Grundlegendes zu Lebenszyklus-Workflows
Das folgende Dokument enthält einen Überblick über einen Workflow, der mithilfe von Lebenszyklus-Workflows erstellt wird. Workflows automatisieren Aufgaben basierend auf dem JML-Zyklus (Joiner-Mover-Leaver; Zyklus aus Zugang/Wechsel/Abgang) der Lebenszyklusverwaltung und unterteilen Aufgaben für Benutzer in Kategorien (abhängig davon, wo sie sich im Lebenszyklus einer Organisation befinden). Diese Kategorien lassen sich zu Vorlagen erweitern, in denen die Kategorien schnell an die Bedürfnisse der Benutzer in Ihrem Unternehmen angepasst werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind Lebenszyklus-Workflows?.
Hinweis
Lebenszyklus-Workflows verbessern die HR-gesteuerte Bereitstellung von Microsoft Entra ID Governance durch die Automatisierung von Routineprozessen. Während personalbasierte Bereitstellung die Erstellung und Aktualisierung der Attribute von Benutzerkonten verwaltet, sorgen Lebenszyklus-Workflows für eine zusätzliche Automatisierung der Aufgaben.
Lizenzanforderungen
Für die Verwendung dieses Features sind Microsoft Entra ID Governance- oder Microsoft Entra Suite-Lizenzen erforderlich. Die richtige Lizenz für Ihre Anforderungen finden Sie unter Microsoft Entra ID Governance-Lizenzierungsgrundlagen.
Berechtigungen und Rollen
Eine vollständige Liste der unterstützten delegierten und Anwendungsberechtigungen, die für die Verwendung von Lebenszyklus-Workflows erforderlich sind, finden Sie unter Berechtigungen für Lebenszyklus-Workflows.
Für delegierte Szenarien sollte der Administrator oder die Administratorin mindestens über die Microsoft Entra-Rolle „Lebenszyklus-Workflows-Administrator“ verfügen:
Grenzwerte
Eine vollständige Liste der Dienstgrenzwerte für Lebenszyklus-Workflows finden Sie unter: Dienstgrenzwerte für Lebenszyklus-Workflows.
Bestandteile eines Workflows
Ein Workflow kann in die folgenden drei Hauptbestandteile unterteilt werden:
| Bestandteil des Workflows | BESCHREIBUNG |
|---|---|
| Allgemeine Informationen | Dieser Teil eines Workflows umfasst Basisinformationen wie den Anzeigenamen und eine Beschreibung der Funktionsweise des Workflows. |
| Aufgaben | Aufgaben sind die Aktionen, die beim Ausführen eines Workflows ausgeführt werden. |
| Ausführungsbedingungen | Definiert, wann (Trigger) und für wen (Bereich) ein geplanter Workflow ausgeführt wird. Weitere Informationen zu diesen beiden Parametern finden Sie unter Triggerdetails und Bereich. |
Vorlagen
Das Erstellen eines Workflows über das Microsoft Entra Admin Center erfordert die Verwendung einer Vorlage. Eine Lebenszyklus-Workflowvorlage ist ein Framework, das für vordefinierte Aufgaben verwendet wird und Sie dabei unterstützt, die Erstellung eines Workflows zu automatisieren.
Die Vorlage definiert abhängig von ihrer Kategorie, welche Aufgaben verwendet werden können, und führt Sie dann durch die Erstellung des Workflows. Die Vorlage bietet Eingaben für die grundlegende Beschreibung, für Ausführungsbedingungen und für Aufgabeninformationen.
Hinweis
Abhängig von der ausgewählten Vorlage können die verfügbaren Optionen variieren. Auf den Bildern in diesem Dokument wird die Vorlage Onboarding für Mitarbeiter vor der Einstellung durchführen verwendet, um die Komponenten eines Workflows zu veranschaulichen.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen für Lebenszyklus-Workflows (Vorschau).
Übersicht über Workflow
Jeder Workflow verfügt über einen eigenen Übersichtsabschnitt. Dort können Sie entweder schnelle Aktionen mit dem Workflow ausführen oder dessen Details anzeigen. Dieser Übersichtsabschnitt ist in drei Teile unterteilt:
- Basic Information
- Mein Feed
- Schnelle Aktionen
In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Informationen die einzelnen Abschnitte enthalten und welche Aktionen Sie auf der Grundlage dieser Informationen ausführen können.
Basic Information
Wenn Sie einen Workflow auswählen, wird in der Übersicht im Abschnitt Grundlegende Informationen eine Liste mit grundlegenden Details angezeigt. Diese grundlegenden Details enthalten Informationen wie die Workflowkategorie und die Workflow-ID sowie Informationen dazu, wann der Workflow geändert wurde und für wann die nächste Ausführung geplant ist. Diese Informationen sind wichtig, um schnelle Details zur aktuellen Verwendung für administrative Zwecke bereitzustellen. Bei den Basisinformationen handelt es sich außerdem um Livedaten. Das bedeutet: Jede schnelle Änderungsaktion, die Sie auf der Übersichtsseite ausführen, wird sofort in diesem Abschnitt angezeigt.
Unter Basisinformationen können folgende Informationen angezeigt werden:
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name des Workflows. |
| BESCHREIBUNG | Eine kurze Beschreibung des Workflows |
| Category | Eine Zeichenfolge, die die Kategorie des Workflows angibt. |
| Erstellt am | Das Datum und die Uhrzeit der Workflowerstellung. |
| Workflow-ID | Ein eindeutiger Bezeichner für den Workflow. |
| Zeitplan | Definiert, ob aktuell eine Ausführung des Workflows geplant ist. |
| Datum der letzten Ausführung | Das Datum und die Uhrzeit der letzten Workflowausführung. |
| Zuletzt geändert | Das Datum und die Uhrzeit der letzten Workflowänderung. |
Mein Feed
Der Abschnitt Mein Feed der Workflowübersicht enthält einen kurzen Überblick darüber, wann und wie der Workflow ausgeführt wurde. In diesem Abschnitt können Sie auch schnell zu den Zielbereichen wechseln, um weitere Informationen zu erhalten. Folgende Informationen werden bereitgestellt:
- Nächste Zielausführung: Das Datum und die Uhrzeit der nächsten geplanten Workflowausführung.
- Verarbeitete Benutzer insgesamt: Die Gesamtanzahl von Benutzern, die vom Workflow verarbeitet werden.
- Verarbeitete Benutzer mit Fehlern: Die Gesamtanzahl von Benutzern, die vom Workflow mit einem Fehlerstatus verarbeitet wurden.
- Fehlerhafte Aufgaben: Die Gesamtanzahl fehlerhafter Aufgaben.
- Anzahl der Aufgaben: Die Gesamtanzahl der Aufgaben innerhalb des Workflows.
- Aktuelle Version: Gibt an, wie viele neue Versionen des Workflows erstellt wurden.
Schnelle Aktionen
Im Abschnitt Schnelle Aktion können Sie schnell Aktionen mit Ihrem Workflow ausführen. Diese schnellen Aktionen können entweder eine Aktion des Workflows auslösen oder für Verlaufs- oder Bearbeitungszwecke verwendet werden. Folgende Aktionen sind möglich:
- Bei Bedarf ausführen: Ermöglicht das schnelle Ausführen des Workflows nach Bedarf. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Ausführen eines Workflows nach Bedarf (Vorschau).
- Aufgaben bearbeiten: Ermöglicht das Hinzufügen, Löschen, Bearbeiten oder Neuanordnen von Aufgaben innerhalb des Workflows. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unter Bearbeiten der Aufgaben eines Workflows mithilfe des Microsoft Entra Admin Center
- Workflowverlauf anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen des Verlaufs für den Workflow. Weitere Informationen zu den drei Verlaufsperspektiven finden Sie unter Lebenszyklus-Workflowverlauf (Vorschau).
Über die Workflowübersicht ausgeführte Aktionen ermöglichen das schnelle Ausführen von Aufgaben, die normalerweise über den Verwaltungsabschnitt eines Workflows ausgeführt werden.
Grundlagen des Workflows
Gehen Sie nach dem Auswählen einer Vorlage auf dem Bildschirm „Grundlagen“ wie folgt vor:
- Geben Sie die Informationen an, die in der Beschreibung des Workflows verwendet werden.
- Wählen Sie den Trigger aus, der den Zeitpunkt für die Ausführungsbedingung definiert.
Ausführungsbedingungen
Auf dem Bildschirm „Grundlagen“ des Workflows können Sie auch das erste Detail für die Ausführungsbedingungen eines Workflows festlegen – den Trigger. Die Ausführungsbedingungen eines Workflows definieren, wann und für wen ein Workflow ausgeführt wird. Er besteht aus zwei Teilen, die als Trigger und Bereich bezeichnet werden.
Triggerdetails
Der Trigger eines Workflows definiert, wann ein geplanter Workflow für Benutzer im Bereich des Workflows ausgeführt wird. Der Trigger eines Workflows hängt vom Typ des Workflows ab, den Sie ausführen möchten.
Die folgenden geplanten Trigger werden unterstützt:
- Attributänderungen
- Änderung der Gruppenmitgliedschaft
- Zeitbasiert
Der von Ihnen ausgewählte Workflowtyp bestimmt, welchen Trigger Sie für den Workflow verwenden.
Bereich
Der Bereich definiert, für wen der geplante Workflow ausgeführt werden soll. Durch Konfigurieren dieses Parameters können Sie die Benutzer, für die der Workflow ausgeführt werden soll, weiter eingrenzen. Lebenszyklus-Workflows unterstützen eine Vielzahl von Benutzereigenschaften zur Konfiguration des Umfangs.
Der Bereich hängt vom verwendeten Trigger ab.
- Bei Attributänderungen ist der Trigger regelbasiert, und die Auslösung erfolgt, wenn das von Ihnen definierte Attribut für einen Benutzer geändert wird.
- Bei Änderung der Gruppenmitgliedschaft ist der Auslöser gruppenbasiert, und die Auslösung erfolgt, wenn ein Benutzer einer bestimmten Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt wird.
- Beim zeitbasierten Attribut ist der Trigger regelbasiert, und die Auslösung erfolgt, wenn der von Ihnen definierte Zeitwert von einem Benutzer erreicht wird.
Eine ausführliche Anleitung zum Festlegen der Ausführungsbedingungen für einen Workflow finden Sie unter Erstellen eines Lebenszyklus-Workflows (Vorschau).
Scheduling
Neu erstellte Workflows werden standardmäßig aktiviert. Die Planung muss dagegen manuell aktiviert werden. Überprüfen Sie in der Spalte Geplant, ob der Workflow geplant ist.
Nachdem die Planung aktiviert ist, wird der Workflow basierend auf dem in den Workfloweinstellungen festgelegten Intervall (Standard: drei Stunden) ausgewertet, um basierend auf den Ausführungsbedingungen zu ermitteln, ob er ausgeführt werden soll.
Eine ausführliche Anleitung zum Anpassen des Zeitplans eines Workflows finden Sie unter Anpassen des Zeitplans von Workflows.
Bedarfsgesteuerte Planung
Ein Workflow kann zu Testzwecken oder in Situationen, in denen dies erforderlich ist, bedarfsgesteuert ausgeführt werden.
Verwenden Sie das Feature Bedarfsgesteuert ausführen, um den Workflow sofort auszuführen. Der Workflow muss aktiviert sein, damit Sie ihn bedarfsgesteuert ausführen können.
Hinweis
Ein Workflow, der für einen Benutzer bedarfsgesteuert ausgeführt wird, berücksichtigt nicht, ob ein Benutzer die Ausführungsbedingungen des Workflows erfüllt. Er wendet die Aufgabe unabhängig davon an, ob die Ausführungsbedingungen durch den Benutzer erfüllt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen eines Workflows nach Bedarf (Vorschau).
Verlauf
Wenn Sie einen Workflow ausgewählt haben, können Sie seine Verlaufsinformationen aus der Perspektive seiner Benutzer, Ausführungen und Aufgaben anzeigen. Dank der Möglichkeit, Informationen speziell aus diesen Blickwinkeln zu betrachten, können Sie schnell bestimmte Informationen zur Verarbeitung eines Workflows eingrenzen.
Weitere Informationen finden Sie unter Lebenszyklus-Workflowverlauf (Vorschau).
Versionskontrolle
Workflowversionen sind separate Workflows, die mit den gleichen Informationen des ursprünglichen Workflows, aber mit aktualisierten Aufgaben oder mit aktualisiertem Bereich erstellt werden, sodass sie innerhalb von Protokollen unterschiedlich gemeldet werden. Workflowversionen können die Aktionen oder sogar den Bereich eines vorhandenen Workflows ändern.
Weitere Informationen finden Sie unter Versionsverwaltung von Lebenszyklus-Workflows.