你可以利用組織資料來驅動 Microsoft 365、Microsoft 365 Copilot 以及 Viva 應用程式與服務中的各種功能。
請參考以下資訊，了解組織資料的使用、儲存與刪除方式。
資料使用量
您上傳的組織資料可被 Viva、Microsoft 365 服務，以及透過 Microsoft 圖形 API 存取的非 Microsoft 服務使用。 這些資料在組織內被視為 公開， 意即可能顯示給組織內任何終端使用者。
關於 Microsoft 使用者檔案
在 Microsoft 365 使用者設定檔中，Microsoft Entra 資料預設優先於組織資料Microsoft 365。 當服務查詢 Microsoft 365 使用者設定檔時，如果同一屬性同時包含組織資料與 Microsoft Entra 資料，則會回傳 Microsoft Entra 值。 例如，在 Microsoft Entra ID 中，給訂的中端使用者具有「軟體工程師」做為 jobTitle 屬性。 貴組織的組織資料來源管理員會使用Microsoft 365中的組織資料功能，為該最終使用者的 Microsoft_JobTitle 屬性上傳「資深軟體工程師」的值。 上傳之後，這兩個值都會儲存在使用者的 Microsoft 365 使用者設定檔中。 當像 Microsoft 365 中的 Profile 卡片 這類經驗查詢 Microsoft 365 使用者設定檔以取得該終端使用者的 jobTitle 屬性時，會回傳「Software Engineer」 (，而非「Senior Software Engineer」) 。
然而，如果 Entra ID 中沒有屬性的資料，則會使用對應的組織資料值。 所以，在前面的例子中，如果 Entra ID 裡沒有 jobTitle 的值，Microsoft 365 的 Profile 卡就會用 Microsoft 365 的組織資料中的「Senior Software Engineer」。
了解更多關於 Viva Insights 進階分析隱私的資訊。
了解更多關於 Viva Glint 在資料使用上的安全性與合規資訊。
資料刪除
組織資料來源管理員可能會因更新資料來源而使用空值，不小心刪除個人資料。 請參閱 「更新或更改組織資料 」以了解刪除使用者資料的相關資訊。 一旦更新完成，相關使用者資料會被覆蓋成空白欄位，意味著他們的資料會立即被刪除。
當租戶從 Microsoft 365 移除時，所有租戶資料會在 30 天內被清除。
資料保留
只要最終使用者活躍且持有有效授權，且終端使用者或組織資料來源管理員未提出刪除請求，組織資料就會被儲存。
資料落地
當你上傳組織資料時，資料會儲存在 Microsoft 365 預設信箱位置對應的地理位置中。 了解更多：
- Data Residency for SharePoint
- Data Residency for Exchange Online
- Data Residency for Viva Insights
- Data Residency for Viva Glint
管理資料主體要求
資料主體要求 或 DSR 是資料主體 (終端使用者) 向控制者對其個人資料採取動作的正式要求。 若要瞭解終端使用者有哪些資料主體權限，請參閱 GDPR 和 CCPA 底下的 Office 365 資料主體要求。
使用下列資訊來滿足終端使用者的 DSR:
- 存取與匯出 – 最終使用者可透過以下資源存取並匯出由組織資料來源管理員上傳的組織資料：
- 編輯 – 請參閱 更新或對組織資料進行其他變更。
- 刪除 – 請參閱 「更新或對組織資料進行其他變更 」及 「資料刪除」。
存取與匯出稽核日誌
若要監控貴組織 Microsoft 365 事件中與安全與合規相關的組織資料，請開啟稽核記錄。 稽核日誌可於 Microsoft Purview 入口網站或使用 Microsoft 365 管理活動 API 取得。 深入了解。
在查看稽核日誌之前，先啟用 Microsoft 365 稽核日誌搜尋。 這步驟你只需要做一次。 開啟之後，要幾個小時才能搜尋日誌。
查看審計日誌：
請前往 Microsoft Purview 入口網站 ，並使用您的工作或學校帳號登入。
在入口網站左側窗格，選擇 審核。
請依照以下指示搜尋稽核日誌。 Learn how.
- 選擇記錄類型：OrganizationalDataInM365 以處理元資料事件
- 選取紀錄類型：WorkplaceAnalytics 以取得事件
