Jaký je nejlepší způsob, jak používat aplikaci Outlook a aplikace pro zapojení zákazníků společně?
Modelem řízené aplikace pro zapojení zákazníků (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, a Dynamics 365 Project Service Automation), a Outlook lze společně používat třemi způsoby:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Sledování složek Microsoft Exchange
Použijte Dynamics 365 App for Outlook spárovaný se synchronizací na straně serveru k zobrazení dat aplikací pro zapojení zákazníků v Outlooku a sledování záznamů Outlook v aplikacích pro zapojení zákazníků. Dynamics 365 App for Outlook můžete použít spolu s Microsoft Outlook, aplikací na ploše Outlook nebo s mobilní verzí Outlook. S aplikací Dynamics 365 App for Outlook se informace aplikací pro zapojení zákazníků zobrazí vedle uživatelových e-mailových zpráv nebo schůzek v aplikaci Outlook. Například uživatelé mohou zobrazit informace o kontaktech a zájemcích uložené v aplikacích pro zapojení zákazníků a přidat kontakty přímo z e-mailové zprávy. Také mohou propojovat záznamy e-mailů, schůzek a kontaktů do nových nebo existujících záznamů, jako jsou například záznamy příležitostí, obchodních vztahů nebo případů. K použití Dynamics 365 App for Outlook musíte synchronizovat e-mail prostřednictvím synchronizace na straně serveru. Další informace: Integrace e-mailového systému
Jak často jsou záznamy synchronizovány pomocí synchronizace na straně serveru?
Pokud synchronizujete záznamy pomocí synchronizace na straně serveru, proces je dynamický a jedinečný pro poštovní schránku každého uživatele. Algoritmus synchronizace zajistí, že se poštovní schránky synchronizují podle dynamických parametrů, jako je například počet e-mailových zpráv a aktivita v rámci poštovní schránky. Obvykle se proces synchronizace e-mailu odehrává každých 5 minut. Pokud poštovní schránka obsahuje mnoho e-mailových zpráv, může být interval dynamicky snížen na 2 minuty. Pokud je poštovní schránka méně aktivní, interval je možné zvýšit až na 12 minut. Obecně lze předpokládat, že poštovní schránka bude synchronizována nejméně jednou každých 12 minut.
Když však používáte aplikaci Dynamics 365 App for Outlook ke sledování nebo nastavení souvisejících záznamů pro e-mail nebo schůzku, synchronizace ve většině scénářů u přijatých e-mailů a odeslaných schůzek proběhne automaticky. Pokud okamžitá synchronizace v aplikaci Dynamics 365 App for Outlook selže, doporučujeme využít synchronizace na straně serveru k vytvoření nebo aktualizaci záznamu.
Kde lze najít informace o odstraňování potíží se synchronizací na straně serveru?
Informace o odstraňování potíží a známých problémech naleznete zde: Poradce při potížích a co je třeba vědět o synchronizaci na straně serveru.
Ovlivní synchronizaci bezpečnostní oprávnění?
Ano. Pokud správce systému provedl zabezpečení pro určitá pole nebo záznamy, může to ovlivnit data, která jsou synchronizována.
Oznámení o ochraně soukromí
Pokud Dynamics 365 používáte společně se synchronizací na straně serveru, synchronizují se kontakty a aktivity Dynamics 365 (včetně e-mailů, schůzek, kontaktů a úkolů) do zadaného e-mailového systému (například Exchange).
Správce může konfigurací synchronizace na straně serveru určit, kteří uživatelé mají možnost odesílat e-maily nebo schůzky z Dynamics 365 nebo synchronizovat aktivity a kontakty mezi Dynamics 365 a poštovní schránkou uživatele. Správce i koncoví uživatelé můžou dál upravovat kritéria filtru a správci můžou dokonce určit, která pole entit se synchronizují.
Pokud Dynamics 365 (online) používáte společně s funkcí Synchronizovat s aplikací Outlook, budou se synchronizovaná data Dynamics 365 „exportovat“ do Outlooku. Mezi informacemi v Outlooku a informacemi v Dynamics 365 (online) se zachová propojení, aby informace mezi nimi zůstaly aktuální. Při synchronizaci Outlooku se stahují jenom identifikátory příslušných záznamů Dynamics 365, které se použijí, když se uživatel pokusí sledovat a nastavit související položku Outlooku. Firemní data se do zařízení neukládají.
Správce pomocí rolí zabezpečení určuje, jestli uživatelé v organizaci mají povolenou synchronizaci dat Dynamics 365 s Outlookem.
Pokud chcete používat Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte se přihlásit pomocí svých přihlašovacích údajů (e-mailové adresy a hesla). Tyto přihlašovací údaje máte možnost uložit místně, abyste k jejich zadávání nebyli vyzýváni při každém spuštění Outlooku. Pokud se rozhodnete tyto údaje uložit místně, při každém otevření Outlooku se Dynamics 365 for Outlook automaticky připojí k Microsoft Dynamics 365 (online).
Pokud máte přístup k Internetu, po prvním přihlášení a použití klienta Dynamics 365 for Outlook se vždy otevře spojení mezi vaším počítačem a aplikací Dynamics 365 (online). Připojení mezi počítačem a Dynamics 365 můžete vypnout jenom nastavením konfigurace, ale po vypnutí připojení může u aplikace Dynamics 365 for Outlook dojít k poklesu výkonu.
Pokud Dynamics 365 for Outlook použijete ke sledování e-mailu, bude vlákno e-mailu viditelné uživatelům v organizaci, kteří mají oprávnění k jeho zobrazení.
U každého přijatého e-mailu odešle Dynamics 365 for Outlook do Dynamics 365 (online) e-mailovou adresu odesílatele, e-mailovou adresu příjemce a předmět zprávy. To umožňuje aplikaci Dynamics 365 (online) ověřit, jestli má nebo nemá být konkrétní e-mail uložený ve službě Dynamics 365 (online). Při sledování položky bude její kopii udržovat služba Dynamics 365 a tato položka bude viditelná ostatním uživatelům v organizaci, kteří mají příslušná oprávnění. Pokud položku přestanete sledovat, odstraní se tato kopie automaticky z Dynamics 365 (online) jenom v případě, že ji vlastníte.