Konfigurere arbejdsgange for generel budgetreservation (offentlig sektor)
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Dette emne forklarer, hvordan du konfigurerer en eller flere arbejdsgangskonfigurationer for generelle budgetreservationer. Når der er konfigureret en arbejdsgangsgodkendelse for generelle budgetreservationer, vises flere kontrolelementer øverst på listen over generelle budgetreservationer og formen. Det omfatter et gult informationspanel og knappen Afsendelse eller menuen Handlinger. Yderligere oplysninger finder du i Arbejdsgangshandlinger.
Når en generel budgetreservation er godkendt via arbejdsgangen, forbliver den redigerbar. Indstillingerne i gruppen Bogfør i handlingsruden er tilgængelige, men de andre kontrolelementer og felter i formen er ikke. Bemærk, at hvis du redigerer en godkendt reservation, nulstilles dens arbejdsgangsstatus til Kladde, og indstillingerne i gruppen Bogfør er ikke tilgængelige, men de andre kontrolelementer og felter er tilgængelige. Du skal sende den ændrede reservation til fornyet godkendelse.
Følgende illustration viser, hvordan du konfigurerer en arbejdsgang til en generel budgetreservation. Tallene svarer til procedurerne senere i dette emne.
Forudsætninger
Følgende tabel viser de forudsætninger, der skal være på plads, før du starter.
Kategori |
Forudsætning |
|---|---|
Relaterede konfigurationsopgaver |
, med Indkøb og forsyningen, og følgende hotfix: KB3047235 Konfigurere regler for generel budgetreservation og reservationstyper (offentlig sektor) |
1 Valgfrit: Konfigurere validatorer til generelle budgetreservationer
Du kan konfigurere validatorer til arbejdsgangselementer for at sende generelle budgetreservationer til gennemsyn. Arbejdsgangen bruger den angivne ejer af projektrollen eller den økonomiske dimension til at afgøre, hvem udgiften skal sendes videre til.
Du kan også blot tildele en bestemt bruger eller brugergruppe, der skal fungere som validator, når du definerer arbejdsgangen. Hvis du har en kompleks organisation, kan du effektivisere godkendelsesprocessen ved at angive validatorelementer, og du behøver ikke at ændre tildelingerne af validatorer for arbejdsgange, hver gang en validator skifter jobroller.
Yderligere oplysninger finder du i Arbejdsgangshandlinger.
2 Oprette en arbejdsgang til generelle budgetreservationer
Arbejdsgange til generelle budgetreservationer er baseret på reservationstype. Du kan derfor oprette flere arbejdsgange til generelle budgetreservationer.
Bemærk
Hvis den generelle budgetreservation kræver en indkøbsrekvisition, skal du være opmærksom på, at indkøbsrekvisitioner kræver deres egen arbejdsgang. Arbejdsgangen for indkøbsrekvisitionen skal være fuldført, før den generelle budgetreservation kan henvise til den. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter en arbejdsgang til indkøbsrekvisitioner, i Oversigt over en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner.
Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette en arbejdsgang til generelle budgetreservationer.
Klik på Budgettering > Opsætning > Arbejdsgange for budgettering.
På listen Arbejdsgang for budgettering skal du i handlingsruden klikke på Ny.
I formen Opret arbejdsgang skal du klikke på skabelonen General budget reservation workflow og derefter klikke på Opret arbejdsgang.
I formen til arbejdsgang skal du under Godkendelser på listen Arbejdsgangselementer klikke på Approve general budget reservation og derefter trække den under ikonet Start.
Træk i kanten af ikonet Start for at oprette en forbindelseslinje til godkendelseselementet.
Klik på godkendelseselementet. I handlingsruden skal du klikke på Grundlæggende indstillinger for at konfigurere elementet. Yderligere oplysninger finder du i Konfigurere en godkendelsesproces.
3 Valgfrit: Konfigurere manuelle opgaver og automatiserede opgaver i arbejdsgange til generelle budgetreservationer
Fuldfør dette trin for at afspejle godkendelses- eller validatoropgaver, der er en del af din forretningspraksis:
En manuel evaluering af en generel budgetreservation
En automatiseret proces til at evaluere feltværdier for generel budgetreservation
Du kan bruge en kombination af disse opgaver i samme arbejdsgang. Forskellen mellem en manuel gennemsynsopgave og et element i en godkendelsesarbejdsgang er følgende:
Hvis den manuelle gennemsynsopgave er tildelt til flere brugere, kan arbejdsgangen fortsætte, efter en af disse brugere fuldfører opgaven.
Hvis du tildeler et arbejdsgangselement til godkendelse til flere brugere, kan du angive, om alle disse brugere godkende dokumentet, før arbejdsgangen kan fortsætte.
Når du definerer trinnene for gennemsynet i beskrivelsesafsnittet til arbejdsgangen, kan du tildele opgaven til en bruger, der har tilladelse til at gennemse de linjer, der er i den generelle budgetreservation. Yderligere oplysninger finder du i trin 5, "Tilknytning af deltagere til arbejdsgangselementer."
Du kan få instruktioner i, hvordan du konfigurerer manuelle opgaver, under Konfigurere en manuel opgave.
4 Valgfrit: Opret betingede beslutninger
Fuldfør dette trin, hvis dine forretningsprocesser kræver forskellige arbejdsgange, afhængigt af beløbet for den generelle budgetreservation. Du kan også oprette beslutninger baseret på regnskabsdatoen, reservationstypen, reservationstitlen, start- eller slutdatoen og andre kriterier.
Få instruktioner i, hvordan du opretter forbindelser, under Konfigurere en betinget beslutning.
5 Tilknytning af deltagere til arbejdsgangselementer
Du kan knytte et arbejdsgangselement til følgende deltagergrupper.
Brugergruppe |
Beskrivelse |
|---|---|
Sikkerhedsrolledeltagere |
Knyt arbejdsgangselementet til en Microsoft Dynamics AX-sikkerhedsrolle. Du kan bruge denne indstilling, hvis en gruppe arbejdere kan godkende generelle budgetreservationer, og det er ligegyldigt, hvilken person der godkender et bestemt dokument. |
Brugergruppedeltagere |
Tildel arbejdsgangselementet til en Microsoft Dynamics AX-brugergruppe. Du kan bruge denne indstilling, hvis en gruppe arbejdere kan godkende generelle budgetreservationer, og alle i den gruppe kan godkende et bestemt dokument. |
Du kan også få arbejdsgangselementet tildelt ud fra et hierarki eller en bruger. Yderligere instruktioner om, hvordan du kan knytte deltagere til en arbejdsgang, finder du i afsnittet "Tildele opgaven" i Konfigurere en manuel opgave. Se også Arbejdsgang med flere brugere i en opgave.
6 Gemme arbejdsgangen
Når du er færdig med at tilføje elementer, kan du bruge følgende trin til at kontrollere dem for fejl og derefter gemme dem.
Bemærk
I ruden Fejl og advarsler som er placeret nederst i arbejdsgangseditoren, vises meddelelser, der er genereret i forbindelse med arbejdsgangen. Du kan finde det element, hvor der er opstået en fejl eller advarsel, ved at dobbeltklikke på fejl- eller advarselsmeddelelsen. Alle fejl skal rettes og advarsler afhjælpes, før du kan aktivere arbejdsgangen.
Når arbejdsgangen er fuldført og fejlfri, skal du klikke på Gem og luk. Klik på OK i dialogboksen Gem arbejdsgang – {0}.
Hvis du vil aktivere arbejdsgangen nu, skal du klikke på OK i dialogboksen Aktiv arbejdsgang – {0}.
–eller–
Hvis du vil aktivere arbejdsgangen senere, kan du når som helst benytte følgende fremgangsmåde:
Gå til Budgettering > Opsætning > Arbejdsgange for budgettering.
Vælg den arbejdsgang, du har oprettet.
Klik på Versioner i gruppen Administrer i handlingsruden.
Vælg den ønskede version af arbejdsgangen.
Klik på Gør den aktiv på handlingsbjælken, og klik derefter på OK.
Relaterede opgaver
Sende en generelt budgetreservation til arbejdsgang (offentlig sektor)
Tekniske oplysninger til systemadministratorer
Hvis du ikke har adgang til de sider, der bruges til at fuldføre denne opgave, skal du kontakte din systemadministrator og angive de oplysninger, der vises i følgende tabel.
Kategori |
Forudsætning |
|---|---|
Configuration Keys |
Public Sector |
Sikkerhedsroller og programadgangsrettigheder |
Budgetchef |