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在 Viva Engage 網路中使用未對齊原生模式的外部群組

如果您的網路未透過建立外部群組來與原生模式對齊,您可以在 Viva Engage 中與來賓合作。 您也可以限制和關閉外部群組中的共同作業。

此體驗與使用由 Microsoft Entra B2B 提供技術且需要原生模式的 Viva Engage 來賓體驗不同。 如需體驗的比較,請參閱 在Viva Engage社群中與來賓共同作業

注意事項

基於安全性、合規性和 Microsoft 365 整合的原因,強烈建議使用原生模式。 如需詳細資訊,請參閱 原生模式概觀

在 Viva Engage 中建立和管理外部群組

您可以建立包含來賓的群組,稱為外部群組。 您必須將群組建立為外部群組 - 您無法將現有的內部群組變更為外部群組。

群組管理員可以將來賓新增至群組。 在公用外部群組中,群組中的其他人可以建議新增來賓,但群組管理員可以控制是否新增該使用者,而且必須核准新增。 在私人外部群組中,只有系統管理員可以新增外部成員。

外部群組看起來與內部 Viva Engage 群組不同,因此您可以輕鬆地區分哪些群組具有外部參與者。 外部群組的群組標頭會顯示其他網路正在參與群組。

Viva Engage 群組標頭的螢幕快照,其中包含顯示其為外部群組的地球圖示。

外部群組會在左側導覽中標示地球圖示。

Viva Engage 導覽列的螢幕快照,其中顯示 [外部群組] 區段。

受邀參與裝載於不同網路之外部群組的用戶必須接受邀請,才能檢視群組中的任何內容。

注意事項

這項功能不適用於原生模式或 歐盟地區中的Viva Engage Enterprise網路。

建立外部群組

當您建立群組時,可以決定它是內部或外部群組。 您無法在建立群組之後變更此設定。

  1. 在 Viva Engage 的群組清單下,選取 [ 建立群組]

    [ 建立新群組 ] 對話框隨即開啟。 如果您的網路允許外部群組,您會看到建立內部群組或外部群組的選項:

  2. 選取 [外部群組]

  3. 在 [ 組名 ] 方塊中輸入名稱。

  4. 在 [群組 成員 ] 方塊中,輸入要新增至群組的人員名稱。

  5. 選擇誰可以檢視交談和張貼訊息。

    • 針對公用群組, 從其他網路和此網路中的任何人選取 [已核准的成員]

    • 針對私人群組,選取 [ 僅群組成員]

  6. 取 [建立群組]

您可以在網路中尋找外部群組,就像尋找外部用戶一樣。 如需詳細資訊,請 參閱在 Viva Engage 網路中尋找外部傳訊參與者

在 Viva Engage 網路中尋找外部傳訊參與者

當您與外部合作夥伴、供應商或客戶通訊時,您想要確定只有授權的人員可以存取 Viva Engage 網路上的資訊。 已驗證的系統管理員可以使用數據導出來尋找 外部參與者 的名稱,以查看外部參與者可以看到其網路中的交談和檔案。

注意事項

歐盟地區中的Viva Engage Enterprise網路沒有外部參與者。

  1. 在 Viva Engage 系統管理中心,移至 內容和安全性>導出數據

    只有當您是 Viva Engage 網路中已驗證的系統管理員時,才會看到此選項。

    如需詳細資訊,請參閱 導出 Viva Engage Enterprise 數據

  2. 若要識別 網路中使用者從其他網路參與的線程,請在您的計算機上找出匯出資料夾,然後開 啟MessageThreads.Outbound.csv 匯出檔案。

    注意事項

    數據匯出會反映網路目前的檢視。 例如,如果已新增使用者,但在建立報表之前移除,該使用者就不會出現在報表中。

    範例數據匯出檔案的螢幕快照。

    數據行 D (external_participants) 列出參與您網路中線程的其他網路中的使用者,以及其所屬 Viva Engage 網路的名稱、電子郵件地址和網路標識碼。

如果您想要移除外部參與者,您可以使用清單中的資訊來移至他們所包含的交談,並將其從交談中移除。

停用 Viva Engage 網路中的外部傳訊

根據預設,針對美國地區中的 Viva Engage Enterprise 網路,使用者可以將外部參與者新增至其 Viva Engage 交談和 Viva Engage 社群和群組,而 Viva Engage 網路的成員可以在受邀時參與另一家公司的 Viva Engage 網路。 如有需要,您可以關閉此外部共同作業。

  1. 在 Viva Engage 系統管理中心,移至 [內容和安全性安全>性設定]

  2. 在 [ 外部傳訊] 區段中,選取對組織有意義的選項:

    • 允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,並允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

    • 允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,但不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

    • 不允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,也不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。

每個選項的作用

選項 用戶可以參與其他網路 1 外部參與者可以參與群組和交談 2
允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,並允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。
允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,但不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。
不允許此網路中的用戶參與其他網路中的群組或交談,也不允許外部用戶參與此網路中的群組或交談。
  1. 當您防止使用者參與其他網路時:

    • 用戶無法接收來自其他網域上 Viva Engage 網路的邀請。
  2. 當您停用對群組和交談的外部存取時:

    • 當用戶嘗試在 Viva Engage 中新增外部參與者時,使用者會收到錯誤訊息,指出他們無法新增外部參與者,因為這違反公司的原則。 不允許使用者張貼訊息。

    • 任何目前的外部參與者都會遭到封鎖,使其無法使用可能已參與的外部交談或線程。

    • 無法建立新的外部群組。

常見問題集

問:為什麼看不到建立外部群組的選項?

答:如果您的系統管理員選擇不允許外部傳訊,您將無法建立外部群組。

問:我可以在外部網路上建立外部群組嗎?

答:不能。 外部群組的建立僅限於標準網路,無法在外部網路上使用。

問:使用外部群組中的訊息有差異嗎?

答:可以。 在外部群組中,您無法編輯或移動訊息,或是新增主題或書籤。