Eingehende Dokumente

Externe Geschäftsdokumente können als E-Mail-Anhang oder als Papierkopie, die Sie zur Ablage einscannen, in Ihre Firma kommen. Dieses Szenario ist typisch für Einkäufe, bei denen solche eingehenden Dokumentdateien Zahlungsbelege für Ausgaben oder kleine Einkäufe darstellen.

Auf der Seite für Eingehende Dokumente können Sie verschiedene Funktionen nutzen, um Ausgabenbelege zu überprüfen, OCR-Aufgaben zu verwalten und eingehende Dokumentdateien manuell oder automatisch in die zugehörigen Dokumente oder Buchungszeilen zu konvertieren. Die externen Dateien können in jeder Prozessphase angefügt werden, auch an gebuchte Belege sowie die resultierenden Kreditoren-, Debitoren- und Sachbuchungen.

Anwendungsszenario

Sie können Dateien oder Papierkopien registrieren, die von Ihren Handelspartnern in Business Central erhalten wurden, und einen Dokumentdatensatz erstellen. Zum Beispiel eine Einkaufs- oder Verkaufsrechnung, eine Gutschrift oder eine Buchungsblattzeile.

Laden Sie die empfangenen Dateien hoch, oder verwenden Sie die Kamera Ihres Geräts, um ein Foto zu machen, und erstellen Sie Einträge, um die externen Dokumente darzustellen. Optional können Sie mit PDF- oder Bilddateien über einen externen OCR-Dienst (Optical Character Recognition) elektronische Dokumente generieren, die dann in Datensätze innerhalb Business Central konvertiert werden können.

Hinweis

Die OCR Funktion wird von externen Anbietern bereitgestellt. Wählen Sie ein Servicepaket aus, das für Ihre Organisation und/oder Ihr Land/Ihre Region geeignet ist. Suchen Sie dienste, die mit Business Central kompatibel sind, und details zu den verfügbaren Features unter Marketplace.microsoft.com.

Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung in PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten, können Sie diese über die Seiter Eingehende Belege zum OCR-Dienst senden. Alternativ bieten einige OCR-Anbieter die Möglichkeit, Dateien zu verarbeiten, die an eine spezielle E-Mail-Adresse weitergeleitet werden, die dann automatisch einen entsprechenden Datensatz für eingehende Dokumente erstellt. Nach einigen Sekunden erhalten Sie die Datei vom OCR-Dienst als elektronische Rechnung zurück, die zu einer Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden kann.

Tipp

Erstellen Sie in Business Central direkt aus von Anbietern gesendeten E-Mails durch das Outlook-Add-In eingehende Dokumentenaufzeichnungen. Erfahren Sie mehr in Use Business Central as your Business Inbox in Outlook.

Merkmale eingehender Dokumente

Die Verarbeitung von eingehenden Belegen kann aus den folgenden Hauptaktivitäten bestehen:

• Notieren Sie die externen Dokumente in Business Central, indem Sie Zeilen auf der Seite Incoming Documents auf folgende Weise erstellen:

  • Manuell, entweder von einem PC oder von einem mobilen Gerät aus, auf eine der folgenden Arten:

    • Verwenden Sie die Schaltfläche Aus Datei erstellen, laden Sie eine Datei hoch und füllen Sie dann die entsprechenden Felder auf der Seite Eingehendes Dokument aus.

    • Verwenden Sie die Schaltfläche Neu, füllen Sie die entsprechenden Felder auf der Seite Eingehendes Dokument aus und hängen Sie die entsprechende Datei manuell an.

    • Verwenden Sie von einem Tablet oder Telefon aus die Schaltfläche Von Kamera erstellen, um einen neuen Datensatz für eingehende Dokumente mit der integrierten Kamera des Geräts zu erstellen.

      Hinweis

      Um ein Mobiltelefon zu verwenden, müssen Sie die Business Central mobile App installieren. Die App ist im App Store und auf Google Play erhältlich. Weitere Informationen finden Sie unter Getting Business Central auf Ihrem mobilen Gerät.

  • Automatisch, indem Sie das Dokument vom OCR-Dienst als elektronischen Beleg erhalten, nachdem Sie die zugehörige PDF- oder Bilddatei hochgeladen oder per E-Mail an einen OCR-Dienst gesendet haben. Das Schnellregister Finanzinformationen wird automatisch auf der Eingehender Beleg-Seite ausgefüllt.

• Verwenden Sie einen externen OCR-Dienst, um PDF- oder Bilddateien in elektronische Dokumente umzuwandeln, die in Dokumentdatensätze in Business Central konvertiert werden können.
• Erstellen Sie neue Dokumente oder Buchungsblattzeilen für eingehende Belegdatensätze, indem Sie die Informationen eingeben, während Sie sie aus den eingehenden Dokumenten ablesen.
• Fügen Sie eingehende Dokumentdateien zu Einkaufs- und Verkaufsdokumenten in jedem Status hinzu, einschließlich der resultierenden Buchungen in den Verbindlichkeiten, Forderungen und dem Hauptbuch, die aus dem Buchen resultieren.
• Zeigen Sie eingehende Dokumentenaufzeichnungen und deren Anhänge aus Einkaufs- und Verkaufsbelegen oder -posten an, oder finden Sie alle allgemeinen Sachkontobuchungen ohne eingehende Dokumentenaufzeichnungen auf der Seite Kontenplan.

Hinweis

Dateien, die an Karten und Dokumente auf der Registerkarte Anhänge angehängt sind, werden auf der Seite Eingehende Belege nicht berücksichtigt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Anlagen, Links und Notizen auf Karten und Dokumenten.

Bis	Gehe zu
Legen Sie die Funktion Eingehende Belege fest und richten Sie den OCR-Dienst ein.	Einrichten von eingehenden Belegen
Erstellen Sie eingehende Belege manuell oder automatisch, indem Sie zum Beispiel ein Foto eines Papierbelegs erstellen.	Erstellen von eingehenden Belegen
Verwenden Sie einen OCR-Dienst, um PDF- und Bilddateien in elektronische Dokumente umzuwandeln, die beispielsweise in Rechnungen in Business Central konvertiert werden können. Schulen Sie den OCR-Dienst, Fehler zu vermeiden,wenn er das nächste Mal ähnliche Daten verarbeitet.	Verwenden von OCR, um PDF und Bilddateien in elektronische Belege umzuwandeln
Verknüpfen oder entfernen Sie eingehende Belegdatensätze für einen beliebigen nicht gebuchten Verkaufs- oder Einkaufsbeleg sowie für jeden Debitor-, Kreditor- oder Sachposten aus dem Beleg oder Posten.	Erstellen von eingehenden Dokumentendatensätzen direkt aus Dokumenten und Posten
Auf den Seiten Kontenplan und Hauptbucheinträge können Sie mit Hilfe einer Suchfunktion Hauptbuchhaltungsposten für gebuchte Belege suchen, für die es keine Datensätze für eingehende Belege gibt, und diese dann zentral mit bestehenden Datensätzen verknüpfen oder neue Datensätze mit angehängten Belegdateien erstellen.	So finden Sie gebuchte Belege ohne zugehörige eingehende Belege
Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick, indem Sie die Datensätze für eingehende Dokumente auf Verarbeitet festlegen und aus der Standardansicht entfernen.	Viele eingehende Dokumentenaufzeichnungen verwalten

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