Rediger

Knytte e-dokumenter til købsordrelinjer med Copilot (forhåndsversion)

  • Artikel

Efterhånden som indkøbsprocesserne bliver mere digitale, spiller e-dokumentfunktionen i Business Central en central rolle i automatiseringen af modtagelsen og behandlingen af kreditorfakturaer. Copilot kan hjælpe med denne proces ved at forbedre tilknytningen og matchningen af kreditorfakturaer med købsordrer. Dette reducerer tidskrævende opgaver, der normalt ville indbefatte omfattende søgning, opslag og dataindtastning. Fordelen bliver større af det faktum, at kreditorfakturaer ofte ikke relateret præcist til indkøbsordrer, i hvilket tilfælde Copilot er bedre til at identificere de tilsvarende indkøbsordrer. Forbedrede matchingsfunktioner gavner især små og mellemstore organisationer, der har brug for effektiv dokumentsporing for indkøbsordrelinjer. Copilot er den AI-drevne assistent til arbejde, der øger kreativiteten og forbedrer produktiviteten for Business Central-brugere.

Vigtigt

  • Det er en produktionsklar prøveversionsfunktion til produktions- og sandkassemiljøer i alle landes lokaliseringer med undtagelse af Canada.
  • De supplerende vilkår for anvendelse i en produktionsklar forhåndsversion. Flere oplysninger: Supplerende vilkår for anvendelse af Dynamics 365 Forhåndsversion
  • AI-genereret indhold kan være forkert.

I den første version af appen e-dokument introducerede vi grundlæggende scenarier for e-dokumenter for hele salgsprocessen. Der er dog behov for forbedringer og automatisering i håndteringen af de modtagne dokumenter, især i forbindelse med købsprocesser. Copilot forfiner, hvordan du administrerer e-dokumenter i købsprocessen, især med hensyn til indkøbsordrer. Med strukturen i e-dokumenter kan du angive den type købsdokument, der skal oprettes for hver kreditor, når du modtager e-fakturaer fra dem. Tidligere var den eneste mulighed at oprette en købsfaktura, enten som et dokument eller en finanskladde.

Du kan nu opdatere en eksisterende indkøbsordre i Business Central med de oplysninger, der modtages i e-fakturaen.

Sådan aktiveres Copilot

Hvis du ikke aktiverede Hjælp til matchning af e-dokumenter Copilot, skal du gøre det manuelt. Følg trinene for at aktivere copiloten Hjælp til matchning af e-dokumenter:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Copilot- og AI-funktioner, og vælg derefter det relaterede link.
  2. På listen over funktioner skal du vælge Hjælp til matchning af e-dokumenter og ændre status til Aktiv.

Du kan begynde at bruge Copilot, så snart den er aktiveret.

Identificere købsordrer

Først kan du identificere de købsordrer, som du kan matche automatisk. Hvis din leverandør har konfigureret feltet Modtag e-dokument til at arbejde med Købsordrer, skal du gøre følgende, når det elektroniske dokument er oprettet i Business Central (manuelt eller fra et eksternt slutpunkt) Business Central:

  1. Hvis købsordren for denne bestemte leverandør findes, og der er et indkøbsordrenummer i den modtagne E-dokumentfil, vil dette Business Central E-dokument automatisk blive knyttet til den angivne købsordre. Dokumentstatus for dette e-dokument er o proces, og e-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være Ordre tilknyttet.
    Dette link vil være synligt i feltet Dokument på dette specifikke e-dokument. Hvis du har brug for at ændre den købsordre, der er tilknyttet automatisk, kan du gøre det ved at udføre handlingen Opdater købsordrelink og manuelt vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør. Du kan kun gøre det, før linjerne mellem E-dokument og købsordre er matchet.
  2. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, men der ikke er et indkøbsordrenummer i filen til modtagelse af e-dokument-filen, hvis du har overført dette dokument manuelt, kan Business Central give mulighed for at vælge en af eksisterende indkøbsordrer, når du åbner listen Indkøbsordrer fra de ordrer, du har modtaget fra leverandører, der kun indeholder E-dokument, hvor du kan vælge den Købsordre, du vil bruge, og vælge OK. Hvis du ikke har valgt den rigtige Købsordre, eller du automatisk har hentet e-dokumentet fra et eksternt slutpunkt ved hjælp af opgavekøen, vil det nye e-dokument ikke blive knyttet til noget købsdokument, og Dokumentstatus vil være Fejl, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være Importeret dokumentbehandlingsfejl. Hvis tilknytningen til købsordren er afsluttet, skal du vælge handlingen Opdater link til købsordre og vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør.

Tilknytte linjer

Copilot hjælper dig med automatisk at matche e-fakturalinjer med indkøbsordrelinjer og tilbyder ekstra matchende intelligens for at forbedre matchene.

Når de er matchet og tilknyttet, opdaterer Business Central den matchede købsordre med de relevante modtagelsesoplysninger for at sikre, at de rigtige antal er modtaget på ordrelinjerne.

Du kan matche dine modtagne elektroniske dokumenter med købsordrelinjer fra to forskellige steder, fra siden E-dokumenter eller fra siden Købsordre. Den nemmeste måde at finde de allerede sammenkædede købsordrer på er at bruge feltet Sammenkædede købsordrer som en del af e-dokumentaktiviteter. Alle ikke-sammenkædede dokumenter kan findes ved hjælp af feltet Venter på købs-e-fakturaer, hvor du har en liste over e-dokumenter, du skal gennemse.

Bemærk

E-dokumentaktiviteter med disse to felter findes i følgende rollecentre: Evaluering af forretningschef, Forretningschef, Bogholder, Lagerchef og Levering og modtagelse.

Når du vil køre matchning fra købsordren, skal du vælge handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer, som findes på både købsordre- og indkøbsordrelistesiderne. Men hvis du vil køre matchning fra siden E-dokumenter, skal du vælge handlingen Match købsordre på denne side. Udfør disse trin for at fuldføre processen:

  1. Vælg handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer eller Match købsordre for allerede sammenkædede dokumenter.

  2. Du kan bemærke, at E-dokument match ordrelinjer med Copilot-prompten fungerer, og du har siden Købsordrematchning i baggrunden. Det betyder, at den samme proces sker, men med automatisk support fra Copilot, som kører processen med at matche i stedet for dig.

  3. Efter et par sekunder vil E-dokument match ordrelinjer med Copilot foreslå linjer til matchning med nogle yderligere detaljer:

    1. Du kan finde følgende oplysninger i prompthovedet:
    Feltnavn Beskrivelse
    Automatisk matchet Angiver antallet af matches, der foreslås automatisk. Dette er baseret på en strengsammenligning, og hvis der er 80 % eller flere beskrivelser, der overlapper hinanden, matcher systemet automatisk disse beskrivelser uden at bruge GPT-funktioner.
    Copilot matchet Angiver antallet af matches, der er foreslået af Copilot, ved hjælp af både streng- og semantisk sammenligning.
    E-dokumentnr. Angiver det linkede e-dokumentnummer.
    Fakturatotal ekskl. moms Angiver det samlede fakturabeløb, ekskl. moms.
    Matchet totalbeløb inkl. moms Angiver det matchede beløb ekskl. moms.
    1. Hvis alle linjer er matchet, kan du se den grønne tekst i øverste højre hjørne: Alle linjer (100 %) er matchede. Gennemgå matchforslag.
    2. Du kan finde følgende oplysninger i Matchet forslag-linjerne:
    Feltnavn Beskrivelse
    E-dokumentlinjenr. Angiver e-dokumentlinjenummeret (fra den oprindelige e-dokumentfil).
    Beskrivelse af e-dokumentlinje Angiver e-dokumentlinjebeskrivelsen (fra den oprindelige e-dokumentfil).
    Matchet antal Angiver det antal, der skal anvendes på købsordrelinjen.
    Tilbud Angiver den handling, der foreslås af AI, og disse foreslåede handlinger er relateret til matchning af købsordrelinjerne.
    1. Alle fuldt foreslåede og matchede linjer er markeret med grøn farve. Hvis der er et problem, f.eks. en anden pris, men i det tilladte prisinterval, markeres denne linje som gul, og hvis der er lighed mellem beskrivelsesfelterne, men prisforskellen er større end tilladt, markeres denne linje som rød.
    2. Hvis du ikke er tilfreds med nogle forslag, kan du slette dem ved hjælp af handlingen Slet linje.
    3. Hvis du vil se matchning af forslag, kan du vælge linket i kolonnen Forslag for at åbne siden Oplysninger om e-dokumentmatch.
    4. På siden E-dokumentmatchdetaljer kan du sammenligne detaljer fra E-dokumenter og købsordren for at være sikker på den foreslåede matchning, før du bekræfter den.
    5. Luk siden efter gennemgang.

  4. Hvis du ikke er tilfreds med de fleste af forslagene, eller hvis du ikke vil bruge E-dokument match ordrelinjer med Copilot-funktionen, skal du vælge Kassér den, hvorefter du kan fortsætte med den manuelle matchning.

  5. Hvis du vil beholde forslag, skal du vælge knappen Behold det, og systemet gemmer alle forslag fra Copilot.

  6. Business Central lukker Copilot-prompten, og linjerne på siden Matchning af købsordre markeres som grønne, da de allerede er matchet.

  7. Fra dette øjeblik kan du fortsætte med at arbejde, mens du foretager manuel matchning, og det betyder, at du kan fjerne matches, manuelle matches, nulstille matchning, eller hvis der ikke er nogen ændringer, du vil foretage, skal du bare vælge handlingen Anvend på købsordre og fortsætte med at arbejde med købsordren.

Bemærk

Du kan også vælge handlingen Match med Copilot på siden Matchning af købsordre igen, men i dette tilfælde bliver du spurgt, om du vil overskrive de eksisterende matches, da alle linjer allerede er matchet.

Bemærk

Analyse af pris/omkostninger og kontrol af tilgængeligt antal er en del af forbehandlingen.

Se også

Oversigt over e-dokumenter
Brug e-dokumenter i salg
Brug e-dokumenter i køb
Fejlfinde Copilot- og AI-funktioner
Ofte stillede spørgsmål om ansvarlig AI til hjælp til bankafstemning