Konfigurere e-mail-funktionen i Microsoft Dynamics AX

Artikel
08/03/2018

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Konfigurer e-mail-funktionen i Microsoft Dynamics AX ved at gennemføre procedurerne i dette emne. Disse procedurer kan hjælpe dig med at oprette forbindelse Microsoft Dynamics AX til en SMTP-mail-server, konfigurere e-mail-indstillinger til brugere, konfigurere en batch til at sende e-mail-meddelelser og oprette e-mail-skabeloner.

Når du har fuldført procedurerne i dette emne, kan Microsoft Dynamics AX sende e-mail-meddelelser til brugere baseret på de funktioner, du bruger. For eksempel kan Microsoft Dynamics AX sende e-mail-meddelelser til brugere, når de modtager dokumenter til godkendelse (som defineret i en arbejdsgang), eller når salgsordrer annulleres (som defineret i en påmindelsesregel).

Hurtigt overblik

I følgende diagram vises trinene i processen til konfiguration af e-mail-funktionen i Microsoft Dynamics AX.

Sådan konfigureres mailfunktionaliteten

1 Konfigurer din SMTP-mail-server

Det første trin i processen er at definere en SMTP-mail-server (Simple Mail Transfer Protocol) i dit miljø. Du kan gøre dette ved at gennemføre følgende procedurer:

Installer SMTP-serveren

Installer SMTP-serveren på en computer, der kører Windows Server. Instruktionerne varierer afhængigt af, hvilken version af Windows Server du bruger.

Hvis du bruger Windows Server 2008 eller Windows Server 2008 R2, skal du følge disse trin for at installere SMTP-serveren.

Klik på Start > Administration > Serverstyring.
I området Funktionsoversigt skal du klikke på Tilføj funktioner.
Siden Vælg funktioner vises. Klik i afkrydsningsfeltet SMTP-server.
Der vises et vindue, hvor du bliver spurgt, om du vil tilføje rolletjenester og funktioner for SMTP-serveren. Klik på Tilføj nødvendige rolletjenester.
Siden Vælg funktioner vises igen. Klik på Næste.
Siden Web Server (IIS) vises. Klik på Næste.
Siden Vælg rolletjenester vises. Klik på Næste.
Siden Bekræft installationsservices vises. Klik på installerer.

Hvis du bruger Windows Server 2012, skal du følge disse trin for at installere SMTP-serveren.

I skærmbilledet Start skal du klikke Serverstyring.
Klik på Administrer i menuen og derefter på Tilføj roller og funktioner.
Siden Før du starter vises. Klik på Næste.
Siden Vælg installationstype vises. Vælg indstillingen Rollebaseret eller funktionsbaseret installation, og klik derefter på Næste.
Siden Vælg destinationsserveren vises. Vælg den server, hvor du vil installere SMTP-serveren. Klik på Næste.
Siden Vælg serverroller vises. Klik på Næste.
Vinduet Vælg funktioner vises. Klik i afkrydsningsfeltet SMTP-server.
Der vises et vindue, hvor du bliver spurgt, om du vil tilføje rolletjenester og funktioner for SMTP-serveren. Klik på Tilføj funktioner.
Siden Vælg funktioner vises igen. Klik på Næste.
Siden Web Server (IIS) vises. Klik på Næste.
Siden Vælg rolletjenester vises. Klik på Næste.
Siden Bekræft installationsservices vises. Klik på Installer.

Konfigurer SMTP-serveren

Brug følgende procedure til at konfigurere SMTP-serveren til at bruge integreret Windows godkendelse.

I menuen Start skal du klikke på Administration.
Klik på Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager for at åbne IIS Manager.
Vælg navnet på din server i den venstre rude.
I den højre rude skal du højreklikke på [SMTP Virtual Server #1] og derefter på Egenskaber.
Vinduet Egenskaber [SMTP Virtual Server #1] vises. Klik på fanen Adgang.
Klik på knappen Godkendelse.
Vinduet Godkendelse vises. Marker afkrydsningsfeltet Integreret Windows-godkendelse. Klik på OK.
Fanen Adgang vises igen. Klik på knappen Videresend.
Vinduet Videresend begrænsninger vises. Marker afkrydsningsfeltet Tillad videresendelse for alle computere, der kan godkendes, uanset listen ovenfor. Klik på OK.
Vinduet Egenskaber [SMTP Virtual Server #1] vises igen. Klik på OK for at lukke vinduet.

Oprette forbindelse mellem Microsoft Dynamics AX og SMTP-mail-serveren

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette forbindelse Microsoft Dynamics AX til SMTP-mail-serveren.

Åbn Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klik på Systemadministration > Opsætning > System > E-mail-parametre.
I feltet Udgående mailserver skal du angive navnet på den computer, hvor du har installeret SMTP-serveren.
Angiv navnet på den lokale computer i feltet Navn på lokal computer.
I feltet SMTP- portnummer skal du indtaste det portnummer, der skal bruges sammen med SMTP. Standardportnummeret er 25.
Hvis SMTP-serveren kræver godkendelse, skal angive et gyldigt brugernavn og en gyldig adgangskode.
Marker afkrydsningsfeltet Brug NTLM.
I feltet Størrelsesgrænsen for vedhæftet fil (MB) skal du angive en størrelsesbegrænsning for vedhæftede filer.

Registreringsdatabasenøglen maxbuffersize begrænser også den acceptable størrelse for vedhæftede filer. Hvis den størrelse, som du definerer her, overstiger den maksimale bufferstørrelse, anvendes grænsen for den maksimale bufferstørrelse.
I feltet Tillad integrerede data og vedhæftede filer fra skal du angive eller søge efter den placering, hvor vedhæftede filer eller andre integrerede data i en e-mail er gemt.

2 Angiv e-mail-adressen for hver bruger

Hvis du vil angive e-mail-adressen for hver Microsoft Dynamics AX-bruger, skal du fuldføre denne procedure.

Bemærk

Hvis du hellere vil have brugerne til angive deres egne e-mail-adresser, skal du bede brugerne om at gøre følgende:

Åbn Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klik på Filer > Værktøjer > Indstillinger.
Angiv en e-mail-adresse i feltet E-mail.

Åbn Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klik på Systemadministration > Almindelige > Brugere > Brugere.
Vælg en bruger.
Klik på Indstillinger.
Indtast e-mail-adressen for den valgte bruger i feltet E-mail.
Klik på Luk.
Siden Brugere vises igen. Vælg en anden bruger, og gentag trin 4-6.

3 Anvende batchbehandling til at sende e-mail-meddelelser.

Batchafvikling bruges til at sende e-mail-meddelelser, der genereres fra Microsoft Dynamics AX. Brug følgende procedurer til at oprette en batchgruppe og konfigurere det batchjob, der sender e-mail-meddelelser.

Oprette en batchgruppe

Et batchjob, der er navngivet E-mail-distributør-batchjob, bruges til at sende e-mail-meddelelser, der genereres fra Microsoft Dynamics AX. Batchjobbet skal udføres inden for konteksten af en batchgruppe. Udfør følgende trin for at oprette en batchgruppe for e-mail-distributør-batchjobbet.

Klik på Systemadministration > Opsætning > Batchgruppe.
Klik på Ny for at oprette en ny batchgruppe.
Angiv et entydigt navn på batchgruppen i feltet Gruppe. Du kan f.eks. angive E-mail.
Angiv en beskrivelse, der kan hjælpe dig med at identificere batchgruppen, i feltet Beskrivelse.
Klik på fanen Batchservere.

På listen Valgte servere vises de AOS-forekomster, batchgruppen kører på. På listen Resterende servere vises de resterende forekomster af AOS, der er tilgængelige som batchservere.
Brug pileknapperne til at tilføje servere til listen Valgte servere eller til at fjerne servere fra listen Valgte servere.

Konfigurer batchjobbet

Udfør følgende trin for at konfigurere e-mail-distributør-batchjobbet.

Klik på Systemadministration > Periodisk > E-mail-behandling > Batch.
Marker afkrydsningsfeltet Batchbehandling.
Angiv en beskrivelse af batchjobbet i feltet Opgavebeskrivelse.
Vælg den batchgruppe, du oprettede i den forrige procedure, på listen Batchgruppe.
Markér afkrydsningsfeltet Privat, hvis du vil forhindre andre brugere i at køre dette batchjob. Et privat batchjob kan kun køres af den bruger, der planlagde det, og kun på den computer, hvor den pågældende bruger er logget på.
Klik på Gentages for at angive, hvor ofte dette batchjob skal køres.
Klik på Påmindelser for at sende beskeder, når dette batchjob er afsluttet, går på fejl eller annulleres.

4 Konfigurere e-mail-indstillinger for bestemte funktioner eller programmer

Mange af funktionerne og programmerne i Microsoft Dynamics AX kan konfigureres til at sende e-mail-beskeder til brugere. Du skal konfigurere e-mail-indstillinger, der er specifikke for disse funktioner og programmer. Se i dokumentationen til disse funktioner og programmer for at få særlige instruktioner. skriv URL-adressen til siderne på administrationsporten, f.eks.:

Hvis du bruger arbejdsgange, kan du se Konfigurere e-mail-indstillinger til arbejdsgangssystemet for at få oplysninger om, hvordan du konfigurerer e-mail-funktionen til arbejdsgangssystemet.
Hvis du bruger påmindelsesregler, kan du se E-mail-meddelelser med påmindelser for at få oplysninger om, hvordan du konfigurerer e-mail-funktionen til påmindelsesregler.
Hvis du bruger Retail, kan du i Konfigurere e-mail-kvitteringer få oplysninger om, hvordan du sender kvitteringer til debitorer.

Processen til at konfigurere e-mail-indstillinger til bestemte funktioner eller programmer varierer, men som minimum omfatter processen oprettelse af en eller flere e-mail-skabeloner. Trinnene til oprettelse af en e-mail-skabelon ses nedenfor.

Oprette en e-mail-skabelon

Som en del af processen til at konfigurere e-mail-indstillinger til en bestemt funktion eller et program skal du oprette en eller flere e-mail-skabeloner.

Antag for eksempel, at du har oprettet en arbejdsgang i Microsoft Dynamics AX til indkøbsrekvisitioner. Denne arbejdsgang definerer, hvem der skal godkende indkøbsrekvisitioner. Du kan konfigurere arbejdsgangen, så e-mail-meddelelser – baseret på en e-mail-skabelon – sendes til de brugere, der tildeles indkøbsrekvisitioner til godkendelse.

En e-mail-skabelon kan indeholde flere versioner, hvor alle versioner er skrevet på forskellige sprog.

Udfør følgende procedure for at oprette en e-mail-skabelon.

Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > E-mail-skabeloner.
Skal den e-mail-skabelon, som du opretter, bruges på tværs af hele organisationen eller til et bestemt firma? Svaret på det spørgsmål bestemmer, om du skal markere afkrydsningsfeltet Vis system-e-mails.
- Hvis den e-mail-skabelon, du opretter, skal bruges til en funktion eller et program, der bruges på tværs af hele organisationen, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis system-e-mails.
  
  Hvis du eksempelvis opretter en e-mail-skabelon til en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Dette skyldes, at en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner bruges på tværs af en hel organisation. (Se yderligere oplysninger om, hvordan hver type arbejdsgang bruges, under Arbejdsgangstyper.)
- Hvis den e-mail-skabelon, du opretter, skal bruges til en funktion eller et program, der bruges til et bestemt firma, må du ikke markere afkrydsningsfeltet Vis system-e-mails.
  
  Hvis du eksempelvis opretter en e-mail-skabelon til en arbejdsgang for indkøbsordrer, må du ikke markere dette afkrydsningsfelt. Dette skyldes, at en arbejdsgang for indkøbsordrer bruges til et bestemt firma.
Tryk på CTRL+N i øverste rude i formen for at oprette en e-mail-skabelon.
Angiv følgende oplysninger for e-mail-skabelonen:
1. Angiv et id for e-mail-skabelonen i feltet E-mail-id. Id'et skal svare til formålet med skabelonen. Dette felt er begrænset til 10 tegn.
2. Angiv en beskrivelse til e-mail-skabelonen i feltet E-mail-beskrivelse.
3. Vælg en sprogkode i feltet Standardsprogkode. Hvis en bruger anvender et andet sprog, og der ikke er en tilsvarende version af e-mail-skabelonen for det pågældende sprog, sendes e-mailen ved hjælp af det sprog, du angiver her.
4. I feltet Navn på afsender skal du angive et navn til afsenderen såsom Microsoft Dynamics AX. Det er det navn, som en modtager kan se i sin indbakke, når der modtages en e-mail.
5. I feltet Afsenders e-mail skal du angive en e-mail-adresse, der kan bruges til at sende e-mail-meddelelser, der genereres af Microsoft Dynamics AX.
Klik på fanen Generelt. Udfør følgende trin:
1. Vælg en prioritet på listen Prioritet. Feltet angiver, om e-mailen skal vises med prioritet i modtagerens indbakke.
2. På listen Batchgruppe skal du vælge den batchgruppe, som du oprettede tidligere i dette emne.

Tryk på CTRL+N for at oprette en sprogspecifik version af skabelonen i den nederste rude i formen. I hver version, du opretter, skal du følge disse trin:

Kontroller, at feltet E-mail-id viser det id, som du oprettede i trin 4.
I feltet Sprog skal du vælge det sprog, du vil bruge til at skrive e-mail-meddelelsens brødtekst.

I feltet Emne skal du angive emnet for e-mailen.

Hvis e-mailens emne skal genereres automatisk, skal du angive %emne%. Se eksemplet i følgende tabel for at få mere at vide om, hvordan denne pladsholder fungerer.

SCENARIO:

Du opretter en e-mail-skabelon til en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner.

HVIS:

Forudsætter følgende:

Du kan angive følgende pladsholder i feltet Emne i e-mail-skabelonen:

%emne%
Feltet Emne for workflowopgave indeholder følgende tekst. Dette felt er placeret i formen Egenskaber til trinnet i arbejdsgangsgodkendelsen.

Påkrævet handling: Du tildeles en indkøbsrekvisition til godkendelse

DEREFTER:

I den e-mail, der genereres og sendes til brugerne, erstattes pladsholderens %emne% automatisk med følgende tekst:

Påkrævet handling: Du tildeles en indkøbsrekvisition til godkendelse

Du kan finde yderligere oplysninger om pladsholdere i næste afsnit i dette emne.

I feltet Layout skal du vælge enten XSLT eller HTML, afhængigt af, hvordan meddelelsen skal vises.

Klik på E-mail-besked. I den form, der vises, skal du angive indholdet af meddelelsen.

Hvis meddelelsen skal genereres automatisk, skal du angive %meddelelse%. Se eksemplet i følgende tabel for at få mere at vide om, hvordan denne pladsholder fungerer.

SCENARIO:

Du opretter en e-mail-skabelon til en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner.

HVIS:

Forudsætter følgende:

Du angiver følgende pladsholder som meddelelsen i e-mail-skabelonen:

%meddelelse%
Feltet Instruktioner til workflowopgave indeholder følgende tekst. Dette felt er placeret i formen Egenskaber til trinnet i arbejdsgangsgodkendelsen.

Du er blevet tildelt indkøbsrekvisitionen %Indkøbsrekvisition.IndkøbsanmId% til godkendelse.

Denne indkøbsrekvisition er på i alt %Indkøbsrekvisition.Godkendelsesbeløb% og er blevet sendt af %Indkøbsrekvisition.Arbejder.OprettetAf%.

Bemærk

Teksten mellem %-symbolerne er pladsholdere, du kan indsætte, når du konfigurerer arbejdsgangen. I dette eksempel erstattes pladsholderne med specifikke data, der er relateret til indkøbsrekvisitioner.

DEREFTER:

I den e-mail, der genereres og sendes til brugerne, erstattes pladsholderens %meddelelse% automatisk med følgende tekst:

Indkøbsrekvisition PR-0108 er tildelt til dig til godkendelse.

Denne indkøbsrekvisition er på i alt USD 5000 og er blevet sendt af Jimmy Matney.

Du kan finde yderligere oplysninger om pladsholdere i næste afsnit i dette emne.

Gem meddelelsen.

Brug pladsholdere

Pladsholderne kan bruges, når du opretter e-mail-skabeloner. Pladsholderne erstattes med tekst, der er specifik for den funktion, som du opretter e-mail-skabelonen til.

Antag f.eks., at du opretter en e-mail-skabelon, der skal sendes til brugere, der skal godkende indkøbsrekvisitioner. Hvis du angiver %meddelelse% i brødteksten i e-mail-skabelonen, erstattes pladsholderen %meddelelse% af den tekst, der er angivet i arbejdsgangens konfigurationsegenskaber.

Du kan føje følgende pladsholdere til e-mail-skabeloner. De pladsholdere, du skal bruge, afhænger af, om du vælger at oprette e-mail-skabelonen ved hjælp af HTML eller XSLT.

HTML-pladsholder	XSLT-pladsholder	Oplysninger, der vises i e-mail-meddelelsen
%emne%	påmindelse/emne	Det emne, der er defineret i konfigurationsegenskaberne for den relaterede funktion.
%meddelelse%	påmindelse/meddelelse	Den meddelelse, der er defineret i konfigurationsegenskaberne for den relaterede funktion.
%hændelse%	påmindelse/hændelse	Den hændelse, der har fundet sted.
%opstået%	påmindelse/opstået	Den dato, hvor hændelsen opstod.
%for%	påmindelse/for	Den post, hvor hændelsen blev observeret.
%data%	påmindelse/data	Detaljerede oplysninger.
%firma%	påmindelse/firma	Den virksomhed, hvor hændelsen fandt sted.

Angiv, hvornår hver enkelt skabelon skal bruges

Når du har oprettet e-mail-skabeloner, skal du angive, hvornår hver enkelt skabelon skal bruges. Oplysninger om, hvordan du gør dette, finder du i dokumentationen til de funktioner, som du har oprettet e-mail-skabeloner til.

skriv URL-adressen til siderne på administrationsporten, f.eks.:

Hvis du har oprettet e-mail-skabeloner til arbejdsgange, skal du se Konfigurere e-mail-indstillinger til arbejdsgangssystemet for at få oplysninger om, hvordan du kan konfigurere arbejdsgangssystemet for at bruge disse skabeloner.
Hvis du har oprettet e-mail-skabeloner til påmindelsesregler, skal du se Definere en identifikation af e-mails til påmindelser for at få oplysninger om, hvordan du kan konfigurere påmindelsesregler for at bruge disse skabeloner.
Hvis du har oprettet e-mail-skabeloner til indsamling i modulet Debitor, skal du se Konfigurere rykkere for at få oplysninger om, hvordan du konfigurerer Debitor til at bruge disse skabeloner.

5 Overvåge e-mail-meddelelser, der venter på at blive sendt ud

Brug følgende procedurer til at overvåge udgående e-mail-meddelelser.

Få vist status for udgående e-mail-meddelelser

Brug følgende procedure til at overvåge status for e-mail-meddelelser, der venter på at blive sendt.

Klik på Systemadministration > Periodisk > E-mail-behandling > Status for afsendelse af e-mail.
Hvis du vil have formen til at vise alle e-mail-meddelelser – herunder dem, der er sendt – skal du markere afkrydsningsfeltet Vis også sendte e-mails.
Få vist status for hver e-mail-meddelelse i kolonnen Status.
- Når en meddelelse er sendt, er dens status Afsendt.
- Når en meddelelse venter på at blive sendt, er dens status Venter.
  
  Statussen Venter er efterfulgt af et tal "n" i parentes, f.eks. 1. Dette tal angiver antallet af forsøg på at sende e-mail-meddelelsen. Tallet kan ikke være højere end antallet af ekstra forsøg i gentagelsesplanen. (Se yderligere oplysninger om gentagelsesplanen i det følgende afsnit).
- Når en meddelelse ikke er afsendt – og der ikke er planlagt ekstra forsøg – er dens status Ikke bestået.
  
  Hvis du vil forsøge at sende meddelelsen igen, skal du klikke på Send igen. Gentagelsesplanen følges, når du forsøger at sende meddelelsen.

Oprette en gentagelsesplan

Du kan oprette en gentagelsesplan for meddelelser, der ikke er afsendt. Gentagelsesplanen angiver, hvor mange forsøg der skal gøres på at sende e-mail-meddelelser, og hvor lang tid der skal gå mellem hvert forsøg.

Gentagelsesplanen skal konfigureres på en sådan måde, at AOS-serveren ikke overbelastes. Tidsintervallet mellem forsøgene skal øges gradvist. Eksempelvis kunne det første nye forsøg foregå efter ét minut, det andet forsøg kunne foregå efter en time, det tredje forsøg kunne foregå efter en dag osv. Hvis du vil fordele arbejdsbyrden, kan gentagelsesplanen desuden konfigureres på flere AOS-servere.