Създаване на програма за застъпници
Застъпниците са не само отдадени в това, което правят, но и се вълнуват да разпространяват информация и да помагат на своите колеги да научат по-ефективни решения. Застъпниците ще помогнат за намаляване на натоварването на ресурсите на основния екип на проекта и за изграждане на ангажираността в цялата общност. Те са тези, които:
- Създават вълна от ентусиазъм, който насърчава приемането на подобрени начини на работа.
- Изградят кръг на влияние сред своите екипи.
- Внесат нови начини на работа в живота на екипите.
- Идентифицират бизнес предизвикателствата и възможните решения.
- Предоставят обратна връзка за екипа на проекта и спонсорите.
Защо са важни застъпниците?
Обучението чрез колеги е сред най-ефективните и най-използваните методи.
Застъпниците ще разпространяват информация относно новите начини на работа и помагат в обучението на своите екипи. Те изграждат осъзнаване, разбиране и ангажираност в цялата общност. Използвайте застъпниците за:
- Разпространяване на информация за Dynamics 365 и неговата стойност между екипите.
- Помагане на хората от техния екип да разберат каква е тяхната лична полза от това.
- Създават информираност за Dynamics 365 чрез неофициални комуникационни канали.
Видеоклип: Важността на мрежа на застъпници
Как да мотивираме застъпниците
Какво казват застъпниците
„Аз съм професионалният потребител. Опитвам се да вървя напред, така че другите да правят същото. Става въпрос за споделяне на идеи.”
„Въпросът е да намеря мотивирани хора. Виждам това като възможност. Част от работата ми е да насърча обмена на общност и знания.“
Създаване на устойчива общност на застъпниците
Застъпниците помагат за изграждането, растежа и поддържането на вашия Dynamics 365, като разпространяват информация и помага на своите колеги с новите решения. Тези застъпниците:
- Трябва да бъдат официално обучени, за да получат задълбочени познания.
- Трябва да бъдат насърчавани и овластени да ръководят и обучават своите колеги.
- Имат нужда от непрекъсната положителна подкрепа, която да потвърждава въздействието на техните усилия.
- Имат нужда от ясен план, който да изпълняват.
5 стъпки за развитие на общност на застъпниците
- Задайте контекста.
- Проектирайте и съгласувайте общността на застъпниците спрямо организационните цели и визия за решението Dynamics 365.
- Идентифицирайте застъпниците и получете участие.
- Създайте план с помощта на застъпници.
- Изпълнете и повторете.
Как се вписват застъпниците в цялостното планиране на стартиране
Ето препоръчителните начини за организиране и развитие на общността на застъпниците:
- Задайте контекста и обхвата на общността: какво, защо и как.
- Разработете и съгласувайте стратегията си за застъпници спрямо организационните цели и визията за решението Dynamics 365 и се уверете, че тя включва общност, която да ангажира и подкрепя застъпниците.
- Сдобийте се с със спонсорство от ключови заинтересовани лица и изпълнителни директори.
- Разработете общия си план за покритие; например броят на застъпниците на офис, отдел, екип или етаж.
- Разработете своето ръководство за ангажиране на застъпници.
Запознайте се със своите заинтересовани лица и застъпници
Обсъждайте целта и стратегията на общността на застъпниците като част от стартирането в цялата ви организация. Обявете къде могат да бъдат намерени и как служителите могат да се учат от застъпниците, в рамките на вашите онлайн и офлайн комуникации около стартирането на Dynamics 365.
Предоставете на застъпниците информационен лист, който да предоставят на своя мениджър за получаване на участие. Не забравяйте да върнете нещо обратно – дайте публично признание и награди за работата, която застъпниците извършват.
Определете своите застъпници
Придобийте разбиране за това кои са вашите заинтересовани лица: застъпници, организационни инфлуенсъри, ръководители на екипи, изпълнителни спонсори, ЧР (ОР или обучителни екипи). Обяснете стойността на общността на застъпниците за организацията, за да осигурите подкрепа от ключови заинтересовани лица. По-зрелите общности могат да включват задължения за застъпници като част от ангажиментите на ЧР за признаване на работата, която вършат.
Работете с тези заинтересовани лица, за да разработите и одобрите окончателния дизайн на общността. Информирайте застъпниците за тяхното участие и времето, необходимо за изпълнение на ангажиментите.
Изпълнение на плана на общността на застъпниците
Провеждайте дискусии с ръководители на отдели и мениджъри в различни сфери на дейност, за да помогнете в намирането на мисловни лидери, разпространители на технологична информация и други.
Използвайте своята група за поддръжка или помощ на Dynamics 365 или мрежата на Yammer, ако имате такава, за да определите кой вече помага на новите потребители на Dynamics 365 и има потенциал да расте като застъпник.
Включване на шампиони в стартирането на Dynamics 365
След като сте преминали през планирането, този етап е свързан с действителното изпълнение на вашия план!
Непрекъснато се срещайте със застъпници, за да научите как се справят и да събирате обратна връзка за това как техните екипи намират новите начини на работа. По време на стартирането в цялата ви организация насърчавайте заинтересованите служители да научат повече за общността на застъпниците и им предоставяйте насоки как да се включат.
Подчертавайте и споделете успеха
Насърчавайте информираност сред застъпниците, че подчертаването и споделянето на успеха на Dynamics 365 е част от тяхната роля. Уверете се, че те разбират как споделянето на успеха ще ги подкрепи в дискусиите им с нови потребители, като го включат във всяко обучение за застъпници.
Застъпниците трябва да имат открито пространство, като например група на Yammer или Teams, за да се свързват помежду си, така че да могат да подчертаят тези споделени истории и да обсъдят обратна връзка.
Видеоклип: Градивните елементи на мрежа на застъпници
Контролен списък на програмата за застъпници
⬜ Намерете ентусиазирани застъпници, които могат да вложат време и усилия.
⬜ Създайте група за чат, като Yammer или Teams, за застъпници, където да споделят актуализации и успехи.
⬜ Осигурете готови материали, за да подкрепите работата им в групата с екипи и отделни служители (например неофициално обучение).
⬜ Осигурете редовен ритъм за дискусии със застъпниците относно това кое работи и кое не.
⬜ Обсъждайте с хората ролята на застъпниците и къде могат да бъдат намерени – не забравяйте, че те не са функция за ИТ поддръжка, а представители на бизнеса.
⬜ Включете ресурси за обучение за Dynamics 365 във ваш собствен сайт за обучение.
⬜ Създайте конкурс (като игра на скрит предмет или томбола) между отделите, за да насърчите хората да взаимодействат с решението Dynamics 365.