Importere og oprette engangskreditorer og -fakturaer (offentlig sektor)
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Du kan have en situation, hvor du er nødt til at oprette flere fakturaer for nye kreditorer, som du ikke har nogen regelmæssig relation til. Hvis der hverken kræves godkendelse eller en indkøbsordre, kan du hurtigt oprette fakturaer, samtidig med at du opretter poster for leverandørerne. Det kan f.eks. være, at du vil understøtte kreditorbetalinger af deltagelse i jury, registreringsbetalinger og refusioner til kreditorer eller andre betalinger, hvor der ikke findes hovedkreditorposter.
Bemærk
Dette funktion er kun tilgængelig, hvis er installeret, og hvis konfigurationsnøglen Public Sector er valgt.
Hvis du vil oprette flere engangskreditorer og fakturaer, skal du først oprette en fil, der indeholder oplysninger om kreditoren og fakturaen, og derefter importere dem til en midlertidig tabel i . Derefter skal du behandle den importerede fil og generere fakturaerne. Den importerede fil skal være i CSV-format (kommaseparerede værdier).
Normalt opretter du datafilen i regnearksformat og gemmer den i CSV-format. Hver enkelt feltetiket i den følgende tabel svarer til en kolonneoverskrift i et regneark, og hver række i regnearket indeholder dataene for hver relevant kolonne.
Da der bruges komma til at adskille felterne i en CSV-fil, må du ikke bruge kommaer i teksten i en post. Hvis du f.eks. vil angive et firmanavn "Smith, Jensen og Jensen", skal du indtaste det som "Smith Jensen og Jensen".
For alle felter i denne form, som du ikke vil angive nye værdier i, anvender de nyoprettede kreditorkonti værdier fra engangskreditorprofilen, der er henvist til i formen Kreditorparametre. Hvis f.eks. engangskreditorprofilen i parameterformen har en betalingsmåde, der er angivet til Check, så får den engangskreditor, du tilføjer, denne betalingsmåde.
Kreditornummerserien for Engangsleverandør bruges til at tildele engangskreditorkontiene og må ikke være angivet til Ubrudt for denne tjeneste. Du kan finde flere oplysninger om at konfigurere nummerserier i Oprette nummerserier.
Fakturaer genereres i kladdetilstand. Før du opretter betalingsforslag til betaling, skal du bogføre fakturaerne.
Du kan også hurtigt oprette en enkelt engangskreditor og faktura. Yderligere oplysninger finder du i Oprette en engangskreditor og -faktura (offentlig sektor).
Følg dette link for at hente eksempel på csv-fil.
Bemærk
Denne fil findes kun på engelsk. Hvis du oversætter fil, skal etiketteksten i CSV-filen svare til din oversættelse af feltetiketterne i følgende tabeller.
Følgende tabeller viser de felter, som den importerede fil skal indeholde.
Kreditorsektion |
|
|---|---|
Felt |
Detaljer |
Posttype |
Person/Organisation |
Fornavn |
(Hvis posttypen er Person) |
Mellemnavn (Valgfrit) |
(Hvis posttypen er Person) |
Efternavn |
(Hvis posttypen er Person) |
Navn på kreditor |
(Hvis posttypen er Organisation) |
Gruppe |
Maks. 10 tegn |
Land/område |
Maks. 10 tegn |
Postnummer |
|
Gade |
|
Bynavn |
|
Bynavn |
|
Federal Tax ID (USA) (Valgfrit) |
(Kun USA) 1099-nummer |
1099-nummertype |
(Kun USA) Værdierne kan være Ukendt, Employer Identification Number (EIN - US), Social Security Number (SSN - US), Individuelt Taxpayer Identification Number (TIN - US) eller Anvendt Taxpayer Identification Number (TIN - US). Bemærk Hvis der ikke er angivet et Federal Tax ID (USA), skal skatte-id-typen have værdien Ukendt. |
Bankkonto (Valgfrit) |
Bankkontonavn |
Bank account number |
|
Registreringsnummer (Valgfrit) |
|
SWIFT-kode (Valgfrit) |
Også kaldet BIC-kode (Bank Identifier Code). |
IBAN (Valgfrit) |
IBAN (International Bank Account Number). Maks. 34 tegn |
Fakturasektion |
|
|---|---|
Felt |
Detaljer |
Fakturanummer |
Fakturanummeret. Maks. 20 tegn |
Fakturabeskrivelse (Valgfrit) |
|
Bogføringsdato (Valgfrit) |
Datoformat |
Fakturadato |
Datoformat |
Forfaldsdato (Valgfrit) |
Datoformat |
Linjenummer |
|
Varenummer (Valgfrit) |
Maks. 20 tegn Bemærk Hvis du ikke angiver noget varenummer, skal du angive værdier i felterne Indkøbskategori og Indkøbskategorihierarki. Hvis ingen indkøbskategori og intet indkøbskategorihierarki er angivet, skal du angive et varenummer. |
Varenavn (Valgfrit) |
Maks. 60 tegn |
Indkøbskategorihierarki (Valgfrit) |
> [!NOTE] > Hvis du angiver en værdi for feltet, er feltet Indkøbskategori også påkrævet. |
Indkøbskategori (Valgfrit) |
> [!NOTE] > Hvis du angiver en værdi for feltet, er feltet Indkøbskategorihierarki også påkrævet. |
Antal (Valgfrit) |
|
Enhed (Valgfrit) |
Maks. 10 tegn |
Linjenettobeløb |
Decimaler, der er tilladt |
Enhedspris (Valgfrit) |
Decimaler, der er tilladt |
Reservation line (Valgfrit) Bemærk Hvis den fil, du importerer, har en Enhedspris-kolonne, men du ikke har aktiveret generelle budgetreservationer, vises en fejlmeddelelse om, at antallet af kolonner ikke er gyldigt. Derefter skal du enten aktivere generelle budgetreservationer eller fjerne kolonnen fra filen. |
Distributionssektion |
|
|---|---|
Felt |
Detaljer |
Nummer |
Regnskabsfordelingslinjenummer |
Finanskonto |
|
Procent |
Decimaler, der er tilladt |
Importere og behandle flere engangskreditorer og fakturaer
Brug følgende fremgangsmåde til at oprette flere engangskreditorer og fakturaer.
Klik på Kreditor > områdeside > Periodisk > Importer engangskreditorer og fakturaer.
Forsigtigt
Import af en ny fil overskriver alle de poster, der er importeret, men endnu ikke behandlet, og fakturaer for disse leverandører vil ikke blive oprettet. Hvis du vil kontrollere, om der findes ubehandlede poster, skal du klikke på Annuller derefter klikke på Process one-time vendors and generate invoices. Derefter kan du fortsætte med følgende trin.
I formen Import one-time vendors and invoices skal du i feltet Filnavn angive den fil, der indeholder oplysninger om kreditorer og fakturaer.
På listen Kontostruktur skal du vælge den kontostruktur, du vil tildele finanskonti til de importerede fakturafinanskonti.
Klik på Import. Kreditor- og fakturaoplysningerne er importeret.
Hvis der er fejl, udskrives en rapport. Ret alle de angivne poster i importfilen, og importer derefter filen igen.
Når rapporten er tilfredsstillende, skal du klikke på Luk.
Klik på Kreditor > områdeside > Periodisk > Behandl engangskreditorer, og opret fakturaer.
Under Parametre skal du vælge, om du vil behandle kreditorposter for kreditorer, der allerede har en post i systemet.
Forsigtigt
Hvis du vælger ikke at behandle dublerede kreditorer, behandles de relaterede fakturaer heller ikke. Du kan manuelt oprette en faktura ved hjælp af oplysningerne i CSV-filen.
Microsoft Dynamics AX søger efter dublerede kreditornavne eller Federal Tax Id.
Valgfrit: Du kan redigere den batchproces, der kører. Klik på fanen Batch, og rediger derefter de ønskede indstillinger.
Klik på Process.
Der vises en infologmeddelelse, når behandlingen er gennemført.
Valgfrit: Du kan bruge AX-rapporter til at få vist og udskrive en liste over tilføjede engangskreditorer og fakturaer efter oprettelsesdato.