Konfigurere arbejdsgange i Budgettering

Artikel
08/03/2018

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Nogle organisationer kræver, at budgetdokumenter som f.eks. budgetregisterposter og generelle budgetreservationer, skal godkendes af en anden bruger end den person, som har indtastet dem. Du skal oprette en arbejdsgang i Budgettering for at oprette en godkendelsesproces. Du kan også oprette andre processer for at opdatere budgetsaldi uden assistance fra brugere eller for at få en bruger til at gennemse oplysningerne i et budgetdokument.

En arbejdsgang repræsenterer en forretningsproces. Den definerer, hvordan et dokument "flyder" gennem systemet, og viser, hvem der skal udføre en opgave eller godkende et dokument. Der er flere fordele ved at bruge arbejdsgangssystemet i organisationen:

Ensartede processer – Du kan bruge arbejdsgangssystemet til at definere godkendelsesprocessen for bestemte dokumenter, f.eks. indkøbsrekvisitioner og udgiftsrapporter. Du kan bruge arbejdsgangssystemet som en hjælp til at sikre, at dokumenter behandles og godkendes på en ensartet og effektiv måde.
Synliggørelse af processer – Du kan spore status, historik og performanceværdier for en bestemt arbejdsgangsforekomst. Dette hjælper dig med at bestemme, om der skal foretages ændringer i arbejdsgangen for at forbedre effektiviteten.
Centraliseret arbejdsliste – Brugerne kan få vist en centraliseret arbejdsliste for at se opgaverne i arbejdsgangen og de godkendelser, der er knyttet til dem. Denne arbejdsliste er tilgængelig fra siderne i rollebaserede områder i Microsoft Dynamics AX-klienten og i Enterprise Portal.

Arbejdsgange i Budgettering

Du kan bruge disse oplysninger for at oprette og aktivere arbejdsgangskonfigurationer for budgetdokumenter. På baggrund af dokumenttypen kan du kræve manuel godkendelse, godkendelse via arbejdsgang eller ingen godkendelse.

Hvis du opretter en arbejdsgang for budgetkontoposter, skal denne arbejdsgang indgå i en anden arbejdsgang for budgetregisterposter. Hvis alle budgetkontoposter i en budgetregisterpost kan godkendes som en gruppe, kan du bruge Arbejdsgang for budgetregisterpost. Hvis budgetkontoposterlinjerne kræver godkendelse via forskellige arbejdsgange, skal du bruge Arbejdsgang for budgetkontopost, så du kan oprette forskellige arbejdsgangskonfigurationer. Du kan f.eks. bruge konfigurationen Arbejdsgang for budgetkontopost for at gennemgå og godkende et højere beløb og konfigurationen Arbejdsgang for budgetkontopost for at gennemgå og godkende et lavt beløb.

Du kan knytte budgetregisterpostarbejdsgange til alle de budgetkoder, der er oprettet med det formål at identificere budgettyper. Når du har knyttet en arbejdsgang til en budgetkode, skal arbejdsgangene for alle budgetregisterposter, der bruger den budgetkode, godkendes, før du kan opdatere budgetsaldi. Du kan finde flere oplysninger i Definere budgetkoder.

Når du har oprettet en arbejdsproceskonfiguration for et budgetdokument, vises yderligere kontrolelementer øverst i formularen, når dokumentet gemmes. Disse kontrolelementer omfatter et gult informationspanel og knappen Afsendelse eller menuen Handlinger. Du kan finde flere oplysninger i Sende et dokument og Arbejdsgangshandlinger.

Bemærk

Nogle knapper i formen Budgetregisterpost kan ikke benyttes, når en budgetregisterpost er sendt til arbejdsgangsgodkendelse. Når budgetregisterposten eller budgetkontoposten er godkendt, kan indstillingerne i menuerne Vedligeholdelse og Overfør benyttes. Det er ikke sikkert, at andre kontrolelementer og felter i formen er tilgængelige. Hvis du ændrer en budgetregisterpost, der er blevet godkendt, skal den igennem arbejdsprocessen igen. Du kan ikke redigere en budgetregisterpost, efter at du har opdateret budgetsaldi.

Du kan finde en oversigt over arbejdsgange i Microsoft Dynamics AX i Oversigt over arbejdsgangssystem og Arbejdsgang - begreber.

Du kan bruge arbejdsgangsgodkendelser til følgende budgetdokumenttyper.

Punkt i menuen Budgettering	Dokumenttype
Budgetplaner Bemærk Dette kontrolelement er kun tilgængeligt, hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller AX 2012 R3 er installeret.	Budgetplan
Budgetregisterpost	Budgetregisterpost
Budgetkontoposter	Budgetkontopost
Commitments	Tilsagn
General budget reservations	Generel budgetreservation

Nye eller ændrede for Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3 og hotfix KB3047235 for generel budgetreservation

Du skal oprette budgetarbejdsprocesser for budgetplaner, før du en budgetplanlægningsproces. Den konfiguration af budgetplanarbejdsproces, du konfigurerer, bruges til at indsende budgetplaner og regneark og begrundelser til gennemgang og godkendelse i hver fase af budgetplanlægningsprocessen. Budgetplanlægningsprocessen definerer rækkefølgen af budgetplanlægningsfaser og knytter processen til et budgetorganisationshierarki. Når du konfigurerer arbejdsprocessen, kan du tildele brugere til en arbejdsprocesopgave på baggrund af budgetorganisation, sikkerhedsrolle eller brugergruppe.

Når du konfigurerer en budgetplanlægningsproces, kan du knytte et budgetarbejdsproces-id til hver budgetplanlægningsarbejdsproces. Efter at budgetplanen er sendt til arbejdsprocessen, og en bruger færdiggør tildelingen, flytter budgetplanen til det næste budgetplanlægningtrin vha. det relevante element i budgetarbejdsproceskonfigurationen.

De typer arbejdsgange, du kan oprette

Tabellen nedenfor viser de typer arbejdsgange, du kan oprette i Budgettering.

Skriv	Brug denne til at gøre dette
Budgetplansarbejdsgange Bemærk Dette kontrolelement er kun tilgængeligt, hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller AX 2012 R3 er installeret.	Opret evaluerings- og godkendelsesarbejdsgange for budgetplaner. Budgetplanarbejdsprocesser skal indeholde et element til faseovergang for hver overgang, der flytter en budgetplan til næste budgetplanlægningstrin. En arbejdsproces for en budgetplanlægningsproces med tre stadier kræver f.eks. to overgangselementer for at forbinde de tre godkendelseselementer, der er tilknyttet de tre budgetplanlægningfaser. Du kan finde flere oplysninger om arbejdsgange under Om konfiguration og opsætning af budgetplanlægning. Godkend budgetplan – Opret et godkendelseselement til budgetplaner. Aktivér tilknyttet budgetplan– Opret en automatiseret opgave for at aktivere den budgetplan, der er knyttet til en overordnet budgetplan. Stadieoverførsel for budgetplan– Opret en automatiseret opgave for at udføre en faseovergang for en budgetplan. Trinfordeling for budgetplanlægning– Opret en automatiseret opgave for at udføre en tildeling af budgetplanlægningsfase, der bruger fordelingsplanen for et budgetplanestimat. Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter. Gennemse de tilknyttede budgetplaner, der er fuldført– Opret en opgave for en bruger om at gennemgå de afsluttede budgetplaner, der er knyttet til en overordnet budgetplan. Gennemse budgetplan– Opret en opgave for en bruger om at gennemgå budgetplaner.
Arbejdsgang for budgetkontopost	Oprette gennemgangs- og godkendelsesarbejdsgange for budgetkontoposter. Brug elementet Arbejdsgang for budgetkontopost, hvis arbejdsgange for budgetkontoposter i en arbejdsgang for budgetregisterposter. Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til budgetkontoposter: Godkend budgetkontopost – Opret et godkendelseselement til budgetkontoposter. Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter. Gennemse budgetkontopost – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en budgetkontopost.
Arbejdsgang for budgetregisterpost	Oprette gennemgangs- og godkendelsesarbejdsgange for budgetregisterposter. Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for budgetregisterposter: Godkend budgetregisterpost – Opret et godkendelseselement til budgetregisterposter. Opdater budgetsaldi i budgetregister – Opret en automatiseret opgave til opdatering af budgetsaldi. Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter. Arbejdsgang for budgetkontopost– Omfatter en Arbejdsgang for budgetkontopost-type. Gennemse budgetregisterpost – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en budgetregisterpost.
Commitments approval	Oprette godkendelsesarbejdsgange for tilsagn. Når du har oprettet en arbejdsgang for tilsagn og aktiveret den, skal alle tilsagn bruge den. Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for godkendelse af tilsagn: Commitment approval – Opret et godkendelseselement til tilsagn. Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter. Commitment task – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af et tilsagn.
General budget reservations	Opret godkendelsesarbejdsgange for generelle budgetreservationer. Når du har oprettet denne arbejdsgang, skal du tildele den til en reservationstype for at bruge den. Alle generelle budgetreservationer af samme type bruger den samme arbejdsgang. Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for godkendelse af generelle budgetreservationer: Commitment approval – Opret et godkendelseselement til generelle budgetreservationer. Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter. Commitment task – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en generel budgetreservation.

Budgetplansarbejdsgange

Bemærk

Dette kontrolelement er kun tilgængeligt, hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller AX 2012 R3 er installeret.

Opret evaluerings- og godkendelsesarbejdsgange for budgetplaner. Budgetplanarbejdsprocesser skal indeholde et element til faseovergang for hver overgang, der flytter en budgetplan til næste budgetplanlægningstrin. En arbejdsproces for en budgetplanlægningsproces med tre stadier kræver f.eks. to overgangselementer for at forbinde de tre godkendelseselementer, der er tilknyttet de tre budgetplanlægningfaser. Du kan finde flere oplysninger om arbejdsgange under Om konfiguration og opsætning af budgetplanlægning.

Godkend budgetplan – Opret et godkendelseselement til budgetplaner.
Aktivér tilknyttet budgetplan– Opret en automatiseret opgave for at aktivere den budgetplan, der er knyttet til en overordnet budgetplan.
Stadieoverførsel for budgetplan– Opret en automatiseret opgave for at udføre en faseovergang for en budgetplan.
Trinfordeling for budgetplanlægning– Opret en automatiseret opgave for at udføre en tildeling af budgetplanlægningsfase, der bruger fordelingsplanen for et budgetplanestimat.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter.
Gennemse de tilknyttede budgetplaner, der er fuldført– Opret en opgave for en bruger om at gennemgå de afsluttede budgetplaner, der er knyttet til en overordnet budgetplan.
Gennemse budgetplan– Opret en opgave for en bruger om at gennemgå budgetplaner.

Arbejdsgang for budgetkontopost

Oprette gennemgangs- og godkendelsesarbejdsgange for budgetkontoposter. Brug elementet Arbejdsgang for budgetkontopost, hvis arbejdsgange for budgetkontoposter i en arbejdsgang for budgetregisterposter.

Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til budgetkontoposter:

Godkend budgetkontopost – Opret et godkendelseselement til budgetkontoposter.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter.
Gennemse budgetkontopost – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en budgetkontopost.

Arbejdsgang for budgetregisterpost

Oprette gennemgangs- og godkendelsesarbejdsgange for budgetregisterposter.

Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for budgetregisterposter:

Godkend budgetregisterpost – Opret et godkendelseselement til budgetregisterposter.
Opdater budgetsaldi i budgetregister – Opret en automatiseret opgave til opdatering af budgetsaldi.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter.
Arbejdsgang for budgetkontopost– Omfatter en Arbejdsgang for budgetkontopost-type.
Gennemse budgetregisterpost – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en budgetregisterpost.

Commitments approval

Oprette godkendelsesarbejdsgange for tilsagn. Når du har oprettet en arbejdsgang for tilsagn og aktiveret den, skal alle tilsagn bruge den.

Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for godkendelse af tilsagn:

Commitment approval – Opret et godkendelseselement til tilsagn.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter.
Commitment task – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af et tilsagn.

General budget reservations

Opret godkendelsesarbejdsgange for generelle budgetreservationer. Når du har oprettet denne arbejdsgang, skal du tildele den til en reservationstype for at bruge den. Alle generelle budgetreservationer af samme type bruger den samme arbejdsgang.

Denne arbejdsgangstype indeholder standardarbejdsgangselementer og elementer, som du kan bruge til arbejdsgange for godkendelse af generelle budgetreservationer:

Commitment approval – Opret et godkendelseselement til generelle budgetreservationer.
Arbejdsgangsfunktioner – Opret standardarbejdsgangselementer til forgreningsbeslutninger og -aktiviteter.
Commitment task – Opret en opgave, så en bruger kan gennemgå nøjagtigheden af en generel budgetreservation.

Oprette en arbejdsgang

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette en arbejdsgang.

Klik på Budgettering > Opsætning > Arbejdsgang for budgettering.
Klik på Ny i handlingsruden.
Vælg den type arbejdsgang, der skal oprettes.
Klik på Opret arbejdsgang. Arbejdsgangseditoren vises. Udform arbejdsgangen ved at trække arbejdsgangselementer over på lærredet.
Konfigurer hvert element i arbejdsgangen. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere arbejdsgangselementer.
Gentag trin 2-5 for at oprette flere arbejdsgange til Budgettering.

Beregnede felter og udtryk

Følgende beregnede felter og udtryk bruges sammen med godkendelse af arbejdsgange i Budgettering. Du kan oprette betingelser for hver enkelt arbejdsgang, der omfatter de beregnede felter og udtryk.

Beregnet felt	Beskrivelser
Resultater af budgetkontrol	Resultaterne af budgetstyringen. De mulige resultater er Budgetkontrol er gennemført, Budgetkontrol er gennemført uden advarsler, Budgetkontrol mislykkedes og Der er ikke udført budgetkontrol. Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost.
Overførselsregel er overtrådt	Evaluer en overtrædelse af budgetoverførselsreglen. De mulige værdier er Ja eller Nej. Hvis en budgetoverførselsregel overtrædes, og værdien er Ja, kan arbejdsgangen overdrages til en bruger, som kan godkende en budgetoverførsel, når en budgetoverførselsregel overtrædes. Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost.
Transaktionsvalutabeløb	Posteringsbeløbet i regnskabsvalutaen. Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost. Bemærk Når Transaktionsvalutabeløb bruges til overførsler, skal du angive endnu en betingelse, så der ses bort fra det negative beløb. Eksempel: Hvor Budgetkontoposter.Transaktionsvalutabeløb er mindre end 100.000 Og Budgetkontoposter.Transaktionsvalutabeløb er større end 0

Resultater af budgetkontrol

Resultaterne af budgetstyringen. De mulige resultater er Budgetkontrol er gennemført, Budgetkontrol er gennemført uden advarsler, Budgetkontrol mislykkedes og Der er ikke udført budgetkontrol.

Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost.

Overførselsregel er overtrådt

Evaluer en overtrædelse af budgetoverførselsreglen. De mulige værdier er Ja eller Nej. Hvis en budgetoverførselsregel overtrædes, og værdien er Ja, kan arbejdsgangen overdrages til en bruger, som kan godkende en budgetoverførsel, når en budgetoverførselsregel overtrædes.

Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost.

Transaktionsvalutabeløb

Posteringsbeløbet i regnskabsvalutaen.

Dette felt kan benyttes til konfigurationerne Arbejdsgang for budgetkontopost og Arbejdsgang for budgetregisterpost.

Bemærk

Når Transaktionsvalutabeløb bruges til overførsler, skal du angive endnu en betingelse, så der ses bort fra det negative beløb. Eksempel:

Hvor Budgetkontoposter.Transaktionsvalutabeløb er mindre end 100.000
Og Budgetkontoposter.Transaktionsvalutabeløb er større end 0

Deltagertyper

Du kan knytte et arbejdsgangselement til følgende deltagergrupper.

Brugergruppe	Beskrivelser
Budgetchefdeltager	Knyt arbejdsgangselementet til en bruger, der er defineret som budgetadministrator i budgetstyringskonfigurationen. Budgetadministratoren kan godkende budgetregisterposter. Der kan defineres flere budgetadministratorer til økonomiske dimensionsværdier vha. budgetstyringsregler. Du kan finde flere oplysninger i Konfiguration af budgetstyring (form).
Budgetorganisationsdeltagere Bemærk Dette kontrolelement er kun tilgængeligt, hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 eller AX 2012 R3 er installeret.	Tildel arbejdsgangselementet til en budgetorganisationsdeltager. Budgetorganisationsdeltagere er kun tilgængelige for budgetplanlægningsarbejdsprocesser.
Sikkerhedsrolledeltagere	Knyt arbejdsgangselementet til en Microsoft Dynamics AX-sikkerhedsrolle.
Brugergruppedeltagere	Knyt arbejdsgangselementet til en Microsoft Dynamics AX-brugergruppe.