Disseny del procés
Quan dissenyes una automatització de processos, el primer pas és decidir quan i què automatitzar. Mirant el procés de negoci que teniu actualment, primer heu d'identificar quina part del procés voleu automatitzar.
Identificació d'àrees d'automatització
Els tipus d'avantatges que podeu obtenir potencialment mitjançant l'automatització pertanyen a aquestes categories:
Aplicar de manera coherent regles de negoci estandarditzades
Reduir el treball manual sobre processos repetitius
Reduir l'error humà
Agilitza les aprovacions
Guanya eficiència en transaccions de gran volum
Moure eficientment les dades entre sistemes (reduir l'entrada manual de dades)
Maximitzar l'ús dels recursos disponibles
Augmentar el rendiment
Aplicar regles de negoci estandarditzades
Les regles de negoci són la lògica if/then que aplica les vostres polítiques empresarials. Automatitzar-los garanteix que se seguiran constantment cada vegada.
En el nostre escenari d'informes de despeses de mostra, una regla de negoci requereix que si l'import de l'informe de despeses supera $10,000, també ha de ser aprovat pel director financer. En automatitzar el procés, Abhay s'assegura que cap informe de despeses d'alt dòlar passarà desapercebut.
Automatitza processos repetitius
L'automatització de processos repetitius pot ajudar els vostres empleats a evitar el desgast mental i físic. Els processos que es fan de la mateixa manera cada vegada haurien de ser alts a la vostra llista a tenir en compte per a l'automatització.
Per exemple, Abhay el comptable ha de cobrar formularis de despeses i rebuts de tothom. Els rebuts poden ser un rebut en paper d'un restaurant o factures en paper dels proveïdors. Abhay ha d'escanejar manualment aquests papers en un fitxer PDF i emmagatzemar-lo. Abhay també ha d'introduir el que està escrit en el paper i publicar-ho en el sistema financer per a cada informe de despeses presentat.
Reduir l'error humà
Tasques com copiar i enganxar valors d'un sistema a un altre, o introduir dades de formularis en paper, són processos on es poden produir errors humans.
Un cas d'exemple per a l'escenari d'informes de despeses és on Abhay ha de reemborsar diners en efectiu a l'empleat buscant les dades bancàries dels empleats i, a continuació, accedint al sistema bancari.
Diagrama que mostra una flux del procés de negoci d'Abhay el comptable. Dos passos del procés ("Cerqueu les dades bancàries dels empleats" i "Reembosseu efectiu al sol·licitant") s'encerclen en vermell per indicar les àrees potencials on Power Automate es poden reduir els errors humans automatitzant aquests passos.
Agilitza les aprovacions
Un tipus diferent d'error es produeix quan les persones s'obliden de realitzar les seves tasques. Podeu configurar l'automatització per recordar-los que treballin en la tasca o el procés que se'ls ha assignat.
Per exemple, Lee ha presentat un informe de despeses, però Nick fa temps que no respon a la sol·licitud d'aprovació. Es pot configurar una automatització per recordar a Nick que ha de prendre una decisió, i fins i tot proporcionar un botó per respondre directament des del recordatori.
Diagrama que mostra una flux del procés de negoci d'Abhay el comptable. El procés d'aprovació es modifica de manera que un recordatori per a les aprovacions s'automatitza configurant una automatització d'activació per comprovar l'estat. Si s'ha completat l'aprovació, l'automatització finalitza; I si l'aprovació no s'ha completat, s'envia un recordatori a l'aprovador i es tornarà a executar l'automatització del recordatori per comprovar fins que es completi l'aprovació.
Guanya eficiència en processos de gran volum
Una altra àrea que és possible que vulgueu automatitzar són els processos de gran volum. Els processos de gran volum són processos que ocorren amb molta freqüència diàriament. Està estretament lligat a processos repetitius però és lleugerament diferent. És possible que tingueu un procés que només pot tenir un pas o dos que es poden automatitzar. No obstant això, si un procés s'ha de fer moltes vegades, fins i tot petites millores poden tenir grans impactes.
Per exemple, si l'escenari d'informes de despeses es manté per a 1.000 venedors, cada minut de millora equivaldria a dos dies laborables de temps estalviat. L'anàlisi de l'impacte real es pot fer mitjançant les funcions d'anàlisi.
Automatitzar l'entrada de dades
És possible que estigueu introduint dades manualment perquè teniu dos sistemes que no parlen entre ells. En el nostre escenari d'informes de despeses, aquí és on Abhay introdueix dades al sistema comptable tornant a introduir valors de l'informe de despeses enviat.
Maximitzar l'ús dels recursos disponibles
Altres bons candidats a automatització són aquells processos que es poden executar independentment de la interacció humana. Aquest tipus de processos no són tan fàcils d'identificar, així que la millor manera és imaginar si hi ha processos que es poden completar fora del teu horari comercial habitual. Aquesta automatització actua com un "multiplicador" de la vostra gent i utilitza plenament els vostres altres recursos (com ara ordinadors).
També podeu utilitzar l'automatització per a processos que triguen massa temps en comparació amb una interacció humana, però és tolerable si es fa durant la nit, quan no hi ha pressa perquè finalitzi l'automatització. Per exemple, si una persona comença el dia processant comandes que van arribar durant la nit, podeu crear una automatització que processi les comandes tan bon punt arribin, de manera que el vostre equip pugui començar a complir les comandes a primera hora del matí.
Augmentar el rendiment
De manera similar a maximitzar l'ús dels recursos disponibles, l'automatització també us ajuda a augmentar el rendiment d'un procés concret. Amb aquest tipus d'automatització, el seu procés actual pot ser realitzat per humans en paral·lel amb l'automatització.
Per exemple, Abhay el comptable pot ser l'única persona que processa els informes de despeses i el seu horari laboral estàndard pot ser entre les 9 del matí i les 6 de la tarda. En configurar una automatització, també podríeu haver Power Automate de processar els informes de despeses i, per tant, tenir tant Abhay com l'automatització per processar-lo, cosa que resulta en un rendiment més alt.
Exemple d'escenari
Quan s'apliquen totes les àrees d'automatització, l'exemple següent mostra com es pot cobrir Power Automate un procés de negoci d'informes de despeses amb millores en el rendiment, maximitzant els recursos disponibles, automatitzant les entrades de dades i racionalitzant les aprovacions.
