بدء استخدام Microsoft 365 Copilot - دليل المسؤول

Microsoft 365 Copilot هي أداة إنتاجية الذكاء الاصطناعي تستخدم نماذج لغة كبيرة (LLMs). يتكامل مع بياناتك ومع Microsoft Graph وتطبيقات Microsoft 365.

يعمل مع تطبيقات Microsoft 365 الشائعة، مثل Word وExcel وPowerPoint وOutlook وTeams والمزيد. يوفر Copilot مساعدة ذكية في الوقت الحقيقي، مما يمكن المستخدمين من تحسين إبداعهم وإنتاجيتهم ومهاراتهم.

تتناول هذه المقالة كيفية إعداد مسؤولي تكنولوجيا المعلومات لمؤسستهم لـ Copilot.

تلميح

إذا كنت مستخدمًا نهائيًا، فإن Copilot Lab هو مورد جيد.

قبل البدء

يقدم هذا القسم نظرة عامة حول المتطلبات الأساسية (الترخيص والوصول إلى مراكز الإدارة)، والتطبيقات التي يمكنها استخدام Copilot. قد تكون هناك المزيد من المتطلبات في متطلبات Microsoft Copilot 365.

المتطلبات الأساسية

متطلبات التطبيق

الخطوة 1 - تحسين البحث في SharePoint

تحسين محتوى SharePoint للبحث

عندما يقدم مستخدم طلبا إلى Copilot، يقوم بمعالجة الطلب ثم ينشئ استجابة باستخدام نماذج LLM. تستفيد أجهزة LLM من المحتوى من Microsoft Graph ومحتوى الويب (اختياري).

يتضمن المحتوى في Microsoft Graph رسائل البريد الإلكتروني والملفات والاجتماعات والدردشات والتقويمات وجهات الاتصال. جزء كبير من هذه البيانات يتم تخزينه في SharePoint. يجمع Copilot محتوى SharePoint بالطريقة نفسها التي يجمع بها بحث SharePoint المحتوى.

لتحقيق أقصى استفادة من Copilot والحصول على أفضل النتائج، قم بتحسين محتوى SharePoint للبحث:

يسمح Copilot لـ Microsoft 365 للمستخدمين بالبحث عن المحتوى الخاص بهم والوصول إليه من خلال مطالبات باللغة الطبيعية. يضمن Copilot أمان وخصوصية البيانات من خلال اتباع الالتزامات الحالية والتكامل مع سياسات مؤسستك. يستخدم محتوى Microsoft Graph بنفس عناصر التحكم بالوصول مثل خدمات Microsoft 365 الأخرى.

لمعرفة المزيد حول الخصوصية مع Microsoft 365 Copilot، راجع البيانات والخصوصية والأمان لـ Microsoft 365 Copilot.

الخطوة 2 - تطبيق مبادئ الوصول الكافي فقط

منع الإفراط في المشاركة والتحكم في الوصول باستخدام SharePoint وOneDrive

للاستعداد لاعتماد Copilot لـ Microsoft 365 الخاص بمؤسستك، هناك بعض الخطوات الموصى بها بشدة التي يمكنك اتخاذها باستخدام SharePoint وOneDrive.

للبدء، يمكنك:

تقليل المشاركة الزائدة العرضية باستخدام إعدادات مشاركة SharePoint

لتقليل المشاركة الزائدة في المحتوى العرضي باستخدام نتائج Copilot، قم بتنفيذ إعدادات المشاركة على مستويي المؤسسة والموقع:

  1. على مستوى المؤسسة:

  2. تقليل المشاركة الزائدة العرضية على مستوى الموقع:

التحقق من الأذونات والوصول إلى الموقع في مركز إدارة SharePoint

لضمان أمان البيانات، راجع الوصول إلى موقع SharePoint وأذوناته. إعطاء أولوية للمواقع التي تحتوي على معلومات حساسة.

  1. في مركز إدارة SharePoint، راجع المواقع النشطة>حدد موقع >تحرير>الإعدادات.

    خاص يعني أن المستخدمين في مؤسستك الذين لديهم حق الوصول إلى الموقع فقط يمكنهم العثور عليه. عام (افتراضي) يعني أن أي شخص في مؤسستك يمكنه العثور على الموقع والوصول إلى محتواه.

    لقطة شاشة تعرض لوحة المواقع النشطة لمركز إدارة SharePoint.

  2. في علامة التبويب عضوية ، راجع الوصول إلى مالكي الموقع والأعضاء والزوار. تأكد من أن المستخدمين اللازمين فقط لديهم حق الوصول إلى الموقع.

تحديد المواقع التي تحتوي على محتوى يحتمل أن يكون أكثر مشاركة والتحكم في الوصول

  1. استخدم التقارير التالية المستندة إلى نشاط الإدارة المتقدّمة لـ SharePoint (SAM) للتعرف بسرعة على المواقع الأكثر مشاركة بشكل نشط:

  2. ابدأ مراجعة الوصول إلى الموقع لمالكي المواقع لتأكيد المحتوى الذي تمت المشاركة فيه أكثر من اللازم واتخاذ خطوات المعالجة. يمكن لمسؤولي SharePoint استخدام نهج التحكم بالوصول المقيد لتقييد الوصول إلى موقع يحتوي على محتوى تمت مشاركته بشكل زائد.

بالنسبة للمواقع الهامة للأعمال، هناك ميزات في إدارة SharePoint المتقدّمة وMicrosoft Purview يمكنك استخدامها:

ملاحظة

تتضمن إدارة SharePoint المتقدمة المزيد من الميزات لمساعدتك على الاستعداد لـ Copilot بسرعة وعلى نطاق واسع. لمعرفة المزيد، راجع الاستعداد لـ Copilot لـ Microsoft 365 مع إدارة SharePoint المتقدمة (SAM).

أوصاف الحساسية من Microsoft Purview

استخدام تسميات الحساسية لحماية بياناتك

في مدخل Microsoft Purview، يمكنك إنشاء تسميات حساسية ( تسميات حساسية >حماية المعلومات). استخدم هذه التسميات لتحديد مدى حساسية البيانات في مؤسستك. عند تطبيقها على عناصر مثل المستندات ورسائل البريد الإلكتروني، تضيف التسميات طبقة إضافية من الحماية ويمكن أن تؤثر على نتائج Copilot.

لقطة شاشة توضح شاشة Microsoft Purview الخاصة بتسميات الحساسية.

تتضمن الحماية الإضافية في وقت لاحق ما يلي:

  • يمكن أن تشير Copilot Business Chat إلى بيانات من أنواع مختلفة من العناصر. تكون تسمية الحساسية ذات الأولوية الأعلى مرئية للمستخدمين.

  • إذا كانت التسمية تطبق التشفير، تتحقق Copilot من حقوق الاستخدام للمستخدم. لكي يقوم Copilot بإرجاع البيانات من هذا العنصر، يجب منح المستخدم أذونات للنسخ منه.

باستخدام تسميات الحساسية، يمكنك:

  1. إنشاء تسميات أو تنشيط التسميات الافتراضية: إذا لم يكن لديك بالفعل تسميات حساسية، فقد تكون مؤهلا لإنشاء بعض التسميات الافتراضية تلقائيا لك، مثل "عام" و"عمومي" و"سري". التسميات الافتراضية مناسبة لعناصر مثل الملفات ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات. يمكنك تعديل التسميات الافتراضية وإنشاء التسميات الخاصة بك دائما.

    للتعرّف على المزيد، اطلع على:

  2. حدد متطلبات حساسية البيانات وراجع مواقع SharePoint وملفاته في OneDrive. التركيز على المستودعات الأكثر أهمية وتحديد حساسية البيانات على هذه المواقع.

    إذا كنت تقوم بتجربة Copilot، فقم بنشر تراخيص Copilot للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى هذه المواقع الهامة. بعد ذلك، يمكنك التكرار عبر باقي مستودعاتك وتوسيع قاعدة المستخدمين.

    للحصول على استراتيجية أكثر تفصيلا لنشر الاعتماد وتوجيهه، راجع الخطوة 7 - النشر لبعض المستخدمين وقياس الاعتماد (في هذه المقالة).

  3. تمكين تسميات الحساسية وتطبيقها: تمكين تسميات الحساسية للملفات في SharePoint وOneDrive. بعد ذلك، باستخدام نهج تسمية النشر، يمكنك تكوين تسمية افتراضية ويمكن للمستخدمين تطبيق التسميات يدويا. للتسمية على نطاق واسع، استخدم التسمية التلقائية لتطبيق التسميات تلقائيا استنادا إلى المعلومات الحساسة التي تم الكشف عنها.

    لمزيد من المعلومات حول الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تطبيق تسميات الحساسية، راجع السيناريوهات الشائعة لأوصاف الحساسية.

    إحدى طرق التسمية المتوفرة هي تطبيق تسميات الحساسية استنادا إلى المحتوى الموجود في المستندات عند استخدام نهج تفادي فقدان البيانات (DLP). يمكن لنهج تفادي فقدان البيانات تطبيق تسميات الحساسية تلقائيا عند تحديد أنواع معينة من المعلومات في مستند، مثل البيانات الشخصية التي تتضمن العناوين أو المعلومات الضريبية أو أرقام جوازات السفر.

    باستخدام نهج تفادي فقدان البيانات، يمكنك أيضا:

    • استخدم أداة المصنف القابل للتدريب لتحديد فئات المحتوى، مثل التعليمات البرمجية المصدر والمستندات المالية والموارد البشرية.
    • قم بإعداد نهج تفادي فقدان البيانات لنقطة النهاية التي تقيد المستخدمين من إجراءات معينة، مثل نسخ المحتوى إلى الحافظة أو أجهزة USB القابلة للإزالة أو الطباعة.

بمجرد تطبيقها، تفرض تسميات الحساسية إعدادات الحماية الخاصة بك.

لمعرفة المزيد حول تسميات الحساسية، راجع التعرف على تسميات الحساسية.

نشاط Copilot وMicrosoft Purview

تدقيق نشاط Copilot وإنشاء نهج الاستبقاء واستخدام eDiscovery وتوافق الاتصالات

في مدخل Microsoft Purview، يمكنك استخدام الميزات التالية للبحث عن محتوى وأنشطة معينة تتضمن مطالبات واستجابات Copilot.

  • تدقيق

    يمكنك البحث عن أنشطة معينة وأنشطة تم تنفيذها بواسطة مستخدمين محددين وأنشطة حدثت مع نطاق تاريخ. لمعرفة المزيد، راجع "تعرف على حلول التدقيق" في Microsoft Purview.

  • نُهج الاستبقاء

    قم بتكوين نهج الاستبقاء للاحتفاظ بمطالبات واستجابات Copilot إذا كانت هذه البيانات مطلوبة لأسباب تتعلق بالتوافق، حتى إذا قام المستخدمون بحذف محفوظات الدردشة الخاصة بهم. لمعرفة المزيد، راجع التعرف على استبقاء Copilot.

  • eDiscovery وتوافق الاتصالات

    استخدم eDiscovery ونهج توافق الاتصالات لتحليل مطالبات واستجابات مستخدمي Copilot. يمكن أن تكتشف النهج التفاعلات غير المناسبة أو الخطرة، أو مشاركة المعلومات السرية.

    لمعرفة المزيد، راجع حلول Microsoft Purview eDiscovery وتكوين نهج توافق الاتصالات للكشف عن تفاعلات Copilot.

تلميح

لمعرفة المزيد حول حماية التوافق والأمان في Microsoft Purview هذه لـ Copilot، وكيف يمكن لمركز الذكاء الاصطناعي من Microsoft Purview مساعدتك في نشرها بسرعة أكبر، راجع حماية التوافق وأمان بيانات Microsoft Purview لتطبيقات الذكاء الاصطناعي التوليدية.

الخطوة 3 - مراجعة خصوصية التطبيق

مراجعة إعدادات خصوصية تطبيقات Microsoft 365

يمكن أن تؤثر إعدادات الخصوصية في تطبيقات Microsoft 365 على توفر ميزات Microsoft 365 Copilot. لضمان إمكانية وصول المستخدمين إلى ميزات Copilot، راجع إعدادات الخصوصية في تطبيقات Microsoft 365.

لمعرفة المزيد، راجع Microsoft 365 Copilot وعناصر التحكم في الخصوصية للتجارب المتصلة.

الخطوة 4 - تحديث القنوات

استخدام خيار التحديث الحالي أو التحديث الشهري للمؤسسة لتحديث التطبيقات

يتبع Copilot لـ Microsoft 365 الممارسات القياسية لتطبيقات Microsoft 365 للنشر والتحديثات. وهو متوفر في جميع قنوات التحديث، باستثناء خيار التحديث نصف السنوي للمؤسسة.

خياراتك:

  • تتضمن قنوات الإنتاجخيار التحديث الحالي والتحديث الشهري للمؤسسة.

    • خيار التحديث الحالي يوفّر للمستخدمين أحدث ميزات تطبيق Microsoft 365 بمجرد أن يكونوا جاهزين. فهو يوفر أفضل تجربة لمنتج سريع الحركة، مثل Copilot.

    • توفر "قناة المؤسسة الشهرية" إمكانية توقع أكبر لموعد إصدار ميزات تطبيق Microsoft 365 الجديدة هذه كل شهر. إنه خيار جيد للمؤسسات التي تريد التحقق من صحة الميزات الجديدة قبل إصدارها إلى خيار التحديث الحالي.

  • تتضمن قنوات المعاينةخيار التحديث الحالي (معاينة) خيار التحديث بيتا.

    تُعد معاينة القنوات خيارًا رائعًا للتحقق من صحة المنتج قبل طرحه لبقية المؤسسة. للتعرّف على المزيد، راجع نظرة عامة على قنوات التحديثوقنوات Microsoft 365 Insider.

هناك طرق متعددة يمكنك من خلالها إدارة القنوات لأجهزة المستخدم. لمعرفة المزيد، راجع تغيير قناة التحديث من Microsoft 365 لتمكين Copilot.

الخطوة 5 - توفير تراخيص Microsoft 365 Copilot

تعيين تراخيص Copilot باستخدام مركز مسؤولي Microsoft 365

الخطوة التالية هي تعيين التراخيص حتى يتمكن المستخدمون من بدء استخدام Copilot. يمكنك إدارة تراخيص Copilot لـ Microsoft 365 في مركز مسؤولي Microsoft 365. يمكنك التعيين إلى مستخدمين فرديين أو إلى مجموعات من المستخدمين، وكذلك إعادة تعيين التراخيص لمستخدمين آخرين.

عند تعيين التراخيص، يظهر Copilot في تطبيقات Microsoft 365، مثل Word وExcel. لاستخدام Copilot، يقوم المستخدمون بتسجيل الدخول إلى التطبيق باستخدام حساب العمل أو المؤسسة التعليمية ويجب أن يكون الملف قابلا للتحرير (وليس للقراءة فقط).

للتعرّف على المزيد، اطلع على:

الخطوة 6 - تكوين إعدادات Copilot

تكوين المزيد من ميزات Copilot

في مركز مسؤولي Microsoft 365>Copilot، هناك المزيد من ميزات Copilot التي تفيد المسؤولين والإعدادات التي يمكنك تكوينها التي تفيد مؤسستك.

يمكنك:

  • عرض حالة تعيينات ترخيص Copilot
  • الوصول إلى أحدث المعلومات حول Copilot
  • إدارة عناصر التحكم في أمان البيانات والتوافق
  • إرسال الملاحظات نيابة عن المستخدمين
  • تكوين الوظائف الإضافية والأذونات
  • تمكين استخدام بيانات الويب كبيانات أساسية في Copilot

لمعرفة المزيد، راجع إدارة Microsoft 365 Copilot باستخدام صفحة Copilot.

الخطوة 7 - النشر إلى بعض المستخدمين وقياس الاستخدام

إنشاء مجموعة من المستخدمين المبكرين

هناك العديد من استخدامات Microsoft 365 Copilot عبر تطبيقات الإنتاجية المختلفة لـ Microsoft 365. وهناك فرص للمستخدمين للعثور على القيمة بطرق مختلفة.

للمساعدة في تحفيز الاستخدام، قم بإنشاء مجموعة من المعتمدين الأوائل. يمكن أن تساعدك هذه المجموعة على فهم كيفية استخدام المستخدمين لـ Copilot ومدى قيمتها بالنسبة لهم.

  1. حدد المستخدمين عبر مجموعات الأعمال المختلفة في مؤسستك، بشكل مثالي مع الاستخدام العالي لميزات Microsoft 365 الحالية. يمكنك تحديد هؤلاء المستخدمين من خلال مراجعة مقاييس الاستخدام في مركز مسؤولي Microsoft 365.

  2. قم بتعيين هؤلاء المستخدمين Microsoft 365 تراخيص Copilot وإلحاقها باستخدام الموارد المتوفرة في مركز اعتماد Copilot لـ Microsoft 365، بما في ذلك مجموعة أدوات إلحاق المستخدم.

  3. بينما يعتاد هؤلاء المستخدمون على استخدام Copilot، يمكنهم التحدث إلى كيفية استخدامه بشكل أفضل، وأين يكون أكثر قيمة بالنسبة لهم. توفر لك هذه المعلومات خبراء المنتجات الذين يمكنهم مساعدة المستخدمين الآخرين على اعتماد Copilot واستخدامه عبر مؤسستك.

    من خلال مجتمعك الراسخ من المستخدمين الأوائل أو الأبطال، يمكنهم التحدث بشكل أفضل مع أقرانهم داخل مؤسستهم ووضع قيمة Copilot في سياقها بما يناسب احتياجاتهم على أفضل وجه. يوفر إطار العمل هذا أيضًا لأقسام تكنولوجيا المعلومات طريقة قابلة للتطوير للتعامل مع الأسئلة من خلال الأبطال، وتطوير فريق من الخبراء عبر مؤسستك.

    لمعرفة المزيد حول تحفيز الاستخدام ، تفضل بزيارة مركز استخدام Microsoft 365 Copilot.

الحصول على نتائج التحليلات ومشاعر المستخدم

لقياس تأثير Copilot على مؤسستك، استخدم لوحة معلومات Copilot من Viva Insights. تقدم Viva Insights لقادة المؤسسات وصنّاع قرارات تكنولوجيا المعلومات رؤى حول الجاهزية والاعتماد والتأثير ومشاعر المستخدم.

للتعرّف على المزيد، اطلع على:

موارد إضافية