نهج انتهاء صلاحية مجموعة Microsoft 365
مع زيادة استخدام مجموعات Microsoft 365 وMicrosoft Teams، يحتاج المسؤولون والمستخدمون إلى طريقة لتنظيف المجموعات والفرق غير المستخدمة. يمكن أن يساعد نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365 في إزالة المجموعات غير النشطة من النظام وجعل الأمور أكثر نظافة.
عند انتهاء صلاحية مجموعة، يتم أيضا حذف جميع الخدمات المقترنة بها تقريبا (علبة البريد و Planner وموقع SharePoint والفريق وما إلى ذلك).
عند انتهاء صلاحية مجموعة، يتم "حذفها مبدئيا" مما يعني أنه لا يزال من الممكن استردادها لمدة تصل إلى 30 يوما.
يمكن للمسؤولين تحديد فترة انتهاء صلاحية وسيتم حذف أي مجموعة غير نشطة تصل إلى نهاية تلك الفترة، ولم يتم تجديدها. (يتضمن ذلك الفرق المؤرشفة.) تبدأ فترة انتهاء الصلاحية عند إنشاء المجموعة، أو في تاريخ آخر تجديد لها. سيتم إرسال إعلام لمالكي المجموعة تلقائيا قبل انتهاء الصلاحية يسمح لهم بتجديد المجموعة لفترة انتهاء صلاحية أخرى. تظهر إشعارات انتهاء الصلاحية للمجموعات المستخدمة في Teams في موجز Teams Owners.
يتم تجديد المجموعات التي يتم استخدامها بنشاط تلقائيا قبل حوالي 35 يوما من انتهاء صلاحية المجموعة. في هذه الحالة، لا يحصل المالك على أي إشعارات تجديد. سيقوم أي من الإجراءات التالية تلقائيا بتجديد مجموعة:
- SharePoint - عرض الملفات أو تحريرها أو تنزيلها أو نقلها أو مشاركتها أو تحميلها. (لا يتم احتساب عرض صفحة SharePoint كإجراء للتجديد التلقائي.)
- Outlook - الانضمام إلى المجموعة أو تحريرها، وقراءة رسالة المجموعة أو كتابتها من المجموعة، والإعجاب برسالة (Outlook على الويب).
- Teams - تفضل بزيارة قناة Teams.
- Viva Engage - عرض منشور داخل مجتمع Viva Engage أو بريد إلكتروني تفاعلي في Outlook.
- النماذج - عرض النماذج أو إنشائها أو تحريرها أو إرسال استجابة إلى نموذج.
هام
عند تغيير نهج انتهاء الصلاحية، تعيد الخدمة حساب تاريخ انتهاء الصلاحية لكل مجموعة. يبدأ دائما العد من تاريخ إنشاء المجموعة، ثم يطبق نهج انتهاء الصلاحية الجديد.
من المهم معرفة أن انتهاء الصلاحية متوقف عن التشغيل بشكل افتراضي. يجب على المسؤولين تمكينه لمؤسستهم إذا كانوا يريدون استخدامه.
ملاحظة
يتطلب تكوين واستخدام نهج انتهاء الصلاحية لمجموعات Microsoft 365 امتلاك تراخيص Microsoft Entra ID P1 أو P2 لأعضاء جميع المجموعات التي يتم تطبيق نهج انتهاء الصلاحية عليها وليس بالضرورة تعيينها. لمزيد من المعلومات، راجع بدء استخدام معرف Microsoft Entra P1 أو P2.
من يمكنه تكوين واستخدام نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365؟
| دور | ما يمكنهم فعله |
|---|---|
| مسؤول Office 365 العمومي (في Azure، مسؤول الشركة)، مسؤول المستخدم | إنشاء إعدادات نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365 أو قراءتها أو تحديثها أو حذفها. |
| مسؤول المجموعات | يمكن لأعضاء هذا الدور إنشاء/إدارة المجموعات وإنشاء/إدارة إعدادات المجموعات مثل نهج التسمية وانتهاء الصلاحية وعرض نشاط المجموعات وتقارير التدقيق. |
| User | تجديد مجموعة Microsoft 365 التي يمتلكونها أو استعادتها |
هام
توصي Microsoft باستخدام الأدوار ذات الأذونات القليلة. يساعد ذلك في تحسين الأمان لمؤسستك. يعتبر المسؤول العام دورا متميزا للغاية يجب أن يقتصر على سيناريوهات الطوارئ عندما لا يمكنك استخدام دور موجود.
كيفية تعيين نهج انتهاء الصلاحية
كما هو مذكور أعلاه، يتم إيقاف تشغيل انتهاء الصلاحية بشكل افتراضي. سيتعين على المسؤول تمكين نهج انتهاء الصلاحية وتعيين الخصائص حتى يصبح ساري المفعول. لتمكينه، انتقل إلىانتهاء صلاحيةمجموعات> معرف >Microsoft Entra. هنا يمكنك تعيين مدة بقاء المجموعة الافتراضية.
يتم تحديد مدة بقاء المجموعة بالأيام ويمكن تعيينها إلى 180 أو 365 أو إلى قيمة مخصصة تحددها. يجب أن تكون القيمة المخصصة 30 يوما على الأقل.
إذا لم يكن لدى المجموعة مالك، فستنتقل رسائل البريد الإلكتروني لانتهاء الصلاحية إلى البريد الإلكتروني المحدد.
يمكنك تعيين النهج لجميع مجموعاتك، أو المجموعات المحددة فقط (حتى 500)، أو إيقاف تشغيلها تماما عن طريق تحديد بلا. عند تحديد لا يوجد تاريخ انتهاء صلاحية لكافة المجموعات النشطة والمعلقة للتحقق. ومع ذلك، لا تتأثر المجموعات التي انتهت صلاحيتها بالفعل.
لاحظ أنه لا يمكنك حاليا الحصول على نهج مختلفة لمجموعات مختلفة.
كيفية عمل انتهاء الصلاحية مع نهج الاستبقاء
إذا قمت بإعداد نهج استبقاء للمجموعات في مدخل توافق Microsoft Purview، فإن نهج انتهاء الصلاحية يعمل بسلاسة مع نهج الاستبقاء. عند انتهاء صلاحية مجموعة، يتم الاحتفاظ بمحادثات وملفات علبة بريد المجموعة في موقع المجموعة في حاوية الاستبقاء لعدد محدد من الأيام المحددة في نهج الاستبقاء. ومع ذلك، لن يرى المستخدمون المجموعة أو محتواها بعد انتهاء الصلاحية.
كيف ومتى يتعلم مالك المجموعة ما إذا كانت مجموعاته ستنتهي صلاحيتها
إذا تم إنشاء المجموعة عبر Planner أو SharePoint أو أي تطبيق آخر، فستأتي إعلامات انتهاء الصلاحية دائما عبر البريد الإلكتروني. إذا تم إنشاء المجموعة عبر Teams، فسيتلقى مالك المجموعة رسالة بريد إلكتروني وإخطار للتجديد من خلال قسم النشاط. لا يوصى بتمكين انتهاء الصلاحية على مجموعة إذا لم يكن لدى مالك المجموعة عنوان بريد إلكتروني صالح.
قبل 30 يوما من انتهاء صلاحية المجموعة، سيتلقى مالكو المجموعة (أو عناوين البريد الإلكتروني التي حددتها للمجموعات التي ليس لها مالك) رسالة بريد إلكتروني تسمح لهم بتجديد المجموعة بسهولة. إذا لم يجددها، فسيتلقى بريدا إلكترونيا آخر للتجديد قبل 15 يوما من انتهاء الصلاحية. إذا لم يتم تجديده بعد، فسيتلقى إشعار بريد إلكتروني آخر في اليوم السابق لانتهاء الصلاحية.
إذا لم يجدد أي من المالكين أو المسؤولين المجموعة قبل انتهاء صلاحيتها لسبب ما، فلا يزال بإمكان المسؤول استعادة المجموعة لمدة تصل إلى 30 يوما بعد انتهاء الصلاحية. للحصول على التفاصيل، راجع: استعادة مجموعة Microsoft 365 محذوفة.
أرشفة محتويات المجموعة
إذا كانت لديك مجموعة لم تعد تخطط لاستخدامها، ولكنك تريد الاحتفاظ بمحتواها، فراجع مجموعات الأرشيف والفرق وViva Engage للحصول على معلومات حول كيفية تصدير المعلومات من خدمات المجموعات المختلفة.