Vereinbarungen einrichten, um Arbeitsaufträge und Rechnungen automatisch zu generieren

Field Service Vereinbarungen ermöglichen es Organisationen, Arbeitsaufträge und Rechnungen mit vordefinierten Details, Häufigkeit und Datumsbereichen automatisch generieren. Vereinbarungen werden oft Wartungszeitpläne verwendet, in der eine Organisation die Inspektion der Arbeitsgeräte täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen muss.

Hier sind ein paar verschiedene Optionen, wie Vereinbarungen konfiguriert und verwendet werden können. Die Vereinbarung generiert:

• Tägliche Inspektion der Arbeitsaufträge, die über die Zeitplanübersicht oder den Zeitplanassistent geplant werden.
• Monatlichen Wartung der Arbeitsaufträge, die automatisch von der Resource Scheduling Optimization geplant werden.
• Wöchentliche Arbeitsaufträge, wo die Vereinbarung dieselbe Ressource immer mit einer definierten Startzeit zuweist.
• Ein einzelner Arbeitsauftrag jeden Monat, um mehrere Kundenanlagen am Kundenstandort zu überprüfen.
• Mehrere Arbeitsaufträge jedes Jahr, um mehrere Kundenanlagen am Kundenstandort zu überprüfen.
• Vierteljährliche Rechnungen, um Kunden vordefinierte Produkten und Services zu berechnen.

Um Vereinbarungen zu verwenden, müssen Sie:

1. Die Vereinbarung erstellen. Definieren Sie Details auf hoher Ebene, wie etwa den Kunden, die Preisliste und den Datumsbereich.
2. Erstellen Sie ein Vereinbarungsbuchungssetup wobei Sie definieren, wie oft Arbeitsaufträge für die Vereinbarung erstellt werden sollen, zusammen mit grundlegenden Details der tatsächlichen Arbeitsaufträge wie Arbeitsauftragstyp.
3. Fügen Sie Vereinbarungsvorfälle, Produkte, Services und Serviceaufgaben hinzu, die bestimmte Details der ausgeführten Arbeit als Teil jedes Arbeitsauftrags definieren, der ausgeführt wird.
4. Aktivieren der Vereinbarung und Vereinbarungsbuchungszeitraum wird zusammen mit den Arbeitsauftrag erstellt, während die Daten näher kommen.

Wir betrachten zwei Szenarien, um zu zeigen, wie Vereinbarungen Arbeitsaufträge und Rechnungen erstellen können.

Anforderungen

• Arbeitsauftragsverknüpfte Daten wie Firmen, Vorfalltypen, Produkte, Dienste und für Serviceaufgaben konfiguriert in Ihrem System.

• Sie können einem Vereinbarungspräfix und eine Startnummer angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Vereinbarungseinstellungen.

• Die designierten Eigentümer von Vereinbarungen, Vereinbarungsbuchungseinrichtungen und Vereinbarungsrechnungseinrichtungen benötigen Berechtigungen zum Erstellen von Rechnungen, Rechnungsdetails, Arbeitsaufträgen, Arbeitsauftragsvorfällen, Arbeitsauftragsprodukten, Arbeitsauftragsdiensten, Arbeitsauftragsdienstaufgaben, Ressourcenanforderungen und Buchungen.

Szenario 1: Automatische Erstellung von Arbeitsaufträge für die Anlagenverwaltung

Eine Organisation muss für die nächsten zwei Jahre eine monatliche Wartung für ein Gerät durchführen, das sie am Standort eines Kunden installiert hat. Sie möchten Dynamics 365 Field Service verwenden, um die Wartungsaufträge in der Mitte jeden Monats mit gewisser Flexibilität automatisch zu generieren. Sie wollen Verteiler, um die monatlichen Wartungsaufträge mit den besten und passendsten Feldmechanikern planen und die Arbeit dem Kunden für die abgeschlossene Arbeit zum vereinbarten Preis berechnen.

Wir werden Vereinbarungen zusammen mit Kundenanlagen, Vorfalltypen und Preislisten nutze, um dieses Szenario zu konfigurieren.

Schritt 1: Erstellen einer Vereinbarung

Klicken Sie im Hauptmenü auf Field Service>Vereinbarung>+Neu.

Tragen Sie Ihre Informationen ein. Verwenden Sie die praktischen QuickInfos als Hilfe.

• Dienstkonto und Abrechnungskonto: Das Dienstkonto legt fest, wo die Arbeitsaufträge der Vereinbarung ausgeführt werden, während das Abrechnungskonto bestimmt, an wen die Rechnung gesendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Konten erstellen und verwalten.

• Systemstatus: Definiert, ob die Vereinbarung aktuell ausgeführt wird. Schätzung festlegen, während eine neue Vereinbarung erstellt und Details hinzugefügt werden. Wir werden Aktiv später festlegen, wenn wir soweit sind, die Arbeitsaufträge zu beginnen und Rechnungen zu senden.

• Start- und Enddaten: Legt die Dauer der Vereinbarung fest.

• Preisliste: Gibt den Preis für Produkte und Dienstleistungen an, die mit einer Vereinbarung verknüpft sind und bestimmt die Preisliste, die auf Basis der Arbeitsaufträge und Rechnungen generiert werden und anhand dieser Vereinbarung. Es ist wichtig, alle Produkte und Services zur Vereinbarungs-Preisliste hinzuzufügen, die während der Vereinbarung benutzt werden. Vereinbarungen enthalten normalerweise einen ausgehandelten Preis für Waren und Services, die normalerweise in einer völlig neuen Preisliste reflektiert werden. Die Preisliste auf resultierenden Arbeitsaufträgen und Rechnungen kann bei Bedarf manuell aktualisiert werden.

Auf der Registerkarte Andere können Sie weitere Details angeben, wie beispielsweise das Servicegebiet, dem resultierende Arbeitsaufträge angehören sollen, und die Zeit für die Datensatzgenerierung, die die Tageszeit vorschreibt, zu der Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere mit dieser Vereinbarung verknüpften Datensätze generiert werden sollen. Diese Definition ist wichtig, da einige Organisationen keine Vereinbarungen wünschen, die Arbeitsaufträge in der Mitte des Arbeitstages erstellen. Wenn kein Wert festgelegt wird, wird er den Standardwert unter Field Service Einstellungen verwenden.

Mit Speichern beenden.

Schritt 2: Buchungsserie einrichten

Sobald die Vereinbarung erstellt worden ist, spezifizieren Sie, wie oft Arbeitsaufträge generiert werden sollen.

Im Bereich Buchungssetups wählen Sie +Buchungssetup-Datensatz hinzufügen.

Füllen Sie Ihre Informationen aus, um den Vereinbarungszeitplan zu erstellen. Verwenden Sie die praktischen QuickInfos als Hilfe.

• Name: Geben Sie den Namen des Vereinbarungszeitplanes ein. Sie könnte zum Beispiel „Monatliche Wartung“ lauten. Die Benennung ist wichtig, weil eine Vereinbarung mehrere Buchungswiederholungen haben kann. Beispielsweise kann die Serviceorganisation möglicherweise eine wöchentliche und monatliche Wartung als Teil der gleichen Vereinbarung ausführen.

Arbeitsauftragseinstellungen

• Arbeitsauftrag automatisch generieren: Legen Sie den Wert auf Ja fest, wenn diese Vereinbarung automatisch Arbeitsaufträge generieren soll. Das System erzeugt Arbeitsaufträge fortlaufend. Erzeugte Arbeitsaufträge erscheinen in der aktiven Arbeitsauftragsansicht mit dem Status Offen – Nicht Geplant. Wenn Sie den Wert auf Nein festlegen, müssen Sie den Arbeitsauftrag manuell für jedes geplante Datum festlegen, wie wir später in diesem Artikel erläutern werden.

• Arbeitsauftrags-Tag vorab generieren: Schreibt vor, wie viele Tage im Voraus das erwartete Servicedatum den Arbeitsauftrag generieren wird. Wenn Sie eine große Anzahl von Tagen im Voraus wählen, kann Ihr Rückstand an Arbeitsaufträgen größer werden als gewünscht; wenn Sie jedoch zu wenige Tage im Voraus wählen, haben Sie möglicherweise keine Zeit zur Vorbereitung. Wenn auf der Vereinbarungsebene kein Wert eingegeben wird, gibt es eine umgebungsweite Einstellung in Field Service Einstellungen> Registerkarte Vereinbarung>Vereinbarung Arbeitsauftrag X Tage im Voraus generieren. Wenn dieses Feld auch keinen Wert hat, werden die Arbeitsaufträge sieben Tage im Voraus zum auf der Vereinbarung eingetragenen Datensatz-Generierungszeitpunkt generiert.

Arbeitsauftragstyp, Priorität, Arbeitsauftragszusammenfassung und Arbeitsort, die hier eingegeben werden, gehen in Arbeitsaufträge über.

Buchungseinstellungen

• Automatische Buchungsgenerierung: Legen Sie den Wert auf Ja fest, damit das System die generierten Arbeitsaufträge bucht (unabhängig davon, ob manuell oder automatisch generiert). Wenn Sie den Wert auf Ja festlegen, müssen Sie eine Bevorzugte Ressource und Bevorzugte Startzeit angeben für die Buchung. Wenn Sie den Wert auf Nein festlegen, muss der generierte Arbeitsauftrag über den normalen Zeitplanprozess geplant werden: manuell mit dem Zeitplanassistenten oder mit der Resource Scheduling Optimization.

Anmerkung

Vereinbarungen erstellen Buchungen entsprechend der Wiederholung, ohne andere Faktoren zu berücksichtigen, einschließlich ob die Ressource aktiv ist, ihre Arbeitszeiten usw.

• Die Felder Flexibilität vor der Buchung und Flexibilität nach der Buchung legen fest, wie viele Tage vor und nach dem erwarteten geplanten Datum ein Arbeitsauftrag erstellt werden darf. Dadurch werden die Felder Datumsfensterbeginn und Datumsfensterende automatisch auf dem Arbeitsauftrag erstellt, um den Zeitplan-Assistenten zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise planen, die monatliche Wartung am 8. eines Monats durchzuführen, und die Buchungsflexibilität auf 7 Tage davor und danach festlegen, können die Arbeitsaufträge zwischen dem ersten und dem 15. Tag eines Monats geplant werden.

• Zeitfensterbeginn und Zeitfensterende können spezifiziert werden, um ein Zeitfenster für erzeugte Arbeitsaufträge herzustellen. Diese Daten werden vom Zeitplan-Assistenten berücksichtigt. (Beispiel: Arbeitsauftrag soll zwischen 08:00 Uhr und 12:00 Uhr geplant werden)

Buchungsserie

Definieren Sie ein Mustet, um Arbeitsaufträge basierend auf der Vereinbarung zu erstellen.

1. Wählen Sie Buchungsserie auf der Befehlsleiste oben aus.

   

2. Definieren Sie das Serienmuster. Zum Beispiel jede Woche, jeden ersten Montag im Monat oder jeden zweiten Freitag.

   

3. Legen Sie den Bereich der Serie fest. Definieren Sie das Anfangsdatum und wählen Sie das Enddatum-Verhalten aus.

   • Kein Enddatum: Arbeitsaufträge werden bis zum Vereinbarungsenddatum erstellt.
   • Ende durch : Beendet die Generierung von Arbeitsaufträgen nach dem Serie-Enddatum.
   • Ende nach # Serien: Arbeitsaufträge werden generiert, bis die angegebene Anzahl von Serien erreicht ist.

4. Sie können benutzerdefinierte Daten definieren, die ausgeführt werden sollen, wenn ein Muster nicht Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Beispielsweise wird eine Vereinbarung möglicherweise für einen Service an verschiedenen Feiertagen während des Jahrs ausgeführt. Arbeitsaufträge mit benutzerdefiniertem Datum werden nicht generiert, es sei denn, es wird eine Wiederholung bereitgestellt.

5. Wählen Sie Speichern.

Notiz

Eine einzelne Vereinbarung kann verschiedene Buchungseinstellungen haben. Sie erstellen beispielsweise eine Buchung, die Wöchentliche Besuche genannt wird und die jede Woche Arbeitsaufträge und monatliche Besuche mit unterschiedlichen Buchungen einrichtet.

Weitere Informationen unter: Buchungsserien importieren.

Schritt 3: Fügen Sie Arbeitsdetails der Vereinbarung hinzu

Nach dem Einrichten der Vereinbarung zur Definition der Details auf hoher Ebene und dem Vereinbarungsbuchungssetup zur Definition einer Serie besteht der nächste Schritt darin, die Arbeit zu definieren, die ausgeführt werden soll.

Diese Definition erhält man, indem Vorfalltypen, Produkte, Dienste und Serviceaufgaben der Vereinbarung hinzugefügt werden.

Vom Vereinbarungsbuchungssetup wählen Sie +Vereinbarungsbuchungsvorfall-Datensatz hinzufügen. Benutzen Sie die QuickInfos als Anleitung, um die Vorfalldetails zu spezifizieren, und wählen Sie dann Speichern und Schließen.

Während Sie Vorfälle der Vereinbarung hinzufügen, werden die zugehörigen Produkte, Services, Serviceaufgaben und Merkmale der Vereinbarung und dann den Arbeitsaufträge hinzugefügt, die generiert werden. Siehe Notiz zu Vorfallelemente zur Vereinbarung kopieren unter den Konfigurationsüberlegungen am Ende dieses Artikels.

Wenn Sie keine Vorfalltypen verwenden möchten, können Sie Produkte, Dienste und Serviceaufgaben direkt der Vereinbarung hinzufügen.

Kundenanlagen mit Verträgen

Wenn Sie Vereinbarungen für den Kundenanlagenbestandes nutzen möchten, verwenden Sie Vereinbarungsvorfälle.

Wenn Sie eine Kundenanlage auf dem Vereinbarungsvorfall definieren möchten, können Sie Serienarbeit, die an bestimmten Arbeitsgeräten ausgeführt werden soll, definieren und einen Verlauf der Services aufbauen. Sie können mehrere Vorfalltypen einem Vereinbarungsbuchungssetup hinzufügen alle mit einer Kundenanlage.

Mithilfe dieses Beispiels von zwei Vorfällen für die monatliche Wartung, können Organisationen:

1. Führen Sie zwei unterschiedliche Arten Wartungsverfahren (Vorfalltypen) in der gleichen Kundenanlage aus.
2. Führen Sie das gleiche Wartungsverfahren (Vorfalltyp) in zwei unterschiedlichen Kundenanlagen aus, wenn beide Anlagen am selben Standort sind, wie vom Dienstkonto festgelegt.

Schritt 4: Aktivieren Sie Vereinbarung und zeigen Sie Arbeitsaufträge an

Sobald die Details auf oberster Ebene, die Serie und die Arbeiten definiert sind, besteht der letzte Schritt darin, die Vereinbarung zu Aktivieren, um mit dem Generieren verknüpfter Datensätze zu beginnen, wie beispielsweise Wartungsdaten und Arbeitsaufträgen. Dies wird in der Regel nach der Managerüberprüfung und der Kundenakzeptanz erledigt. Um weitere Details zum Vereinbarungsstatus hinzuzufügen, sollten Sie die Werte Substatus der Vereinbarung verwenden. Benutzerdefinierte Substatus der Vereinbarung können auch erstellt werden.

Von der Vereinbarung legen Sie das Feld Systemstatus auf Aktiv fest. Dadurch wir die Erstellung der Buchungsdaten ausgelöst, die den Datendienst darstellt, der ausgeführt werden soll.

Wenn die Zeit der Buchungsdaten näher kommt, werden Arbeitsaufträge im Feld Arbeitsauftrags-Tage im Voraus generieren erstellt. Das Anmeldungsdatum erhält einen Status Verarbeitet zusammen mit einer für den generierte Arbeitsauftrag.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Arbeitsaufträge für jedes Buchungsdatum manuell zu generieren. Dies gilt, wenn Sie Arbeitsaufträge automatisch generieren auf Nein festlegen oder für spezielle Geschäftsfälle, die Sie für einen Arbeitsauftrag früher als definiert generieren müssen.

Wenn Sie sich entschieden haben, die Vereinbarung auf Automatisch generierte Buchung festzulegen, werden die Arbeitsaufträge für die bevorzugten Ressource geplant, die Arbeitsaufträge generiert.

Schritt 5: Führen Sie Vereinbarungsarbeitsaufträge aus

Während Arbeitsaufträge generiert werden, werden sie mit anderen Arbeitsaufträgen in der Ansicht Aktive Arbeitsaufträge angezeigt.

Das Menüband Arbeitsaufträge enthält alle Details, die auf der Vereinbarung definiert sind, wie beispielsweise Preisliste, Vorfalltyp, Arbeitsauftragstyp, Kundenanlage, usw.

Notiz

Obwohl die Vereinbarung einen Rahmen liefert, um Arbeitsaufträge zu erzeugen, können Details auch auf der Arbeitsauftragsebene bearbeitet werden. Zum Beispiel, obwohl ein Arbeitsauftrag möglicherweise von einer Vereinbarung erzeugt wird, können mehr Produkt und Services dem Arbeitsauftrag "ad hoc" hinzugefügt werden und andere Details, wie Preisliste- und Arbeitsauftragstyp, können geändert werden, sofern ausreichende Berechtigungen vorliegen.

Eine Suche für die Vereinbarung wird auch im Abschnitt Einstellungen verfügbar.

Nachdem Sie die Arbeitsauftragsschaltfläche Buchen ausgewählt haben und den Zeitplanassistenten ausgelöst ist, werden die Zeitparameter Suche starten und Suche beenden das Buchungsdatum anzeigen.

Wenn ein Vereinbarungsarbeitsauftrag von einem Feldmechaniker ausgeführt und von einem Manager geschlossen wird, wird eine Rechnung für abgeschlossene Arbeiten erstellt und zwar im Rahmen des normalen Arbeitsauftragsrechnungsstellungsprozesses. Dies ist der Fall, unabhängig davon, ob ein Arbeitsauftrag Teil einer Vereinbarung ist oder nicht. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Arbeitsauftragslebenszyklus und -status.

Szenario 2: Rechnungen automatisch generieren

Vereinbarungsrechnungen werden verwendet, um Rechnungen für die Produkte und Services automatisch zu generieren. Diese Rechnungen werden mit einer definierten Serie generiert und enthalten jeweils dieselben Produkte mit demselben Preis. Diese Rechnungen werden generiert und gestellt unabhängig davon, ob Arbeitsaufträge ausgeführt werden oder nicht.. Es ist ein ähnliches Modell wie wen Sie eine monatliche Monatsmobiltelefonrechnung bezahlen, unabhängig von der Anzahl der getätigten Telefonanrufe oder Textnachrichten, die Sie senden.

Nun konfigurieren wir das Szenario, in dem ein Kunde einer Field Service Organisation einen Preis für einen vierteljährlichen Serviceplan bezahlt.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vereinbarung oder wählen Sie eine vorhandene aus

Sie können eine Vereinbarungsrechnung einer vorhandenen Vereinbarung hinzufügen oder ihr eine neue hinzufügen. Sie können eine Vereinbarung mit nur einer Vereinbarungsrechnung und ohne Wartungsplan habe, selbst wenn Sie bereits mehrere Rechnungen für eine einzelne Vereinbarung haben.

In unserem Beispiel fügen wir der Vereinbarung vierteljährliche Rechnungen hinzu, die wir erstellt haben.

Von der Vereinbarung gehen Sie zu Rechnung einrichten>Neues Vereinbarungs-Rechnungs-Setup hinzufügen

Schritt 2: Rechnungsserie und Produkte einrichten

Im Abschnitt Produktrechnungen fügen Sie die Produkte hinzu, die regelmäßig Kunden Rechnungen zustellen. Der Preis der Rechnung (Produkte) wird von der Preisliste in der Vereinbarung berechnet.

Notiz

Die Rechnung (Produkt) kann nur Produkt sein, wenn Field Service Produkttyp auf Bestand oder Nicht-Bestand festgelegt ist. Servicetypprodukte können nicht hinzugefügt werden.

Danach definieren Sie, wie oft die Rechnungen generiert werden sollen, indem Sie oben Rechnungsserie auswählen.

Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu übernehmen.

Schritt 3: Aktivieren Sie Rechnungsserie und Rechnungen anzeigen

Da diese Vereinbarungen bereits aktiv ist, werden die Rechnungsdatumsangaben nach kurzer Zeit jedoch nicht sofort angezeigt. Wenn Sie ein Vereinbarungsrechnungssetup hinzugefügt haben, um eine neue oder eine vorhandenen Vereinbarung zu installieren, die einen geschätzten Status hat, dann müssen die Vereinbarung aktivieren.

Sobald die Vereinbarung aktiv ist, werden Vereinbarungsrechnungsdatumsangaben in kurzer Zeit generiert.

Es ist nicht möglich, Vereinbarungsrechnungen manuell zu generieren, wie Sie dies mit Vereinbarungsarbeitsaufträgen tun können.

Notiz

Die Rechnung wird im Voraus erstellt, je nachdem, was Sie im Feld Vereinbarungsrechnungen X Tage im Voraus generieren in den Field Service-Verwaltung-Einstellungen im Abschnitt Vereinbarung eingestellt haben. Dies heißt, dass das Fälligkeitsdatum der Rechnung gemäß der Rechnungsserie für das Rechnungssetup festgelegt ist, die Rechnung dann aber X Tage im Voraus erstellt wird. Wenn kein Wert für X Tage der Vereinbarung im Voraus generieren angegeben ist, wird das System die Rechnung am Tag des Rechnungsdatums der Datensatzgenerierungszeit im Feld auf der Vereinbarung und dann in den Field Service Einstellungen erstellen.

Konfigurationsüberlegungen

In den Field Service Einstellungen gibt es wichtige Standards, die Sie für die Vereinbarung einstellen können, die Administratoren helfen, zu steuern, wie das System Vereinbarungen erstellt. Vereinbarte Buchungsdaten helfen Unternehmen bei der Wartungsplanung. Weitere Informationen finden Sie unter Vereinbarungseinstellungen.

Notiz

Einige Aktualisierungen von Vereinbarungen oder ihren Unterdatensätzen (Buchungseinstellungen für Vereinbarungen, Buchungsdaten für Vereinbarungen, Rechnungseinstellungen für Vereinbarungen und Rechnungsdaten für Vereinbarungen) können asynchrone Hintergrundprozesse auslösen. Aktualisierungen in schneller Folge, die diese Prozesse innerhalb derselben Vereinbarung auslösen, bewirken, dass das System nachfolgende Aktualisierungen vorübergehend blockiert, bis die Prozesse abgeschlossen sind. Es ist das beabsichtigte Verhalten des Systems, die Datenintegrität jeder Vereinbarung zu schützen. Bitte warten Sie, bis die Prozesse abgeschlossen sind, und versuchen Sie es erneut, oder wiederholen Sie die Aktualisierung, bis sie erfolgreich ist.

Beispiele für Aktualisierungen, die asynchrone Hintergrundprozesse auslösen können:

• Aktualisieren einer Vereinbarungsbuchungseinrichtung oder Vereinbarungsrechnungseinrichtungswiederholung.
• Aktualisieren des Datums eines Vereinbarungsbuchungsdatums oder Vereinbarungsrechnungsdatums.
• Ändern eines Vereinbarungsstatus.

Diese Prozesse und ihr Potenzial, nachfolgende schnelle Aktualisierungen zu blockieren, sind spezifisch für die Vereinbarung, unter der sie ausgelöst wurden. Aktualisierungen anderer Vereinbarungen oder ihrer Unterdatensätze sind nicht betroffen.

Mehrere Vorfälle für mehrere Serien

Während sich die Vereinbarungen erhöhen, müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Vereinbarungsvorfällen einer einzelnen Serie oder mehreren Serien hinzufügen möchten, jeder mit mindestens einem oder mehreren Vorfällen. Die folgenden Dinge sollte Sie berücksichtigen:

• Wer wird die Arbeitsaufträge ausführen?: Eine einzelne Serie erstellt einen einzelnen Arbeitsauftrag, wobei mehrere Serien mehrere Arbeitsaufträge erstellen und Arbeitsaufträge in der Regel von einer einzelnen Person ausgeführt werden. Wenn Sie denken, dass die Vereinbarungsarbeit von einer einzelnen Person abgeschlossen wird, dann ist die Verwendung einer einzelnen Serie besser. Die Problemumgehung besteht darin, Vorfalltypen mit Anforderungsgruppenvorlagen zu nutzen, die helfen, einzelne Arbeitsaufträge mit mehreren Ressourcen zu planen.

• Reise: Wenn mehrere Serien mehrere Arbeitsaufträge erstellen, dann kann dies mehre Reisen und noch mehr reisen erstellen.

• Wie verfolgen Sie Anlagen?: Einige Organisationen bevorzugen es, dass jeder Arbeitsauftrag einer einzelnen Kundenanlage zugewiesen wird. Dadurch wissen Sie, wie viel Zeit für einen Arbeitsauftrags aufgewendet wurde und wie viel Zeit für die Instandhaltung einer Anlage erforderlich war, was wiederum die Berichterstellung vereinfacht. Wenn dies der Fall ist, können Sie auswählen, mehrere Serien für jeden erstellten Arbeitsauftrag mit einem einzelnen Vorfall zu haben, der sich auf eine einzelne Anlage bezieht.

Planen Sie Vertragsarbeitsaufträge automatisch mit Resource Scheduling Optimization

Resource Scheduling Optimization plant automatisch Arbeitsaufträge, um Arbeitszeiten und Reisezeit zu optimieren. Dazu gehören die Arbeitsaufträge ein, die aus Vereinbarungen generiert werden. Wenn Sie daran interessiert sind, Resource Scheduling Optimization für die Planung von Vereinbarungsarbeitsaufträgen zu nutzen, finden Sie hier drei Optionen:

1. Nutzen Sie die automatische Generierung für Arbeitsauftragsvereinbarungen und stellen Sie sicher, Arbeitsaufträge zu erstellen, die vom Resource Scheduling Optimization-Umfang aufgenommen werden.
2. Nutzen Sie die automatische Vereinbarungsgenerierung und buchen Sie Arbeitsaufträge und stellen Sie sicher, dass die bevorzugte Ressource, an welche der Termin vergeben wird, für Resource Scheduling Optimization aktiviert ist und der Buchungsstatus der verknüpften Buchung optimiert werden kann. Sie können die Zeitplanung nutzen, um Optionen in der Buchung zu sperren, um sicherzustellen, dass die Vereinbarung für diese Ressource oder das Zeitfenster oder beides geplant bleibt.
3. Erstellen eines spezifischen Resource Scheduling Optimization-Zeitplans und -Bereichs, der nur die Arbeitsaufträge berücksichtigt, die von Vereinbarungen erstellt werden. Damit können Sie spezifische Rhythmen und die Prioritäten festlegen, wann die Vereinbarungsarbeitsauftragsbuchungen optimiert werden.

Verwenden von Rechnungen und Ansprüchen mit Vereinbarungen

Um zu entscheiden, wie eine Vereinbarungsrechnung verwendet werden soll, können Sie für eine neue Vereinbarung erstellen, um Rechnungen zu generieren oder eine Rechnung einer vorhandene Servicevereinbarung hinzuzufügen. Wenn die Vereinbarungsrechnungen sich auf die geplante Wartung beziehen, empfehlen wir, die mit der Vereinbarung generierten Arbeitsaufträge und die für die Vereinbarung generierten Rechnungen in der gleichen Vereinbarung zu integrieren.

Auch wenn Sie eine Vereinbarung haben, die Rechnungen generiert, erstellen die Vereinbarungsarbeitsaufträge nach Abschluss und der Status Abschluss-gebucht Rechnungen. Wenn nur die Vereinbarungsrechnungen darstellt, was dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, müssen Sie einen Prozess erstellen, um die Arbeitsauftragsrechnungen zu missachten oder zu verringern. Dies kann so einfach sein wie zum Beispiel diese Rechnungen oder die Anwendung von Preislisten und Ansprüchen zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass das Teilergebnis der Arbeitsaufträge und der Arbeitsauftragsrechnung $0 ist.

Berechtigungen werden für Arbeitsauftragspreisberechnung basierend auf mehreren Faktoren angewendet wie Dienstkonto, und Kundenanlagenkategorien. Es ist üblich, bestimmte Vorfalltypen für bestimmte Kunden zu erstellen, die die benutzerdefiniete Arbeit darstellen; eine Option ist es, einen Anspruch anzuwenden, wenn der benutzerdefinierte Vorfalltyp einem Arbeitsauftrag hinzugefügt wird, der die Produkten und Services von $0 darstellt, indem er sie zu 100 %% abrechnet.

Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für Arbeitsaufträge in Dynamics 365 Field Service.

Buchungsserie importieren

Es ist möglich, ein Buchungswiederholungsmuster für ein Vertragsbuchungssetup (ABS) oder ein Vertragsrechnungssetup (AIS) zu importieren.

• Der Wiederholungsdialog füllt beim Speichern ein Feld in den ABS- oder AIS-Datensätzen.
• Das Feld wird Wiederholungseinstellungen genannt und wird standardmäßig nicht im Formular angezeigt.
• Um eine Wiederholung mit einem oder mehreren ABS- oder AIS-Datensätzen über CSV zu importieren, rufen Sie einfach eine repräsentative Zeichenfolge von einem ABS oder AIS ab, die ähnlich eingerichtet ist, wie die importierten Datensätze konfiguriert werden sollen.
• Mit dieser Zeichenfolge werden Sie feststellen, dass einige Werte das Verhalten des Datensatzes beeinflussen, die aus dieser Zeichenfolge heraus analysiert werden können, z. B. Start- und Enddatum, jeweils Monate usw.
• Verwenden Sie diese Beispielzeichenfolgen, um die Vertragsbuchungs- und Rechnungs-Setup-Datensätze in eine Tabelle einzufügen und damit vollständig konfigurierte Datensätze zu importieren.

Sehen Sie sich beispielsweise eine Wiederholung im folgenden Screenshot und das zugehörige XML unten an.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Weitere Hinweise

• Die können aktive Vereinbarungen bearbeiten; die Bearbeitungen sind sofort freigegeben und die Vereinbarung wird nach kurzer Zeit aktualisiert.

• Die Bearbeitung der Buchungsserie einer aktiven Vereinbarung aktualisiert die Buchungsdaten asynchron.

• Sie können vorhandene Vereinbarungen kopieren und auswählen, welche Parameter Sie auf die resultierende Kopie anwenden möchten.

• Wenn Sie den Besitzenden einer Vereinbarung ändern, ändern Sie den Vereinbarungsstatus in „Entwurf/Schätzung“ und speichern Sie die Änderungen. Warten Sie fünf Minuten, bis alle asynchronen Prozesse ausgeführt wurden, und setzen Sie den Status der Vereinbarung dann wieder auf „Aktiv“, damit die Workflows weiterhin in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

• Wenn Arbeitsauftrag automatisch generieren auf Nein festgelegt ist, aber Automatische Buchungsgenerierung auf Ja festgelegt ist, wird die Buchung automatisch erstellt, wenn der Arbeitsauftrag manuell im Buchungsdatum generiert wird.

• Eine Vereinbarung wird an einem einzigen Standort ausgeführt werden, der vom Dienstkonto dargestellt wird. Arbeiten an mehreren Standorten sollten mit mehreren Vereinbarungen konfiguriert werden.

• In den Szenarien, in denen Sie Vereinbarungen einzig für die Rechnungserstellung und nicht für die Arbeitsauftragsgenerierung verwenden, empfiehlt es sich aber, die im Rahmen der Field Service Lösung verwendete Angebotsentität zu nutzen, die vergleichbare Funktionen enthält.

• Vereinbarungen arbeiten nahtlos mit Dynamics 365 Sales Lead > Verkaufschance > Angebot > Auftragsvorgang. Dies wird erreicht durch:

  • Kategorisieren eines Leads als Service-Wartungslead
  • Hinzufügen von Verkaufschancenzeilen mit Service basierten Zeilen
  • Angebotszeilen als Service basierte Zeilen erstellen und ein Angebotsbuchungssetup erstellen

• Begrenzen Sie beim Einrichten von Vereinbarungen zum automatischen Generieren von Arbeitsaufträgen die Anzahl der untergeordneten Arbeitsauftragsdatensätze – Arbeitsauftragsprodukte, Services, Serviceaufgaben, Vorfalltypen usw. –, die generiert werden sollen, auf nicht mehr als 500. Größere Datensätze, synchrone benutzerdefinierte Plugins oder benutzerdefinierte Prozesse können eine Zeitüberschreitung verursachen, was dazu führt, dass die verbleibenden untergeordneten Datensätze nicht generiert werden.

• Das Feld Vorfallselemente in Vereinbarung kopieren ist während der Einrichtung des Vorfalltyps aus zwei Gründen wichtig:

1. Der Vorfall, den Sie zur Vereinbarung hinzufügen möchten, kann sich leicht von dem Vorfall unterscheiden, den Sie zu einem einzelnen Arbeitsauftrag hinzufügen würden, der nicht Teil einer Vereinbarung ist. Beispielsweise würde der Vorfall 1 Stunde Service erfordern, aber Sie haben mit dem Kunden 2 Stunden vereinbart. Anstatt, dass Sie einen zweiten Vorfalltyp nur für die Vereinbarung erstellen müssen, können Sie einfach Vorfallselemente in Vereinbarung kopieren auf Nein festlegen, den Vorfall zur Vereinbarung hinzufügen und dann manuell die bestimmten Serviceaufgaben, Produkte, Dienste usw. hinzufügen. Dadurch können Sie denselben Vorfalltyp verwenden, was später bei der Berichterstellung hilft. Legen Sie diese Option auf Ja fest, und die Vorfallelemente werden der Vereinbarung hinzugefügt. Sie können diese Elemente dann annehmen oder geringfügige Änderungen vornehmen.

Wenn auf Ja festgelegt, werden Vereinbarungselemente erstellt.

Wenn auf Nein gesetzt, passiert dies nicht.

1. Vorfälle können für wiederkehrende Arbeiten zu Vereinbarungen hinzugefügt werden. Das bedeutet, dass die Vereinbarungen Arbeitsaufträge generieren mit angefügten, vordefinierten Arbeitsauftragsvorfällen. Allerdings, wie weiter oben in diesem Artikel erwähnt, können Vorfälle bearbeitet werden, wenn sich Prozesse und Vorgehensweisen ändern. Aber Vereinbarungen können mehrere Monate und sogar Jahre umfassen, sollte als die Vereinbarung den ursprünglichen Vorfalltyp zum Zeitpunkt der Vereinbarungserstellung nutzen oder die letzten Änderungen am Vorfalltyp? Dies kann zu anderen Arbeiten führen, die durchgeführt werden, als die, die ursprünglich am Vereinbarungsende vorgesehen waren. Legen Sie Ja fest, wenn der Vorfall während der Vereinbarungslebensdauer gleich bleiben soll, indem Sie die Vorfalldetails zum Zeitpunkt der Vereinbarungsaktivierung in diese kopieren. Legen Sie Nein fest, wenn die Arbeitsaufträge, die sich aus der Vereinbarung ergeben, die letzten Vorfalltypdetails aufgreifen sollen, wenn die Arbeitsaufträge aus der Vereinbarung generiert werden. Dies geschieht in der Regel fortlaufend und hängt vom Feld Vereinbarungsarbeitsaufträge X Tage im Voraus generieren im Vereinbarungsbuchungssetup ab.

2. Elemente werden in die Vereinbarung kopiert, wenn sie der Vereinbarung hinzugefügt werden, wenn die Vereinbarung einen Schätzungsstatus enthält.

Nächste Schritte,

• Erstellen von Arbeitsauftragsvorlagen mit Vorfalltypen
• Kundenkonten erstellen und verwalten