Konfigurere rykkere
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Udfør følgende opgaver for at forberede brugen af rykkerfunktionalitet. Du kan finde flere oplysninger i Om opkrævninger.
Oprette definitioner af forældelsesperioder
Oprette et aldersfordelt øjebliksbillede
Valgfri: Oprette kundepuljer
Valgfri: Oprette et inkassatorteam
Oprette en rykkersagskategori
Oprette kladdelinjer (udligning, afskrigning og NSF)
Oprette en årsagskode for afskrivningstransaktioner
Oprette en mappe til vedhæftede filer til e-mails, og oprette e-mail-skabeloner
Angive debitorparametre for rykkere
Valgfri: Oprette inkassoagenter
Oprette en afskrivningskonto
Oprette NSF-oplysninger for bankkonti
Angive Outlook-indstillinger til brugere af formen Rykkere
Angive e-mail-indstillinger for rykkerkontaktpersoner hos kunden
Angive e-mail-indstillinger for sælgere
Opgaverne beskrives i de følgende afsnit.
Oprette definitioner af forældelsesperioder
Opret en definition af forældelsesperioder, der definerer de kolonner, der vises på listesiderne Rykkere, Rykkeraktiviteter, og Rykkersager. Den definerer også perioder, der vises i formen Rykkere. Hvis der er oprettet en kundepulje, bruges definitionen på forældelsesperioder derfra. Hvis der ikke er oprettet nogen kundepuljer, bruges den standarddefinition af forældelsesperiode, der er angivet i formen Debitorparametre. Hvis der ikke er angivet en standarddefinition af forældelsesperiode, bruges den første definition af forældelsesperiode i formen Definitioner af forældelsesperioder.
Klik på Debitor > Opsætning > Rykkere > Definitioner af forældelsesperioder.
Angiv et navn til definitionen af forældelsesperioder.
Opret forældelsesperioderne i oversigtspanelet Perioder. Du kan finde flere oplysninger i Definitioner af forældelsesperioder (form).
Luk formen.
Oprette et aldersfordelt øjebliksbillede
Opret poster for aldersfordelt øjebliksbillede for alle kunder eller for kunderne i kundepuljen. Oplysningerne om aldersfordelt øjebliksbillede vises på listesiden Rykkere og i formen Rykkere. Du skal oprette et aldersfordelt øjebliksbillede, før du kan bruge listesiden. Listesiden indeholder kun oplysninger om kunder, for hvem der allerede er oprettet et aldersfordelt øjebliksbillede. Du kan finde flere oplysninger i Aldersfordelt øjebliksbillede for debitorer (form).
Klik på Debitor > Periodisk > Rykkere > Aldersfordelt øjebliksbillede for kunde.
Vælg en definition af forældelsesperiode.
Valgfrit: Vælg en pulje.
Vælg den type data i transaktionsposterne, der skal bruges til at tildele transaktioner til forældelsesperioder.
Vælg en dato, som det aldersfordelte øjebliksbillede skal baseres på. Du kan finde flere oplysninger i Aldersfordelt øjebliksbillede for debitorer (form).
Bemærk
Hvis det aldersfordelte øjebliksbillede skal køres som en del af et batch, skal du vælge Dags dato i feltet Aldersfordeling pr.. Ellers oprettes det aldersfordelte øjebliksbillede altid for den samme dato.
Valgfrit: Klik på fanen Regnskabsafgrænsning, og vælg de juridiske enheder, der skal medtages i det aldersfordelte øjebliksbillede.
Valgfrit: Klik på fanen Batch, og angiv batchbehandling.
Klik på OK.
Valgfri: Oprette kundepuljer
Du kan oprette kundepuljer, der repræsenterer grupper af kunder. Du kan bruge kundepuljer som filtre for de kundeoplysninger, der vises på listesiderne med rykkere, i formen Rykkere eller ved oprettelse af aldersfordelte øjebliksbilleder. Du kan finde flere oplysninger i Kundepuljer (form).
Klik på Debitor > Opsætning > Rykkere > Kundepuljer.
Angiv et pulje-id og en beskrivelse.
Vælg en puljetype.
Klik på Vælg puljekriterier for at vælge forespørgselskriterier, og klik derefter på OK.
Klik på Eksempel på kundepulje for at få vist kunderne i puljen.
Bemærk
Der vises kun oplysninger for debitorer, for hvem der allerede er oprettet et aldersfordelt øjebliksbillede.
Luk formen Kundepuljer.
Opret et nyt aldersfordelt øjebliksbillede, der indeholder kundepuljen. Du kan finde flere oplysninger i Oprette et aldersfordelt øjebliksbillede.
Valgfri: Oprette et inkassatorteam
Hvis der er flere medarbejdere i virksomheder, der udfører rykkerarbejde, kan du oprette et inkassatorteam. Du kan vælge teamet i formen Debitorparametre. Hvis du ikke opretter et inkassatorteam, oprettes der et automatisk, når du angiver inkassoagenter i formen Inkassoagent.
Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > Organisation > Teams.
Klik i formen Teams på Teamtyper.
Klik på Ny, og indtast et navn til teamtypen, f.eks. Rykkere.
Markér afkrydsningsfeltet Teammedlemmer skal være Microsoft Dynamics AX-brugere, og vælg derefter de medarbejdere, der kan være medlem af denne teamtype. Det kan omfatte Medarbejder, Kontrahent eller begge.
Luk formen. Luk formen Teams, og åbn den igen.
I formen Teams skal du klikke på Ny og indtaste et navn på teamet, f.eks. Rykkere.
Vælg den teamtype, du oprettede i trin 3.
Indtaste en beskrivelse til teamet, og markér afkrydsningsfeltet Aktiv.
Du behøver ikke at tilføje teammedlemmer nu. Du kan i stedet tilføje teammedlemmer i formen Inkassoagent.
Luk formen.
Oprette en rykkersagskategori
Hvis du vil organisere rykkerarbejdet efter sager, kan du oprette en sagskategori med kategoritypen Rykkere. Det er kun nødvendigt, hvis du vil bruge sagsfunktionen i formen Rykkere. Du kan finde flere oplysninger om sager i Sagsstyring.
Klik på Salg og marketing > Opsætning > Sager > Sagskategorier.
Klik på Ny, og klik derefter på Sagskategori.
Angiv et navn til og en beskrivelse af sagskategorien.
Vælg Rykkere som kategoritype.
I oversigtspanelet Aktiviteter skal du angive indstillinger for en standardaktivitet, en standardopfølgningsaktivitet eller begge.
Valgfri: I oversigtspanelet Generelt kan du angive flere oplysninger om sagskategorien. Du kan finde flere oplysninger i Sagskategorier (form).
Luk formen.
Oprette kladdelinjer (udligning, afskrivning og NSF)
Opret kladdenavne, der skal bruges, når posteringer behandles i formen Rykkere. Det omfatter afstemning af en postering, afskrivning af en postering eller behandling af en NSF-betaling.
Klik på Finans > Opsætning > Kladder > Kladdenavne.
Opret tre kladdenavne med følgende egenskaber. Klik på Ny for at oprette et kladdenavn. Du kan finde flere oplysninger i Kladdenavne (form).
Beskrivelse
Kladdetype
Udligning
Debitorbetaling
Afskrivning
Daglig
NSF (Not Sufficient Funds - US)
Debitorbetaling
Luk formen.
Oprette en årsagskode for afskrivningstransaktioner
Opret en standardårsagskode, der skal bruges, når posteringer afskrives i formen Rykkere.
Klik på Debitor > Opsætning > Debitorer > Debitorårsager.
Klik på Ny for at oprette en årsagskode.
Valgfrit: Skriv en årsagskode og en standardkommentar.
Markér afkrydsningsfeltet Debitor.
Luk formen.
Oprette en mappe til vedhæftede filer til e-mails, og oprette e-mail-skabeloner
Hvis du vil sende e-mails med vedhæftede Microsoft Excel-filer vha. formen Rykkere, skal du oprette en mappe til vedhæftede filer fra e-mails. Du kan også oprette e-mail-skabeloner. Mappen til vedhæftede filer til e-mails er påkrævet, men e-mail-skabelonerne er valgfrie. Du kan finde flere oplysninger om e-mail-skabeloner og variabler i E-mail-skabeloner (form).
Klik på Systemadministration > Opsætning > System > E-mail-parametre.
Angiv stien til en serverplacering, hvor de vedhæftede filer gemmes, i feltet Tillad integrerede data og vedhæftede filer fra. Når du sender en e-mail med en vedhæftet kundeopgørelse, gemmes den vedhæftede fil på dette sted.
Luk formen E-mail-parametre.
Klik på Virksomhedsadministration > Opsætning > E-mail-skabeloner.
Valgfri: Opret tre e-mail-skabeloner til følgende formål:
Meddelelse til kundekontakter
Meddelelse til kundekontakt med vedhæftet opgørelse
Meddelelse til sælgerkontakt
Benyt følgende fremgangsmåde for hver skabelon:
Angiv et e-mail-id og en beskrivelse.
Vælg et standardsprog.
Angiv afsenderens navn og e-mail-adresse. Disse felter skal udfyldes, men de bruges ikke, hvis du sender e-mails i formen Rykkere. Afsenderens navn og e-mail-adresse er den person, der bruger formen Rykkere.
Vælg et standardsprog til skabelonen i den nederste rude.
Angiv emnet. Teksten vises på emnelinjen i de e-mails, der oprettes vha. skabelonen.
Klik på Skabelon, og skriv brødteksten. Gem skabelonen, og luk formen.
Du kan bruge følgende variabler i brødteksten:
%CustomerAccount% – den debitorkonto, der vises i formen Rykkere.
%CustomerName% – det debitornavn, der vises i formen Rykkere.
Luk formen E-mail-skabeloner.
Angive debitorparametre for rykkere
Angive debitorparametre, der er relateret til rykkere.
Klik på Debitor > Opsætning > Debitorparametre.
Klik på Rykkere.
Valgfri: Markér afkrydsningsfeltet Udeluk bestridte transaktioner fra beregning af gebyr for at forhindre oprettelse af rykkere for bestridte posteringer.
Vælg en standarddefinition for forældelsesperiode i feltet Definition på forældelsesperiode til brug i formen Rykkere og på listesiden Rykkere.
Valgfri: Vælg et team i feltet Team. Du kan tildele inkassoagenter til inkassatorteams i formen Inkassoagent.
Vælg et kladdenavn, der skal bruges til afskrivningsposteringer, i feltet Afskrivningskladde.
Vælg en standard årsagskode, der skal bruges til afskrivningsposteringer, i feltet Årsagskode.
Valgfri: Markér afkrydsningsfeltet Separat moms for at oprette separate kladdeposter for momsbeløb, der afskrives. På denne måde kan du bedre genindsætte skyldig moms pga. det afskrevne beløb.
Valgfri: Vælg e-mail-skabeloner, der skal bruges til hver type meddelelse, i oversigtspanelet E-mail-skabelon.
Luk formen.
Valgfri: Oprette inkassoagenter
Hvis der er flere medarbejdere i virksomheder, der udfører rykkerarbejde, kan du oprette inkassoagenter. En inkassoagent er en arbejder, der er oprettet som bruger i formen Brugerrelationer. Du kan tildele kundepuljer, som er kundeforespørgsler, til inkassoagenter, for at de bedre kan organisere deres arbejde. Inkassoagenterne føjes til det team, der er valgt i formen Debitorparametre. Hvis der ikke er markeret et team i formen, oprettes der automatisk et nyt team med navnet Rykkere, og inkassoagenterne føjes til dette team.
Klik på Systemadministration > Almindelige > Brugere > Brugerrelationer.
Klik på Ny, og vælg en arbejder. Arbejderen kan være en medarbejder eller en kontrahent.
Vælg det bruger-id, der svarer til arbejderen.
Valgfri: Gentag trin 2 og 3 for øvrige arbejdere, og luk formen.
Klik på Debitor > Opsætning > Rykkere > Inkassoagenter.
Klik på Tilføj teammedlemmer.
Vælg et teammedlem, og klik derefter på Tilføj.
Valgfri: Gentag trin 6 og 7 for øvrige inkassoagenter.
Valgfri: Tildel en eller flere kundepuljer til inkassoagenterne i formen Inkassoagent. Du kan finde flere oplysninger i Inkassator (form).
Luk formen.
Oprette en afskrivningskonto
Opret en afskrivningskonto, der bruges til afskrivningsposten i finansmodulet, når en transaktion afskrives. Du kan finde flere oplysninger i Om standardposter for afskrivningstransaktioner.
Klik på Debitor > Opsætning > Debitor, posteringsprofiler.
Vælg en posteringsprofil, og klik derefter på oversigtspanelet Opsætning.
Vælg den finanskonto, som afskrivningsposter skal bogføres på, i feltet Afskrivningskonto.
Gentag trin 2 og 3 for de resterende posteringsprofiler, der kan bruges til bogføring af afskrivningsposteringer.
Luk formen.
Oprette NSF-oplysninger for bankkonti
Brug denne procedure til at angive oplysninger, der skal bruges ved behandling af NSF-betalinger i formen Rykkere.
Klik på Kontant- og bankstyring > Almindelige > Bankkonti.
Dobbeltklik på en bankkonto for at åbne formen Bankkonti.
I handlingsruden skal du klikke på Rediger post, og derefter skal du klikke på oversigtspanelet Valutastyring.
Vælg de tillægsgrupper, der skal bruges til tillæg, der opkræves kunder i forbindelse med NSF-betalinger, i feltet Gebyrgruppe.
Vælg navnet på den betalingskladde, der skal bruges til annullering af en betaling, der er tilbageført pga. utilstrækkelige midler, i feltet NSF-betalingskladde.
Luk formen.
Angive Outlook-indstillinger til brugere af formen Rykkere
Før arbejdere kan oprette aktiviteter eller sende e-mails vha. formen Rykkere, skal du bekræfte, at konfigurationsnøglen for Microsoft Outlook-synkronisering er valgt, og at Outlook-synkronisering er konfigureret for arbejderen. Du kan finde flere oplysninger om Outlook-synkronisering i Integration med Microsoft Outlook og Microsoft Exchange Server. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter en arbejder i Hovedopgaver: Arbejdere.
Angive e-mail- og adresseindstillinger for rykkerkontaktpersoner hos kunden
Opret e-mail-adresser for kundekontakter, hvis du vil sende e-mails til disse kontakter fra formen Rykkere. Rykkerkontaktpersonen bruges som standardkontaktperson i formen Rykkere. Du kan angive en opgørelsesadresse til kunden, hvis opgørelse skal sendes til en anden adresse end den primære adresse.
Bemærk
Hvis en rykkerkontaktperson ikke er angivet, bruges den primære kontaktperson for debitoren. Hvis en primær kontaktperson ikke er angivet, sendes e-mails til den første adresse, der vises i formen Kontaktpersoner.
Klik på Debitor > Almindelige > Debitorer > Alle kunder.
Dobbeltklik på en debitorkonto for at åbne formen Kunder.
Klik på Rediger i handlingsruden.
Valgfri: Klik på Tilføj i oversigtspanelet Adresser, og indtast derefter en opgørelsesadresse. I feltet Formål skal du vælge Opgørelse, indtaste adresseoplysninger og derefter klikke på OK.
I oversigtspanelet Kredit i feltet Kontaktperson ved rykker skal du vælge den person i kundens virksomhed, der arbejder sammen med din inkassoagent. Denne kontaktperson bruges som standardkontaktperson i formen Rykkere og er den person, der modtager e-mails.
Tryk på CTRL+S.
Højreklik i feltet Kontaktperson ved rykker, og vælg Vis detaljer.
Klik på oversigtspanelet Kontaktpersonoplysninger i formen Kontaktpersoner.
Hvis der ikke er angivet en e-mail-adresse for kontaktpersonen, skal du klikke på Tilføj for at tilføje adressen.
Vælg en type, der bruger kommunikationsmetoden E-mail-adresse.
Angiv den primære e-mail-adresse for kontaktpersonen i feltet Kontaktpersons nummer/adresse. Hvis der ikke er nogen primær e-mail-adresse, vises den først angivne e-mail-adresse.
Gentag trin 1 til 11 for de resterende kundekontaktpersoner.
Luk formsene.
Angive e-mail-indstillinger for sælgere
Opret e-mail-adresser for sælgere, hvis du vil sende e-mails til disse sælgere fra formen Rykkere. Opret en e-mail-adresse til hver sælger i hver provisionssalgsgruppe. Den sælger, hvor afkrydsningsfeltet Kontaktperson er markeret, er den standardsælger, der får tilsendt e-mails. Hvis der ikke er angivet en sælger, bruges kundens primære sælger. Hvis der ikke er angivet en primær sælger, sendes e-mails til den første sælger, der vises i formen.
Klik på Salg og marketing > Opsætning > Provisioner > Salgsgrupper.
Vælge en provisionssalgsgruppe og derefter klikke på Sælger
Ved de sælgere, hvor afkrydsningsfeltet Kontaktperson er markeret, skal du højreklikke i feltet Navn og vælge Vis detaljer.
Klik på fanen Kontaktpersonoplysninger i formen Adressekartotek.
Hvis der ikke er angivet en e-mail-adresse for arbejderen, skal du klikke på Tilføj for at tilføje en e-mail-adresse.
Angiv en kort beskrivelse af den nye adresse. Vælg E-mail-adresse i feltet Type.
Angiv sælgerens e-mail-adresse i feltet Kontaktpersons nummer/adresse.
Klik på Flere indstillinger > Avanceret.
Vælg et formål i feltet Formål. Klik på Luk for at lukke formen Rediger kontaktoplysninger, og klik derefter på Luk for at lukke formen Adressekartotek.
Gentag trin 1 til 9 for de resterende sælgerkontaktpersoner.
Luk formsene.