Tutorial: Crear un flux del procés de negoci
Important
A partir de l'agost de 2022, ja no podeu crear ni administrar fluxos de processos de negoci des de Power Automate fora de l'explorador de solucions. Els fluxos i les instàncies del procés de negoci continuen sent compatibles mitjançant l'explorador Power Apps de solucions i Dataverse les visualitzacions de taula.
En aquest article s'explica com crear un flux de procés de negoci amb Power Apps. Per obtenir més informació sobre els avantatges d'utilitzar fluxos de processos de negoci, aneu a Visió general dels fluxos de processos de negoci. Per obtenir informació sobre com crear fluxos de tasques mòbils, aneu a Crear un flux de tasques mòbils.
Quan un usuari inicia un flux de procés de negoci, les fases i els passos del procés es mostren a la barra de processos a la part superior d'un formulari.
Propina
Després de crear una definició de flux del procés de negoci, podeu controlar qui pot crear, llegir, actualitzar o suprimir la instància de flux del procés de negoci. Per exemple, per als processos relacionats amb el servei, proporcioneu accés complet als representants del servei d'atenció al client per canviar la instància del flux del procés de negoci, però proporcioneu accés només de lectura als representants de vendes per supervisar les activitats postvenda dels seus clients. Per definir la seguretat d'una definició de flux de procés de negoci que creeu, seleccioneu Habilita les funcions de seguretat a la barra d'accions.
Requisits previs
- Per crear fluxos del procés de negoci, necessiteu una Power Apps llicència per Power Automate usuari o un pla de llicències del Dynamics 365 que inclogui drets d'ús del flux del procés de negoci.
- Taula amb la qual s'associa el flux del procés de negoci. Si el flux del procés de negoci no està relacionat amb una taula existent, creeu-ne una de nova abans de crear el flux.
Creació d'un flux del procés de negoci
A Power Apps o Power Automate bé, seleccioneu Solucions a la barra de navegació de l'esquerra.
Seleccioneu o creeu una solució per utilitzar-la per al flux del procés de negoci.
Dins de la solució, seleccioneu Flux> del procés de negoci del procés>d'automatització>nou.
- Doneu al flux un Nom de visualització i Nom (LogicalName).
- Seleccioneu la taula que voleu utilitzar per al flux.
- Seleccioneu Crea.
Es crea el nou flux del procés de negoci. Ara podeu editar-lo amb una primera etapa única creada per a vosaltres.
Afegeix etapes. Si els usuaris passen d'una fase empresarial a una altra en el procés:
Arrossegueu un component Stage des de la pestanya Components i deixeu-lo anar en un registre + al dissenyador.
Per definir les propietats d'una fase, seleccioneu-la i, a continuació, definiu-les a la pestanya Propietats de la part dreta de la pantalla:
Introduïu un nom de visualització.
Si ho desitgeu, seleccioneu una categoria per a la fase. La categoria (com ara Qualifica o Desenvolupa) apareix com un galó a la barra de procés.
Quan hàgiu acabat de canviar les propietats, seleccioneu el botó Aplica .
Afegeix passos a una fase. Per veure els passos d'un escenari, seleccioneu Detalls a l'angle inferior dret de l'escenari. Per afegir més passos:
Arrossegueu el component Pas a l'escenari des de la pestanya Components .
Seleccioneu el pas i, a continuació, definiu les propietats a la pestanya Propietats :
- Introduïu un nom de visualització per al pas.
- Si voleu que els usuaris introdueixin dades per completar un pas, seleccioneu la columna adequada a la llista desplegable.
- Seleccioneu Obligatori si els usuaris han d'omplir la columna per completar el pas abans de passar a la següent fase del procés.
- Seleccioneu Aplica quan hàgiu acabat.
Nota
- Si definiu una columna booleana de dues opcions com a Obligatòria, els usuaris no podran continuar tret que el valor de la columna sigui Sí. L'usuari ha de marcar la columna com a completada abans de passar a la següent fase.
- Si Sí o No són valors de columna acceptables, hauríeu de fer que la columna sigui una opció en lloc d'una columna booleana de dues opcions.
Afegiu una branca (condició) al procés. Per afegir una condició de ramificació:
Arrossegueu el component Condició des de la pestanya Components a un signe + entre dues fases.
Seleccioneu la condició i, a continuació, definiu les propietats a la pestanya Propietats . Per obtenir més informació sobre les propietats de bifurcació, aneu a Millorar els fluxos del procés de negoci amb la bifurcació. Quan hàgiu acabat de definir les propietats de la condició, seleccioneu Aplica.
Afegiu un flux de treball. Per invocar un flux de treball:
Arrossegueu un component Flux de treball des de la pestanya Components a una fase o a l'element Flux de treball global del dissenyador. On l'afegiu depèn d'aquestes condicions:
- Arrossegueu-lo a una fase per activar el flux de treball a l'entrada o sortida de l'escenari. El component de flux de treball s'ha de basar en la mateixa taula principal que l'escenari.
- Arrossegueu-lo a l'element Flux de treball global per activar el flux de treball quan el procés s'activi o s'arxivi (quan l'estat canviï a Completat o Abandonat). El component de flux de treball s'ha de basar en la mateixa taula principal que el procés.
Seleccioneu el flux de treball i, a continuació, definiu les propietats a la pestanya Propietats :
- Introduïu un nom de visualització.
- Seleccioneu quan es dispararà el flux de treball.
- Cerqueu un flux de treball actiu sota demanda existent que coincideixi amb la taula d'escenaris o creeu un flux de treball nou seleccionant Crea.
- Seleccioneu Aplica quan hàgiu acabat.
Per obtenir més informació sobre els fluxos de treball, aneu a Processos de flux de treball.
Per validar el flux del procés de negoci, seleccioneu Valida a la barra d'accions.
Per desar el procés com a esborrany mentre continueu treballant-hi, seleccioneu Desa a la barra d'accions.
Important
Mentre un procés sigui un esborrany, la gent no pot utilitzar-lo.
Per activar el procés i posar-lo a disposició del vostre equip, seleccioneu Activa a la barra d'accions.
Per proporcionar control sobre qui pot crear, llegir, actualitzar o suprimir la instància del flux del procés de negoci, seleccioneu Edita les funcions de seguretat a la barra d'ordres del dissenyador. Per exemple, per als processos relacionats amb el servei, proporcioneu accés complet als representants del servei d'atenció al client per canviar la instància del flux del procés de negoci i accés només de lectura per als representants de vendes per supervisar les activitats postvenda dels seus clients.
A la pantalla Funcions de seguretat, seleccioneu el nom d'una funció per obrir la pàgina d'informació de la funció de seguretat. Seleccioneu la pestanya Fluxos del procés de negoci i, a continuació, assigneu els privilegis adequats al flux del procés de negoci per a una funció de seguretat.
Nota
Les funcions de seguretat Administrador del sistema i Personalitzador del sistema tenen accés als fluxos de processos de negoci nous per defecte.
Especifiqueu els privilegis seleccionant els botons d'opció adequats i seleccioneu Desa. Per obtenir més informació sobre els privilegis, aneu a Privilegis del flux del procés de negoci.
A continuació, no us oblideu d'assignar la funció de seguretat als usuaris adequats de la vostra organització.
Propina
Aquests són alguns consells que cal tenir en compte quan treballeu amb el flux de la tasca a la finestra del dissenyador:
- Per fer una instantània de tot el que hi ha a la finestra del flux del procés de negoci, seleccioneu instantània a la barra d'accions. Aquesta opció és útil si voleu compartir i obtenir comentaris sobre el procés d'un membre de l'equip.
- Utilitzeu el mapa petit per anar ràpidament a diferents parts del procés. Aquesta funció és útil quan teniu un procés complicat que es desplaça fora de la pantalla.
- Per afegir una descripció per al procés de negoci, seleccioneu Detalls sota el nom del procés a l'extrem esquerre de la finestra del flux del procés de negoci. Podeu fer servir fins a 2.000 caràcters.
Dissenyar fluxos de processos de negoci amb sucursals
Tingueu en compte aquests punts a l'hora de dissenyar fluxos de processos de negoci amb branques:
Un procés pot abastar un màxim de cinc taules úniques.
Utilitza un màxim de 30 etapes per procés i 30 passos per etapa.
Cada ramificació no pot tenir una profunditat superior a 10 nivells.
Les regles de ramificació s'han de basar en els passos de l'etapa anterior.
Podeu combinar diverses condicions en una regla utilitzant l'operador
ANDo l'operadorOR, però no els dos operadors.Quan definiu un flux de procés, seleccioneu opcionalment una relació de taula. Aquesta relació ha de ser una relació 1:N (d'un a diversos).
Diversos processos actius es poden executar simultàniament en el mateix registre.
Reorganitzeu les peces (etapes, passos, condicions) en el flux del procés arrossegant i deixant anar.
Quan es combinen branques mitjançant l'ordre connector, totes les branques semblants s'han de combinar en una sola etapa. Les branques semblants s'han de fusionar en una sola etapa o finalitzar el procés. Una branca semblant no es pot fusionar amb altres branques i finalitzar el procés al mateix temps.
Podeu tornar a visitar una taula utilitzada en el procés diverses vegades (múltiples bucles d'entitat tancats).
Un procés pot tornar a la fase anterior independentment del tipus de taula.
Per exemple, si la fase activa és Lliura oferta en un registre d'oferta, els usuaris poden tornar a moure la fase activa a la fase Proposa en un registre d'oportunitat .
En un altre exemple, suposem que un procés es troba a la fase Presenta proposta en el flux del procés: Aprovar client potencialIdentificar necessitats>Crear proposta>Presentar proposta>Tancar>. Si la proposta requereix més investigació per identificar les necessitats del client, els usuaris poden seleccionar l'etapa Identifica les necessitats del procés i triar Estableix actiu.
Editar un flux del procés de negoci
Per editar un flux del procés de negoci, obriu l'explorador de solucions, seleccioneu Processos i, a continuació, seleccioneu el flux del procés de negoci a la llista de processos que voleu editar.
Seleccioneu el flux del procés de negoci que voleu editar de la llista de processos. S'obre al dissenyador, on podeu fer actualitzacions. Expandiu Detalls sota el nom del procés per canviar-ne el nom o afegir una descripció i visualitzar informació addicional.
Altres coses que cal saber sobre els fluxos de processos de negoci
Edita les etapes
Els fluxos del procés de negoci poden tenir fins a 30 fases.
Podeu afegir o canviar les següents propietats d'una fase:
Nom artístic
Taula. Podeu canviar la taula per a qualsevol etapa excepte la primera.
Categoria d'escenari. Una categoria permet agrupar les fases per un tipus d'acció. És útil per als informes que agrupen files per l'etapa en què es troben. Les opcions per a la categoria d'escenari provenen de l'opció global Categoria d'escenari. Podeu afegir més opcions a aquesta opció global i canviar les etiquetes de les opcions existents si voleu. També podeu suprimir aquestes opcions si ho desitgeu, però us recomanem que conserveu les opcions existents. No podeu tornar a afegir exactament la mateixa opció si la suprimiu. Si no voleu que s'utilitzin, canvieu l'etiqueta per "No l'utilitzeu".
Relació. Introduïu una relació quan l'etapa anterior del procés es basa en una taula diferent. Per a la fase que s'està definint actualment, trieu Selecciona relacions per identificar una relació que s'utilitzarà quan es mou entre les dues fases. Seleccioneu una relació per obtenir els avantatges següents:
Les relacions sovint tenen mapes de columnes definits que transporten automàticament les dades entre files, minimitzant l'entrada de dades.
Quan seleccioneu Fase següent a la barra de procés per a una fila, les files que utilitzen la relació es mostren al flux del procés, promovent la reutilització de files en el procés. A més, podeu utilitzar fluxos de treball per automatitzar la creació de files de manera que l'usuari simplement les seleccioni en lloc de crear-ne una per agilitzar encara més el procés.
Edita els passos
Cada fase pot tenir fins a 30 passos.
Afegeix una branca
Per obtenir informació sobre com afegir una branca a una fase, aneu a Millorar els fluxos del procés de negoci amb la bifurcació.
Per fer que un flux del procés de negoci estigui disponible per a l'ús de les persones, heu d'ordenar el flux de procés, habilitar les funcions de seguretat i activar-lo.
Defineix l'ordre del flux del procés
Quan teniu més d'un flux del procés de negoci per a una taula (tipus de fila), heu de definir quin procés s'assigna automàticament a les files noves. A la barra d'ordres, seleccioneu Flux de procés de comanda. Per a les files noves o que encara no tenen un flux de procés associat, s'utilitza el primer flux del procés de negoci al qual un usuari té accés.
Habilita les funcions de seguretat
Els usuaris tenen accés a un flux de procés de negoci en funció del privilegi definit en el flux en la funció de seguretat assignada a l'usuari.
Per defecte, només les funcions de seguretat Administrador del sistema i Personalitzador del sistema poden visualitzar un nou flux del procés de negoci.
Per especificar privilegis en un flux del procés de negoci, obriu el flux del procés de negoci per editar-lo i, a continuació, seleccioneu Edita les funcions de seguretat a la barra d'ordres del dissenyador del flux del procés de negoci. Vegeu el pas 13 a Crear un flux del procés de negoci que apareix anteriorment en aquest article.
Activar
Abans que ningú pugui utilitzar el flux del procés de negoci, heu d'activar-lo. A la barra d'ordres, seleccioneu Activa. Després de confirmar l'activació, el flux del procés de negoci està preparat per utilitzar. Si un flux del procés de negoci té errors, no el podeu activar fins que no es corregeixin els errors.
Afegiu una acció segons demanda a un flux de procés de negoci
L'actualització de la Dynamics 365 (online) versió 9.0 introdueix una característica de flux del procés de negoci: l'automatització del flux del procés de negoci amb passos d'acció. Podeu afegir un botó a un flux del procés de negoci que activi una acció o un flux de treball.
Afegiu fluxos o accions segons demanda a través d'un pas d'acció
Com a part del procés de qualificació d'oportunitats, Contoso requereix un revisor designat per revisar totes les oportunitats. Més tard Contoso va crear una acció que:
- Crea una fila de tasques assignada al revisor d'oportunitats.
- Anota "Preparat per a la revisió" al tema de l'oportunitat.
A més, Contoso ha de poder executar aquestes accions segons demanda. Per integrar aquestes tasques al procés de qualificació d'oportunitat, les accions han d'aparèixer al flux de procés de negoci d'oportunitat. Per habilitar aquesta funcionalitat, seleccioneu Com a pas d'acció del flux del procés de negoci.
A continuació, el pas d'acció s'agrega al flux de processos de negoci d'oportunitat de Contoso. Després, es valida i s'actualitza.
Ara, els membres de la força de vendes de Contoso poden iniciar l'acció des del pas del procés de negoci Qualificació d'oportunitats, sota demanda, seleccionant Executa.
Important
- Per poder executar una acció o flux de treball segons demanda, el flux del procés de negoci ha d'incloure un pas d'acció. Si el pas de l'acció executa un flux de treball, aquest flux s'ha de configurar per executar-se segons demanda.
- La taula associada amb l'acció o el flux de treball ha de ser la mateixa que la taula associada amb el flux del procés de negoci.
Limitació de l'ús de passos d'acció en un flux de procés de negoci
- Les accions no estan disponibles com a passos d'acció si els paràmetres d'entrada o de sortida són de tipus Table, EntityCollection o OptionSet (Choice). Les accions amb més d'un paràmetre de sortida EntityReference o qualsevol nombre de paràmetres d'entrada EntityReference no estan disponibles com a passos d'acció. Les accions no associades a una taula principal (acció global) no estan disponibles com a passos d'acció.
El centre d'acció
Quan necessiteu veure la llista de fluxos de processos de negoci en què participeu, consulteu el centre d'acció unificat.
Al centre d'accions unificat, veureu tots els processos de negoci en els quals se us assigna almenys una Microsoft Dataverse fila de taula que utilitza el procés. Per exemple, si un procés de negoci utilitza les taules Client potencial i Oportunitat Dataverse, veureu totes les instàncies d'aquest procés en què se us assigna la fila Client potencial o Oportunitat.
Visualitzeu totes les instàncies que s'estan treballant actualment a la pestanya Actiu . Des d'aquesta pestanya, podeu veure els detalls següents:
- El nom del procés.
- L'etapa actual de cada procés.
- El propietari de la fila Dataverse associada a la fase activa.
- El temps transcorregut des de la creació de la instància.
Seleccioneu una instància per obrir-la en una pestanya nova o seleccioneu-la per copiar un enllaç, compartir un enllaç per correu electrònic, abandonar o suprimir la instància.