Almindelige måder at bruge en formular på i et flow

Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte, er disse nogle af de mest almindelige måder at bruge Microsoft Forms på sammen med Power Automate

• Send en mail, når der er et nyt formularsvar
• Send en mail til formularrespondenten
• Send en godkendelsesanmodning med formulardetaljer
• Tilføj formularsvar i et Excel-regneark
• Hent en vedhæftet fil fra en formular, og send den i en mail

Send en mail, når der er et nyt formularsvar

Du kan slå mailmeddelelser til for formularens ejere i dine formularindstillinger. Hvis en anden skal have besked, når et svar er sendt, skal du oprette en brugerdefineret mailbesked med Power Automate.

Power Automate gør det muligt at bruge enten den nye designer eller den klassiske designer til at konfigurere dit cloudflow. Trinnene er ens i begge designere. Få mere at vide om (med eksempler) i Identificer forskelle mellem den nye designer og den klassiske designer.

Ny designer

1. Du skal bede Copilot om at oprette dit flow ved at skrive følgende prompt:

   send en mail, når et nyt MS Forms-svar sendes

   Power Automate returnerer et foreslået flow, der svarer til det, du har angivet.

   

2. Vælg Næste.

3. Gennemgå forbindelserne, og vælg Opret flow for at åbne designeren.

4. Angiv de manglende felter i handlingen Send en mail*, hvis Copilot ikke automatisk har udfyldt det for dig.

   

Klassisk designer

Vi starter med en foruddefineret skabelon og tilpasser den, så den hjælper vores ledere med at planlægge medarbejdernes sommerferier.

1. Søg efter Microsoft Forms i Power Automate-skabelongalleriet, og vælg skabelonen Giv mig besked i Outlook, når en elev gennemfører en quiz.

2. Log på connectorerne, hvis det er nødvendigt, og vælg Fortsæt.

3. Vælg formularen i feltet Formular-id i det første trin i flowet, Når der sendes et nyt svar.

4. I det næste trin i flowet, Anvend på hver, skal du vælge formularen igen i feltet Formular-id. Lad alt andet stå.

5. Spring over Office 365-trinnet Hent min profil (V2).

   Hvis du ikke behøver at sende mailen til dig selv, kan du slette dette trin.

6. I det sidste trin i flowet, Send en mail, skal du angive modtagerne, emnet og brødteksten i mailen. Vælg dynamisk indhold for at medtage detaljer fra formularsvaret i din mail.

   

7. Vælg navnet på flowet øverst på lærredet i Power Automate, og rediger det, som du vil.

8. Gem og test dit flow.

Send en mail til formularrespondenten

Du kan aktivere mailkvittering for respondenter i dine formularindstillinger. Hvis du vil tilpasse den mail, de modtager, skal du bruge Power Automate.

Ny designer

1. Du skal bede Copilot om at oprette dit flow ved at skrive følgende prompt:

   Send en mail til svareren sammen med svaret

   Copilot forsøger at konfigurere de fleste parametre i mailhandlingen som i følgende eksempel:

   

2. Udfyld resten af parametrene i mailhandlingen (Brødtekst i mail).

   

3. Gem processen.

Klassisk designer

Følg trinnene til at sende en mail, når der er et nyt formularsvar, men send mailen til respondenten.

Send en godkendelsesanmodning med formulardetaljer

I dette eksempel starter vi med en anden foruddefineret skabelon og tilpasser den for at oprette en anmodning om feriegodkendelse.

Ny designer

[Dette emne er en foreløbig udgivelse af dokumentationen, og der kan forekomme ændringer.]

1. Søg efter Microsoft Forms i Power Automate-skabelongalleriet, og vælg skabelonen Send formularsvar til godkendelse.

2. Log på eller opret connectorerne, hvis det er nødvendigt, og vælg Fortsæt.

3. Du skal bede Copilot om at oprette dit flow ved at skrive følgende prompt:

   når et nyt svar er sendt, skal der startes en godkendelse med megan@contoso.com, og hvis det lykkes, skal du sende en mail til svarpersonen

   Power Automate returnerer et foreslået flow, der svarer til det, du har angivet.

   

4. Vælg Næste.

5. Gennemgå forbindelserne, og vælg Opret flow for at åbne designeren.

6. Angiv formular-id'et, godkenderens mail, og konfigurer mailhandlingen i designeren.

   

7. Gem dit flow.

Klassisk designer

1. Søg efter Microsoft Forms i Power Automate-skabelongalleriet, og vælg skabelonen Send formularsvar til godkendelse.

2. Log på eller opret connectorerne, hvis det er nødvendigt, og vælg Fortsæt.

3. Vælg formularen i feltet Formular-id i det første trin i flowet "Når der sendes et nyt svar".

4. I det næste trin i flowet, Anvend på hver, skal du vælge formularen igen i feltet Formular-id. Lad alt andet stå.

5. I det næste trin i flowet, "Start og vent på en godkendelse", skal du vælge Godkendelsestype, angive en Titel og angive godkendernes mailadresser i Tildelt til. Vælg dynamisk indhold for at medtage detaljer fra formularsvaret i godkendelsesanmodningen.

   

6. Spring handlingen Betingelse over.

7. Gør følgende i trinnet Hvis ja:

   • Slet den SharePoint-handling, der følger med skabelonen.
   • Tilføj en Office 365 Outlook Send en mail (V2)-handling.
   • Vælg det dynamiske indhold Respondentens mail i feltet Til.
   • Angiv mailens emne og brødtekst.

8. Gør følgende i trinnet Hvis nej:

   • Slet trinnet Office 365 "Hent min profil (V2)", der følger med skabelonen.
   • Vælg det dynamiske indhold Respondenters mail i feltet Til i handlingen "Send en mail (V2)".
   • Angiv mailens emne og brødtekst.

9. Vælg flownavnet øverst på lærredet i Power Automate, og rediger det, som du vil.

10. Gem og test dit flow.

Hvis du vil have flere eksempler på godkendelsesforløb, skal du gå til Administrere sekventielle godkendelser.

Tilføj formularsvar i et Excel-regneark

I dette eksempel opretter du et flow fra grunden. Hvis vi fortsætter med scenariet fra tidligere eksempler, bruger vi flowet til at registrere medarbejdernavne og feriedatoer i en Excel-tabel, når de sender sommerferieformularen.

Ny designer

1. Opret et Excel-ark, hvis det ikke allerede findes.

2. Du skal bede Copilot om at oprette dit flow ved at skrive følgende prompt i designeren:

   Hvis den godkendes, skal formularsvaret føjes til Excel-arket

   Power Automate returnerer et foreslået flow, der svarer til det, du har angivet.

   

3. Vælg det ønskede Excel-ark.

4. Vælg svartoken fra MS Forms-udløseren i de respektive kolonnefelter.

   Du kan f.eks. vælge feriestart i feltet Feriestart i Excel-handlingen.

Klassisk designer

1. Opret en projektmappe i Excel Online. Tilføj en tabel med én kolonne for hvert spørgsmål i formularen. Gem og luk projektmappen.

2. Opret et automatiseret cloudflow fra bunden i Power Automate. Vælg Microsoft Forms-udløseren Når et nyt svar sendes.

3. Vælg formularen i feltet Formular-id i det første trin i flowet, Når der sendes et nyt svar.

4. Tilføj dette trin til dit flow:

   • Søg efter forms, og vælg Microsoft Forms.
   • Vælg Hent svardetaljer.
   • Vælg din formular i feltet Formular-id.

5. Tilføj dette trin til dit flow:

   • Søg efter profil, og vælg Office 365-brugere.
   • Vælg Hent brugerprofil (V2).
   • Vælg det dynamiske indhold Respondenters mail i feltet Bruger-UPN. Derved søges der efter respondentens navn efter mailadressen i formularen.

6. Tilføj dette trin til dit flow:

   • Søg efter excel, og vælg Excel Online (Business).
   • Vælg Tilføj en række i en tabel.
   • Vælg Lokation og Dokumentbibliotek.
   • Vælg mappeikonet, og naviger til den Excel-projektmappe, du har oprettet tidligere.
   • Vælg Tabellen.
   • Vælg det tilsvarende dynamiske indhold i de enkelte kolonner i tabellen.

7. Vælg navnet på flowet øverst på lærredet i Power Automate, og rediger det, som du vil.

8. Gem og test dit flow.

   

Du kan bruge en skabelon til at tilføje et godkendelsestrin, før et formularsvar føjes til Excel-tabellen.

Hent en vedhæftet fil fra en formular, og send den i en mail

I dette eksempel opretter vi et andet flow fra grunden. Vi bruger flowet til at oprette et link til deling af en fil, der er uploadet på formularen til sommerferie, og derefter sendes linket via mail.

Vælg din formular

1. Opret et automatiseret cloudflow fra bunden i Power Automate.

2. Vælg Microsoft Forms-udløseren Når et nyt svar sendes.

3. Vælg formularen i feltet Formular-id i det første trin i flowet, Når der sendes et nyt svar.

4. Tilføj et trin i dit flow:

   • Søg efter forms, og vælg Microsoft Forms.
   • Vælg Hent svardetaljer.
   • Vælg din formular i feltet Formular-id.

Brug et JSON-skema til at finde den uploadede fil

1. Gem og test dit flow. Sørg for at uploade en fil til formularen.

   I dette trin kan du bruge Power Automate-testkørslen til at oprette et JSON-eksempelskema til den uploadede fil.

2. Vælg testkørslen på informationssiden for flowet under 28-dages kørselshistorik.

   

3. Udvid trinnet Hent svardetaljer, og kopiér indholdet af filoverførselsoutputtet.

   

4. Vælg blyantsikonet Rediger i øverste højre hjørne af vinduet for at åbne flowlærredet.

5. Tilføj et trin i dit flow:

   • Søg efter "fortolk", og vælg Fortolk JSON.

   • Vælg det dynamiske indhold, der svarer til indstillingen for filoverførsel i formularen, i feltet Indhold.

     

6. Vælg Opret fra eksempel.

7. Markér feltet under Indsæt et eksempel på en JSON-nyttedata, indsæt det filoverførselsoutput, du har kopieret tidligere, og vælg derefter Udført.

   

   Handlingen Fortolk JSON skal se nogenlunde sådan ud, når du har valgt Udført:

   

Oprette et delingslink og sende URL-adressen via mail

1. Tilføj et trin i dit flow:

   • Søg efter "opret link til deling", og vælg OneDrive for Business-handlingen Opret link til deling.

   • Markér afkrydsningsfeltet Fil. Panelet med dynamisk indhold åbnes. Vælg fanen Udtryk.

   • Skriv følgende udtryk: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Vælg Linktype og Linkomfang.

   • Vælg OK.

     

2. Tilføj et trin i dit flow:

   • Søg efter "send mail", og vælg Office 365 Outlook-handlingen Send en mail (V2).

   • Angiv mailens modtagere, emne og brødtekst. Vælg dynamisk indhold for at medtage detaljer fra formularsvaret i din mail.

     

Konverter URL-adressen til et klikbart link

Hvis URL-adressen til den delte fil er et klikbart link i mailen, skal du bruge HTML-editoren og et ankermærke:

1. Vælg ikonet HTML-visning (</>) på værktøjslinjen til mailindhold.
2. Indsæt det dynamiske indhold URL-adresse og navn i et ankermærke for at gøre dem til henholdsvis et link og linktitlen.

I eksemplet har du angivet følgende HTML i mailindholdet, hvor tekst i klammeparenteser angiver det dynamiske indhold:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Her er et eksempel:

Du kan kombinere, hvordan du henter en vedhæftet fil fra en formular og opretter et godkendelsesflow.