Konfigurere en godkendelsesproces
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Hvis du vil konfigurere en godkendelsesproces i arbejdsgangseditoren, skal du højreklikke på godkendelsesprocessen og derefter klikke på Egenskaber for at åbne formen Egenskaber. Brug nedenstående procedurer til at konfigurere egenskaberne for godkendelsesprocessen.
Navngive godkendelsesprocessen
Udfør følgende trin for at angive et navn til godkendelsesprocessen.
Klik på Grundlæggende indstillinger i ruden til venstre.
Skriv et entydigt navn på godkendelsesprocessen i feltet Navn.
Angive, hvornår systemet automatisk skal behandle dokumentet
Du kan konfigurere systemet, så et dokument behandles automatisk, hvis bestemte betingelser er opfyldt. Systemet kan f.eks. godkende udgiftsrapporter med totalbeløb på mindre end 100 kr.
Udfør disse trin for at angive, hvornår systemet skal behandle dokumentet automatisk.
Klik på Automatiske aktioner i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet Aktiver automatiske handlinger.
Klik på Tilføj betingelse.
Angiv en betingelse.
Angiv yderligere betingelser, hvis det er nødvendigt.
Hvis du vil kontrollere, at de betingelser, du har angivet, er konfigureret korrekt, skal du udføre følgende trin:
Klik på Test for at åbne formen Test betingelse for arbejdsgang.
Vælg en post i området Valider betingelse i formen.
Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har defineret.
Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til formen Egenskaber.
Vælg den handling, som systemet skal udføre på dokumentet, på listen Handling for automatisk udførelse.
Angive, hvornår beskeder sendes
Du kan sende beskeder til personer, når et dokument er godkendt, afvist, delegeret videre eller eskaleret - eller når der er anmodet om en ændring.
Udfør følgende trin for at angive, hvornår der sendes beskeder, og hvem beskederne sendes til.
Klik på Beskeder i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet ud for de hændelser, der skal sendes beskeder i forbindelse med.
Deleger – når et dokument er tildelt til en anden bruger til godkendelse.
Eskaler – når den tildelte bruger ikke har udført nogen handling i forbindelse med dokumentet inden for den tildelte tid.
Godkend – når et dokument er blevet godkendt.
Afvis – når et dokument er blevet afvist.
Anmod om ændring – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, har anmodet om en ændring i et fremsendt dokument.
Vælg rækken for den hændelse, du har valgt i trin 2.
Klik på fanen Beskedtekst.
Angiv beskedteksten i tekstboksen.
Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere, som erstattes af de korrekte data, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.
Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.
Klik på Indsæt pladsholder.
Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
Klik på Indsæt.
Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af beskeden. Udfør følgende trin i den form, der vises:
Klik på Tilføj.
På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.
Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.
Klik på Luk.
Klik på fanen Modtager.
Angiv, hvem beskederne sendes til. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 10.
Indstilling
Modtagere af besked
Ekstra trin
Deltager
Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle
Når du har valgt Deltager, skal du klikke på fanen Rollebaseret.
Vælg den type gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltagertype.
Vælg den gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltager.
Arbejdsgangsbruger
Brugere, som deltager i den aktuelle arbejdsgang
Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger.
På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
Bruger
Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere
Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger.
Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, der skal sendes beskeder til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.
Gentag trin 3 til 9 for hvert af de hændelser, du har valgt i trin 2.
Angive en endelig godkender
Det kan være en god ide at udpege en endelig godkender for scenarier, hvor godkenderen er den person, der har sendt dokumentet til godkendelse. Udfør følgende trin for at angive en endelig godkender.
Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet Brug endelig godkender.
Vælg den bruger på listen, der skal være endelig godkender.
Angive en tidsgrænse
Udfør følgende trin, hvis godkendelsesprocessen skal fuldføres inden en bestemt tidsgrænse.
Bemærk
De indstillinger, du vælger under udførelsen af disse trin, tilsidesætter de indstillinger, du har valgt i områderne Tildeling og Eskalering for hvert godkendelsestrin.
Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet Angiv en tidsgrænse for arbejdsgangselementet.
Angiv, hvornår godkendelsesprocessen skal fuldføres, i feltet Varighed. Vælg en af følgende indstillinger:
Timer – angiv det antal timer, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
Dage – angiv det antal dage, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
Uger – angiv det antal uger, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført.
Måneder – vælg den dag og uge, hvor godkendelsesprocessen senest skal være fuldført. Måske ønsker du godkendelsesprocessen fuldført f.eks. senest fredag i den tredje uge i måneden.
År – vælg den dag, uge og måned, hvor godkendelsesprocessen senest skal være fuldført. Måske ønsker du godkendelsesprocessen fuldført f.eks. senest fredag i den tredje uge i december.
Hvis tidsfristen overskrides, behandles dokumentet af systemet. Vælg den handling, systemet skal foretage, på listen Handling.
Angiv, hvilke handlinger der er tilgængelige for brugeren
Når en bruger tildeles et dokument, som skal godkendes, skal han eller hun behandle dokumentet som angivet. Udfør følgende trin for at angive, hvilke handlinger brugeren kan udføre med det dokument, der er sendt.
Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet Godkend, hvis brugeren kan godkende dokumentet.
Markér afkrydsningsfeltet Afvis, hvis brugeren kan afvise dokumentet.
Markér afkrydsningsfeltet Anmod om ændring, hvis brugeren kan anmode om ændringer af dokumentet.
Marker afkrydsningsfeltet Deleger, hvis brugeren kan tildele dokumentet til en anden bruger til godkendelse.
Angive, om brugere kan behandle dokumentet fra opgavelisten i Enterprise Portal
Som standard kan brugere behandle dokumenter fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX. Der kan dog være tilfælde, hvor du ikke ønsker, at brugere skal kunne behandle dokumenter fra denne webdel. Måske vil du kræve, at brugerne åbner dokumenterne og godkender eller afviser dokumenterne inde fra selve dokumenterne.
Udfør følgende trin for at angive, om brugere skal kunne behandle dokumentet fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.
Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet Aktivér handlinger fra opgavelisten i Enterprise Portal for at tillade brugere at behandle dokumentet fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér handlinger fra opgavelisten i Enterprise Portal for at forhindre brugere i at behandle dokumentet fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.
Konfigurere godkendelsestrinene
En godkendelsesproces består af godkendelsestrin. Fuldfør følgende procedure for at tilføje trin til godkendelsesprocessen og konfigurere trinene.
Dobbeltklik på godkendelsesprocessen i arbejdsgangseditoren. I arbejdsgangseditoren vises trinene i godkendelsesprocessen.
Du kan tilføje et godkendelsestrin ved at trække trinet fra området Arbejdsgangselementer til lærredet.
Se i Konfigurere et godkendelsestrin, hvordan et godkendelsestrin konfigureres.