Běžné způsoby použití formuláře v toku

Pokud si nejste jisti, kde začít, toto jsou některé z nejběžnějších akcí, kdy lidé používají Microsoft Forms spolu s Power Automate:

• Odeslání e-mailu, když se vyskytne nová odpověď formuláře
• Odeslání e-mailu odpovídači formuláře
• Odeslání žádosti o schválení s podrobnostmi formuláře
• Přidání odpovědí formuláře do listu aplikace Excel
• Získání přílohy z formuláře a její odeslání e-mailem

Odeslání e-mailu, když se vyskytne nová odpověď formuláře

E-mailová upozornění pro vlastníky formuláře můžete zapnout v nastavení formuláře. Pokud chcete, aby byl na odeslání odpovědi upozorněn někdo jiný, vytvořte si vlastní e-mailové upozornění pomocí Power Automate.

Poznámka:

Power Automate používá buď klasického návrháře cloudových toků, nebo návrháře cloudových toků s funkcí Copilot. Chcete-li zjistit, kterého návrháře používáte, přejděte do části Poznámka v tématu Principy návrháře cloudových toků s funkcemi kopilota.

Klasický návrhář

Začneme s předem vytvořenou šablonou a přizpůsobíme ji tak, aby našim manažerům pomohla naplánovat letní dovolenou zaměstnanců.

1. Hledejte řetězec Microsoft Forms v galerii šablon Power Automate a poté vyberte šablonu s názvem Upozornit mě v aplikaci Outlook, když student vyplní kvíz.

2. V případě potřeby se přihlaste ke konektorům a vyberte Pokračovat.

3. V prvním kroku postupu Při odeslání nové odpovědi vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

4. V dalším kroku postupu Použít na všechny znovu vyberte svůj formulář v poli ID formuláře. Vše ostatní nechte tak, jak je.

5. Přeskočte krok Získat můj profil (V2) Office 365.

   Pokud nepotřebujete posílat e-mail sobě, můžete tento krok odstranit.

6. V posledním kroku toku Poslat email zadejte příjemce, předmět a tělo e-mailu. Vyberte dynamický obsah, do kterého chcete zahrnout podrobnosti z odpovědi formuláře ve vašem e-mailu.

   

7. Vyberte název toku v horní části plátna Power Automate a změňte jej v případě potřeby.

8. Uložte a otestujte tok.

Úpravy pomocí Copilota

1. Požádejte Copilot, aby vytvořil váš postup zadáním následující výzvy:

   při odeslání nové odpovědi na formulář MS Forms odeslat e-mail

   Power Automate vrátí až navrhovaný tok, který odpovídá tomu, co jste zadali.

   

2. Vyberte Další.

3. Zkontrolujte připojení a vyberte Vytvořit tok k přechodu do návrháře.

4. V návrháři poskytněte chybějící pole v akci Odeslat e-mail*, pokud je Copilot nevyplnil automaticky za vás.

   

Odeslání e-mailu odpovídači formuláře

V nastavení formuláře můžete zapnout e-mailová potvrzení pro respondenty. Pokud chcete upravit e-mail, který obdrží, použijte Power Automate.

Klasický návrhář

Postupujte podle kroků k odeslání e-mailu, když dorazí nová odpověď formuláře, ale pošlete e-mail respondentovi.

Úpravy pomocí Copilota

1. Požádejte Copilot, aby vytvořil váš postup zadáním následující výzvy:

   Odeslání e-mailu respondentovi spolu s jeho odpovědí

   Copilot se pokusí nakonfigurovat většinu parametrů v akci e-mailu, jako v následujícím příkladu:

   

2. Zbývající parametry vyplňte v akci emailu (tělo emailu).

   

3. Uložte tok.

Odeslání žádosti o schválení s podrobnostmi formuláře

V tomto příkladu začneme s jinou předem vytvořenou šablonou a přizpůsobíme ji tak, aby vytvořila žádost o schválení dovolené.

Klasický návrhář

1. Hledejte řetězec Microsoft Forms v galerii šablon Power Automate a vyberte šablonu s názvem Odeslat odpovědi formuláře ke schválení.

2. V případě potřeby se přihlaste ke konektorům nebo konektory vytvořte a vyberte Pokračovat.

3. V prvním kroku postupu „Při odeslání nové odpovědi“ vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

4. V dalším kroku postupu Použít na všechny znovu vyberte svůj formulář v poli ID formuláře. Vše ostatní nechte tak, jak je.

5. V dalším kroku v toku s názvem „Zahájit a čekat na schválení“ vyberte Typ schválení, zapište Titul a zadejte e-mailové adresy schvalovatelů do pole Přiřazeno. Vyberte dynamický obsah, do kterého chcete zahrnout podrobnosti z odpovědi formuláře v žádosti o schválení.

   

6. Přeskočte akci Podmínka.

7. V kroku Pokud ano:

   • Odstraňte akci SharePoint, která je součástí šablony.
   • Přidejte akci Odeslat e-mail (V2) aplikace Office 365 Outlook.
   • V poli Komu vyberte dynamický obsah E-mailové adresy respondentů.
   • Zadejte předmět a tělo e-mailové zprávy.

8. V kroku Pokud ne:

   • Odstraňte krok Office 365 „Získat můj profil (V2)“, který je součástí šablony.
   • V akci „Odeslat e-mail (V2)“ vyberte v poli Komu dynamický obsah E-mailové adresy respondentů.
   • Zadejte předmět a tělo e-mailové zprávy.

9. Vyberte název toku v horní části plátna Power Automate a změňte ho podle potřeby.

10. Uložte a otestujte tok.

Další příklady toků schvalování najdete v části Správa sekvenčního schvalování.

Úpravy pomocí Copilota

[Toto téma představuje předběžnou dokumentaci, která může být změněna.]

1. Hledejte řetězec Microsoft Forms v galerii šablon Power Automate a vyberte šablonu s názvem Odeslat odpovědi formuláře ke schválení.

2. V případě potřeby se přihlaste ke konektorům nebo konektory vytvořte a vyberte Pokračovat.

3. Požádejte Copilot, aby vytvořil váš postup zadáním následující výzvy:

   když je odeslána nová odpověď, začít schvalovat pomocí megan@contoso.com, a pokud uspěje, poslat e-mail respondentovi

   Power Automate vrátí až navrhovaný tok, který odpovídá tomu, co jste zadali.

   

4. Vyberte Další.

5. Zkontrolujte připojení a vyberte Vytvořit tok k přechodu do návrháře.

6. V návrháři zadejte ID formuláře, e-mail schvalovatele a nakonfigurujte akci e-mailu.

   

7. Uložte svůj tok.

Přidání odpovědí formuláře do listu aplikace Excel

V tomto příkladu vytvoříme tok od začátku. V návaznosti na scénář z našich dřívějších příkladů použijeme tok k zaznamenání jmen zaměstnanců a dat dovolené do tabulky aplikace Excel, když zaměstnanci odesílají svůj formulář pro letní dovolenou.

Klasický návrhář

1. Vytvořte sešit v Excelu Online. Přidejte tabulku s jedním sloupcem pro každou otázku ve formuláři. Uložte a zavřete sešit.

2. Vytvořte v Power Automate automatizovaný cloudový tok od začátku. Vyberte trigger Microsoft Forms Při odeslání nové odpovědi.

3. V prvním kroku postupu Při odeslání nové odpovědi vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

4. Přidejte tento krok do toku:

   • Vyhledejte formuláře a vyberte Microsoft Forms.
   • Vyberte položku Získat podrobnosti odpovědi.
   • Vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

5. Přidejte tento krok do toku:

   • Vyhledejte profil a vyberte Uživatelé Office 365.
   • Vyberte položku Získat profil uživatele (V2).
   • V poli Uživatel (UPN) vyberte dynamický obsah E-mailové adresy respondentů. Tato akce vyhledá jméno respondenta podle e-mailové adresy ve formuláři.

6. Přidejte tento krok do toku:

   • Vyhledejte excel a vyberte Excel Online (Business).
   • Vyberte akci Přidat řádek do tabulky.
   • Vyberte Umístění a Knihovna dokumentů.
   • Vyberte ikonu složky a přejděte k sešitu aplikace Excel, který jste vytvořili dříve.
   • Vyberte položku Tabulka.
   • V každém sloupci v tabulce vyberte odpovídající dynamický obsah.

7. Vyberte název toku v horní části plátna Power Automate a změňte jej v případě potřeby.

8. Uložte a otestujte tok.

   

Můžete použít šablonu pro přidání krok schválení před přidáním odpovědi formuláře do tabulky aplikace Excel.

Úpravy pomocí Copilota

1. Vytvořte list aplikace Excel, pokud ještě neexistuje.

2. Z návrháře jednoduše požádejte aplikaci Copilot, aby vytvořila váš postup zadáním následující výzvy:

   Pokud bude schváleno, přidat odpověď formuláře do listu Excel

   Power Automate vrátí až navrhovaný tok, který odpovídá tomu, co jste zadali.

   

3. Vyberte si list Excel podle svého výběru.

4. V příslušných polích sloupce vyberte token odpovědi ze spouštěče MS Forms.

   Vyberte například token začátek dovolené v poli Začátek dovolené akce aplikace Excel.

Získání přílohy z formuláře a její odeslání e-mailem

V tomto příkladu vytvoříme jiný tok od začátku. Tento tok použijeme k vytvoření odkazu pro sdílení souboru, který je nahrán do formuláře pro letní dovolenou, a poté odkaz zašleme e-mailem.

Vyberte formulář

1. Vytvořte v Power Automate automatizovaný cloudový tok od začátku.

2. Vyberte trigger Microsoft Forms Při odeslání nové odpovědi.

3. V prvním kroku postupu Při odeslání nové odpovědi vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

4. Přidejte krok do toku:

   • Vyhledejte formuláře a poté vyberte Microsoft Forms.
   • Vyberte položku Získat podrobnosti odpovědi.
   • Vyberte svůj formulář v poli ID formuláře.

Použití schématu JSON k nalezení nahraného souboru

1. Uložte a otestujte tok. Nezapomeňte nahrát soubor do formuláře.

   Tento krok umožňuje aplikaci Power Automate použít testovací spuštění k vygenerování vzorového schématu JSON pro nahraný soubor.

2. Na informační stránce toku v části 28denní historie spuštění vyberte zkušební spuštění.

   

3. Rozbalte krok Získat podrobnosti o odpovědi a zkopírujte obsah výstupu nahraného souboru.

   

4. V pravém horním rohu okna vyberte ikonu tužky Upravit a otevřete plátno toku.

5. Přidejte krok do toku:

   • Vyhledejte „parse“ a vyberte Analyzovat JSON.

   • V poli Obsah vyberte dynamický obsah, který odpovídá možnosti nahraného souboru ve formuláři.

     

6. Vyberte akci Generovat ze vzorku.

7. V části Vložit ukázkovou datovou část JSON zaškrtněte políčko a vložte výstup nahraného souboru, který jste zkopírovali dříve, a poté vyberte Hotovo.

   

   Akce Analyzovat JSON by po výběru tlačítka Hotovo měla vypadat nějak takto:

   

Vytvořte odkaz pro sdílení a odešlete adresu URL e-mailem

1. Přidejte krok do toku:

   • Vyhledejte „create share link“ a vyberte akci OneDrive pro firmy Vytvořit odkaz pro sdílení.

   • Vybrat pole Soubor. Otevře se panel dynamického obsahu. Vyberte kartu Výraz.

   • Zadejte následující výraz: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Vyberte Typ odkazu a Rozsah odkazu.

   • Vyberte OK.

     

2. Přidejte krok do toku:

   • Vyhledejte „send email“ a vyberte akci Office 365 Outlooku Odeslat e-mail (V2).

   • Zadejte příjemce, předmět a tělo e-mailové zprávy. Vyberte dynamický obsah, do kterého chcete zahrnout podrobnosti z odpovědi formuláře ve vašem e-mailu.

     

Převeďte adresu URL na odkaz, na který lze kliknout

Chcete-li vytvořit z adresy URL sdíleného souboru odkaz v e-mailu, na který lze kliknout, budete muset použít editor HTML a značku ukotvení:

1. Na panelu nástrojů těla e-mailu vyberte ikonu Zobrazení HTML (<>).
2. Uzavřete dynamický obsah Webová adresa URL a název ve značce ukotvení, aby se z nich stal odkaz a název odkazu.

V tomto příkladu jsme do těla e-mailu zadali následující kód HTML, kde text ve složených závorkách označuje dynamický obsah:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Tady je příklad:

Můžete kombinovat získání přílohy z formuláře a vytvoření toku schválení.