Del via

Konfigurere regler for generel budgetreservation og reservationstyper (offentlig sektor)

  • Artikel

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Generelle budgetreservationer bruges ofte af enheder hos i den offentlige sektor for at sætte budgetterede midler til side eller øremærke dem, så de ikke er tilgængelige til andre formål. Hvis du vil bruge generelle budgetreservationer, skal du angive budgetregler for at give dit system mulighed for at bruge dem, og du skal oprette mindst én generel budgetreservationstype med de ønskede indstillinger.

Bemærk

Hvis din organisation er i Frankrig, bruger du forpligtelser i stedet for generelle budgetreservationer. Yderligere oplysninger finder du i (FRA) About commitments (Public sector).

Følgende illustration vise de trin, der kræves for at konfigurere systemet til at bruge generelle budgetreservationer. Tallene svarer til procedurerne senere i dette emne.

Forudsætninger

Følgende tabel viser de forudsætninger, der skal være på plads, før du starter.

Kategori

Forudsætning

Version

Microsoft Dynamics AX 2012 R3, med Indkøb og forsyningen, og følgende hotfix: KB3047235

Relaterede konfigurationsopgaver

  • Du bruger bogføringsdefinitioner (kræves ikke, hvis du ikke aktiverer rammeaftale).

  • Konfiguration af budgetstyring skal være aktiveret, budgetstyring slået til og et oprindeligt budget bekræftet.

1 Konfigurere budgetparametre for lovmæssig regnskabsførelse

Benyt følgende fremgangsmåde for at konfigurere budgetparametre for lovmæssig regnskabsførelse.

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetparametre.

  2. Under Lovpligtig skal du på listen Regulatory document type for your region vælge General budget reservations.

  3. Klik på Luk.

2 Vælg kildedokumenter til budgetstyring

Du kan angive, hvilken metode til køb der skal bruges sammen med generelle budgetreservationer, når der skal reserveres til planlagte køb.

Benyt følgende fremgangsmåde for at vælge kildedokumenter:

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetstyring > Konfiguration af budgetstyring.

  2. Klik på fanen Vælg kildedokumenter.

  3. Klik på Rediger på den gule meddelelseslinje.

  4. Markér afkrydsningsfeltet General budget reservation, og markér derefter afkrydsningsfeltet Aktivér budgetstyring for linjevare ved postering.

  5. Klik på fanen Aktivér budgetstyring, og klik derefter på Aktivér.

  6. Klik på Luk.

Når du opretter en generel budgetreservation, oprettes der også budgetkildesporingsposter og ledsagende budgetkontrolresultater, og der forekommer budgetkontrol, når du opretter en linje eller bogfører en reservation.

3 Konfigurere finanskontioplysninger for generelle budgetreservationer

For at sikre, at finanskonti er rimeligt angivet, skal du konfigurere, hvordan generelle budgetreservationer bruges til at registrere regnskabsmæssige forpligtelser. Yderligere oplysninger finder du i Finans.

Benyt følgende fremgangsmåde for at konfigurere finanskontioplysninger for generelle budgetreservationer:

  1. Klik på Finanskonto > Opsætning > Finansparametre.

  2. Under fanen Finans skal du klikke på oversigtspanelet Konteringsregler.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Brug bogføringsdefinitioner, og klik derefter på Ja i bekræftelsesdialogboksen.

  4. Markér afkrydsningsfeltet General budget reservations, og klik på Luk i Infolog-meddelelsen.

  5. I formen Økonomiparametre skal du klikke på Luk.

4 Oprette bogføringsdefinitioner

Du kan konfigurere posteringsbogføringsdefinitioner for at opdatere forskellige finanskonti for forskellige typer af generel budgetreservation. Du kan finde flere oplysninger i Om bogføringsdefinitioner.

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette bogføringsdefinitioner for generelle budgetreservationer:

  1. Klik på Finans > Opsætning > Bogføring > bogføringsdefinitioner.

  2. I formen Bogføringsdefinitioner skal du på handlingsbjælken klikke på Ny.

  3. I feltet Bogføringsdefinition skal du angive en kort kode for definitionen (f.eks. GenBudgRes).

  4. Vælg Budget reservation på listen Modul.

  5. Udfyld resten af formen efter behov. Du kan finde flere oplysninger i Oprette bogføringsdefinitioner.

  6. Klik på Luk.

  7. Navigation Path Not Found

  8. Klik på fanen Budget reservation i formen Definitioner af posteringsbogføring.

  9. I gruppen Vælg er General budget reservation valgt som standard. Hvis det er relevant, skal du klikke på General budget reservation year-end close.

  10. Klik på Ny på handlingsbjælken.

  11. Benyt en af følgende fremgangsmåder i feltet Reservation type:

    • Hvis du vil angive en ny posteringsbogføringsdefinition, der gælder for alle reservationstyper, skal du vælge Alle. I feltet Bogføringsdefinition skal du vælge den definition, som du oprettede tidligere i dette emne.

    • Hvis du vil angive en ny posteringsbogføringsdefinition, der gælder for en enkelt reservationstype, skal du vælge Tabel. Vælg den ønskede reservationstypen i feltet Reservation type relation. I feltet Bogføringsdefinition skal du vælge den definition, som du oprettede tidligere i dette emne.

  12. Opret lige så mange definitioner, som du har brug for, og klik derefter på Luk.

5 Konfigurere nummerserie for reservation

Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du vil konfigurere den nummerserie, som generelle budgetreservationer skal bruge:

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Budgetparametre.

  2. Klik på Nummerserier.

    Bemærk

    Hvis der ikke allerede findes nogen reference eller nummerseriekode for generelle budgetreservationer i formen, skal du følge proceduren "Konfigurere individuelle nummerserier" i Oprette nummerserier. Vend derefter tilbage til denne procedure.

  3. I kolonnen Reference skal du klikke på posten for generelle budgetreservationer.

  4. Vælg den kode, der skal bruges, i kolonnen Nummerserie.

  5. Valgfrit: Du kan angive entydige nummerserier for forskellige reservationstyper. Du kan finde flere oplysninger i trin 6.

6 Oprette en generel budgetreservationstype

Reservationstypen bestemmer arten af en generel budgetreservation, f.eks. den type dokument, der eftergiver budgetreservation, den arbejdsgang, der bruges til at godkende reservationen, og standardværdier som f.eks. start- og slutdatoer.

Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du vil oprette en generel budgetreservation:

  1. Klik på Budgettering > Opsætning > Generelle budgetreservationer > Reservationstype.

  2. Klik på Ny på handlingsbjælken.

  3. Angiv et navn på reservationstypen i feltet Reservation type.

  4. Indtast en beskrivelse i feltet Beskrivelse.

  5. I feltet Relieving document er Indkøbsrekvisition valgt som standard. Rediger denne indstilling, hvis du er nødt til det. Denne indstilling angiver, hvilken type dokument der er knyttet til den generelle budgetreservation.

    Bemærk

    Når du har oprettet en generel budgetreservation ved hjælp af reservationstypen, kan du ikke ændre reservationen til en anden type.

  6. I feltet Reduce carry-forward budget skal du markere afkrydsningsfeltet for at få et eventuelt restoverførselsbudget knyttet til en generel budgetreservation, som er reduceret til nul, når reservationen er færdiggjort.

  7. Valgfrit: Hvis en godkendelse eller anden opgave er påkrævet før bogføring af reservationen, skal du i feltet Workflow vælge arbejdsgangen General budget reservation. (Hvis der ikke vælges en arbejdsgang, kan generelle budgetreservationer af denne type bogføres uden arbejdsgang.)

  8. Valgfrit: Hvis forskellige reservationstyper bruger entydige nummerserier, bruges feltet Nummerserie til at vælge den nummerseriekode, som du ønsker, at den valgte type skal bruge. Hvis en reservationstypen ikke har et dokumentnummer, der er konfigureret, kan du bruge dokumentnummeret for budgetparametre.

  9. Opret flere typer, hvis det er nødvendigt, ved at klikke på Ny. Klik på Luk, når du er færdig.

Næste trin

Når du har oprettet disse regler, kan du oprette generelle budgetreservationer. De generelle budgetreservationer gælder for de dokumenter, der er nødvendige for den indkøbsmetode, som du vælger (købsordre, indkøbsrekvisition eller kreditorfaktura). Yderligere oplysninger finder du i Oprette en generel budgetreservation (offentlig sektor).

Relaterede opgaver

Om generelle budgetreservationer (offentlig sektor)

Oversigt over opsætning: grundlæggende budgettering og budgetstyring

Oprette bogføringsdefinitioner

Konfigurere budgetstyring

Konfigurere arbejdsgange for generel budgetreservation (offentlig sektor)

Konfigurere arbejdsgange i Budgettering

Tekniske oplysninger til systemadministratorer

Hvis du ikke har adgang til de sider, der bruges til at fuldføre denne opgave, skal du kontakte din systemadministrator og angive de oplysninger, der vises i følgende tabel.

Kategori

Forudsætning

Configuration Keys

Public Sector

Behæftelsesproces

Budgetreservationsproces

Sikkerhedsroller

Hvis du vil udføre denne opgave, skal du være medlem af sikkerhedsrollen Budgetchef.