Plán přechodu na Microsoft Fabric: Správa změn

Poznámka:

Tento článek je součástí řady článků s plánem přechodu na Microsoft Fabric. Přehled této série najdete v plánu přechodu na Microsoft Fabric.

Při práci na vylepšení přechodu na data a business intelligence (BI) byste měli naplánovat efektivní správu změn. V kontextu dat a BI zahrnuje správa změn postupy, které řeší dopad změn pro lidi v organizaci. Tyto postupy chrání před přerušením a ztrátou produktivity kvůli změnám řešení nebo procesů.

Poznámka:

Efektivní správa změn je obzvláště důležitá při migraci do Power BI.

Efektivní správa změn zlepšuje přechod a produktivitu, protože:

• Pomáhá tvůrcům obsahu a spotřebitelům efektivněji a rychleji používat analýzy.
• Omezuje redundanci dat, analytických nástrojů a řešení.
• Snižuje pravděpodobnost chování při vytváření rizik, které ovlivňuje sdílené prostředky (například kapacitu Infrastruktury) nebo dodržování předpisů organizace (například zabezpečení dat a ochranu osobních údajů).
• Snižuje odolnost vůči změně, která brání plánování a brání přijetí uživatelů.
• Zmírní dopad změn a zlepšení dobrého stavu uživatelů tím, že snižuje potenciál přerušení, stresu a konfliktu.

Efektivní správa změn je důležitá pro úspěšné přijetí na všech úrovních. Pokud chcete úspěšně spravovat změny, zvažte klíčové akce a aktivity popsané v následujících částech.

Důležité

Řízení změn je zásadní překážkou úspěchu v mnoha organizacích. Efektivní správa změn vyžaduje, abyste pochopili, že se jedná o lidi, ne o nástroje nebo procesy.

Úspěšná správa změn zahrnuje empatii a komunikaci. Ujistěte se, že změna není vynucená nebo odolnost vůči změně je ignorována, protože může rozšířit rozdělení organizace a dále inhibovat účinnost.

Tip

Kdykoli je to možné, doporučujeme popsat a propagovat změnu při vylepšování – je mnohem méně ohrožená. Pro mnoho lidí změna znamená náklady z hlediska úsilí, zaměření a času. Vylepšení také znamená výhodu, protože se jedná o něco lepšího.

Typy změn pro správu

Při implementaci dat a řešení BI byste měli spravovat různé typy změn. V závislosti na rozsahu a rozsahu implementace byste také měli řešit různé aspekty změn.

Při plánování přechodu na prostředky infrastruktury zvažte následující typy změn, které se mají spravovat.

Změny na úrovni procesu

Změny na úrovni procesu jsou změny, které ovlivňují širší komunitu uživatelů nebo celou organizaci. Tyto změny mají obvykle větší dopad, a proto vyžadují větší úsilí při správě. Konkrétně toto úsilí o správu změn zahrnuje konkrétní plány a aktivity.

Tady je několik příkladů změn na úrovni procesu.

• Změna z centralizovaného na decentralizované přístupy k vlastnictví (změna vlastnictví obsahu a správy).
• Změna z podniku na oddělení nebo z týmu na doručování osobního obsahu (změna rozsahu doručování obsahu).
• Změna struktury centrálního týmu (například vytvoření centra efektivity)
• Změny zásad správného řízení
• Migrace z jiných analytických produktů do prostředků infrastruktury a změny, které migrace zahrnuje, například:
  • Oddělení sémantických modelů a sestav a přístup založený na modelu k analýze.
  • Přechod z exportů nebo statických sestav na interaktivní analytické sestavy, které můžou zahrnovat filtrování a křížové filtrování.
  • Přechod z distribuce sestav jako powerpointových souborů nebo plochých souborů pro přístup k sestavám přímo z portálu Fabric.
  • Přechod z informací v tabulkách, stránkovaných sestavách a tabulkách na interaktivní vizualizace a grafy
  • Změna z místní platformy nebo platformy jako služby (PaaS) na nástroj saaS (software jako služba).

Poznámka:

Vytváření sestav založených na exportech nebo generování sestav v Excelu je obvykle významnou výzvou. Je to proto, že tyto metody jsou obvykle hluboce zahlcené v organizaci a jsou svázané s autonomií a datovými dovednostmi uživatelů.

Změny na úrovni řešení

Změny na úrovni řešení jsou změny, které ovlivňují jedno řešení nebo sadu řešení. Tyto změny omezují jejich dopad na komunitu uživatelů těchto řešení a jejich závislých procesů. I když změny na úrovni řešení mají obvykle nižší dopad, často se také vyskytují častěji.

Poznámka:

V kontextu tohoto článku je řešení vytvořené tak, aby řešilo konkrétní obchodní potřeby uživatelů. Řešení může mít mnoho forem, jako je datový kanál, jezero, sémantický model nebo sestava. Aspekty správy změn popsané v tomto článku jsou relevantní pro všechny typy řešení a nejen pro vytváření sestav projektů.

Tady je několik příkladů změn na úrovni řešení.

• Změny logiky výpočtu klíčových ukazatelů výkonu nebo měr
• Změny způsobu mapování, seskupování nebo popisu hlavních dat nebo hierarchií obchodních atributů
• Změny aktuálnosti, podrobností, formátu nebo složitosti dat
• Zavedení pokročilých analytických konceptů, jako jsou prediktivní analýzy nebo preskriptivní analýzy, nebo obecné statistiky (pokud komunita uživatelů tyto koncepty ještě nezná).
• Změny v prezentaci dat, například:
  • Styly, barvy a další možnosti formátování vizuálů
  • Typ vizualizace.
  • Způsob seskupení nebo shrnutí dat (například změna z různých měr střední hodnoty, jako je průměr, medián nebo geometrická střední hodnota).
• Mění způsob interakce uživatelů obsahu s daty (například připojování ke sdílenému sémantickému modelu místo exportu informací pro scénáře osobního použití).

Způsob přípravy plánů a aktivit správy změn bude záviset na typech změn. Pokud chcete úspěšně a trvale spravovat změny, doporučujeme implementovat přírůstkové změny.

Přírůstková změna adresy

Řízení změn může být významným podnikem. Když vezmete přírůstkový přístup, pomůže vám to usnadnit změnu způsobem, který je udržitelný. Pokud chcete přijmout přírůstkový přístup, identifikujete změny s nejvyšší prioritou a rozdělíte je do spravovatelných částí, implementujete je pomocí iterativních fází a akčních plánů.

Následující kroky popisují, jak můžete přírůstkově řešit změny.

1. Definujte, co se mění: Popište změnu tak, že vypíšete před a po stavech. Objasněte si konkrétní části procesu nebo situace, které změníte, odeberete nebo zavedete. Ospravedlněte, proč je tato změna nezbytná, a kdy by měla nastat.
2. Popište dopad změny: U každé z těchto změn odhadněte obchodní dopad. Určete, které procesy, týmy nebo jednotlivci se změna týká, a zjistěte, jak pro ně bude rušivé. Zvažte také všechny následné účinky, které má změna na jiná závislá řešení nebo procesy. Podřízené efekty můžou vést k jiným změnám. Kromě toho zvažte, jak dlouho situace zůstala stejná předtím, než byla změněna. Změny delších procesů mají tendenci mít vyšší dopad, protože v průběhu času vznikají předvolby a závislosti.
3. Identifikovat priority: Zaměřte se na změny s nejvyšším možným dopadem. Pro každou změnu nastíníte podrobnější popis změn a způsob, jakým ovlivní lidi.
4. Naplánujte, jak přírůstkově implementovat změnu: Určete, jestli se některé změny s vysokým dopadem dají rozdělit do fází nebo částí. Pro každou část popište, jak se může přírůstkově implementovat ve fázích, aby se omezil jeho dopad. Určete, jestli existují nějaká omezení nebo závislosti (například kdy je možné provést změny, nebo kým).
5. Vytvořte akční plán pro každou fázi: Naplánujte akce, které provedete pro implementaci a podporu každé fáze změny. Také naplánujte, jak můžete zmírnit přerušení ve fázích s vysokým dopadem. Pokud je to možné, nezapomeňte do akčního plánu zahrnout plán vrácení zpět.

Tip

Iterativní plánování způsobu implementace každé fáze těchto přírůstkových změn v rámci čtvrtletního taktického plánování.

Pokud plánujete zmírnit dopad změn na přijetí Power BI, zvažte aktivity popsané v následujících částech.

Efektivní komunikace změn

Ujistěte se, že jasně a výstižně popíšete plánované změny pro komunitu uživatelů. Důležitá komunikace by měla pocházet od výkonného sponzora nebo jiného vedoucího s příslušným orgánem. Nezapomeňte sdělit následující podrobnosti.

• Co se mění: Co je teď situace a co bude po změně.
• Proč se mění: Výhoda a hodnota změny pro cílovou skupinu
• Při změně: Odhad toho, kdy se změna projeví.
• Další kontext: Kde můžou lidé získat další informace.
• Kontaktní informace: Kdo lidé by měli kontaktovat zpětnou vazbu, klást otázky nebo vyvolávat obavy.

Zvažte zachování historie komunikace na centralizovaném portálu. Díky tomu je snadné najít komunikaci, časování a podrobnosti o změnách po jejich výskytu.

Důležité

Změny byste měli komunikovat s dostatečným pokročilým upozorněním, aby byli lidé připraveni. Čím vyšší je potenciální dopad změny, měli byste o ní informovat dříve. Pokud neočekávané okolnosti brání předběžnému oznámení, nezapomeňte vysvětlit, proč ve vaší komunikaci.

Plánování školení a podpory

Změny nástrojů, procesů a řešení obvykle vyžadují, aby je efektivně používaly trénování. Kromě toho může být potřeba další podpora k řešení otázek nebo odpovídání na žádosti o podporu.

Tady je několik akcí, které můžete provést při plánování školení a podpory.

• Centralizované trénování a podpora pomocí centralizovaného portálu Portál vám může pomoct organizovat diskuze, shromažďovat zpětnou vazbu a distribuovat školicí materiály nebo dokumentaci podle témat.
• Zvažte pobídky k podpoře samoobslužné podpory v rámci komunity.
• Naplánujte si opakující se pracovní dobu a odpovězte na otázky a poskytněte mentorství.
• Vytváření a předvedení kompletních scénářů pro lidi, kteří si mohou procvičit nový proces.
• V případě změn s vysokým dopadem připravte plány školení a podpory, které realisticky vyhodnocuje úsilí a akce potřebné k tomu, aby změna nemohla způsobit přerušení.

Poznámka:

Tyto akce školení a podpory se budou lišit v závislosti na rozsahu a rozsahu změny. V případě rozsáhlých změn (například přechodu z podniku na spravované samoobslužné přístupy k datům a BI) budete pravděpodobně muset naplánovat iterativní a vícefázové plány, které zahrnují několik období plánování. V tomto případě pečlivě zvažte úsilí a zdroje potřebné k dosažení úspěchu.

Zapojení vedení vedení

Pro efektivní správu změn je důležitá podpora vedení. Když vedení podporuje změnu, ukazuje její strategickou důležitost nebo přínos pro zbytek organizace. Toto doporučení a posílení shora dolů je obzvláště důležité pro rozsáhlé změny, které mají vyšší potenciál přerušení. V těchto scénářích se ujistěte, že se aktivně zapojíte a zapojíte svého výkonného sponzora , aby tuto změnu schválili a posílili.

Upozornění

Odpor vůči změně od vedení vedení vedení je často varováním, že mezi strategiemi podnikání a BI je potřeba silnější obchodní sladění . V tomto scénáři zvažte konkrétní sladěné relace a akce řízení změn s výkonným vedením.

Zapojení účastníků

Pokud chcete efektivně spravovat změny, můžete také využít přístup směrem dolů zapojením zúčastněných stran, kteří jsou lidmi, na které se změna vztahuje. Když vytvoříte akční plán pro řešení změn, identifikujte a zapojte klíčové zúčastněné strany do zaměřených, omezených relací. Tímto způsobem můžete pochopit dopad změny na lidi, jejichž práce bude touto změnou ovlivněna. Poznamenejte si jejich obavy a jejich nápady, jak můžete zmenšit dopad této změny. Ujistěte se, že identifikujete případné neočekávané účinky změny na jiné lidi a procesy.

Zpracování odolnosti proti změnám

Je důležité řešit odolnost proti změnám, protože může mít významný negativní dopad na přijetí a produktivitu. Při řešení odolnosti proti změně zvažte následující akce a aktivity.

• Zapojte svého vedoucího sponzora: Autorita, důvěryhodnost a vliv výkonného sponzora je nezbytná pro podporu řízení změn a řešení sporů.
• Identifikace blokujících problémů: Když změna naruší způsob práce lidí, může tato změna zabránit lidem v efektivním dokončování úkolů v jejich běžných aktivitách. V případě takových blokujících problémů identifikujte potenciální alternativní řešení, když berete v úvahu změny.
• Zaměřte se na data a fakta místo názorů: Odolnost proti změnám je někdy způsobená názory a preferencemi, protože lidé jsou obeznámeni se situací před změnou. Pochopit, proč lidé mají tyto názory a preference. Možná je to kvůli pohodlí, protože lidé nechtějí investovat čas a úsilí do učení nových nástrojů nebo procesů.
• Zaměřte se na obchodní otázky a procesy místo požadavků: Změny často zavádějí nové procesy pro řešení problémů a dokončení úkolů. Nové procesy můžou vést k odporu ke změně, protože se lidé zaměřují na to, co jim chybí, místo toho, abyste plně porozuměli tomu, co je nového a proč.

Kromě toho můžete mít významný dopad na odolnost proti změnám zapojením propagátorů a traktorů.

Identifikace a zapojení propagátorů

Propagátoři jsou hlasitý, důvěryhodní jednotlivci v uživatelské komunitě, kteří podporují nástroj, řešení nebo iniciativu. Propagátoři můžou mít pozitivní dopad na přijetí, protože můžou ovlivnit partnerské vztahy, aby porozuměli změnám a přijali je.

Pokud chcete efektivně spravovat změny, měli byste identifikovat a zapojit propagátory v rané fázi procesu. Měli byste je zapojit a informovat je o změně, aby lépe využili a zesílili jejich obhajobu.

Tip

Promotéry, které identifikujete, můžou být také skvělými kandidáty pro vaši síť šampionů.

Identifikace a zapojení traktorů

Traktory jsou opakem propagátorů. Jedná se o vokály, důvěryhodné jednotlivce v komunitě uživatelů, kteří se vymýšlili proti nástroji, řešení nebo iniciativě. Traktory můžou mít významný negativní vliv na přijetí, protože můžou přesvědčit partnery, že změna není přínosná. Kromě toho mohou traktory podporovat alternativní řešení nebo řešení označené k vyřazení z provozu, což ztěžuje vyřazení starých nástrojů, řešení nebo procesů z provozu.

Pokud chcete efektivně spravovat změny, měli byste identifikovat a zapojit v rané fázi procesu traktory. Tímto způsobem můžete zmírnit potenciální negativní dopad, který mají. Kromě toho, pokud se budete zabývat jejich obavami, můžete tyto traktory převést na propagátory, což pomůže vašemu úsilí o přijetí.

Tip

Běžným zdrojem traktorů jsou vlastníci obsahu pro řešení, která budou změněna nebo nahrazena. Tato změna může někdy ohrozit tyto vlastníky obsahu, kteří jsou incentivizováni k tomu, aby odporovali změně v naději, že jejich řešení zůstane používáno. V takovém případě identifikujte tyto vlastníky obsahu v rané fázi a zapojte je do změny. Když těmto jednotlivcům dáváte představu o vlastnictví implementace, pomůže jim přijmout změnu a dokonce i podporovat ve prospěch změny.

Otázky

K posouzení správy změn použijte otázky, jako jsou ty, které najdete níže.

• Je v organizaci zodpovědná role nebo tým za správu změn? Pokud ano, jak se podílejí na datech a iniciativách BI?
• Je změna považována za překážku pro dosažení strategického úspěchu mezi lidmi v organizaci? Je důležitost správy změn potvrzena v organizaci?
• Existují v komunitě uživatelů nějaké významné propagátory pro data a řešení a procesy BI? A naopak, existují nějaké významné traktory?
• Jaké úsilí o komunikaci a trénování se provádí při spouštění nových datových nástrojů a řešení? Jak dlouho trvají?
• Jak se mění komunita uživatelů (například u nových zaměstnanců nebo povýšených jednotlivců)? Jaké aktivity onboardingu představují tyto nové jednotlivce pro stávající řešení, procesy a zásady?
• Cítí se lidé, kteří vytvářejí excelové sestavy, ohroženi nebo frustrováni iniciativami pro automatizaci vytváření sestav pomocí nástrojů BI?
• Do jaké míry lidé přidružují své identity k nástrojům, které používají, a řešení, která vytvořili a vlastní?
• Jak se plánují a spravují změny stávajících řešení? Plánují se změny s viditelným plánem nebo jsou reaktivní? Dostanou lidé dostatek oznámení o nadcházejících změnách?
• Jak často změny ruší stávající procesy a nástroje?
• Jak dlouho trvá vyřazení starších systémů nebo řešení z provozu, když budou k dispozici nové? Jak dlouho trvá implementace změn stávajících řešení?
• Do jaké míry lidé souhlasí s prohlášením , že jsem zahlcený množstvím informací, které musím zpracovat? Do jaké míry lidé souhlasí se míněním , mění se příliš rychle?

Úrovně připravenosti

Posouzení správy změn vyhodnocuje, jak efektivně může organizace přijmout změny a reagovat na ně.

Následující úrovně vyspělosti vám pomůžou vyhodnotit aktuální stav správy změn, protože souvisí s daty a iniciativami BI.

Úroveň	Stav správy změn
100: Počáteční	• Změna je obvykle reaktivní a je také špatně komunikována. • Účel nebo výhody změny nejsou dobře pochopitelné a odolnost proti změnám způsobuje konflikty a přerušení. • Za správu změn iniciativ dat nesou odpovědnost žádné jasné týmy nebo role.
200: Opakovatelné	• Vedení vedení vedení a pracovníci s rozhodovací pravomocí rozpoznávají potřebu správy změn v datech a projektech a iniciativách BI. • Některé snahy o plánování nebo komunikaci změn jsou však nekonzistentní a často reaktivní. Odolnost proti změně je stále běžná. Změna často ruší stávající procesy a nástroje.
300: Definováno	• Jsou zavedeny formální plány řízení změn nebo role. Mezi tyto plány patří komunikační taktika a školení, ale nejsou konzistentně nebo spolehlivě sledovány. Změna občas naruší stávající procesy a nástroje. • Úspěšná správa změn je podporována klíčovými jednotlivci, kteří překlenují hranice organizace.
400: Podporující	• Empatií a efektivní komunikace jsou nedílnou součástí strategií řízení změn. • Úsilí o řízení změn vlastní konkrétní role nebo týmy a efektivní komunikace vede k jasnému pochopení účelu a výhod změn. Změna zřídka přeruší stávající procesy a nástroje.
500: Efektivní	• Změna je nedílnou součástí organizace. Lidé v organizaci rozumí nesrozumitelnosti změn a místo přerušení ji považuje za zdroj změny. Změna téměř nikdy zbytečně nepřeruší stávající procesy nebo nástroje. • Systematický proces řeší změnu jako výzvu lidí, nikoli procesů.

Související obsah

V dalším článku v sérii plánů přechodu na Microsoft Fabric se na závěr dozvíte o prostředcích souvisejících s přechodem, které by mohly být užitečné.