Del via

Konfigurere budgetstyring

  • Artikel

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Budgetstyring er tilgængelig for kildedokumenter og regnskabskladder. Kildedokumenter omfatter indkøbsrekvisitioner, indkøbsordrer, kreditorfakturaer, rejserekvisitioner og udgiftsrapporter. Regnskabskladder omfatter kassekladder, fordelingskladder, projektudgiftskladder og anlægsaktivkladder. Afhængigt af hvordan du konfigurerer budgetstyring, kan du udelukke kildedokumenter og regnskabskladder fra yderligere behandling, når det i en budgetkontrol er angivet, at de budgetterede beløb ikke er tilgængelige.

Bemærk

Konfigurer grundlæggende budgettering, før du konfigurerer budgetstyring. Du kan finde flere oplysninger i Om grundlæggende budgettering. Hvis du planlægger at bruge budgetteringsarbejdsgange, kan du oprette arbejdsgangene og tildele dem budgetkoder, når du konfigurerer grundlæggende budgettering. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere arbejdsgange i Budgettering. Opret budgetstyringskonfigurationen, før du begynder at sende budgetregisterposteringer.

Bemærk

Budgetstyringskonfigurationen indeholder en aktiv version og en kladdeversion. Du kan ændre kladdeversionen, når den aktive version er aktiveret, og budgetstyring er gældende. Du kan altid klikke på Gendan fra aktiv, når du arbejder i en kladdeversion. Men hvis du klikker på Gendan fra aktiv, går alle ændringer af kladdeversionen tabt. Hvis budgetstyringskonfigurationen er aktiv, skal du klikke på Rediger for at ændre budgetstyringskonfigurationen.

Definere budgetstyringsparametre

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Vælg en kontostruktur. Hvis du har flere aktive kontostrukturer i kontoplanen, skal du vælge den kontostruktur, der skal bruges til drifts- og udgiftskonti. Denne kontostruktur indeholder hovedkontoområdet for udgiftskonti.

    Når du har valgt en kontostruktur, vises alle de økonomiske dimensioner i den kontostruktur, der er defineret til budgettering, på listen Budgetdimensioner.

  3. Vælg en økonomisk dimension, og flyt den til listen Budgetstyringsdimensioner.

    Du vælger de økonomiske dimensioner til budgetstyring blandt de økonomiske dimensioner, du har defineret til budgettering. På den måde udvikler du budgetter på ét niveau og konfigurerer budgetstyring på et andet niveau. Du kan f.eks. vælge de økonomiske dimensioner hovedkonto, afdeling og bærer til budgettering og derefter kun vælge dimensionerne afdeling og bærer til budgetstyring. Du kan også bruge budgetstyringsregler til at angive kombinationer af økonomiske dimensioner til budgetstyring. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Definere budgetstyringsregler" i dette emne.

  4. Vælg et budgetstyringsinterval, f.eks. Regnskabsår eller Regnskabsår til dato.

    Budgetstyringsintervallet fungerer sammen med budgetcyklussen, så du kan fastlægge, hvordan beløb skal aggregeres til budgetkontrol. Hvis du f.eks. vælger Regnskabsår, aggregeres alle regnskabsårets midler til budgetkontrol. Hvis du vælger Regnskabsår til dato eller Budget til dato, fastlægges slutdatoen ud fra regnskabsperioden og regnskabsdatoen i det kildedokument eller den regnskabskladde, der kontrolleres.

  5. Vælg tidsperioden for budgetcyklus, der bruges til at definere budgetcyklussens længde. Du kan finde flere oplysninger i Definere budgetcyklusser.

  6. Vælg en budgetadministrator, som er en bruger, der kan godkende budgetarbejdsgange. En anden budgetadministrator kan defineres ved hjælp af en budgetstyringsregel.

  7. Angiv den procentdel af budgettet, der må bruges, i feltet Budgetteret tærskel.

    Grænsen kan bruges til at vise advarselsmeddelelser eller til at definere budgettilladelser for at forhindre, at bestemte brugergrupper overskrider budgettærsklen. Denne grænse kan overstige 100 procent.

  8. Markér afkrydsningsfeltet Få vist en meddelelse, når budgettærsklen overskrides for at få vist meddelelser, når budgettærsklen overskrides.

Definere tilladelser til budgetoverskridelse for brugergrupper

Du kan lade bestemte brugergrupper overskride det disponible budget eller begrænse brugergruppers tilladelse til at overskride det disponible budget eller budgettærskler. Indstillingen Undgå behandling, der overskrider budgettærskel gælder for alle de brugere, der ikke er en del af en brugergruppe. Indstillingerne i denne form kan overskrides af en budgetstyringsregel eller budgetgruppe.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Tilladelser til budgetoverskridelse.

  3. Klik på Tilføj, og vælg en brugergruppe.

    Bemærk

    Hvis der ikke er defineret brugergrupper, kan du højreklikke i feltet Multi og vælge Vis detaljer for at åbne formen Brugergrupper, hvor du kan oprette grupper og tilføje brugere.

  4. Vælg den relevante indstilling for denne brugergruppe i feltet Indstillinger for over budget.

    • Undgå behandling over budget – Brugere i denne gruppe kan ikke behandle en budgetregisterpostering, hvis den disponible budgetsaldo er utilstrækkelig til at dække posteringen.

    • Tillad behandling, der overskrider budgettet – Brugere i denne gruppe kan behandle en budgetregisterpostering, hvis den disponible budgetsaldo er utilstrækkelig til at dække posteringen.

    • Undgå behandling, der overskrider budgettærskel – Brugere i denne gruppe kan ikke behandle en budgetregisterpostering, hvis den økonomiske dimension eller hovedkontoen overskrider den grænse, der er angivet til at dække posteringen.

    Bemærk

    Hvis budgettærsklen er større end 100 procent, er indstillingen Undgå behandling, der overskrider budgettærskel mindre restriktiv end Undgå behandling over budget.

Definere den beregning, der bruges til at fastlægge de tilgængelige budgetmidler

I området Tilgængelige budgetmidler kan du markere afkrydsningsfelter, hvis du vil fastlægge de beløb, der skal lægges til og trækkes fra i de tilgængelige budgetmidler. Oprindeligt budget og Faktiske udgifter er markeret som standard, så standardberegningen er Tilgængelige budgetmidler = Oprindeligt budget - Faktiske udgifter. Beregningen af budgetmidler vises under afkrydsningsfelterne, så du kan få vist, hvordan beregningen ændres, når du markerer og fjerner markeringen i afkrydsningsfelterne.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Tilgængelige budgetmidler.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Medtag overførselsbeløb for at medtage beløb, der er overført som en del af årsafslutningsprocessen for en indkøbsordre, og også for at overføre budgetregisterposteringer, der har budgettypen Overført budget.

    Som en del af årsafslutningsprocessen for indkøbsordrer kan budgetbeløb fra åbne indkøbsordrer overføres til næste regnskabsår. Evt. budgetreservationer for behæftelser overføres også. Når der registreres fakturaer for de indkøbsordrer, der er overført, behandles de faktiske udgifter også som overførselsbeløb i budgetstyring. I forespørgsler og rapporter kan disse beløb derfor blive vist separat i forhold til de beløb, der ikke er overført.

  4. Du kan markere nedenstående afkrydsningsfelter, hvis du vil medtage beløb i beregningen.

    Indstilling

    Beløb, der vil blive medtaget i beregningen

    Oprindeligt budget

    Oprindelige budgetregisterposteringer, der har dokumentstatussen Fuldført. Budgettyperne Projekt, Anlægsaktiver, Behovsprognose og Forsyningsprognose med dokumentstatussen Fuldført medtages også, og de behandles som oprindelige budgetbeløb, efter at de er overført fra andre moduler.

    Summen af beløbene for de budgetregisterposteringer, der har budgettyperne Oprindeligt budget, Revision, Overfør, Overført budget, Projekt, Anlægsaktiver, Behovsprognose og Forsyningsprognose.

    Preliminary budget

    Foreløbige budgetregisterposteringer, der har dokumentstatussen Fuldført. Disse bruges til at oprette et foreløbigt budget, når det faktiske budget er ved at blive gennemset og godkendt.

    Bemærk

    Dette kontrolelement kan kun benyttes, hvis konfigurationsnøglen Public Sector er valgt.

    Budgetrevisioner

    Budgetregisterposteringer, der føjer ændringer til oprindelige budgetter, og som har dokumentstatussen Fuldført.

    Udkast til budgetrevisioner

    Budgetregisterposteringer, der føjer ændringer til oprindelige budgetter, og som har dokumentstatussen Kladde.

    Budgetoverførsler

    Budgetregisterposteringer, der overfører budgetbeløb fra én økonomisk dimensionsværdi til en anden, og som har dokumentstatussen Fuldført.

    Udkast til indgående budgetoverførsler

    Budgetregisterposteringer for overførsel, der forhøjer budgettet, og som har dokumentstatussen Kladde.

    Udkast til udgående budgetoverførsler

    Budgetregisterposteringer for overførsel, der reducerer budgettet, og som har dokumentstatussen Kladde.

    Budget apportionments

    Budgetregisterposteringer, der har dokumentstatussen Fuldført. Fordelinger bruges i den offentlige sektor til at vise forskellen mellem budgetterede beløb og de beløb, der er godkendt til forbrug. En offentlig institution kan f.eks. have et oprindeligt budget på 10.000,00 til en konto og bruge en fordeling for at godkende 5.000 til forbrug. Kun det beløb, der er fordelt, kan forbruges.

    Bemærk

    Dette kontrolelement kan kun benyttes, hvis konfigurationsnøglen Public Sector er valgt.

    Faktiske udgifter

    Faktiske udgifter, der er registreret i Finans fra udgiftsrapporter, kreditorfakturaer og regnskabskladder. Beløbene fra kildedokumenterne eller regnskabskladderne medtages kun i budgetkontrollen, når kildedokumentet eller regnskabskladden er aktiveret for budgetstyring.

    Ikke-bogførte faktiske udgifter

    Faktiske udgifter, der endnu ikke er registreret i Finans fra udgiftsrapporter, kreditorfakturaer og regnskabskladder. Beløbene fra kildedokumenterne eller regnskabskladderne medtages kun i budgetkontrollen, når kildedokumentet eller regnskabskladden er aktiveret for budgetstyring.

    Budgetreservation for behæftelser

    Budgetreservationer, der er oprettet for bekræftede indkøbsordrer, generelle budgetreservationer eller rejseanmodninger og budgetregisterposteringer, der har dokumentstatussen Fuldført og bruger budgettypen Behæftelse.

    Budgetreservationer for ubekræftede behæftelser

    Budgetreservationer, der er oprettet for ubekræftede indkøbsordrer, generelle budgetreservationer eller rejseanmodninger og budgetregisterposteringer, der har dokumentstatussen Kladde, bruger budgettypen Behæftelse. Dette er manuelle budgetreservationer, som endnu ikke er medtaget i den samlede budgetsaldo.

    Bemærk

    Hvis du ikke markerer dette afkrydsningsfelt, kan der stadig udføres budgetkontrol af kildedokumentkladder som f.eks. indkøbsordrer, generelle budgetreservationer og rejseanmodninger. Budgetreservationsbeløbet medtages dog ikke i budgetkontrollen for efterfølgende kildedokumenter. Det kan du gøre, hvis du vil udføre en budgetkontrol af dokumentkladder uden at oprette en bindende reservation.

    Reduktion til budgetreservationer for ikke-bekræftede behæftelser

    Beløb, hvor de beløb reduceres, der er reserveret til ikke-bekræftede betalingsforpligtelser. Da en rettelse af en indkøbsordre kan tilbageføres, skal denne indstilling forhindre, at et budgetreservationsbeløb reduceres på grund af en rettelse af en indkøbsordre, før rettelsen er bekræftet.

    Budgetreservationer for budgetreservationer

    Budgetreservationer, der er oprettet for godkendte og bekræftede indkøbsrekvisitioner, og budgetregisterposteringer, der har statussen Fuldført og bruger budgettypen Budgetreservation.

    Budgetreservationer for ikke-bekræftede budgetreservationer

    Budgetreservationer, der er oprettet for ikke-bekræftede og ikke-godkendte indkøbsrekvisitioner, og budgetregisterposteringer, der har statussen Kladde og bruger budgettypen Budgetreservation. Dette er manuelle budgetreservationer, der er oprettet via budgetregisterposteringer, men som ikke er medtaget i den samlede budgetsaldo.

    Bemærk

    Hvis du ikke markerer dette afkrydsningsfelt, kan der stadig udføres budgetkontrol af indkøbsrekvisitionskladder. Budgetreservationsbeløbet medtages dog ikke i budgetkontrollen for efterfølgende kildedokumenter. Det kan du gøre, hvis du vil udføre en budgetkontrol af dokumentkladder uden at oprette en bindende reservation.

Vælge kildedokumenter til budgetstyring

I området Vælg kildedokumenter kan du markere afkrydsningsfelter for at fastlægge, hvilke kildedokumenter der er underlagt budgetstyring. Du kan også markere afkrydsningsfelter for at aktivere budgetkontrol, i takt med at linjerne for kildedokumenter angives og gemmes.

Du skal sammenholde de kildedokumenter, du vælger, med de afkrydsningsfelter, du har valgt til beregningen af de tilgængelige budgetmidler i området Tilgængelige budgetmidler. Hvis du f.eks. har valgt, at Budgetreservation for behæftelser skal medtages i beregningen af de tilgængelige budgetmidler, vil du måske markere afkrydsningsfeltet Indkøbsordrer. Når der udføres en budgetkontrol for beløbene og kontiene i en indkøbslinje, er Behæftelse den budgetstyringskategori, der tildeles reservationen.

Bemærk

En budgetkontrol udføres, når et kildedokument oprettes, men ikke når det redigeres. En budgetkontrol udføres, når et kildedokument sendes til en arbejdsgang, og når det godkendes og bekræftes.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Vælg kildedokumenter.

  3. Marker afkrydsningsfeltet Indkøbsrekvisitioner. Afkrydsningsfelterne Indkøbsordrer og Kreditorfakturaer markeres automatisk.

    Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet Indkøbsrekvisitioner, og du i stedet markerer afkrydsningsfeltet Indkøbsordrer, markeres afkrydsningsfeltet Kreditorfakturaer automatisk.

    Du kan vælge Kreditorfakturaer, Rejserekvisitioner og Udgiftsrapporter uafhængigt af de andre kildedokumenter.

    Bemærk

    Når du vælger Kreditorfakturaer, aktiveres fakturakladder, fakturagodkendelseskladder og indgangsbogskladder også for budgetstyring.

  4. Valgfrit: Hvis du er i den offentlige sektor og vil bruge generelle budgetreservationer, skal du markere afkrydsningsfeltet General budget reservations. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere regler for generel budgetreservation og reservationstyper (offentlig sektor).

  5. For hvert kildedokument kan du markere afkrydsningsfeltet Aktivér budgetstyring for linjevare ved postering for at aktivere budgetkontrol af hver linje, i takt med at linjen angives og gemmes.

    Bemærk

    Når en indkøbsrekvisition konverteres til en indkøbsordre, udføres en budgetkontrol, selvom kontrol på linjeniveau ikke er aktiveret. Derved eftergives budgetreservationen, og behæftelseskladden oprettes. Når en faktura oprettes fra en indkøbsordre, udføres en budgetkontrol, selvom kontrol på linjeniveau ikke er aktiveret.

Vælge regnskabskladder til budgetstyring

I området Vælg regnskabskladder kan du markere afkrydsningsfelter for at fastlægge, hvilke regnskabskladder der er underlagt budgetstyring. Derudover kan du markere afkrydsningsfelter for at aktivere budgetkontrol, i takt med at linjerne for regnskabskladder angives og gemmes.

Bemærk

En budgetkontrol udføres, når en regnskabskladde oprettes, men ikke når den redigeres. En budgetkontrol udføres, når en regnskabskladde sendes til en arbejdsgang, og når den godkendes og bogføres.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Vælg regnskabskladder.

  3. Markér et af følgende afkrydsningsfelter for at aktivere budgetstyring for regnskabskladder:

    • Kassekladder

    • Fordelingskladder

    • Projektudgiftskladder

    • Anlægsaktivkladder

  4. For hver regnskabskladde kan du markere afkrydsningsfeltet Aktivér budgetstyring for linjevare ved postering for at aktivere budgetkontrol af hver linje, i takt med at linjen angives og gemmes.

Tildele budgetmodeller til budgetcyklusser

Du kan tildele en budgetmodel til en budgetcyklus, hvis du vil udføre budgetkontrol for budgetcyklussen. Der kan kun bruges én budgetmodel pr. budgetcyklus. En budgetkontrol udføres, når regnskabsdatoen for et kildedokument eller en regnskabskladde, som er aktiveret for budgetstyring, ligger i budgetcyklussen.

Bemærk

Budgetcyklussen skal defineres, før du kan knytte budgetcyklussen til en budgetmodel. I området Tildel budgetmodeller kan du klikke på linket Budgetmodeller for at åbne formen Budgetmodel, og du kan klikke på linket Tidsperioder for budgetcyklus for at åbne formen Tidsperioder for budgetcyklus.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Tildel budgetmodeller.

  3. Klik på Tilføj, og vælg en tidsperiode for budgetcyklus.

  4. Vælg en budgetcyklus.

  5. Vælg en budgetmodel. Kun budgetmodeller, der ikke indeholder undermodeller, er tilgængelige for budgetstyring.

Bemærk

Den budgetcyklus, der bruges til budgetstyring, kan også fastlægges af den tidsperiode for budgetcyklus, der er valgt for en budgetstyringsregel.

Definere budgetstyringsregler

Budgetstyringsregler er obligatoriske i budgetstyring. De fastlægger kombinationerne af økonomiske dimensionsværdier for budgetstyring. Hvis du har valgt de økonomiske dimensioner afdeling og bærer til budgetstyring, kan du definere regler for bestemte kombinationer af afdelinger og bærere, der er underlagt budgetstyring. Du kan f.eks. angive Afdeling = Salg og Bærer = *, hvor * er et jokertegn, der medtager alle bærere.

Bemærk

Kriterier i to eller flere regler, der dækker de samme økonomiske dimensionsværdier, er ikke tilladt. Hvis alle kombinationer af økonomiske dimensionsværdier aktiveres for budgetstyring, kan du definere en budgetstyringsregel uden kriterier.

Budgetstyringsreglerne valideres i forhold til de finanskonti, der bruges i regnskabsfordelinger for kildedokumenter og i regnskabskladder. Hvis de økonomiske dimensioner i finanskontiene svarer til de økonomiske dimensioner i budgetstyringsreglerne, udføres en budgetkontrol.

Hh242453.collapse_all(da-dk,AX.60).gifEksempel: Definer budgetstyringsregler for at oprette en anden budgettærskel for en afdeling

De standardværdier for budgetstyringsparametre, som du har angivet i området Definer parametre, bruges, medmindre du angiver en anden tidsperiode for budgetcyklus, et andet budgetinterval, en anden budgettærskel eller en anden budgetadministrator for individuelle regler. Hvis du f.eks. vil tildele en anden budgettærskel for blot én afdeling, kunne du definere to budgetstyringsregler: én regel til den bestemte afdeling og dens budgettærskel og en anden regel for alle de andre afdelinger og deres tærskel.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Definer budgetstyringsregler.

  3. Definer en regel, hvor Afdeling 010 har en budgettærskel på 90.

    1. Klik på Ny for at oprette en regel, og angiv derefter et regelnavn og en -beskrivelse.

    2. Klik på Tilføj filter i oversigtspanelet Afgrænsning.

    3. Vælg den økonomiske dimension Afdeling på listen Placering.

    4. Vælg er på listen Operatør, og skriv derefter 010 som afdelingsnummer.

    5. Skriv 90 i feltet Budgetteret tærskel.

  4. Definer en anden regel, hvor alle andre afdelinger har en budgettærskel på 100.

    1. Klik på Ny for at oprette en anden regel, og angiv derefter et regelnavn og en -beskrivelse.

    2. Klik på Tilføj filter i oversigtspanelet Afgrænsning.

    3. Vælg den økonomiske dimension Afdeling på listen Placering.

    4. Vælg er større end og inkluderer på listen Operatør, og skriv 020, hvilket omfatter alle afdelinger bortset fra Afdeling 010.

    5. Skriv 100 i feltet Budgetteret tærskel.

Hh242453.collapse_all(da-dk,AX.60).gifEksempel: Definer brugergruppetilladelser for en brugergruppe til en budgetstyringsregel

Du kan definere en budgetstyringsregel for at tildele entydige brugergruppetilladelser til budgetbeløb for bestemte kombinationer af økonomiske dimensioner. Hvis standardindstillingen af budgetoverskridelse for alle brugergrupper er Undgå behandling over budget, kan du definere en regel, der indeholder en anden indstilling af budgetoverskridelse for én brugergruppe for bestemte kombinationer af økonomiske dimensioner. Hvis du f.eks. definerer en budgetstyringsregel, der har en budgettærskel på 90 for Afdeling 010, kan du definere brugergruppetilladelser for én brugergruppe i Afdeling 010, så du kan behandle budgetoverskridelse for denne brugergruppe.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Definer budgetstyringsregler.

  3. Definer en regel, hvor Afdeling 010 har en budgettærskel på 90.

  4. Klik på Budgettilladelser for brugergruppe.

  5. Vælg Tillad behandling, der overskrider budgettet i feltet Indstillinger for over budget for én af brugergrupperne i Afdeling 010.

    Forsigtigt

    Hvis du definerer budgetgrupper, skal du vælge indstillingerne for budgetoverskridelse for at forhindre eller give mulighed for budgetgruppekontrol, når budgetmidler ikke er tilgængelige. Du kan finde flere oplysninger i "Definere budgetgrupper" i dette emne.

  6. Hvis du vil tilsidesætte de aktuelle budgettilladelser for brugergrupper i budgetstyringskonfigurationen, skal du klikke på Kopier. Vælg en brugergruppe, du vil kopiere, og rediger derefter budgettilladelserne for den specifikke brugergruppe.

Vælge hovedkonti

Hvis den økonomiske dimension hovedkonto ikke er defineret for budgetstyring, kan du vælge de hovedkonti, som budgetstyringsreglerne skal gennemtvinges for. Hvis den økonomiske dimension hovedkonto er defineret som en budgetstyringsdimension, er den økonomiske dimension hovedkonto medtaget i budgetstyringsreglerne, og dette konfigurationstrin er ikke nødvendigt.

Kun hovedkontotyperne Sum, Drift og Udgift kan vælges, da det er de konti, der typisk bruges til faktiske udgifter. Konti af typen Sum er medtaget, da du kan angive budgetbeløb i hovedkonti af typen Sum.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Vælg hovedkonti.

  3. Markér afkrydsningsfelterne for at vælge hovedkontiene, eller klik på Markér alle for at vælge alle hovedkontiene.

  4. Du kan også klikke på Vælg for at definere en forespørgsel, hvis du vil filtrere listen over hovedkonti.

Valgfrit: Definer budgetgrupper

I området Definer budgetgrupper kan du definere budgetgrupper for at oprette en budgetpulje eller en samling økonomiske dimensionsværdier, hvor budgetterne samles i en pulje til endnu en budgetkontrol. Budgetbeløb kontrolleres altid i de kombinationer af økonomiske dimensioner, der findes i budgetstyringsreglen. Hvis en kombination af økonomiske dimensioner også findes i en budgetgruppe, udføres endnu en budgetkontrol på budgetgruppeniveau.

Hvis der f.eks. er en budgetstyringsregel for alle kombinationer af de økonomiske dimensioner afdeling og bærer, kan du også definere en budgetgruppe for Afdeling 010, som omfatter alle bærerne i denne afdeling. Denne budgetgruppe ville samle budgettet for alle bærere for Afdeling 010. Hvis den første budgetkontrol mislykkedes for en bærer i afdeling 010, udføres der endnu en budgetkontrol for det samlede budget for alle bærerne i afdeling 010.

Bemærk

Der kan angives flere kriterier for en budgetgruppe. Alle kriterierne bruges til at fastlægge kombinationerne af økonomiske dimensioner for budgetgruppen. Ingen overlappende kriterier er tilladt på tværs af budgetgrupper og budgetgruppemedlemmer.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

    Klik på Definer budgetgrupper.

    Navnet på finansbogholderiet vises øverst i hierarkiet.

  2. Klik på Tilføj for at oprette et budgetgruppemedlem. Skriv et budgetgruppenavn og en -beskrivelse.

    Når du tilføjer et gruppemedlem, kan du tilføje filtreringskriterier, ændre brugergruppetilladelser og redigere standardegenskaberne for budgetstyring.

  3. Klik på Tilføj filter i oversigtspanelet Afgrænsning.

  4. I dette eksempel kan du vælge den økonomiske dimension Afdeling på listen Placering.

  5. Vælg er på listen Operatør, og skriv derefter 010 som afdelingsnummer.

    Bemærk

    Hvis du vil udføre endnu en budgetkontrol, skal indstillingen Overbudgetteringsindstilling for kontrol af budgetgruppe i formen Budgettilladelser for brugergruppe for budgetstyringsregler være angivet til Udfør kontrol af budgetgruppen, når budgetmidler ikke er tilgængelige.

Valgfrit: Definer meddelelsesniveauer for brugergrupper

I området Definer meddelelsesniveauer kan du angive, at advarselsmeddelelser om budgetstyring ikke skal vises til valgte brugergrupper. Brugerne i de valgte brugergrupper fortsætter med at modtage fejlmeddelelser baseret på deres tilladelser til budgetoverskridelse.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Definer meddelelsesniveauer.

  3. Klik på Markér alle, eller markér afkrydsningsfelterne ved siden af de brugergrupper, der ikke skal modtage advarselsmeddelelser om budgetstyring.

    Bemærk

    Hvis en bruger hører til flere brugergrupper, og du vælger én brugergruppe, der omfatter brugeren, vises ingen advarselsmeddelelser til denne bruger.

Aktivere budgetstyring

I området Aktivér budgetstyring kan du gøre en kladde til en budgetstyringskonfiguration aktiv ved at klikke på Aktivér. Når du aktiverer budgetstyring, anvendes den aktive budgetstyringskonfiguration.

Forsigtigt

Hvis du deaktiverer budgetstyring, fjernes de kildedokumenter og regnskabskladder, der har statussen Kladde, fra budgetstyringens sporingssystem. Der udføres ikke flere budgetkontroller. Hvis du aktiverer budgetstyring igen, skal du måske regulere budgettet manuelt for at rette reserverede budgetbeløb.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på Aktivér budgetstyring.

  3. Klik på Aktivér for at gøre kladdeversionen af budgetstyringskonfigurationen aktiv.

    I feltet Dato for seneste aktivering vises den aktuelle dato, og i feltet Aktiveret af vises dit bruger-id.

  4. Klik på Aktivér for at starte budgetstyring ved hjælp af den aktive konfiguration.

    Status for budgetstyring ændres til Aktiveret, og indstillingen Aktivér erstattes af Deaktiver.