Přehled řízení projektů a účetnictví

Funkci řízení projektů a účetnictví lze použít v různých průmyslových odvětvích k poskytování služeb, výrobě produktu nebo dosažení výsledku.

Projekt je skupina činností, která je určena k poskytování služeb, výrobě produktu nebo dosažení výsledku. Projekty spotřebovávají zdroje a generují finanční výsledky ve formě výnosů nebo aktiv.

Projekty napříč průmyslovými odvětvími

Funkci řízení a účetnictví projektu lze použít v různých průmyslových odvětvích, jak ukazuje následující obrázek.

V call centru lze lístek použít k popisu souboru akcí, které jsou nutné k vyřešení hovoru. Poradenské společnosti, jako jsou organizace pro správu nebo technické poradenství nebo reklamní agentury, označují své činnosti jako projekty. V marketingu představuje kampaň soubor práce, kterou je třeba doručit. V projektové výrobě se výrobní zakázka týká různých prací, které je třeba provést k výrobě některých hotových výrobků. Ať se pro ně použije jakýkoli název, tyto projekty zahrnují zdroje, plány a náklady a funkce pro správu a účetnictví projektu mohou pomoci s plánováním, prováděním a analýzou těchto projektů.

Fáze projektu

Ačkoli je následující procesní proces zaměřen na externí projekty nebo projekty, které jsou dokončeny pro jednoho nebo více zákazníků, funkce se vztahuje také na interní projekty pouze za náklady.

Jak je znázorněno na předchozím obrázku, projektové řízení a účetnictví lze rozdělit do tří fází:

1. Zahájení
2. Spustit
3. Analýza

Zahajte projekt

Během zahájení projektu dochází k několika klíčovým procesům. Pomocí nabídky projektu můžete zákazníkovi sdělit odhadovanou práci, výdaje a materiál. Fakturační podmínky, limity a dohody můžete zaznamenat do smlouvy o projektu. K plánování a odhadu práce můžete použít strukturu rozpisu práce (WBS). K řízení spuštění projektu můžete nastavit prognózy a rozpočty. Následující obrázek ukazuje strukturu projektu. Struktura projektu

Vtvoření projektových nabídek

V počáteční fázi prodeje projektu vám projektová nabídka umožní poskytnout zákazníkovi nezávaznou nabídku. Projektová nabídka může zahrnovat prvky jako položky a služby, které jsou nabízeny, základní kontaktní informace, speciální obchodní dohody a slevy, a možné daně a příplatky.

Můžete také vystavit záruční list na transakci nabídky projektu mezi vaší organizací a zákazníkem. Po vytvoření nabídky projektu můžete vytvořit požadavek na záruční list pro zákazníka a odeslat jej do banky. Poté, co banka žádost schválí, je zákazníkovi vystaven záruční list.

Další informace naleznete v článku Projektové nabídky.

Vytvoření projektových smluv

Když uzavíráte smlouvu se zákazníkem nebo jiným zdrojem financování za účelem dokončení projektu, musíte nejprve vytvořit projektovou smlouvu. Poté, když vytvoříte projekt, musíte jej přiřadit k příslušné smlouvě. Typ projektu, který vytvoříte pro projektovou smlouvu, určuje metodu, která se používá k fakturaci zákazníků projektu. Projektovou smlouvu a související projekt můžete změnit, ale nemůžete změnit typ projektu. Další informace o typech projektů najdete v části „Vytváření projektů“.

Další informace o smlouvách o projektu najdete v části Smlouvy o projektu.

Vytvoření struktur rozpisu prací

Stupeň podrobností ve WBS závisí na úrovni přesnosti, která je požadována v odhadech, a na úrovni sledování, která je požadována oproti těmto odhadům. Projekty, které mají velmi nízkou toleranci skluzů v harmonogramu nebo nákladech, obvykle vyžadují podrobnější strukturovaný rozpis prací a také vyžadují pečlivé sledování postupu práce a nákladů oproti tomuto rozpisu.

Další informace viz Přehled struktur rozpisu prací.

Vtvoření projektových předpovědí a rozpočtů

Pokud má vaše organizace provozní perspektivu a pokud se zaměřuje na výnosy a náklady odvozené z konkrétních transakcí, můžete použít projektové předpovědi. Pokud se však vaše organizace více zaměřuje na finanční částky, můžete použít rozpočtování. Každá metoda má svoje výhody. Další informace viz Prognózy a rozpočty projektů.

Vytvoření projektů

V aplikaci Finance lze vytvořit šest typů projektů. Každý typ projektu je nastaven odlišně pro rozpoznávání nákladů a výnosů. Zvolený typ projektu závisí na účelu projektu. Následující tabulka popisuje typické použití každého typu projektu.

Typ projektu	Popis
Čas a materiál	V časových a materiálových projektech se zákazníkovi účtují všechny náklady, které na projektu vzniknou. Tyto náklady zahrnují náklady na hodiny, výdaje, položky a poplatky.
Pevná cena	V projektech s pevnou cenou se faktury skládají z transakcí na účet. Projekt s pevnou cenou je fakturován podle plánu fakturace, který je založen na smlouvě o projektu. Výnosy z projektu s pevnou cenou lze vypočítat a zaúčtovat v celém projektu pomocí metody dokončeného procenta. Alternativně lze výnosy vypočítat a zaúčtovat po dokončení projektu pomocí metody dokončené smlouvy. Společnosti mohou často těžit z využití hodnoty probíhající práce (WIP) k výpočtu stupně dokončení projektu nebo skupiny projektů.
Investice	Investiční projekty jsou projekty, které nepřinášejí okamžité výdělky. Obvykle se používají pro dlouhodobé interní projekty, kde musí být náklady kapitalizovány. U investičního projektu lze zaznamenat pouze náklady na položky, hodiny a výdaje. Náklady v investičním projektu jsou sledovány a kontrolovány pomocí funkce odhadu. Investiční projekty lze nastavit s volitelnou maximální kapitalizací. Jak investiční projekt postupuje, zaznamenáváte jeho náklady na účty WIP, kde jsou náklady drženy, dokud není projekt dokončen. Když je projekt vyloučen, přenesete hodnotu WIP na dlouhodobý majetek, účet hlavní knihy nebo nový projekt. POZNÁMKA: Transakce s investičními projekty se nezobrazují na stránce Zaúčtování nákladů, Časové rozložení příjmů nebo Vytvoření návrhů faktur.
Nákladový projekt	Stejně jako investiční projekty se i nákladové projekty obvykle používají ke sledování interních projektů a lze u nich zaznamenávat pouze hodiny, výdaje a položky. Nákladové projekty však mají obvykle kratší dobu trvání než investiční projekty. Na rozdíl od investičních projektů navíc nelze nákladové projekty kapitalizovat do rozvahových účtů. Místo toho jsou jejich projektové transakce zaúčtovány pouze na účty zisků a ztrát. POZNÁMKA: Transakce s nákladovými projekty se nezohledňují na stránce Zaúčtování nákladů, Časové rozložení příjmů nebo Vytvoření návrhů faktur. Protože se nákladové projekty obvykle používají ke sledování interních projektů, obvykle nemusí být spojeny se zákaznickým účtem. Pokud však vaše nastavení vyžaduje, aby byly pro nákupní objednávky vytvořeny požadavky na položku, musíte nákladový projekt spojit se zákazníkem. Toto přidružení je povinné, protože požadavky na položky jsou spravovány jako řádky prodejní objednávky a systém vyžaduje specifikování zákazníka. Toto nastavení však nezpůsobí automatické vytvoření požadavků na položku z nákupní objednávky. U nákladových projektů je nastavení Vytvořit požadavek na položku ignorováno. Pokud potřebujete požadavek na položku v nákladovém projektu, můžete jej vytvořit ručně za předpokladu, že je k projektu přidružen zákazník.
Interní	Interní projekty se používají ke sledování nákladů na projekt, který je interní pro vaši organizaci. Interní projekty mohou poskytnout plánovací nástroj pro správu spotřeby zdrojů. POZNÁMKA: Transakce s interními projekty se nezohledňují na stránce Časové rozložení příjmů nebo Vytvoření návrhů faktur.
Time	Časové projekty se používají ke sledování času, který je spojen s neúčtovatelnými a neproduktivními aktivitami, jako je projekt ke sledování doby nemocenské. Transakce v časových projektech se neúčtují do hlavní knihy. Místo toho jsou zahrnuty ve zprávách o využití pracovníků. V časových projektech lze zaznamenat pouze hodinové transakce. K registraci těchto hodin do projektu použijete hodinový deník nebo časový rozvrh. Po registraci se hodiny zobrazí jako projektové transakce, ale nemají odpovídající transakce dokladu. POZNÁMKA: Transakce s časovými projekty se nezohledňují na stránce Zaúčtování nákladů, Časové rozložení příjmů nebo Vytvoření návrhů faktur.

Přiřazení pracovníků, kategorií a zdrojů

Pracovní zdroje můžete naplánovat buď na základě požadavků a harmonogramu projektu, nebo na základě dovedností a dostupnosti pracovníků. Pomocí funkcí plánování zdrojů můžete účinně a efektivně nasadit pracovníky vaší organizace. Můžete rychle najít nejkvalifikovanější pracovníky, kteří jsou k dispozici pro práci na vašem projektu. Můžete také snadno zjistit, jak by tito pracovníci mohli být v průběhu projektu efektivněji využíváni.

Zde jsou některé ze způsobů, jak můžete použít funkci plánování zdrojů:

• Použijte informace o atributech pracovníka, jako je vzdělání, dovednosti, certifikace a zkušenosti s projektem ke spárování pracovníka s požadavky projektu.
• Použijte informace o kalendáři pracovníka a jeho dostupnosti, aby odpovídal harmonogramu pracovníka kalendáři projektu.
• Zkontrolujte kapacitu všech pracovníků a určete, jak se tato kapacita využívá. Například pokud je pracovník nedostatečně využíván, může být přiřazen na projekt, který odpovídá jeho dostupnosti a atributům.
• Zkontrolujte dostupnost pracovníka a ujistěte se, že s přiřazením pracovníka nedochází ke konfliktům kalendáře.
• Zkontrolujte informace o využití pracovníka buď v souhrnném zobrazení (například podle oddělení nebo podle pracovníka) nebo v podrobném zobrazení (například podle pracovníků v oddělení nebo podle týdenních podrobností pro každého pracovníka).
• Upravte přiřazení prostředků pro různé časové jednotky, jako je například den, týden nebo měsíc, abyste optimalizovali způsob, jakým jsou pracovníci využíváni.

Provedení projektu

Během provádění projektu zaznamenávají členové týmu nebo manažeři práci a výdaje, které vzniknou, pomocí časových výkazů, vyúčtování výdajů a dalších obchodních dokumentů. Manažeři projektu mají nástroje, které jim umožňují sledovat spotřebu rozpočtovaných částek na projekt. Manažeři projektů mohou také objednávat, vybírat nebo obstarávat materiály pro projekty pomocí nákupních objednávek a dalších obchodních dokumentů. Faktury jsou připravovány a schvalovány, aby zákazníci mohli být fakturováni za probíhající práci. Nakonec jsou během tohoto procesu uznány výnosy, které mají vliv na finance organizace.

Správa strukturovaných rozpisů prací

Strukturovaný rozpis práce (WBS) je popis práce, která bude pro projekt provedena. Je to hierarchie úkolů. Představuje nejen práci na jednotlivých úkolech, ale také rozsah, cenu a dobu trvání úkolu.

Další informace viz Přehled struktur rozpisu prací.

Správa projektových předpovědí a rozpočtů

Projekty můžete spravovat a řídit dvěma způsoby: pomocí projektových předpovědí nebo rozpočtů. Pokud má vaše organizace provozní perspektivu a pokud se zaměřuje na výnosy a náklady odvozené z konkrétních transakcí, můžete použít projektové předpovědi. Pokud se však vaše organizace více zaměřuje na finanční částky, můžete použít rozpočtování.

Další informace viz Prognózy a rozpočty projektů.

Vytváření výrobních zakázek

Výrobní zakázku související s projektem lze propojit s prodejní objednávkou nebo požadavkem na položku pomocí metody hotového zboží nebo metody spotřebovaného zboží. Pokud byla výrobní zakázka navíc vytvořena ručně, neexistuje žádná vazba mezi výrobní zakázkou a požadavkem na prodejní objednávku nebo položku (žádný odkaz na objednávku). Pokud však byla výrobní zakázka vytvořena automaticky za účelem splnění prodejní objednávky nebo požadavku na položku, existuje vazba mezi výrobní zakázkou a prodejní objednávkou nebo požadavkem na položku (odkaz na objednávku).

Na základě kombinací těchto faktorů použijte jednu z následujících metod:

• Hotové zboží/odkaz na objednávku - Propojte projekt s prodejní objednávkou nebo požadavkem na položku. Když použijete tuto metodu, skutečné náklady projektu se zaúčtují při fakturaci prodejní objednávky nebo při aktualizaci dodacího listu pro požadavek na položku. Cena se zaúčtuje jako hotová položka.
• Hotová položka / žádný odkaz na objednávku - Skutečné náklady nelze zaúčtovat, dokud nebude mít výrobní cyklus položky stav Dokončeno. Cena za hotové zboží se zaúčtuje jako jedna transakce.
• Spotřebované zboží/odkaz na objednávku - Propojte projekt s požadavkem na položku. Pomocí této metody můžete zobrazit skutečné náklady projektu, když má výroba stav Zahájeno nebo je vykázána jako dokončená. Náklady jsou zaúčtovány jako více transakcí projektových položek pro suroviny a hodiny strávené výrobou. Když je dodací list aktualizován pro požadavek na položku, nejsou účtovány žádné náklady na projekt. Můžete také definovat úroveň v hierarchii kusovníku (BOM), na které jsou sledovány projekty ve výrobě.
• Spotřebované zboží/odkaz na objednávku – Odkaz na projekt pro požadavek na položku. Pomocí této metody můžete zobrazit skutečné náklady projektu, když má výroba stav Zahájeno nebo je vykázána jako dokončená. Náklady jsou zaúčtovány jako více transakcí projektových položek pro suroviny a hodiny strávené výrobou. Můžete také definovat úroveň v hierarchii kusovníku (BOM), na které jsou sledovány projekty ve výrobě.

Nákup produktů a služeb

Nákup a prodej zboží je převládající činností v mnoha firmách zaměřených na projekty.

Nákupní objednávky pro projekty

Účel nákupní objednávky určuje, kdy bude tato spotřebována a tedy i to, kdy budou její položky účtovány v projektu.

Způsob	Účel	Spotřeba položek
Vytvořte nákupní objednávku přímo.	Nakupte zboží od externího dodavatele ke spotřebě v projektu. Nákupní objednávku můžete vytvořit následujícími způsoby: Přímo z projektu. V tomto případě je projekt již pro nákupní objednávku definován. Přechodem k nákupní objednávce projektu. Chcete-li vytvořit nákupní objednávku, musíte vybrat dodavatele i projekt.	Položky se spotřebovávají při aktualizaci faktury dodavatele.
Vytvořte nákupní objednávku z prodejní objednávky.	Nakupte zboží, když vytváříte prodejní objednávku z projektu.	Položky jsou spotřebovány, když je prodejní objednávka fakturována zákazníkovi.
Vytvořte nákupní objednávku z požadavku na položku.	Nakupte položky při vytváření požadavku na položku z projektu.	Položky se spotřebovávají, když se aktualizuje dodací list s požadavkem na položku.

Prodejní objednávky pro projekty

V části Správa projektů a účetnictví můžete registrovat spotřebu položek několika způsoby. Můžete prodávat položky nebo nakupovat položky z projektu nebo rezervovat položky pro projekt.

Můžete si objednat položky z majetku společnosti pro spotřebu v projektu. Případně můžete zboží zakoupit od externího dodavatele. Položky lze spotřebovat na všech typech projektů kromě časových.

Způsob objednávání položek závisí na tom, odkud je objednáváte:

• Chcete-li objednat položky z majetku společnosti, musíte zadat objednávku jako požadavek na položku. Pokud používáte stránku Požadavky na položku, můžete nastavit požadavek, abyste dostávali zboží jako dílčí dodávky. Proto můžete odložit spotřebu určitého množství položek, dokud položky nebudou vyžadovány.
• Chcete-li objednat zboží od externího dodavatele, musíte vytvořit objednávku jako nákupní objednávku na stránce Nákupní objednávka.

Poznámka:

Balicí list pro prodejní objednávku související s projektem nelze zrušit, pokud již bylo zboží označeno k zabalení.

Následující tabulka uvádí způsoby objednávání zboží a popisuje, jak se zboží spotřebovává.

Způsob	Účel	Spotřeba transakcí se zbožím
Prodejní objednávka	Zadejte transakci přímo do časového a materiálového projektu.	Transakce zboží jsou spotřebovány při zaúčtování faktury zákazníka.
Deník zásob	Rychle zadávejte a udržujte záznamy o zboží. Pokud například chcete zadat požadavek na zboží na základě vytištěného seznamu, lze použít deník zásob.	Transakce zboží jsou spotřebovány při zaúčtování deníku.
Požadavek na zboží	Zadejte položky, které nebudou okamžitě spotřebovány. Tato metoda umožňuje sledovat počet položek, které byly spotřebovány v záznamu požadavku na jednu položku.	Položkové transakce se spotřebovávají, když se aktualizuje dodací list s požadavkem na položku. Jinými slovy, požadavek na položku je vytvořen při zaúčtování dodacího listu.
Nákupní objednávky	Zadejte transakce na jednom ze tří míst, v závislosti na způsobu nákupu.	Transakce zboží jsou spotřebovány při aktualizaci dodacího listu nebo při fakturaci zákazníkovi nebo prodejci.

Zpracovat faktury projektu

Typ projektu určuje, který postup fakturace by se měl použít. Fakturovat lze pouze dva typy externích projektů (čas a materiál a pevná cena). Časové a materiálové projekty a projekty s pevnou cenou jsou vždy připojeny ke smlouvě o projektu.

Před vytvořením faktury zákazníka pro projekt můžete vytvořit předběžnou fakturu nebo návrh faktury. V návrhu faktury můžete vybrat transakce projektu, které chcete zahrnout do faktury projektu. Poté můžete zkontrolovat fakturační údaje, než odešlete fakturu projektu a odeslat ji zákazníkovi nebo jinému zdroji financování.

Další informace o zpracování faktur projektu naleznete v tématu Fakturace projektu.

Vypočítání nákladů na dokončení projektu

Když vytváříte odhad, můžete zvolit metodu, která se používá k výpočtu nákladů na dokončení projektu. V poli Metoda nákladů na dokončení na stránce Vytvořit odhad vyberte metodu. Metoda, kterou zvolíte, se v odhadu nákladů použije samostatně na každý řádek nákladů. Zatímco řádek má stav Vytvořeno, můžete změnit metodu, která se na něj použije na stránce Odhad nákladů.

Následující tabulka popisuje způsoby výpočtu nákladů na dokončení projektu.

Způsob	Popis
Celkové náklady – skutečné	Odhadované náklady je nutné zadat ručně. Po vyplnění sloupců Celkové náklady nebi Celkové množství na stránce Odhadované náklady jsou skutečné hodnoty odečteny od celkových hodnot zadaných uživatelem. Výsledkem jsou náklady na dokončení projektu. Vývoj nákladů se obvykle nesleduje například na základě počtu pobytů v hotelu a stravování v jednotlivých obdobích. Místo toho. Sledování je obvykle založeno na srovnání s celkovým odhadovaným počtem hodin. Tento přístup nevyžaduje model předpovědi a celkové náklady nebo celkové množství lze změnit ručně. Když je hodnota zadána do sloupce Celkové náklady nebo Celkové množství, Finance porovnává tuto hodnotu se skutečnými transakcemi zaúčtovanými v daném období a poté snižuje hodnotu ve sloupci Množství k dokončení nebo Náklady na dokončení.
Celkový rozpočet - skutečný	Skutečné náklady jsou porovnány s modelem prognózy, který vyberete k určení ceny. Tato metoda používá model celkového rozpočtu, který zahrnuje předpokládané transakce. Chcete-li získat přesnější pohled na projekt, můžete upravit model rozpočtu, když projekt probíhá. Pokud musíte upravit prognózu, postupujte podle tohoto obecného postupu: Zkopírujte prognózované transakce do jiného modelu prognózy. Porovnejte předpovědní transakce se skutečnými transakcemi. Udržujte, snižujte nebo zvyšujte odhady pro další období. Finance automaticky nesnižují předpokládané odhady. Proto je vhodné udržovat původní model prognózy na projektu s pevnou cenou a po dokončení projektu vytvořit základní linii pro srovnání. POZNÁMKA: Když vyberete tuto metodu, použijte alespoň dva modely předpovědi. Jeden model by měl obsahovat původní předpověď. U druhého modelu byste měli zkopírovat prognózované transakce z jiného modelu. Tato metoda je platná pouze pro fixní ceny a investiční projekty.
Zbývající rozpočet	Tato metoda používá k výpočtu nákladů na dokončení projektu zbývající model rozpočtu. Když použijete tuto metodu, skutečné náklady a předpokládané částky ve zbývajícím modelu rozpočtu se sečtou. Výsledkem jsou celkové náklady. Než použijete tuto metodu, je třeba nastavit zbývající model rozpočtu pro odečtení transakcí na základě skutečných transakcí zaznamenaných v systému. Na stránce Modely předpovědi zkontrolujte, zda jsou pole označena ve skupině Automatické snížení předpovědi. Zbývající rozpočet se obvykle zkopíruje z původního rozpočtu. Při zadávání transakcí se transakce se zbývajícím rozpočtem snižují. Pokud s pokračujícím projektem určíte, že je nutné upravit zbývající rozpočet, účtujete transakce předpovědi pro zbývající rozpočet. POZNÁMKA: Tuto metodu lze použít, pouze pokud je k odhadu připojen model předpovědi.
Jako předchozí odhad	Použije se stejná metoda odhadu, která byla použita v předchozím období. Tato metoda vyžaduje model předpovědi, pokud předchozí období vyžadovalo model předpovědi.
Nastavení nákladů na dokončení na nulu	Tato metoda se obvykle používá před odstraněním projektu odhadu. Tato metoda odpovídá celkovým odhadům se skutečnými transakcemi, které byly zaúčtovány, a vymaže sloupec Náklady na dokončení. Výsledné procento dokončení je vždy 100 procent. Pole Prognózy není vybráno pro každý řádek nákladů, který vytvoříte, a celkový odhad je zkopírován z předchozího odhadu nákladů. Skutečná spotřeba za odhadované období se odečte od nákladů na dokončení projektu. Tato metoda nevyžaduje model předpovědi.
Ze šablony nákladů	Použije se metoda nákladů na dokončení, která je nastavena v šabloně nákladů, která je přidružena k vybranému projektu odhadu.

Analýza projektu

Na své nejzákladnější úrovni se projekt používá ke seskupení transakcí, které zaznamenávají náklady, a poté tyto náklady zaúčtuje do hlavní knihy.

Obecně jsou tyto transakce výsledkem obchodních dokumentů, jako jsou časové rozvrhy, vyúčtování výdajů, faktury dodavatele nebo transakce zásob. Životní cyklus projektu obvykle začíná odhady, prognózami a rozpočty, které pomáhají plánovat a předvídat pracovní a finanční dopad projektu. Při analýze projektu můžete vyhodnotit nejen transakce, ke kterým došlo během projektu, ale také přesnost vašich odhadů a předpovědí, míru využití členů projektového týmu a celkovou úspěšnost projektu.

Analýza hotovostního toku

Pomocí monitorování peněžních toků můžete zkontrolovat jak předpokládané peněžní toky, tak skutečné peněžní toky projektu. Můžete sledovat peněžní toky, zatímco projekt právě probíhá, nebo si můžete zobrazit peněžní toky dokončeného projektu.

Monitorováním peněžních toků můžete vyhodnotit jeden projekt, použít sestavy k zobrazení více projektů a převést peněžní toky projektu do předpovědí peněžních toků v hlavní knize.

Prognóza přílivu hotovosti

Na základě nastavení můžete předpovědět příliv hotovosti pro vybraný projekt. Pokud je například datum projektu 5. března 2012 a vy fakturujete 31. března 2012, můžete předpovědět datum splatnosti a očekávané datum platby prodeje takto:

• Datum projektu: 5. března 2012.
• Datum faktury: 31. března 2012. Toto datum se určuje na základě četnosti faktur. V tomto příkladu nastavíte četnost fakturace na aktuální měsíc. Proto jsou všechny transakce zaúčtované v měsíci březnu fakturovány poslední den v měsíci.
• Termín splnění: 14. dubna 2012. Toto datum je určeno na základě platebních podmínek stanovených pro projekt. V tomto příkladu jste vybrali platební podmínky 14 dnů. Proto je k datu faktury přidáno 14 dní, aby se dospělo ke dni splatnosti 14. dubna 2012.
• Očekávané datum platby prodeje: 27.dubna 2012. Toto datum se počítá sečtením počtu dnů v poli Obecná data ukládání do vyrovnávací paměti na stránce Parametry řízení projektu a účetnictví na počet dní v poli Jednotlivé dny vyrovnávací paměti na stránce Smlouvy o projektu a poté přidáním součtu k počtu dní v poli Datum splatnosti. V tomto příkladu jste zadali 3 v poli Obecné dny ukládání do vyrovnávací paměti a 10 v poli Jednotlivé dny vyrovnávací paměti. Proto je k datu faktury přidáno 13 dní, aby se dospělo k očekávanému datu platby z prodeje 27. dubna 2012.

Obecné dny vyrovnávací paměti mohou buď nahradit jednotlivé dny vyrovnávací paměti, nebo je přidat k jednotlivým dnům vyrovnávací paměti:

• Chcete-li použít obecné dny vyrovnávací paměti jako náhradu za jednotlivé dny vyrovnávací paměti, zadejte průměrný počet dní mezi datem splatnosti a skutečným datem platby pro zákazníky.
• Chcete-li přidat obecné dny vyrovnávací paměti k jednotlivým dnům ve vyrovnávací paměti, do pole Obecné dny ve vyrovnávací paměti zadejte odhad počtu dní mezi dnem, kdy zákazník odešle platbu, a dnem, kdy vaše organizace platbu obdrží.

Nastavte jednotlivé dny ve vyrovnávací paměti ve smlouvě projektu. Dny se počítají na základě data splatnosti prodejní faktury a zkušeností vaší organizace se vzorem plateb od zákazníka.

Skutečný příliv hotovosti

Skutečný příliv hotovosti se podobá prognózování, ale výpočty můžete zahájit od prvního data faktury. Zde je příklad:

• Datum faktury: 2. března 2012.
• Termín splnění: 16. března 2012. Platební podmínky jsou stanoveny na 14 dní.
• Očekávané datum platby prodeje: 29. března 2012. Výpočet zahrnuje tři obecné dny ve vyrovnávací paměti a 10 jednotlivých dnů ve vyrovnávací paměti.

Předpovědi prodeje

Na základě definovaných dnů se datum platby nákladů může lišit od data projektu. V tomto případě se datum platby nákladů počítá sečtením počtu dnů od data projektu k počtu dní v podmínkách platby.

Například datum projektu transakce je 5. března 2012 a jsou nastaveny následující platební podmínky:

• Hodiny: Aktuální měsíc (M)
• Výdaje: 14 dní (D14)
• Položky: 30 dní (D30)

Na základě těchto nastavení je zde datum platby nákladů pro každý typ transakce:

• Hodiny: 31. března 2012, což je poslední den vybraného měsíce.
• Výdaje: 19. března 2012, což je 14 dní po datu transakce.
• Zboží: 4. dubna 2012, což je 30 dní po datu transakce.

Poznámka:

Datum splatnosti nákupní objednávky je založeno na transakci dodavatele při vytvoření nákupní objednávky projektu. Datum splatnosti není určeno žádným výchozím nastavením.

Datum platby nákladů se nepočítá ve dnech vyrovnávací paměti. Po dokončení projektu, když jsou dokončeny všechny kalkulace a fakturace, se náklady a prodeje zaúčtují na účty zisků a ztrát.

Po dokončení všech prodejních a dodavatelských faktur můžete zobrazit vztah mezi poli na stránce Hotovostní tok a poli na stránce Výkazy projektu.

Stránka Peněžní tok

• Příliv hotovosti
• Peněžní odtoky
• Čisté peněžní toky

Stránka prohlášení o projektu

• Výnosy
• Celkové náklady
• Hrubá marže

Kontrola nákladů

Náklady, které vaší organizaci vzniknou během projektu, můžete sledovat na stránce Kontrola nákladů. Porovnáním původních rozpočtovaných nákladů na projekt s aktuálními skutečnými náklady a potvrzenými náklady můžete určit, zda je projekt na správné cestě, nad rozpočtem nebo pod rozpočtem.

Poznámka:

Když použijete stránku Kontrola nákladů k zobrazení aktuálního stavu nákladů projektu, použijte modely prognóz, které byly vybrány pro původní a zbývající rozpočet. Pokud při výpočtu nákladů vyberete jiné modely předpovědi, výsledky výpočtu nebudou přesné.

Zobrazení zbývajících rozpočtovaných částek

Pokud je jako metoda řízení nákladů vybrán Zbývající rozpočet na stránce Parametry řízení projektu a účetnictví, stránka Kontrola nákladů vypočítá náklady, které nebyly zaúčtovány jako skutečné nebo označené jako potvrzené. Konkrétně se množství na kartě Obecné ve spodním podokně okna Kontrola nákladů vypočítávají následujícími způsoby:

• Aktuální náklady - Celková částka, která byla vynaložena na projekt pro vybraný řádek nákladů. Skutečná částka se vypočítá na stránce Aktualizace hlavní knihy.
• Zavázané náklady - Dodatečná výše nákladů, které se právnická osoba zavázala uhradit. Konkrétní vázané částky nákladů se počítají ze stránky Potvrzené náklady.
• Zbývající rozpočet - Částka původní rozpočtované částky, která je stále k dispozici pro vybraný řádek nákladů. Zbývající částka rozpočtu se vypočítá na stránce Náhled hlavní knihy.
• Celkové náklady - Součet skutečných nákladů, přidělených nákladů a zbývajících částek rozpočtu.

Na stránce Kontrola nákladů na kartě Odchylka můžete zobrazit srovnání celkových očekávaných nákladů s původním rozpočtem. Toto srovnání ukazuje rozdíly mezi těmito částkami. Proto můžete vidět, kde se data neshodují. Výše odchylek se počítá následujícími způsoby:

• Původní rozpočet - Částka, která byla původně zahrnuta do rozpočtu pro vybraný řádek nákladů. Původní částka rozpočtu se vypočítá na stránce Náhled hlavní knihy.
• Celkové náklady - Součet skutečných nákladů, přidělených nákladů a zbývajících částek rozpočtu, jak je uvedeno na kartě Obecné.
• Odchylka - Rozdíl mezi celkovými náklady a původním rozpočtem.
• Rozptyl založený na množství - Celkový rozdíl mezi původní prognózou a celkovou prognózou. Tento rozdíl lze matematicky vyjádřit jako (Celkové předpokládané množství) × (Původní průměrná cena - Celková průměrná cena). Tento výpočet se vztahuje pouze na hodiny projektu.
• Rozptyl založený na ceně - Celkový rozdíl mezi původní prognózou a celkovou prognózou. Tento rozdíl lze matematicky vyjádřit jako (Původní prognózovaná cena) × (Původní množství prognózy - Celková průměrná cena). Tento výpočet se vztahuje pouze na hodiny projektu.

Zobrazení celkových rozpočtovaných částek

Pokud je jako metoda řízení nákladů vybrán Celkový rozpočet na stránce Parametry řízení projektu a účetnictví, stránka Kontrola nákladů vypočítá skutečné náklady a celkové náklady projektu, aby vám pomohla zjistit jakýkoli rozdíl mezi nimi. Konkrétně na stránce Řízení nákladů se množství ve sloupcích ve spodním podokně okna Kontrola nákladů vypočítávají následujícími způsoby:

• Celkové rozpočtované náklady - Celková rozpočtovaná částka pro vybraný řádek nákladů.
• Skutečné náklady - Celkové množství nákladů, které dosud vznikly na projektu pro vybrané řádky nákladů.
• Potvrzené náklady - Celková částka, která byla potvrzena pro vybraný řádek nákladů.
• Odchykla - Rozdíl mezi součtem skutečných a potvrzených nákladů a celkových nákladů. Odchylka ukazuje, zda musí být pro celkový rozpočet stanoveny další náklady.

Na stránce Kontrola nákladů na kartě Odchylka můžete zobrazit rozdíl mezi celkovým a původním rozpočtem v následujících polích:

• Původní rozpočet - Částka, která byla původně zahrnuta do rozpočtu pro řádek nákladů. Původní částka rozpočtu se vypočítá na stránce Náhled hlavní knihy.
• Celkové rozpočtované náklady - Celková částka, která byla původně zahrnuta do rozpočtu pro vybraný řádek nákladů. Celková rozpočtovaná částka se vypočítává na stránce Náhled hlavní knihy.
• Odchylka - Odchylka pro řádek nákladů. Tato částka se vypočítá odečtením celkových nákladů od původního rozpočtu.
• Rozptyl založený na množství - Celkový rozdíl mezi původním rozpočtem a celkovým rozpočtem. Tato částka se vypočítá odečtením celkových hodin rozpočtu od hodin původního rozpočtu a následným vynásobením rozdílu původní rozpočtovanou cenou nákladů. Tento rozdíl lze matematicky vyjádřit jako (původní rozpočtovaná cena nákladů) × (hodiny původního rozpočtu - hodiny celkového rozpočtu). Tento výpočet se vztahuje pouze na hodiny projektu.
• Odchylka na základě ceny – Tato částka se vypočítá odečtením celkových hodin rozpočtu od hodin původního rozpočtu a následným vynásobením rozdílu celkovým počtem spotřebovaných hodin. Tento rozdíl lze matematicky vyjádřit jako (celkové spotřebované hodiny) × (hodiny původního rozpočtu - hodiny celkového rozpočtu). Tento výpočet se vztahuje pouze na hodiny projektu.

Analýza využití

Míra využití je procento času, po které pracovník vykonává fakturovatelnou nebo produktivní práci v konkrétním pracovním období. Zúčtovatelné hodiny jsou hodiny pracovníka, které lze účtovat konkrétnímu zákazníkovi.

Míra využití pracovníka se vypočítá vydělením počtu fakturovatelných hodin počtem pracovních hodin v určitém období. Například pokud má pracovník 30 fakturovatelných hodin v období a počet pracovních hodin ve stejném období je 40, míra využití pracovníka je 75 procent.

Když vypočítáte míru využití pracovníka, můžete vypočítat buď zúčtovatelnou míru, nebo míru efektivity:

• Zúčtovatelná sazba - Rozdíl mezi fakturovatelnými hodinami a nezúčtovatelnými hodinami nebo normovanými hodinami.
• Míra efektivity - Rozdíl mezi produktivními hodinami a neproduktivními hodinami nebo normovanými hodinami. Produktivní hodiny jsou hodiny, které pracovník tráví přispíváním ke konkrétnímu projektu. Produktivní hodiny se zákazníkům obvykle účtují, s výjimkou interních projektů. Neproduktivní hodiny nejsou zákazníkovi nikdy účtovány.

Míry využití vypočítáte na stránce Využití hodin. Výpočty jsou založeny na výchozích předvolbách. Tyto předvolby také určují, jak se počítají hodiny přiřazením Využití nebo Zátěž pro každý typ projektu. To platí pro výpočty zúčtovatelné sazby a výpočty míry účinnosti.

• Využití - Hodiny, které se vykazují pro vybraný typ projektu, se vždy berou v úvahu pro fakturaci nebo využití efektivity.
• Zatížení - Hodiny, které se vykazují pro vybraný typ projektu, se vždy berou v úvahu pro využití nefakturovatelnosti nebo neúčinnosti.
• Podle vlastnosti řádku - Vlastnosti řádků konkrétní hodinové transakce určují, zda jsou hodiny považovány za fakturovatelné nebo za využití efektivity.
• Není zahrnuto - Hodiny se nezapočítávají do výpočtu fakturovatelnosti nebo využití efektivity.

Na stránce Využití hodin kromě celkového procentuálního podílu využití pro pracovníka nebo projektu můžete zobrazit počet hodin, které byly použity pro výpočty míry využití pro každý z následujících typů hodin:

• Nezahrnuté hodiny - Tyto hodiny nejsou zahrnuty v míře využití podle hodin.
• Zahrnuté hodiny - Tyto hodiny se počítají sečtením hodin využití a hodin zátěže. Tyto hodiny jsou zahrnuty v míře využití.
• Hodiny zátěže - Pokud počítáte zúčtovatelnou sazbu, tyto hodiny jsou stejné jako nezaúčtovatelné hodiny. Pokud počítáte míru efektivity, tyto hodiny jsou stejné jako neproduktivní hodiny.
• Hodiny využití - Pokud počítáte zúčtovatelnou sazbu, tyto hodiny jsou stejné jako zaúčtovatelné hodiny. Pokud počítáte míru efektivity, tyto hodiny jsou stejné jako produktivní hodiny.

Když vypočítáte míru využití pracovníka, můžete použít běžné hodiny nebo zahrnuté hodiny. Pokud používáte zahrnuté hodiny, musíte zajistit, aby pracovníci zaznamenávali veškerou svou pracovní dobu pro období časového rozvrhu, protože výpočet je vyjádřen jako procento zadaných hodin. Když vypočítáte míru využití hodin pro projekt, projektovou smlouvu, záznam zákazníka nebo kategorii, musíte pro výpočet použít zahrnuté hodiny.

Kontrola příkazů projektu

Můžete vytvořit prohlášení o projektu a zobrazit rychlý snímek průběhu projektu. Při spuštění výpisu projektu můžete určit kritéria, která se používají k výpočtu výkazu, výběrem na kartě Obecné na stránce Výkazy projektu. Můžete se rozhodnout zahrnout nebo vyloučit následující informace:

• Typy projektu
• Typy transakcí
• Datum projektu / datum hlavní knihy
• Data

Po výpočtu výpisu si můžete prohlédnout následující informace na různých kartách na stránce Výkazy projektu:

• Obecné - Obecné informace o základní struktuře zisků a ztrát projektu.
• Zisk a ztráta - Informace o časově rozlišených příjmech.
• Probíhající práce - Informace o účetních zůstatcích probíhající práce.
• Spotřeba - Informace o spotřebě hodin, položek, výdajů a mzdových transakcí.
• Faktura - Informace o fakturách a fakturaci na účet.
• Hodinová sazba - Hodinové sazby za hodiny, které jsou zaúčtovány na účty výnosů a nákladů.