Kreditorkontrakter

En leverandørkontrakt kortlægger forpligtelser over for leverandører eller producenter. Strukturen i kreditorkontrakter svarer til købsordrer. Felterne i oversigtspanelet Generelt indeholder oplysninger om kontraktpartneren. Det kan f.eks. være leverandørens kontaktperson for denne kontrakt. Linjerne indeholder detaljerede oplysninger om fakturering af kontraktens komponenter.

Under fanen Betaling kan du angive en anden betalingsmodtager (end kontraktpartneren) i feltet Afvigende betalingsmodtager. Ligesom købsordrer bruges denne indstilling ved oprettelse af kontraktfakturaer.

Bemærkning

Kontrakter vises i faktaboksruden for kunder, leverandører og kontakter. Vælg den køindikator, der skal åbne tilhørende oversigt.

Opret en ny kreditorkontrakt

På siden Kunder skal du bruge handlingen Kontrakt for hurtigt at oprette en ny debitorkontrakt. Handlingen kopierer de relevante kontaktoplysninger til kontrakten. Du kan også angive leverandørkontrakter i Fortælmig-søgningen (Alt+Q) og åbne listen over kreditorkontrakter. Brug handlingen Ny for at oprette en ny kreditorkontrakt.

Fremgangsmåden til oprettelse af en ny kreditorkontrakt ligner den, der gælder for debitorkontrakter. Følgende trin er nødvendige for at oprette en kontrakt.

1. Vælg kreditor.
2. Vælg kontrakttypen, og angiv en kort Beskrivelse (begge poster er valgfrie). Du kan få mere at vide om kontrakttyper ved at gå til Kontrakttyper.
3. På oversigtspanelet Generelt i feltet Tildelt bruger-id skal du vælge den ansatte, der er ansvarlig for kontrakten. Feltet er som standard skjult, så du skal muligvis vælge Vis mere.
4. Du kan om nødvendigt i oversigtspanelet Fakturadetaljer ændre eller udfylde i felterne Valutakode, Betalingsbeting.kode og Betalingsmetodekode. Oplysningerne er kopieret fra debitoren i trin 1.
5. Hvis det er nødvendigt, skal du skifte betalingsmodtager i feltet Betalingsmodtager i oversigtspanelet Betaling.

Tildel serviceforpligtelser til en kreditorkontrakt

Når du vil fakturere serviceforpligtelser, skal du tildele dem til en kontrakt. Brug handlingen Hent serviceforpligtelser (under Proces) til at føje nye kontraktlinjer (serviceforpligtelser) til kontrakten. Siden Serviceforpligtelser uden leverandørkontrakt åbner. Siden viser alle serviceforpligtelser for leverandører, som du fakturerer via en kontrakt, men som ikke er tildelt en kontrakt. Når der kaldes ind i en kontrakt, er kontraktnummeret og leverandøren defineret på forhånd i serviceforpligtelserne (i feltet Tildel til kontraktnr. og Kreditorfelter). Når du overfører serviceforpligtelser til en kontrakt, oprettes der Kontraktlinjer. Linjerne afspejler indholdet af serviceforpligtelserne. Ændringer af kontraktlinjer reflekteres i serviceforpligtelserne. I feltet Antal vises antallet for det relaterede serviceobjekt. Du kan også få adgang til siden Tjenester uden leverandørkontrakter via rollecenteret eller via Fortæl mig-søgning (Alt+Q). I dette tilfælde er kontraktnummeret og leverandøren ikke defineret på forhånd.

Bemærkning

Du kan kun overføre serviceforpligtelser, der har kreditoren som partner, til kreditorkontrakter. Da du ikke kan gemme en leverandør i serviceobjektet, kan du tildele serviceforpligtelser på leverandørsiden til enhver leverandørkontrakt.

Bemærkning

Serviceforpligtelser oprettes normalt automatisk, når du bogfører leverancen i salgsordren. Forudsætningen for dette er en tilsvarende opsætning i den brugte vare- eller serviceforpligtelsespakken.

Forlæng kontrakt

Hvis du vil forlænge en kontrakt med en ekstra komponent, skal du bruge handlingen Udvid kontrakt. Handlingen opretter et serviceobjekt og tildeler de relaterede serviceforpligtelser til en debitor- og/eller kreditorkontrakt.

Siden er inddelt i tre sektioner. I den første del Kreditor skal du bruge Kreditors kontraktnr. for at vælge kreditorkontrakten, der skal tilpasses (mulige) serviceforpligtelser på kreditorsiden. Feltet kan kun redigeres, hvis Forlæng leverandørkontrakt er aktiv. Den anden del af siden, Debitor, ligner hinanden. I den tredje del i feltet Varenr. skal du angive den vare, der svarer til det nye kontraktelement. Du kan bruge felterne Antal og Klargøring af startdato for at tilføje flere oplysninger. AssistEdit i Yderligere serviceforpligtelser giver mulighed for at angive mulige serviceforpligtelser til den valgte vare.

Siden opfører sig lidt anderledes, afhængigt af hvordan den kaldes. Grundlæggende gemmes værdierne for det sidste opkald (pr. bruger). Indstillingerne bruges til at forudindstille næste gang siden åbnes. Når du ringer fra en kundekontrakt, er kundedelen foruddefineret i overensstemmelse hermed. Det samme gælder for Leverandørdelen for opkald fra en leverandørkontrakt. I begge tilfælde kører kontraktforlængelsen, når du vælger OK.

Bemærkning

Ud over siden Kontraktkort kan du også åbne siden fra menuen. I dette tilfælde bruges værdierne for det sidste opkald også som standardværdier. Knappen OK er dog ikke tilgængelig til at køre handlingen. Brug i stedet handlingen Udfør udvidelse. Denne handling er ikke tilgængelig, når du åbner siden fra en debitor- eller kreditorkontrakt.

Fakturarabatter

Du kan få mere at vide om tilknytning af engangsrabatter for en hel kontrakt ved at gå til Fakturarabatter.

Lukkede kreditorkontraktlinjer

Hvis tjenestens slutdato blev angivet for en kontraktlinje, eller den blev opdateret automatisk i opgavekøen, kan du ikke fakturere linjen. Linjer, der er afsluttet, vises ikke i standardvisningen af siden Kontraktkort. I oversigtspanelet Lukkede linjer vises disse linjer dog fortsat. Du kan bruge linjerne på et senere tidspunkt til at rekonstruere det, der engang var en del af kontrakten.

Felterne på en afsluttet linje kan ikke redigeres, undtagen Lukket. Hvis du fjerner markeringen i afkrydsningsfeltet, flyttes linjen tilbage til oversigtspanelet Linjer, og du kan redigere den. Derefter kan du f.eks. justere tjenestens slutdato. Hvis du ikke foretager en ændring, flyttes linjen tilbage til oversigtspanelet Lukkede linjer, næste gang du kalder Opdater servicedatoer. Du kan få mere at vide om opdatering af annulleringsdatoer og -frister og afslutning af kontraktlinjer ved at gå til Opsigelse af kontraktkomponenter.

Flet kontraktlinjer

Med tiden kan en kunde købe lignende eller identiske serviceforpligtelser fra en leverandør. Det kan f.eks. være, hvis de køber flere brugere til en eksisterende licens. Hvis du vil fakturere disse serviceforpligtelser samlet, skal du bruge handlingen Flet kontraktlinjer i linjemenuen for debitorkontrakten for at kombinere disse serviceforpligtelser.

Før du bruger handlingen, skal du markere de kontraktlinjer, der skal flettes. Du kan kun flette kontraktlinjer, hvis alle linjer opfylder følgende kriterier:

• Der findes ingen faktureringsforslagslinjer for nogen af serviceforpligtelserne.
• Dimensionerne er ens.
• Slutbrugeroplysningerne er identiske.
• Serviceobjekternes varer er identiske.
• Kundereferencerne for serviceobjekterne er identiske.
• Serviceobjekter spores ikke efter serienumre.
• Den næste faktureringsdato er den samme.

Følgende kan dog ikke være identisk:

• Serviceobjekter
  • Antal
  • Beskrivelse
  • Startdato for klargøring
  • Slutdato for forsyning
• Serviceforpligtelser
  • Beskrivelse
  • Startdato for service
  • Annullering mulig indtil
  • Periode indtil

Bemærkning

Du kan ikke bruge handlingen til tekstlinjer.

Brug siden Vælg debitorkontraktlinje for at vælge den kontraktlinje, hvor de valgte linjer skal kombineres. Et nyt serviceobjekt (som en kopi af serviceobjektet for den valgte kontraktlinje), herunder serviceforpligtelser oprettes med det samlede antal. De serviceforpligtelser, der skal kombineres, er lukket, og den nye service føjes til kontrakten. I de gamle serviceobjekter angives feltet Slutdato for forsyning, hvis det er muligt.

Opret kontraktfaktura

Du opretter typisk kontraktfakturaer via tilbagevendende fakturering. Du kan få mere at vide ved at gå til Gentagelse af fakturering. Tilbagevendende fakturering er designet til at generere faktureringsforslag i batches. Derudover er der flere muligheder for oprettelse af bogføringsdokumenter, f.eks. kollektive fakturaer. Flere oplysninger i Bogføring af dokumenter.

Gentagelse af fakturering kan være nyttigt ved oprettelse af en kontraktfaktura for en kontrakt, du arbejder på, uden først at oprette et faktureringsforslag. I dette scenarie skal du bruge handlingen Opret kontraktfaktura på siden Kreditorkontrakter eller Kreditorkontraktkort. Du kan angive nøgledatoen for fakturering i feltet (Faktureringsdato) og eventuelt den dato, indtil hvilken fakturering skal finde sted, i feltet (Fakturering til). Du kan desuden også angive Bilagsdato og Bogføringsdato for de bogføringsdokumenter, der skal oprettes. Hvis afkrydsningsfeltet Åbn dokument er markeret, åbnes dokumentet med det samme. Du kan også vælge Bogfør dokument til for at bogføre det oprettede dokument direkte. Bortset fra feltet Fakturering til er alle felter foruddefineret med arbejdsdatoen. Arbejdsdatoen er defineret på siden Mine indstillinger.

Bemærkning

Det er kun nyttigt at oprette en kontraktfaktura som beskrevet her i individuelle tilfælde.

Relaterede oplysninger

Du har adgang til relaterede oplysninger fra en kontrakt, og du har adgang til alle fakturaer og kreditnotaer. Du kan vise Kontraktudsættelser, hvis bogføringerne i kontrakten udskydes periodisk.

Brug handlingen Kontraktlinje til at få vist Faktureringslinjer og Arkiverede faktureringslinjer for den valgte kontraktlinje. Du kan også åbne Arkiverede faktureringslinjer i den bogførte faktura og kreditnota.

Relaterede oplysninger

Debitorkontrakter