Del via

Forudsætninger og krav til Teams Shifts-connectoren til UKG Pro Workforce Management

  • Artikel
  • Gælder for:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Oversigt

Med Microsoft Teams Shifts-connectoren til UKG Pro Workforce Management kan du integrere Appen Shifts i Microsoft Teams med dit UKG Pro Workforce Management-system (UKG Pro WFM). Dine frontlinjemedarbejdere kan uden problemer få vist og administrere deres tidsplaner i UKG Pro WFM fra Skift.

Du kan bruge guiden Skifts-connector i Microsoft 365 Administration eller PowerShell til at oprette en forbindelses- og forbindelsesforekomst. Når de er konfigureret, kan du administrere dem i Microsoft 365 Administration eller ved hjælp af PowerShell.

Denne artikel indeholder en liste over de krav, forudsætninger og konfigurationsopgaver, du skal udføre, før du bruger guiden eller PowerShell til at oprette en forbindelse. Den giver dig også et overblik over, hvordan du konfigurerer dine teams i Teams baseret på din UKG Pro WFM-organisationsstruktur.

Før du begynder

Før du integrerer skift med UKG Pro WFM, skal følgende miljøkrav allerede være konfigureret i din organisation.

  • Dit UKG Pro WFM-miljø er konfigureret. Det betyder, at din organisation har fuldført følgende:

    • Du har oprettet, hvordan "teams" (grupperinger af brugere) er organiseret, så de passer til din organisations struktur og dine forretningsbehov, og dine brugere er grupperet efter placering.

      Vigtigt!

      Skift understøtter i øjeblikket gruppering af brugere efter placering i UKG Pro WFM. Andre brugergrupperingstyper understøttes ikke.

    • Du har konfigureret relevante anmodninger, f.eks. anmodninger om skift og anmodninger om fridag, i henhold til dine forretningsmæssige behov.

      Vigtigt!

      Skift understøtter i øjeblikket følgende UKG Pro WFM-anmodningstyper:

      • Åbne skiftanmodninger. Delvise skiftkriterier understøttes ikke.
      • Byt om på anmodninger.
      • Anmodninger om dækning af vagter. Delvise skiftkriterier understøttes ikke.
      • Anmodninger om fridag.
      • Tilgængelighedsmønstre ændrer anmodningsundertypen.

  • Du bruger Microsoft Entra ID som din identitetsudbyder.

Forudsætninger

Sørg for at indsamle følgende oplysninger og fuldføre følgende konfigurationsopgaver, før du bruger guiden eller PowerShell til at oprette en forbindelse.

Regnskab

  • Du er global Microsoft 365-administrator.

  • Du kender brugernavnet og adgangskoden til din UKG Pro WFM-konto sammen med følgende TJENESTE-URL-adresser:

    Hvis du ikke har alle disse oplysninger, kan du kontakte UKG Pro WFM-support.

    Vigtigt!

    Den UKG Pro WFM-konto, du bruger, skal have en adgangsprofil, der giver fuld adgang til alle API-baserede integrationer i UKG.

Aktivér SSO ved at konfigurere integration mellem Microsoft Entra ID og UKG Pro Workforce Management

Du kan se et trinvist selvstudium under Selvstudium: Microsoft Entra SSO-integration med Kronos Workforce Dimensions. Hvis du har brug for hjælp eller flere oplysninger om konfiguration af SSO, kan du kontakte UKG Pro WFM-support.

Konfigurer SSO-godkendelse i organisationsnetværket i UKG Pro Workforce Management

Følg disse trin for at konfigurere SSO-godkendelse i organisationsnetværket i dit UKG Pro WFM-miljø.

Vigtigt!

Sørg for, at brugernavnet og mailen i Microsoft Entra ID stemmer overens med indholdet i hver enkelt brugers profil i UKG Pro WFM.

Trin 1: Skift brugerkonti til sammenkædede konti

Hver Shift-bruger, som du vil oprette forbindelse til UKG Pro WFM, skal have en konto i organisationsnetværket i UKG Pro WFM.

  1. Log på UKG Pro WFM ved hjælp af en administrator- eller superbrugerkonto, der har adgang til programinstallationen.
  2. I menuen til venstre skal du gå tilOplysninger om vedligeholdelsespersoner>.
  3. Åbn brugerens profil.
  4. Under afsnittet Medarbejder skal du udvide Oplysninger.
  5. Skift godkendelsestypen til Sammenkædet.
  6. Gem dine ændringer, og gentag processen for alle skiftbrugere, som du vil oprette forbindelse til UKG Pro WFM.

Trin 2: Tillad SKIFT-URL-adresser til SSO-omdirigering

Konfigurer connectorens URL-adresse til omdirigering. Dette gør det muligt for UKG Pro WFM at omdirigere brugeren til appen Skifts i Teams som en del af SSO-flowet.

  1. Log på UKG Pro WFM ved hjælp af en administrator- eller superbrugerkonto, der har adgang til programinstallationen.
  2. I menuen til venstre skal du gå til Installation af administrationsprogram>.
  3. Gå derefter til Systemkonfiguration , og vælg Systemindstillinger.
  4. Vælg Globale værdier.
  5. I feltet global.oAuth.authCode.redirection.uris skal du angive værdien "https://aka.ms/shifts/connector/ukgdimensions/auth".
  6. I feltet global.oAuthToken.redirection.domain.whiteList skal du angive værdien "aka.ms".
  7. Vælg Gem.

Opret mindst ét team i Teams

Opret mindst ét team i Teams, og føj følgende personer og konti til det:

  • Frontlinjearbejdere som teammedlemmer.

  • Frontlineledere som teamejere og/eller planejere. Hvis du vil vide mere om teamejere og tidsplanejere på skift, skal du se Brug roller til at definere dine frontlinjeledere og -arbejdere i skiftehold.

    Bemærk!

    Når du føjer personer til dine teams, skal du gøre følgende:

    • Føj frontlinjearbejdere til hvert team, de har tilladelse til at arbejde på, baseret på deres UKG Pro WFM-placeringer.
    • Føj frontlinjeledere til alle team, hvor de har frontlinjemedarbejdere som direkte rapporter. Ellers modtager lederne kun arbejderes anmodninger i UKG Pro WFM og ikke i skiftehold.

  • En generel konto, det vi kalder Microsoft 365-systemkontoen, som teamejer.

    Microsoft 365-systemkontoen er en generel konto, der skal føjes som teamejer til alle de teams, du vil tilknytte. Opret denne konto i Microsoft 365 Administration, og tildel den en Microsoft 365-licens. Tilføj derefter kontoen som teamejer. Shifts-connectoren bruger denne konto, når Skifts-ændringer synkroniseres fra UKG Pro WFM. Vi anbefaler, at du opretter en konto specifikt til dette formål og ikke bruger din personlige brugerkonto.

Hvis du vil have hjælp til at oprette frontlinjeteams, skal du se Sådan finder du den bedste løsning til frontlinjeteamet til din organisation. Hvis du vil oprette mere end ét team, skal du se Installér dynamiske frontlineteams i stor skala og Installér statiske frontline-teams i stor skala.

Sørg for, at de teams, du vil tilknytte, ikke har nogen eksisterende tidsplaner

Bemærk!

Dette trin gælder kun, hvis du kører guiden for at oprette en forbindelse. Hvis du bruger PowerShell til at oprette en forbindelse, fjerner PowerShell-scriptet eksisterende tidsplaner fra teams for dig.

Hvis et team har en eksisterende tidsplan, der blev oprettet i Skift, skal du følge disse trin for at fjerne planobjekter fra teamet, før du knytter en UKG Pro WFM-placering (også kaldet en WFM-forekomst) til den. Ellers kan du se dublerede skift.

Brug PowerShell til at fjerne planobjekter fra teams.

  1. Installér PowerShell-modulerne, og konfigurer dit PowerShell-miljø (hvis du ikke allerede har gjort det).

  2. Kør følgende kommando:

    Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord -TeamId <Teams team ID> -DateRangeStartDate <start time> -DateRangeEndDate <end time> -ClearSchedulingGroup:$false -EntityType <the scenario entities that you want to remove, the format is @(scenario1, scenario2, ...)> -DesignatedActorId <Teams team owner ID>

    Hvis du vil hente en liste over scenarier for EntityType parameteren, skal du køre Get-CsTeamsShiftsConnectionConnector. Planlægningsdata fjernes for den dato og det tidsinterval, du angiver.

Du kan få mere at vide under Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord.

Forstå, hvordan din UKG Pro Workforce Management-organisationsstruktur påvirker Teams- og Shifts-konfigurationen

Som tidligere nævnt understøtter Skift gruppering af brugere efter placering i UKG Pro WFM. I UKG Pro WFM repræsenterer noderne på hver placering hierarkiet i organisationsdiagrammet. En placeringssti når slutpunktet, når en jobtype er konfigureret.

Brugere i UKG Pro WFM tildeles og grupperes efter job, der findes på en placering. Det betyder, at medarbejdere, der har den samme placeringssti op til noden, før jobtypen, fra et Teams- og Skift-synspunkt betragtes som en del af det samme team. Jobtyperne i placeringsstien synkroniseres og repræsenteres som tidsplangrupper i skiftehold.

Eksempel

Her er et eksempel, der kan hjælpe dig med at forstå, hvordan din UKG Pro WFM-struktur påvirker den måde, du angiver dine teams på, kortlægningsovervejelser, og hvordan oplysninger synkroniseres med Skift.

Scenarie

Contoso har hundredvis af detailbutikker spredt over hele Storbritannien. Hver butik er placeret i et område i Storbritannien. For at forenkle dette eksempel fokuserer vi på tre butikker i det centrale London-område, som Contoso vil starte udrulningen af Teams og Shifts til deres frontlinjemedarbejdere til.

Antagelser:

  • Hver butik administreres af en anden leder.
  • Nogle frontlinjearbejdere har tilladelse til at skifte fra andre butikker i det centrale London område. Med andre ord er disse frontlinjearbejdere i UKG Pro WFM en del af et joboverførselssæt.

Bemærk!

Skiftehold understøtter endnu ikke arbejderes anmodninger på tværs af forskellige teams. Det betyder, at arbejdstagere ikke kan tilbyde eller skifte skiftehold med arbejdere, der befinder sig på forskellige placeringer (dvs. på forskellige teams i Teams). Arbejdstagere kan kun udføre disse handlinger i deres eget team.

UkG Pro Workforce Management-placeringsstruktur

I dette scenarie ser UKG Pro WFM-placeringsstrukturen nogenlunde sådan ud, hvor noden Firma repræsenterer det øverste niveau i hierarkiet.

Et diagram, der viser UKG Pro WFM-placeringsstrukturen for Contoso-eksempelscenariet.

Her kan du se, hvordan frontlineledere (FLM) og frontlinemedarbejdere (FLW) konfigureres i placeringsstrukturen i UKG Pro WFM. I tabellen vises de enkelte arbejderes primære job, og hvem de rapporterer til.

UKG Pro WFM-placering Brugere Primært job Rapporter til
Contoso/Retail/Central London/Soho FLW11, FLW2
FLW3, FLW4
FLW52, FLW6, FLW7
FLW8, FLW9, FLW10		 Skønhedsrådgiver
Sælger af lædervarer
Salgsmedarbejder
Personlig shopper		 FLM1
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden FLW11, FLW12
FLW13, FLW14		 Sælger af lædervarer
Salgsmedarbejder		 FLM2
Contoso/Retail/Central London/Chelsea FLW15
FLW16
FLW17		 Salgsmedarbejder
Personlig shopper
Skønhedsrådgiver		 FLM3

1FLW1 kan også arbejde som skønhedsrådgiver i det centrale London/Chelsea.
2FLW5 kan også arbejde som salgsmedarbejder i det centrale London/Covent Garden og det centrale London/Chelsea.

Hvad betyder det, når jeg opretter teams i Teams?

I dette scenarie organiserer it-administratoren teams i Teams på følgende måde.

  1. Opret tre forskellige teams i Teams for hver butik i det centrale London-område: Soho Store, Covent Garden Store, Chelsea Store.

  2. Føj medarbejdere, der tilhører den tilsvarende UKG Pro WFM-placering, til hvert team, herunder ledere, som medarbejderne rapporterer til. Frontlinjemedarbejdere tilføjes som teammedlemmer, og frontlinjeledere tilføjes som teamejere og/eller planejere.

    Her er listen over teams og de personer, der er føjet til hvert team.

    Teamnavn Gruppemedlemmer Teamejere og/eller tidsplanejere
    Soho Store FLW1, FLW2, FLW3, FLW4, FLW5, FLW6, FLW7, FLW8, FLW9, FLW10 FLM1
    Covent Garden Store FLW5, FLW11, FLW12, FLW13, FLW14 FLM2
    Chelsea Butik FLW1, FLW5, FLW15, FLW16, FLW17 FLM3

    Husk, at FLW1 og FLW5 føjes til alle teams for de butiksplaceringer, de har tilladelse til at arbejde på. De andre frontlinjearbejdere har ikke tilladelse til at arbejde i andre butikker og føjes kun til det team, der repræsenterer deres primære jobplacering.

    Bemærk!

    Hvis du har afdelinger med forretningsplaceringer i UKG Pro WFM, skal du oprette teams for hver afdeling (i stedet for for hver butik). Som tidligere nævnt i denne artikel tager vi placeringsstien op til noden for at etablere tilknytningen mellem platforme og betragter det som et team.

Hvad betyder det, når jeg kører guiden Skifts-connector?

Når it-administratoren konfigurerer en forbindelsesforekomst i guiden, knytter de hver lagerplacering til det relevante team som vist i følgende tabel.

Butiksplacering Teamnavn
Contoso/Retail/Central London/Soho Soho Store
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden Covent Garden Store
Contoso/Retail/Central London/Chelsea Chelsea Butik

Hvordan ser det ud i Skiftehold?

I Skift repræsenterer planlægningsgrupperne for hvert team de job, der er defineret for butikkens placering.

I hver butik i Skift:

  • Frontlineledere kan se medarbejdere inden for deres respektive tidsplangrupper (dvs. jobtyper).
  • Frontlinjearbejdere ser deres egen tidsplan og deres teams tidsplan.
  • Frontlinemedarbejdere kan kommunikere med kolleger i deres egen butik via chat.
  • Frontlinjemedarbejdere og ledere kan anmode om fridag, skifte skiftehold, tilbyde skiftehold og åbne skiftehold, hvis anmodningerne er konfigureret i UKG Pro WFM og indstillet til at blive synkroniseret i de indstillinger for forbindelsesforekomster, du konfigurerer i guiden.
  • Frontlinjearbejdere og ledere kan kontakte andre medarbejdere i deres butik, som er på skift, hvis skiftbaserede mærker er aktiveret.

For medarbejdere, der arbejder i flere butikker, i Skiftehold:

  • Frontlinemedarbejdere og -ledere kan kun foretage anmodninger i en bestemt butik. Skiftehold understøtter i øjeblikket ikke arbejderes anmodning mellem forskellige butikker.
  • Frontlinemedarbejdere kan få vist deres tidsplan og deres teams tidsplan i en hvilken som helst butik, de arbejder i.