Rediger

Del via

Bruge e-dokumenter i købsprocessen

  • Artikel

Du kan bruge konfigurerede elektroniske dokumenter (e-dokumenter) sammen med købsdokumenter.

Du kan bruge følgende købsdokumenter med e-dokumenters funktioner:

  • Købsfakturaer
  • Købsordrer (fra version 24.0)
  • Købskreditnotaer
  • Finanskladder

Bemærk

Fra Business Central version 24.0 er det muligt at forbinde Købsordrer med de modtagne E-dokumenter.

E-dokumenter i køb

Modtagelse af køb af e-dokumenter i Dynamics 365 Business Central kan udføres som en kørsel eller manuelt.

Sådan konfigureres kreditorer til at arbejde med forskellige købsdokumenter

Følg trinnene for at konfigurere kreditorer til at arbejde korrekt med indgående elektroniske fakturaer:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Leverandører, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg den kreditor, du vil konfigurere.

  3. I oversigtspanelet Modtagelse skal du finde feltet Modtag e-dokument til for at angive det standardkøbsdokument, der skal genereres fra det modtagne e-dokument.

    Bemærk

    I feltet Modtag e-dokument til kan brugerne enten vælge en Købsfaktura eller Købsordre baseret på, hvad de vil have oprettet ud fra den modtagne e-faktura. Denne udvælgelse påvirker ikke oprettelsen af korrigerende dokumenter; I begge scenarier genererer systemet en Kreditnota.

    Bemærk

    Hvis brugeren vælger indstillingen Købsordre i feltet Modtag e-dokument til, vil systemet forsøge at opdatere en af de eksisterende købsordrer, men hvis købsordren for en leverandør i det modtagne e-dokument ikke findes, opretter Business Central en ny Købsordre ved hjælp af samme fremgangsmåde som oprettelsen af de nye Købsfakturaer, der er forklaret på denne side senere.

  4. Vælg en af de indstillinger, du vil bruge til den valgte kreditor.

  5. Luk siden.

Arbejde med købsfakturaer

Kør batchjobbet

Bemærk

Dette batchjob bruges til automatisk opkrævning af indgående fakturaer. Det kan kun fungere i et land eller område, hvor funktionaliteten findes.

Hver gang der køres en Opgavekø, og den eksterne tjeneste har indgående fakturaer, der er sendt fra din leverandør, indsamler og importerer systemet disse fakturaer. Udfør disse trin for at fuldføre processen:

  1. Når kørslen er færdig, vises de nyligt importerede fakturaer på siden E-dokumenter sammen med deres grundlæggende detaljerede oplysninger.

  2. Hvis du vil se flere detaljer, skal du åbne et bestemt e-dokument.

  3. Hvis der ikke var nogen fejl eller problemer i e-dokumentet, tilknytter feltet Post dokumentnummeret på købsfakturaen, hvis den er konfigureret på siden Leverandørkort (som systemet oprettede automatisk). Vælg linket til at åbne dokumentet.

    Bemærk

    Dette systemoprettede dokument er ikke det bogførte dokument.

  4. Hvis du vil gå direkte til købsdokumentet, skal du markere feltet Post. Kontroller dokumentet, når du har åbnet siden Købsfaktura. Hvis alt er korrekt, skal du bogføre dokumentet.

  5. Når du bogfører købsdokumentet, opdateres feltet Post på E-dokumentet fra Faktura til Købsfaktura og nummeret på det bogførte købsdokument er tilgængeligt. Du kan vælge nummeret til at åbne den bogførte købsfaktura.

Oplysningerne om logfiler er de samme som i salgsprocessen for e-dokumenter.

Da fejl i salgsprocessen for det meste er relateret til tilgængeligheden af tjenesten, kan det indgående bilag indeholde flere årsager. Den mest almindelige årsag til en fejl er, at systemet ikke kan genkende linjerne på det e-dokument, du har fået fra leverandøren. Derfor kan det ikke indsætte linjer på din købsfaktura.

Der er to almindelige fejl:

  • Hvis du vil bruge denne specifikke linje fra kreditorfakturaen, som blev bogført direkte på finanskontoen, skal du have konfigureret værdien for Tilknyttet tekst korrekt. Hvis du vil tilsidesætte denne fejl, hvis du vil bruge finanskonti, skal du vælge Knyt tekst til konto for at oprette en specifik tilknytning af værdien Tilknyttet tekst med den Debetkontonr.-værdi, som du vil bruge.
  • Hvis du vil spore lagerbeholdningen og bruge linjer fra kreditorfakturaen til at udfylde varer på dokumentlinjerne, skal du have konfigureret Varereferencenr. korrekt værdi. Hvis du vil omgå denne fejl, skal du knytte den eksterne vare til dine varenumre ved hjælp af varereferenceoversigten. Du kan finde flere oplysninger i Bruge varereferencer.

Når du har rettet fejlene og advarslerne, kan du manuelt angive, hvornår systemet skal oprette en købsfaktura baseret på din opsætning, ved at vælge Opret dokument.

Importer fakturaer manuelt

Følg disse trin for manuelt at importere eksterne e-dokumenter:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv e-dokumenttjeneste, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg den aktive tjeneste på siden E-dokumenttjeneste.
  3. Vælg Modtag, og overfør den e-dokumentfil, du fik fra kreditoren.
  4. Hvis der vises en fejlmeddelelse, skal du åbne e-dokumentet for at løse problemerne.
  5. Når du er færdig med at løse problemerne, skal du vælge Opret dokument i gruppen Importér manuelt.
  6. Når dokumentet er oprettet i Business Central, ændres den måde, dokumentet vises på, ikke ved hjælp af en kørsel.

E-dokumenter med købsordrer

Hvis din leverandør har konfigureret feltet Modtag e-dokument til at arbejde med Købsordrer, skal du gøre følgende, når det elektroniske dokument er oprettet i Business Central (manuelt eller fra et eksternt slutpunkt) Business Central:

  1. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, og der er et indkøbsordrenummer i filen til modtagelse af e-dokument, vil Business Central automatisk knytte dette e-dokument til den angivne købsordre, og dokumentstatus for dette e-dokument vil være i gang, og e-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være ordretilknyttet. Dette link vil være synligt i feltet Dokument på dette specifikke e-dokument. Hvis du har brug for at ændre den købsordre, der er tilknyttet automatisk, kan du gøre det ved at udføre handlingen Opdater købsordrelink og manuelt vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør. Du kan kun gøre det, før linjerne mellem E-dokument og købsordre er matchet.

  2. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, men der ikke er noget indkøbsordrenummer i den modtagne E-dokumentfil , Business Central giver det mulighed for at vælge en af de eksisterende indkøbsordrer, når og hvis du uploadede dette dokument manuelt. Dette åbner listen Købsordrer med ordrer kun til den leverandør, som du modtog E-dokumentet fra. Du skal vælge Købsordre, du vil bruge, og derefter vælge OK. Hvis du ikke kunne vælge den korrekte købsordre eller få e-dokumentet automatisk fra et eksternt slutpunkt ved hjælp af opgavekøen, vil et nyt e-dokument ikke blive knyttet til noget købsdokument. Dokumentstatus viser Fejl, E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus også vise Importeret dokumentbehandlingsfejl. Hvis tilknytningen til købsordren er afsluttet, skal du vælge handlingen Opdater link til købsordre og vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør.

  3. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør ikke findes på oprettelsestidspunktet, oprettes et nyt e-dokument, Business Central opretter en ny indkøbsordre ved hjælp af den samme oprettelsesmodel, som allerede findes for nye købsfakturaer. Dokumentstatus for dette e-dokument vil blive behandlet, og e-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være Importeret dokument oprettet. Dette link vil være synligt i feltet Dokument på dette specifikke e-dokument.

Matche linjer fra modtaget e-dokument med købsordre

Du kan matche dine modtagne elektroniske dokumenter med købsordrelinjer fra to forskellige steder, fra siden: E-dokument eller fra siden Købsordre. Den nemmeste måde at finde de allerede sammenkædede købsordrer på er at bruge feltet Sammenkædede købsordrer som en del af e-dokumentaktiviteter. Alle ikke-sammenkædede dokumenter kan findes ved hjælp af feltet Venter på købs-e-fakturaer, hvor du har en liste over e-dokumenter, du skal gennemse.

Bemærk

E-dokumentaktiviteter med disse to felter findes i følgende rollecentre: Evaluering af forretningschef, Forretningschef, Bogholder, Lagerchef og Levering og modtagelse.

Bemærk

Hvis momsprocenten er forskellig mellem det indgående bilag og virksomhedens momsprocent, kan matchende dokumenter ikke bruges i et miljø med flere lande.

Matching af linjer fra købsordrer

Du kan matche linjerne fra listen Købsordrer eller fra en af de åbne købsordrer. Det kan du gøre ved at benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Vælg feltet Sammenkædede købsordrer i rollecenteret, hvis der er et nummer.

  2. Vælg en af to muligheder for matchning:

    • Hvis du vil matche linjerne fra listen Købsordrer, skal du vælge den købsordrelinje, du vil matche, og vælge handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer.
    • Hvis du først vil åbne købsordren, skal du åbne dokumentet og derefter vælge handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer.

  3. Da begge muligheder har samme proces, åbner du siden Matchning af købsordre med følgende indhold:

    1. I sidehovedet findes følgende oplysninger, som kan hjælpe dig med at knytte linjerne lettere:

      Feltnavn Beskrivelse
      Leverandørnavn Angiver leverandørens navn på det elektroniske dokument.
      E-dokumentnr. Angiver det linkede elektroniske dokumentnummer.
      E-dokumentdato Angiver bogføringsdatoen for det linkede elektroniske dokument.
      E-dokumentbeløb Angiver det samlede beløb for det linkede e-dokument inklusive moms.

    2. På linjerne kan du finde de linjer, der er importeret fra E-dokumentfilen i venstre side og linjerne fra den eksisterende indkøbsordre i højre side.

    3. Alle linjer på begge sider har varenumre og beskrivelser sammen med Købspris og Linjerabatpct.

    4. På siden Importerede linjer kan du også finde feltet Antal som et samlet antal fra e-faktura, og feltet Matchet antal angiver det antal, der allerede passer til købsordrelinjerne.

    5. På siden Købsordrelinjer kan du også finde Disponibelt antal som det antal, der kan matches med linjen (modtaget, men ikke faktureret antal) og Fakturer antal, med angivelse af det antal, der allerede er matchet med denne linje.

    6. Hvis du vil matche linjer, skal du markere de linjer på begge sider, som du vil matche, og vælge handlingen Match manuelt. De matchede linjer markeres med grønt.

    7. Det er muligt at matche en til en, men det er også muligt at matche mange til en eller en til mange ved at vælge flere linjer på den ene eller anden side, før du vælger handlingen Match manuelt.

    8. Du kan også vælge handlingen Match automatisk for automatisk at matche alle linjer med samme Type, Nr., Enhedspris, Rabat og Måleenhed.

    9. Hvis du laver en fejl, kan du vælge handlingen Fjern match for at fjerne de matchede linjer på købsordresiden eller vælge handlingen Nulstil matchning for at nulstille alt, hvad der matcher.

    10. Hvis dit e-dokument har mange linjer, kan du under matchningsprocessen vælge handlingen Vis ventende linjer for at fjerne alle e-dokumentlinjerne, hvis de allerede er fuldstændigt matchede. Hvis du har brug for at se alle linjerne, kan du altid vælge handlingen Vis alle linjer.

  4. Når du er færdig med matchningen, skal du vælge handlingen Anvend på købsordre.

  5. Når du har anvendt matchningen på købsordren, Business Central opdateres følgende felter:

    1. Kreditors fakturanr. og Bilagsdato i dokumenthovedet opdateres med værdier fra det elektroniske dokument, du har modtaget og sammenkædet.
    2. Fakturer antal i linjer opdateres med værdierne fra kolonnen Fakturer antal fra siden Matchning af købsordre baseret på de matchninger, du har foretaget.
    3. Du kan nu bogføre dokumentet ved at vælge handlingen Bogfør.
    4. Når du bogfører dokumentet, ændrer feltet Dokument på siden E-dokument værdien, og det vil relatere til den bogførte købsfaktura.
    5. Luk siden.

Vigtigt

Som standard kan du kun matche de linjer, der har det samme samlede beløb i begge dokumenter. Det betyder, at Købspris sammen med den anvendte linjerabatpct. skal være den samme, da du i ét dokument kan have et beløb uden rabat og i et andet med rabat.

Hvis du vil tilføje en vis tolerance og tillade forskellen mellem linjerne i E-faktura og Købsordre, skal du følge trinene:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, angiv Købsopsætning og vælg derefter det relaterede link.
  2. Du vil tillade tolerance i feltet E-bilagsmatchningsdifferencepct., der angiver den maksimalt tilladte procentdel af omkostningsforskellen, når den indgående E-dokumentlinje matches med købsordrelinjen.
  3. Denne opsætning vil gælde for alle matchende linjer, men igen under hensyntagen til tolerance for det samlede beløb, som for Købspris sammen med anvendt Linjerabatpct..
  4. Luk siden.
Match af linjer fra e-dokument

Du kan matche linjerne på siden E-dokument. Brug følgende trin for at starte dette:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv E-dokumenter, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg det E-Dokument, du vil matche.
  3. Vælg handlingen Match købsordre for at åbne siden Matchning af købsordrer.
  4. Gentag de samme trin, som du brugte, da du begyndte at matche fra købsordrer.

Hjælp til copilot-matchning af e-dokumenter

Bemærk

I øjeblikket har copiloten Hjælp til matching af e-dokument status som produktionsklar forhåndsversion, og den er tilgængelig globalt undtagen i Canada. Det fungerer kun på engelsk.

Bemærk

Copilot er den AI-drevne assistent, der hjælper folk på tværs af din organisation med at frigøre deres kreativitet og automatisere kedelige opgaver. Copiloten E-Document Matching Assistance hjælper brugerne med nemt at matche deres modtagne elektroniske fakturaer med eksisterende indkøbsordrelinjer ved hjælp af LLM-modellen til matchning af linjer mellem to forskellige dokumenter.

Sådan aktiveres copiloten

Hvis du ikke aktiverede Hjælp til match af e-dokument-copilot, skal du gøre det manuelt. Følg trinene for at aktivere copiloten Hjælp til matchning af e-dokumenter:

  1. Vælg Lightbulb, der åbner funktionen Fortæl mig. ikon, skriv Copilot- og AI-funktioner, og vælg derefter det relaterede link.
  2. På listen over funktioner skal du vælge Hjælp til match af e-dokument og ændre status til Aktiv.

Når copilot er aktiveret, kan du begynde at bruge den.

Brug copilot-matchning af e-dokumenter

Hvis copilot er aktiveret, vil eksisterende handlinger Tilknyt E-dokumentlinjer på købte ordrer og Match købsordre på siden E-dokument få forskellige ikoner, der symboliserer AI-kapacitet. Du kan køre disse handlinger (samme som i tidligere eksempler fra listen over købsordrer), fra en af købsordrer eller fra E-dokument. Alle trin til løb er de samme, men når du kører denne handling, bliver resultatet anderledes, og du skal følge disse trin:

  1. Vælg handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer eller Match købsordre for allerede sammenkædede dokumenter.

  2. Bemærk, at E-dokument match ordrelinjer med Copilot-prompten fungerer, og du har siden Købsordrematchning i baggrunden. Det betyder, at den samme proces sker, men med automatisk support fra Copilot, som kører processen med at matche i stedet for dig.

  3. Efter et par sekunder vil E-dokument match ordrelinjer med Copilot foreslå linjer til matchning med nogle yderligere detaljer:

    1. Du kan finde følgende oplysninger i prompthovedet:

      Feltnavn Beskrivelse
      Automatisk matchet Angiver antallet af matches, der foreslås automatisk. Dette er baseret på en strengsammenligning, og hvis der er 80 % eller flere beskrivelser, der overlapper hinanden, matcher systemet automatisk disse beskrivelser uden at bruge GPT-funktioner.
      Copilot matchet Angiver antallet af matches, der er foreslået af copilot, ved hjælp af både streng- og semantisk sammenligning.
      E-dokumentnr. Angiver det linkede e-dokumentnummer.
      Fakturatotal ekskl. moms Angiver det samlede fakturabeløb, ekskl. moms.
      Matchet totalbeløb inkl. moms Angiver det matchede beløb inkl. moms.

    2. Hvis alle linjer er matchet, kan du se den grønne tekst i øverste højre hjørne: Alle linjer (100 %) er matchede. Gennemgå matchforslag.

    3. Du kan finde følgende oplysninger i Matchet forslag-linjerne:

      Feltnavn Beskrivelse
      E-dokumentlinjenr. Angiver e-dokumentlinjenummeret (fra den oprindelige e-dokumentfil).
      Beskrivelse af e-dokumentlinje Angiver e-dokumentlinjebeskrivelsen (fra den oprindelige e-dokumentfil).
      Matchet antal Angiver det antal, der skal anvendes på købsordrelinjen.
      Tilbud Angiver den handling, der foreslås af AI, og disse foreslåede handlinger er relateret til matchning af købsordrelinjerne.

    4. Alle fuldt foreslåede og matchede linjer er markeret med grøn farve. Hvis der er et problem, dvs. en anden pris, men i det tilladte prisinterval, markeres denne linje som gul, og hvis der er lighed mellem beskrivelsesfelterne, men prisforskellen er større end tilladt, markeres denne linje som rød.

    5. Hvis du ikke er tilfreds med nogle forslag, kan du slette dem ved hjælp af handlingen Slet linje.

    6. Hvis du vil se matchning af forslag, kan du vælge linket i kolonnen Forslag for at åbne siden Oplysninger om e-dokumentmatch.

    7. På siden E-dokumentmatchdetaljer kan du sammenligne detaljer fra E-dokumentet og købsordren for at være sikker på den foreslåede matchning, før du bekræfter den.

    8. Luk siden efter gennemgang.

  4. Hvis du ikke er tilfreds med de fleste af forslagene, eller hvis du ikke vil bruge E-dokument match ordrelinjer med Copilot-funktionen, skal du vælge Kassér den, hvorefter du kan fortsætte med den manuelle matchning som forklaret tidligere.

  5. Hvis du vil beholde forslag, skal du vælge knappen Behold det, og systemet gemmer alle forslag fra Copilot.

  6. Business Central lukker Copilot-prompten, og linjerne på siden Matchning af købsordre markeres som grønne, da de allerede er matchet.

  7. Nu kan du fortsætte med at arbejde, mens du laver manuel matchning. Det betyder, at du kan fjerne matches, matche manuelt eller nulstille matchning. Hvis du ikke vil foretage ændringer, skal du blot vælge handlingen Anvend på købsordre og fortsætte med at arbejde med købsordren.

Bemærk

Du kan vælge handlingen Match med Copilot på siden Matchning af købsordre igen, men i dette tilfælde bliver du spurgt, om du vil overskrive de eksisterende matches, da alle linjer allerede er matchet.

Bemærk

Analyse af pris/omkostninger og kontrol af tilgængeligt antal er en del af forbehandlingen.

Oversigt over e-dokumentstatusser

Hvis du vil have et bedre overblik over alle e-dokumenter i regnskabet, kan du vælge rollecenteret Bogholder, hvor der findes e-dokumentstatusser. Der kan du finde e-dokumentaktiviteter, der har følgende statusser:

  • Indgående e-dokumenter:

    • Behandlet
    • Igangværende
    • Fejl

Se også

Opsætte e-dokumenter
Bruge e-dokument i salgsprocessen
Udvide e-dokumenters funktionalitet
Økonomistyring
Fakturasalg
Registrere køb med købsfakturaer og ordrer
Arbejde med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her