用中網站原則，網站證明原則會要求指定的網站擁有者或網站系統管理員明確檢閱。
使用證明原則來：
- 確認仍需要網站。
- 驗證擁有權和責任。
- 檢閱網站用途和商務理由。
- 支援治理與合規性計畫。
如需詳細資訊，請參閱 要求 SharePoint 網站的週期性網站證明。
相同原則類型的重疊原則
當相同原則類型的多個原則包含相同的網站時，SharePoint 會使用儲存的網站層級原則歷程記錄來協助減少重複的通知。
如果在過去 30 天內有來自該類型原則的通知，且網站仍未獲得認證，則不會再傳送任何通知，且原則執行報告會將網站的狀態顯示為「已由另一個原則通知」。
例如，如果網站受到兩個不同的非作用中網站原則涵蓋，並收到來自第一個原則的通知電子郵件，則如果網站仍未獲得認證，第二個原則不會在接下來的 30 天內傳送其他通知。
建議相同類型的原則不要有重疊的範圍。 如果網站屬於多個相同類型的原則，則可能難以預測通知排程和強制執行動作。
不同類型的重疊原則
不同類型的原則會獨立運作，以用於通知目的。 系統會針對每個原則類型分別追蹤通知歷程記錄。
例如，如果網站同時屬於 [網站擁有權] 原則和 [非作用中網站原則] 的範圍，當個別的原則條件符合時，網站擁有者可能會收到來自這兩個原則的通知。
強制執行動作會由每個原則獨立評估。 如果原則套用的強制執行動作會變更網站的狀態，則網站可能不再符合其他原則處理的資格：
如果原則將網站置於唯讀 (鎖定) 狀態，則該網站不再包含在其他原則的範圍內。
如果原則封存網站，則網站會達到終端狀態，且不再考慮由其他原則強制執行。
當多個原則類型以相同的網站為目標時，會先套用來自條件先符合之原則的強制執行動作。
停用或刪除原則
停用或刪除原則會停止該原則的未來活動，包括通知和強制執行動作。 它不會自動回復先前套用的動作。
通知歷程記錄會針對每個原則類型分別在網站層級維護。 因此，停用或刪除一個原則不會影響與繼續以網站為目標的其他原則類型相關聯的通知歷程記錄。
對於相同類型的原則，儲存的通知歷程記錄 (包括通知計數和上次通知日期) 在停用或刪除原則之後仍會保留。 此歷程記錄會在網站不在該原則類型的範圍之 90 天之後自然重設。
如果需要儘快重設通知歷程記錄，請連絡 Microsoft 支援服務，以判斷是否可以清除儲存的通知狀態。
重要事項
若要確保可預測的行為，請避免建立針對相同網站的相同類型重疊原則。 雖然 SharePoint 會盡可能隱藏重複的通知，但重疊的原則可能會讓通知時間和強制執行結果更難解釋。
原則執行和通知
所有網站生命週期管理原則都支援兩種作業模式：
- 模擬模式 — 執行原則一次並產生報告，而不需持續強制執行。
- 使用中模式 — 定期執行原則、產生報告，並將通知傳送給指定的收件者。
原則通知使用 Outlook 可採取動作訊息，因此收件者可以直接從電子郵件完成控管動作。 您也可以設定訊息、指引和支援資源。
強制處分動作
多次通知嘗試之後，網站生命週期管理原則可以在未收到回應時採取強制執行動作。 視原則類型而定，可用的動作包括：
- 不採取任何動作並繼續報告。
- 將網站設定為唯讀模式。
- 在可設定的唯讀期間之後，使用 Microsoft 365 封存 封存網站。
這些強制執行選項可協助組織平衡使用者自助服務與治理需求。
報告和監視
每個原則執行都會產生報告，協助管理員瞭解原則結果，並識別需要注意的網站。 報告可以包含下列資訊：
- 網站擁有權狀態。
- 網站活動狀態。
- 通知歷程記錄。
- 強制處分動作。
- 網站中繼資料和設定詳細資料。
使用這些報告來監視治理趨勢並設定補救活動的優先順序。
建議的治理策略
許多組織結合這三種原則類型來達到最佳結果：
這些原則共同有助於維護安全、治理良好且永續的 SharePoint 環境。