Nummernserie erstellen

Für jeden eingerichteten Mandanten müssen eindeutige Identifizierungscodes für Elemente wie Sachkonten, Debitor-/Kreditorkonten, Rechnungen und andere Belege zugeordnet werden. Die Nummerierung ist jedoch für die Identifizierung nicht wichtig. Ein durchdachtes Nummerierungssystem trägt zur einfacheren Verwaltung und besseren Analysierbarkeit des Mandanten bei, und kann zu einer Verringerung von Eingabefehlern beitragen.

Wichtig

Standardmäßig sind Lücken in Nummernserien nicht zulässig, da der genaue Verlauf von Finanztransaktionen gesetzlich für die Prüfung verfügbar sein muss und daher eine ununterbrochene Reihenfolge ohne gelöschte Zahlen einhalten muss.

Wenn Sie Lücken in bestimmten Nummernserien zulassen möchten, wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsprüfenden oder Buchhaltungsleitenden, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Land/Ihrer Region einhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lücken in Nummernserien.

Hinweis

Es ist empfehlenswert, dass Sie dieselben Nummernseriencodes verwenden, die Sie auf der Seite Nummernserienübersicht im CRONUS-Demomandanten sehen. Codes wie P-INV+ ergeben möglicherweis nicht sofort einen Sinn, aber Business Central hat eine einige Standardeinstellungen, die von diesen Nummernseriencodes abhängen.

Ein Nummerierungssystem wird durch Einrichten mindestens eines Codes für die einzelnen Arten von Masterdaten oder Belegen eingerichtet. So können Sie beispielsweise einen Code für die Nummerierung von Debitoren, einen weiteren Code für die Nummerierung von Verkaufsrechnungen und einen weiteren Code für die Nummerierung von Belegen in Fibu Buch.-Blättern einrichten. Nachdem Sie einen Code eingerichtet haben, müssen Sie mindestens eine Nummernserienzeile einrichten. Die Nummernserienzeile enthält Informationen wie die erste und die letzte Nummer der Serie sowie das Startdatum. Pro Nummernseriencode lassen sich mehrere Nummernserienzeilen mit unterschiedlichem Startdatum einrichten. Die Serie wird fortlaufend verwendet, wobei jede Serie zum entsprechenden Startdatum beginnt.

Hinweis

Die maximale Länge einer Zahl in einer Zahlenreihe beträgt 20 Zeichen. Es gibt einige Situationen, in denen Business Central eine Nummer mit einer vom System generierten ID hinzufügt. Wenn beispielsweise Dokumente wie Rechnungen zum Anwenden von Transaktionen wie Zahlungen verwendet werden, generiert Business Central Bezeichner für die angewendeten Transaktionen. Die Kennung besteht aus einer Nummer aus einer Nummernreihe und einer vom System zugewiesenen sechsstelligen ID, z. B. „-12345“. Wenn Sie erwarten, mehr als 9999 Dokumente in Bank‑ oder GIRO-Journalen oder Kassenbelegen zu verarbeiten, richten Sie Nummernserien für diese Dokumenttypen mit weniger als 14 Zeichen ein.

Sie legen in der Regel die Nummernserie fest, um automatisch die nächste fortlaufende Nummer auf neuen Karten oder Dokumente einzusetzen, die Sie erstellen. Sie können eine Nummernserie festlegen, bei der Sie manuell die neue Nummer eingeben können. Sie definieren dies mit dem Kontrollkästchen Manuelle Nr..

Verwenden Sie Nummernserienbeziehungen, wenn Sie für eine Masterdatenart mehrere Nummernseriencodes verwenden möchten – beispielsweise, um für unterschiedliche Artikelkategorien unterschiedliche Nummernserien zu verwenden.

Lücken in Nummernserien

Nicht alle Datensätze, die Sie in Business Central erstellen sind Finanztransaktionen, die fortlaufend nummeriert werden müssen. Debitorenkarten, Verkaufsangebote und Lageraktivitäten sind Beispiele für Datensätze, denen eine Nummer aus einer Nummernreihe zugewiesen wurde, die jedoch keiner Finanzprüfung unterliegen und/oder die gelöscht werden können. Für solche Nummernserien können Sie das Kontrollkästchen Lücken in Nr. zulassen auf der Seite Serienlinien auswählen. Diese Einstellung kann auch nach dem Erstellen der Nummernserie geändert werden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Vorlage finden Sie unter Eine neue Nummernserie erstellen.

Verhalten des Nr.- Felder auf Belegen und Karten

In den Feldern „Vertrieb“, „Einkauf“, „Umlagerung“ und „Servicebelege“ und auf allen Karten kann das Nr.- Feld automatisch aus einer vordefinierten Nummernserie ausgefüllt werden. Sie können es auch manuell hinzufügen. Allerdings kann unter bestimmten Umständen das Nr.- Feld unsichtbar sein, damit Sie es nicht bearbeiten können.

Das Feld Nr. Feld kann auf drei Arten ausgefüllt werden:

1. Wenn nur eine Nummernserie für die Art des Belegs oder der Karte vorhanden ist und das Feld Standardnummern ausgewählt und das Feld Manuelle Nr. nicht für die Nummernserie ausgewählt ist, wird das Feld automatisch mit der nächsten Nummer der Serie ausgefüllt. Das Feld Nr. ist auf der Karte oder dem Beleg nicht sichtbar.

   Auch wenn Sie Vorlagen mit verschiedenen Nummernserien für Debitoren definieren, wenn die Nummernserie, die auf der Einrichtung von Verkäufen und Forderungen-Seite auf diese Weise eingerichtet ist, ist das Nr.- Feld ist auf der Debitorenkarte sichtbar, egal welche Vorlage Sie verwenden. Gleiches gilt für andere Arten von Karten und Dokumenten.

   Hinweis

   Wenn die Nummernserie nicht funktioniert, z. B. weil sie die letzte für ihren Bereich definierte Nummer erreicht hat, wird das Feld Nr. angezeigt, damit Sie manuell eine Nummer eingeben können. Sie können Probleme auf der Seite Nummernserie beheben.

2. Wenn mehr als eine Nummernserie für die Art des Belegs oder der Karte vorhanden ist und das Kontrollkästchen Standardnr. nicht für die zugewiesene Nummernserie aktiviert ist, wird das Nr.- Feld angezeigt und Sie können zu der Seite Nummernserienübersicht gehen und dann die Nummernserie auswählen, die Sie verwenden möchten. Dann wird die nächste Nummer der Serie in das Nr.- Feld

3. Wenn Sie keine Nummernserie für diese Art von Beleg oder Karte eingerichtet haben oder das Feld Manuelle Nr. ausgewählt ist, wird das Nr.- Feld angezeigt, und Sie müssen eine Nummer manuell eingeben. Sie können bis zu 20 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben.

Wenn Sie einen neuen Beleg oder eine Karte öffnen, für den bzw. die eine Nummernserie vorhanden ist, dann wird die Seite Einrichtung Verkaufsnummernserien geöffnet, damit Sie eine Nummernserie für diese Art des Belegs oder der Karte einrichten und weiterarbeiten können.

Hinweis

Wenn Sie eine manuelle Nummerierung z. b. für neue Artikelkarten aktivieren müssen, die mit einem Datenmigrationsvorgang erstellt wurden, bei dem die Nr. standardmäßig ausgeblendet wird, gehen Sie zur Seite Lagereinrichtung und wählen Sie das Feld Artikelnummern aus, um alle zugehörigen Nummernserien zu öffnen und auf Manuelle Nr. festzulegen.

Das Gleiche gilt, wenn Sie Servicemanagementfunktionen verwenden. Um das Problem zu beheben, gehen Sie zur Seite Serviceverwaltungseinrichtung und wählen Sie das Feld Serviceartikelnummern aus, um alle zugehörigen Nummernserien zu öffnen und auf Manuelle Nr. festzulegen.

Erstellen von Nummernserien

1. Wählen Sie das Symbol Symbol. Geben Sie Nummernserie ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie die Aktion Neu.
3. Auf der neuen Zeile füllen Sie die Felder wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
4. Wählen Sie die Aktion Zeilen aus.
5. Auf der Seite Serienlinien füllen Sie die Felder aus, um die tatsächliche Verwendung und den Inhalt der in Schritt 2 erstellten Nummernserie zu definieren.
6. Wiederholen Sie Schritt 5 für beliebig viele Verwendungen der von Ihnen benötigten Nummernserie. Das Feld Startdatum legt fest, welche Nummernserienzeile aktiv ist.

Tipp

Um Benutzern zu erlauben, Nummern manuell anzugeben, wenn sie z.B. einen neuen Debitor oder Kreditor registrieren, wählen Sie das Feld Manuelle Nummern in der Nummernserie selbst. Um eine manuelle Nummerierung nicht zuzulassen, deaktivieren Sie das Feld.

Sie können den Vorlagen, die Sie für die verschiedenen Arten von Kunden und Kreditoren festgelegt haben, Nummernserien zuweisen, die Ihre Vertriebsmitarbeiter und Einkäufer am häufigsten eintragen. Legen Sie in diesem Fall die entsprechenden Zahlenserien fest, verknüpfen Sie sie über Beziehungen und fügen Sie dann die erste Zahlenserie in der entsprechenden Beziehung auf der entsprechenden Einrichtungsseite hinzu. Wenn ein Benutzer dann einen Debitor erstellt, wählt er die relevante Vorlage aus, und dem neuen Debitor wird eine Nummer aus der Nummernserie zugewiesen, die für diese Vorlage definiert ist.

Verbindungen zwischen Nummernserien herstellen:

Wenn Sie mehr als einen Nummernseriencode für dieselbe Art von grundlegenden Daten oder Geschäftsvorfällen eingerichtet haben, können Sie Verbindungen zwischen diesen Codes herstellen. Dann können Sie zwischen den verschiedenen Codes auswählen, wenn Sie eine Nummer verwenden wollen. Wenn Sie eine Beziehung zwischen einer Gruppe von Zahlenreihen festlegen, ordnen Sie alle zugehörigen Reihen einem Zahlenreihencode zu. Dann können Sie diesen Code in ein Feld auf dem Inforegister Nummerierung auf einer der entsprechenden Einrichtungsseite eingeben, z.B. Einrichtung Debitoren & Verkauf.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Nummernserie ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Wählen Sie die Zeile mit der Nummernserie, für die Sie Verbindungen herstellen wollen und wählen Sie Beziehungen.
3. Geben Sie im Feld Seriencode den Code für die Nummernserie ein, für die Sie eine Verbindung mit der in Schritt 2 ausgewählten Nummernserie herstellen möchten.
4. Fügen Sie für jeden Code, für den eine Verbindung mit der ausgewählten Nummernserie hergestellt werden soll, eine neue Zeile hinzu.
5. Schließen Sie die Seite.

Wenn Sie jetzt etwas einrichten, was eine Nummer benötigt, können Sie die von Ihnen erzeugten Verbindungen verwenden, um zwischen den verbundenen Nummernserien auszuwählen.

Einrichten, ob eine Nummernserie verwendet wird

Der folgende Ablauf zeigt, wie Nummernserien für den Verkaufsbereich eingerichtet werden. Die Schritte sind gleich wie bei anderen Bereichen.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Verkäufe & Debitoren ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Auf der Seite Debitoren & Verkauf im Inforegister Nummernserie, wählen Sie die gewünschte Serie für jede Verkaufs- Karte oder jeden Beleg aus.

Die ausgewählten Anzahl wird nun verwendet, um Nr. auszufüllen Feld auf der fraglichen Karte oder auf dem fraglichen Dokument entsprechend den Einstellungen, die Sie in der Nummernserie erstellt haben.

Siehe auch

Einrichten Business Central
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier