Oversigt over arbejde med forretningsprocesforløb

Dette emne gælder for Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Hvis du er onlinebruger, skal du se Oversigt over forretningsprocesforløb i Power Automate-dokumenter.

Du kan hjælpe med til at sikre, at brugerne angiver data konsekvent og følger de samme trin, hver gang de arbejder med en kunde, ved at oprette et forretningsprocesforløb i. F.eks. ønsker du måske at oprette et forretningsprocesforløb for at få alle til at håndtere kundeserviceforespørgsler på samme måde, eller for at kræve, at medarbejdere får godkendelse for en faktura, før de sender en ordre. Forretningsprocesforløb bruger den samme underliggende teknologi som andre processer, men de muligheder, de giver, er meget forskellige fra andre funktioner, der bruger processer. Du kan finde oplysninger om, hvordan du opretter eller redigerer et forretningsprocesforløb, under Oprette et forretningsprocesforløb.

Se en kort video (4:49) om forretningsprocesforløb.

Hvorfor bruge forretningsprocesforløb?

Forretningsprocesforløb giver vejledning til brugere i at få udført deres arbejde. De giver en strømlinet brugeroplevelse, der vejleder brugeren gennem de processer, som organisationen har defineret for interaktioner, der skal ende med en konklusion af en art. Denne brugeroplevelse kan skræddersys, så brugere med forskellige sikkerhedsroller kan få den oplevelse, der er bedst egnet til det arbejde, de udfører.

Brug forretningsprocesforløb til at definere et sæt af trin, som brugeren skal følge for at opnå det ønskede resultat. Disse trin fungerer som en visuel indikator, der fortæller, hvor i forretningsprocessen man befinder sig. Forretningsprocesforløb reducerer behovet for oplæring, da nye brugere ikke behøver at tænke på, hvilket objekt de skal bruge. De kan lade processen vejlede dem. Du kan konfigurere forretningsprocesforløb til at understøtte almindelige salgsmetoder, der kan hjælpe dine salgsgrupper til at opnå bedre resultater. I forbindelse med servicegrupper kan forretningsprocesforløb hjælpe nye medarbejdere med hurtigere at blive sat ind i sagerne og undgå fejl, som kunne medføre utilfredse kunder.

Hvad kan forretningsprocesforløb gøre?

En definition af et forretningsprocesforløb repræsenteres som et brugerdefineret objekt, og en forekomst af en proces gemmes som en post i objektet. De enkelte poster er knyttet til en datapost (f.eks. firma, kontaktperson, kundeemne eller salgsmulighed) og i tilfælde af processer på tværs af objekter til en datapost for hver objekt, der deltager.

Med forretningsprocesforløb definerer du en række faser og trin, som så vises i et kontrolelement øverst i formularen.

Hver fase indeholder en gruppe af trin. Hvert trin repræsenterer et felt, hvor der kan angives data. Der skiftes til næste fase vha. knappen Næste fase. Du kan oprette et obligatorisk trin, hvor brugeren skal angive data for det tilhørende felt, før de kan gå videre til næste fase. Det kendes også som ”stage-gating”.

Forretningsprocesforløb virker rimeligt enkelt i sammenligning med andre typer processer, fordi de ikke giver nogen betinget forretningslogik eller automatisering ud over den strømlinede oplevelse med dataindtastning og administration af adgang til faser. Men, når du kombinerer dem med andre processer og tilpasninger, kan de spille en vigtig rolle i forbindelse med at spare folks tid, reducere omkostninger til oplæring samt gøre det nemmere for brugerne at lære programmet at kende.

Der findes en række tilgængelige forretningsprocesser, der er klar til brug. Flere oplysninger: Tilføje forretningsprocesser, der er klar til brug.

Forretningsprocesforløb integreret med andre tilpasninger

Når du eller en bruger angiver data vha. forretningsprocesforløb, anvendes dataændringerne også i formularfelter, så eventuel automatisering, der udføres af forretningsregler eller formularscripts kan anvendes straks. Der kan tilføjes trin, som angiver værdier for felter, der ikke er til stede i formularen, og disse felter blive føjet til den Klient-API-objektmodel, som anvendes til formularscripts. Eventuelle arbejdsprocesser, der initieres af ændringer i felter i et forretningsprocesforløb, anvendes, når dataene i formularen gemmes. Hvis automatiseringen anvendes af en realtidsarbejdsproces, bliver de ændringerne straks synlige for brugeren, når dataene i formularen opdateres, når posten er blevet gemt.

Selvom kontrolelementet for forretningsprocesforløb i formularen ikke indeholder nogen direkte mulighed for programmering på klientsiden, anvendes ændringer, der foretages med forretningsregler eller formularscripts, automatisk på kontrolelementer for forretningsprocesforløb. Hvis du skjuler et felt i en formular, skjules dette felt også kontrolelementet for forretningsprocesforløb. Hvis du angiver en værdi ved hjælp af forretningsregler eller formularscripts, angives denne værdi i forretningsprocesforløbet.

Samtidige procesforløb

Med samtidige forretningsprocesforløb kan systemtilpassere konfigurere flere forretningsprocesser og knytte dem til den samme startpost. Brugere kan skifte mellem flere forretningsprocesser, der kører samtidigt, og fortsætte deres arbejde i den procesfase, som de var nået til.

Forretningsprocesforløb i systemet

Følgende forretningsprocesforløb er omfattet. Gennemgå systemets forretningsprocesforløb for at forstå, hvordan disse forretningsprocesforløb fungerer:

• Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed

• Salgsproces for salgsmulighed

• Telefon til sagsproces

Flere objekter i forretningsprocesforløb

Du kan bruge en forretningsproces for et enkelt objekt, eller den kan omfatte flere objekter. Det kan f.eks være, at du har en proces, der begynder med en salgsmulighed, som derefter bliver til et tilbud, en ordre og derefter en faktura, hvorefter du til sidst kan lukke salgsmuligheden.

Du kan designe forretningsprocesforløb, som sammenfatter posterne for op til fem forskellige objekter i én samlet proces, således at personer, der bruger appen, kun skal koncentrere sig om forløbet af deres proces og ikke om, hvilket objekt de arbejder i. De kan nemmere navigere mellem de tilknyttede objektposter.

Der er flere tilgængelige forretningsprocesforløb pr. objekt

Ikke alle brugere i en organisation følger de samme processer, og forskellige betingelser kan gøre det nødvendigt at anvende en anden proces. Du kan have op til 10 aktive forretningsprocesforløb pr. objekt for at have relevante processer til forskellige situationer.

Bestemme, hvilke forretningsprocesforløb der anvendes

Du kan knytte forretningsprocesforløb til sikkerhedsroller, så det kun er personer med de pågældende sikkerhedsroller, der kan se eller bruge dem. Du kan også angive rækkefølgen for forretningsprocesforløb, så du kan styre, hvilke forretningsprocesforløb der angives som standard. Hvis du vil angive rækkefølgen af forretningsprocesforløb, skal du åbne et forretningsprocesforløb i designeren og derefter vælge Rækkefølge af procesforløb på kommandolinjen. Vælg pil op og pil ned for at placere forretningsprocesforløbene i den ønskede rækkefølge.

Når en bruger opretter en ny objektpost, filtreres listen over tilgængelige aktive forretningsprocesdefinitioner af brugerens sikkerhedsrolle. Den første aktiverede forretningsprocesdefinition, der er tilgængelig for brugerens sikkerhedsrolle i henhold til listen over procesrækkefølgen, er den værdi, der anvendes som standard. Hvis der findes mere end én tilgængelig aktiv forretningsprocesdefinition, kan brugerne indlæse en anden definition fra dialogen Skift proces. Når du skifter processer, placeres den proces, der i øjeblikket gengives, i baggrunden og erstattes af den valgte proces, men den opretholder sin status og kan flyttes tilbage igen. Hver post kan have flere tilknyttede procesforekomster (hver til en anden forretningsprocesforløbsdefinition, op til 10). Kun ét forretningsprocesforløb gengives ved indlæsning af formularen. Når en bruger anvender en anden proces, indlæses denne proces muligvis kun som standard for den pågældende bruger.

Hvis du vil sikre, at en forretningsproces indlæses som standard for alle brugere (funktionsmåde svarende til "fastgørelse"-processen), kan et brugerdefineret klient-API-script (webressource) tilføjes ved indlæsning af formularen, som specifikt indlæser en eksisterende forretningsprocesforekomst baseret på forretningsprocessens definitions-id.

Rettigheder for forretningsprocesforløb

Hver definition af et forretningsprocesforløb, der er repræsenteret som et brugerdefineret objekt, indeholder sit eget sæt af rettigheder, der kan redigeres i en sikkerhedsrolle ligesom et andet system eller brugerdefineret objekt. Du kan angive rettighederne under fanen Forretningsprocesforløb for en sikkerhedsrolle.

Du kan tildele følgende rettigheder i et forretningsprocesforløb:

• Opret: Gør det muligt at oprette en forekomst af forretningsprocesforløbet, og det gøres samtidig med oprettelsen af en ny post.
• Læs: Gør det muligt at se forretningsprocesforløbet i en oprettet post.
• Skriv: Gør det muligt at opdatere forretningsprocesforløbet. F.eks. ændre tilstand og navigation.
• Slet: Gør det muligt at slette en forekomst, f.eks. når en post slettes.
• Tilføj: Gør navigation på tværs af objekter mulig fra et objekt. For eksempel i objektet Kundeemne i forretningsprocesforløbet Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed.
• Føj til: Gør navigation på tværs af objekter mulig til et objekt. For eksempel i objektet Salgsmulighed i forretningsprocesforløbet Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed.

Bemærk

Det er som standard kun sikkerhedsrollerne Systemadministrator og Systemtilpasser der har adgang til alle forretningsprocesforløb.

Overvejelser i forbindelse med forretningsprocesforløb

Du kan kun angive forretningsprocesforløb for de objekter, som understøtter dem. Du skal også være opmærksom på begrænsningerne for antallet af processer, faser og trin, der kan tilføjes.

Forretningsprocesforløb, der kalder en arbejdsproces

Nu kan du kalde anmodede arbejdsprocesser fra et forretningsprocesforløb. Du kan konfigurere dette fra den ny designfunktion for forretningsprocesforløb ved at trække en arbejdsproceskomponent, til en procesfase eller sektionen Globale arbejdsprocesser. Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocesser i forretningsprocesforløb i Blog: Automatisering af forretningsprocesforløb i Dynamics 365 for Customer Engagement.

Når du inkluderer en arbejdsproces, der skal udløses ved afslutning af en fase i dit forretningsprocesforløb, og den pågældende fase er den sidste fase i forløbet, giver designeren det indtryk, at arbejdsprocessen bliver udløst, når fasen er fuldført. Arbejdsprocessen udløses imidlertid ikke, fordi der ikke finder en faseovergang sted. Du modtager ikke en advarsel eller fejlmeddelelse, der forhindrer, at du inkluderer arbejdsprocessen i fasen. Når en bruger arbejder med forretningsprocesforløbet, resulterer afslutning eller afbrydelse af processen ikke i en faseovergang, og derfor udløses arbejdsprocessen ikke. Overvej følgende eksempler:

• Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med to faser, opretter S1 forbindelse til S2 med en arbejdsproces på fase S2 og angive udløseren til Faseafslutning.

• Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med tre faser, opretter S1 forbindelse til S2 og derefter forgrener S2 sig til S3. Det omfatter en arbejdsproces på S2 og angiver udløseren til Faseafslutning.

  Arbejdsprocessen udløses ikke i nogen af tilfældene. Hvis du vil løse dette problem, kan du tilføje en global arbejdsproces og tilføje den arbejdsproces, der skal udløses, så den udløses for forretningsprocessen i stedet for et trin i forløbet. Du kan angive en udløser for en Global arbejdsproces til Proces afbrudt eller Proces fuldført for at udløse arbejdsprocessen, når en bruger afbryder eller er fuldfører forretningsprocessen.

Objekter, som kan anvende forretningsprocesforløb

Kun objekter, der anvender de opdaterede formularer, kan anvende forretningsprocesforløb. Dette omfatter brugerdefinerede objekter og følgende systemobjekter:

• Firma

• Aftale

• Kampagne

• Kampagneaktivitet

• Kampagnerespons

• Konkurrent

• Kontaktperson

• Mail

• Berettigelse

• Fax

• Sag

• Faktura

• Potentiel kunde

• Brev

• Marketingliste

• Salgsmulighed

• Telefonopkald

• Produkt

• Prislisteelement

• Tilbud

• Gentaget aftale

• Salgsmateriale

• Social aktivitet

• Rækkefølge

• Bruger

• Opgave

• Gruppe

  Hvis du vil aktivere et brugerdefineret objekt for forretningsprocesforløb, skal du markere afkrydsningsfeltet forretningsprocesforløb (felter oprettes) i objektdefinitionen. Bemærk, at du ikke kan fortryde denne handling.

Bemærk

Hvis du navigerer til fasen i forretningsprocesforløbet, der indeholder objektet Social Activity, og vælger knappen Næste fase, kan du se indstillingen Opret. Når du vælger Opret, indlæses formularen Social aktivitet. Men da Social Activity ikke er gyldig for Create fra appens brugergrænseflade, kan du ikke gemme formularen, og du får vist fejlmeddelelsen "Uventet fejl".

Maksimalt antal processer, faser og trin

Hvis du vil sikre en acceptabel ydeevne samt brugervenligheden af brugergrænsefladen, er der visse begrænsninger, du skal være opmærksom på, når du planlægger at bruge forretningsprocesforløb:

• Der kan ikke være flere end 10 aktiverede forretningsprocesforløb pr. objekt.

• Hver proces kan ikke indeholde mere end 30 faser.

• Processer for flere objekter kan ikke indeholde mere and fem objekter.

Understøttelse af tilpasning af objekter i forretningsprocesforløb

Objekter i forretningsprocesforløb vises i systemet, så objektpostdata kan gøres tilgængelige i gitre, visninger, diagrammer og dashboards.

Bruge objektposter i forretningsprocesforløb med gitre, visninger, diagrammer og dashboards

Med forretningsprocesforløb tilgængelige som et objekt kan du nu bruge avancerede søgninger, visninger, diagrammer og dashboards, hvor kilden er data i forretningsprocesforløb for et bestemt objekt, f.eks. et kundeemne eller en salgsmulighed. Systemadministratorer og systemtilpassere kan oprette brugerdefinerede gitre, visninger, diagrammer og dashboards til forretningsprocesforløb svarende til dem, der oprettes i alle andre objekter.

Forretningsprocesforløb som f.eks. Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed vises som et objekt, der kan tilpasses, i løsningsoversigten.

Hvis du vil have adgang til en standardvisning af et forretningsprocesforløb, skal du åbne løsningsoversigten, udvide Objekter>, udvide den ønskede proces, f.eks. Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed, vælge Visninger og derefter vælge den visning, du ønsker.

Der findes flere standardvisninger, som du kan få vist som et diagram, f.eks. visningen Aktiv salgsproces for salgsmulighed.

Begrænsninger ved brug af objekter i forretningsprocesforløb

I øjeblikket kan oprette du ikke oprette brugerdefinerede formularer for objekter baseret på et forretningsprocesforløb.

Se også

Se en kort video (4:49) om forretningsprocesforløb
Tilføje forretningsprocesser, der er klar til brug
Oprette et forretningsprocesforløb
Forbedre forretningsprocesforløb med forgrening
Hvidbog: Procesaktivering med Dynamics 365 for Customer Engagement
Opret brugerdefineret forretningslogik via processer
Arbejdsprocesser
Handlinger - Oversigt