Vereinbarungen einrichten, um Arbeitsaufträge und Rechnungen automatisch zu generieren
Kundenvereinbarungen enthalten vordefinierte Details zum Erstellen von Arbeitsaufträgen und Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie in der Vereinbarungsübersicht. Wenn der Vertragsaufwand zunimmt, überlegen Sie, ob Sie mehrere Vorfälle oder mehrere Wiederholungen hinzufügen möchten.
Um Vereinbarungen zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Die Vereinbarung erstellen. Definieren Sie Details auf hoher Ebene, wie etwa den Kunden, die Preisliste und den Datumsbereich.
- Erstellen Sie ein Setup für die Vertragsbuchung , in dem Sie festlegen, wie oft Arbeitsaufträge für die Vereinbarung erstellt werden sollen, zusammen mit grundlegenden Details der endgültigen Arbeitsaufträge wie Arbeitsauftrag Typ.
- Fügen Sie Vereinbarungsvorfälle, Produkte, Services und Serviceaufgaben hinzu, die bestimmte Details der ausgeführten Arbeit als Teil jedes Arbeitsauftrags definieren, der ausgeführt wird.
- Aktivieren Sie die Vereinbarung, und Buchungstermine der Vereinbarung werden zusammen mit den Arbeitsaufträgen erstellt, wenn die Termine näher rücken.
In diesem Artikel werden zwei Szenarien erläutert, um zu zeigen, wie durch Vereinbarungen Arbeitsaufträge und Rechnungen erstellt werden können.
Anforderungen
Arbeitsauftragsverknüpfte Daten wie Firmen, Vorfalltypen, Produkte, Dienste und für Serviceaufgaben konfiguriert in Ihrem System.
Vereinbarungseinstellungen sind konfiguriert. Sie können einem Vereinbarungspräfix und eine Startnummer angeben.
Die benannten Eigentümer von Vereinbarungen, Vereinbarungsbuchungs-Setups und Vereinbarungsrechnungs-Setups haben die Berechtigung zum Erstellen von Rechnungen, Rechnungsdetails, Arbeitsaufträgen, Arbeitsauftrag-Vorfällen, Arbeitsauftrag-Produkten, Arbeitsauftrag-Diensten, Arbeitsauftrag-Serviceaufgaben, Ressourcenanforderungen und Buchungen.
Szenario 1: Automatische Erstellung von Arbeitsaufträge für die Anlagenverwaltung
Eine Organisation muss für das nächste Jahr monatlich Wartung an einem Gerät durchführen, das sie beim Kunden vor Ort installiert hat. Sie möchten Dynamics 365 Field Service verwenden, um die Wartungsaufträge in der Mitte jeden Monats mit gewisser Flexibilität automatisch zu generieren. Sie wollen Verteiler, um die monatlichen Wartungsaufträge mit den besten und passendsten Feldmechanikern planen und die Arbeit dem Kunden für die abgeschlossene Arbeit zum vereinbarten Preis berechnen.
Verwenden Sie zum Konfigurieren dieses Szenarios Vereinbarungen, Kundenvermögen, Vorfalltypen und Preislisten.
Schritt 1: Erstellen einer Vereinbarung
Im Bereich Service , Auswählen Vereinbarungen>Neu.
Tragen Sie Ihre Informationen ein. Verwenden Sie die Tooltips als Anleitung.
Servicekonto und Abrechnungskonto: Definiert, wo die Arbeitsaufträge der Vereinbarung ausgeführt werden, während das Abrechnungskonto definiert, an wen die Rechnung gesendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Konten erstellen und verwalten.
Systemstatus: Definiert, ob die Vereinbarung aktuell ausgeführt wird. Schätzung festlegen, während eine neue Vereinbarung erstellt und Details hinzugefügt werden.
Preisliste: Gibt den Preis für Produkte und Dienstleistungen an, die mit einer Vereinbarung verknüpft sind und bestimmt die Preisliste, die auf Basis der Arbeitsaufträge und Rechnungen generiert werden und anhand dieser Vereinbarung. Es ist wichtig, alle Produkte und Services zur Vereinbarungs-Preisliste hinzuzufügen, die während der Vereinbarung benutzt werden. Vereinbarungen enthalten normalerweise einen ausgehandelten Preis für Waren und Services, die normalerweise in einer völlig neuen Preisliste reflektiert werden. Die Preisliste auf resultierenden Arbeitsaufträgen und Rechnungen kann bei Bedarf manuell aktualisiert werden.
Start- und Enddaten: Legt die Dauer der Vereinbarung fest.
Geben Sie auf der Registerkarte Sonstiges weitere Details ein, beispielsweise das Dienstleistungsgebiet für die resultierenden Arbeitsaufträge und die Datensatzerstellungszeit. Diese bestimmt die Tageszeit, zu der Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere Datensätze im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung erstellt werden. Diese Definition ist wichtig, da einige Organisationen keine Vereinbarungen wünschen, die Arbeitsaufträge in der Mitte des Arbeitstages erstellen. Wenn kein Wert festgelegt ist, wird standardmäßig der Wert in den Field Service-Einstellungen verwendet.
Wählen Sie Speichern.
Schritt 2: Buchungsserie einrichten
Geben Sie nach der Erstellung der Vereinbarung an, wie oft Arbeitsaufträge generiert werden sollen.
Auf der Registerkarte Allgemein im Abschnitt Buchungseinstellungen Auswählen Neue Vereinbarungsbuchungseinstellung.
Trinkgeld
Möglicherweise müssen Sie die vertikalen Auslassungspunkte ⋮ Auswählen, bevor Sie Neue Einrichtung einer Vertragsbuchung auswählen.
Geben Sie den Namen des Vereinbarungsplans ein. Sie könnte zum Beispiel „Monatliche Wartung“ lauten. Die Benennung ist wichtig, weil eine Vereinbarung mehrere Buchungswiederholungen haben kann. Beispielsweise könnte die Serviceorganisation im Rahmen derselben Vereinbarung wöchentliche und monatliche Wartung durchführen.
Füllen Sie die Arbeitsauftrag-Einstellungen aus.
Automatisch generieren Arbeitsauftrag: Auswählen Ja um automatisch und fortlaufend Arbeitsaufträge zu generieren. Generierte Arbeitsaufträge werden in der aktiven Ansicht Arbeitsauftrag mit dem Status Offen-Nicht geplant angezeigt. Auswählen Nein um die Arbeitsauftrag für jedes geplante Datum manuell zu generieren.
Arbeitsauftrag Typ: Auswählen der Typ von Arbeitsauftrag, z. B. Diagnose und Reparatur oder Inspektion.
Arbeitsaufträge einen Tag im Voraus generieren: Gibt an, wie viele Tage vor dem erwarteten Servicedatum Arbeitsauftrag generiert wird. Wenn Sie mehrere Tage im Voraus wählen, wird Ihr Auftragsrückstand möglicherweise größer als gewünscht. Wenn Sie jedoch zu wenige Tage im Voraus wählen, haben Sie möglicherweise nicht genug Zeit zur Vorbereitung. Wenn auf der Vereinbarungsebene kein Wert eingegeben wird, gibt es eine umgebungsweite Einstellung in Field Service Einstellungen> Registerkarte Vereinbarung>Vereinbarung Arbeitsauftrag X Tage im Voraus generieren. Wenn dieses Feld ebenfalls keinen Wert enthält, werden die Arbeitsaufträge sieben Tage vor dem Buchungsdatum zu der in der Vereinbarung angegebenen Zeit generiert.
Arbeitsauftrag Typ, Priorität, Arbeitsauftrag Zusammenfassung und Standort , die hier eingegeben werden, werden an die resultierenden Arbeitsaufträge weitergegeben.
Füllen Sie die Buchungseinstellungen aus.
Buchung automatisch generieren: Auswählen Ja , damit das System generierte Arbeitsaufträge bucht (unabhängig davon, ob sie automatisch oder manuell generiert wurden). Geben Sie eine Bevorzugte Ressource und eine Bevorzugte Startzeit für die Buchung an. Auswählen Nein , sodass die generierten Arbeitsaufträge über den normalen Planungsprozess geplant werden: manuell, mit dem Zeitplan Assistent oder mit Resource Scheduling Optimization.
Anmerkung
Vereinbarungen erstellen Buchungen entsprechend der Wiederholung, ohne andere Faktoren zu berücksichtigen, einschließlich der Aktivität der Ressource oder ihrer Arbeitszeiten.
Geschätzte Dauer: Auswählen die geschätzte Zeit für diesen Typ von Arbeitsauftrag.
Die Felder „Flexibilität vor der Buchung“ und Flexibilität nach der Buchung geben an, wie viele Tage vor und nach dem voraussichtlichen Zeitplan das Arbeitsauftrag geplant werden kann. Diese Felder füllen die Felder Datum des Fensterbeginns und Datum des Fensterendes in den generierten Arbeitsaufträgen aus, um den Zeitplan Assistent zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise planen, monatliche Wartung jeweils am 8. des Monats durchzuführen und die Vor- und Nachbuchungsflexibilität auf sieben Tage festlegen, können die Arbeitsaufträge zwischen dem 1. und 15. des jeweiligen Monats geplant werden.
Durch Angabe von Zeitfensterbeginn und Zeitfensterende kann ein Zeitfenster für generierte Arbeitsaufträge erstellt werden, welches der Zeitplan Assistent beinhaltet. (Beispiel: Arbeitsauftrag soll zwischen 08:00 Uhr und 12:00 Uhr geplant werden)
Wählen Sie Buchungsserie auf der Befehlsleiste oben aus.
Geben Sie die folgenden Informationen an.
Wiederholungsmuster. Zum Beispiel jede Woche, jeden ersten Montag im Monat oder jeden zweiten Freitag.
Wiederholungsbereich. Definieren Sie das Anfangsdatum und wählen Sie das Enddatum-Verhalten aus.
- Kein Enddatum: Arbeitsaufträge werden zum Enddatum der Vereinbarung generiert.
- Ende bis : Beenden Sie die Generierung von Arbeitsaufträgen nach dem Enddatum der Wiederholung.
- Ende nach # Wiederholungen: Arbeitsaufträge werden generiert, nachdem die angegebene Anzahl von Wiederholungen erreicht ist.
Benutzerdefinierte Daten: Definieren Sie Daten zum Generieren von Arbeitsaufträgen, die zusätzlich zu einer Wiederholung ausgeführt werden sollen, wenn ein Muster nicht Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Beispielsweise wird eine Vereinbarung möglicherweise für einen Service an verschiedenen Feiertagen während des Jahrs ausgeführt. Es werden keine Arbeitsaufträge mit benutzerdefiniertem Datum generiert, sofern keine Wiederholung vorgesehen ist.
Auswählen OK und dann Auswählen Speichern.
Anmerkung
Eine einzelne Vereinbarung kann verschiedene Buchungseinstellungen haben. Sie können beispielsweise eine Buchungskonfiguration für wöchentliche Besuche erstellen, bei der jede Woche Arbeitsaufträge erstellt werden, und eine Buchungskonfiguration für monatliche Besuche mit unterschiedlichen Buchungen.
Weitere Informationen unter: Buchungsserien importieren.
Schritt 3: Fügen Sie Arbeitsdetails der Vereinbarung hinzu
Nachdem Sie die Vereinbarung und die Einrichtung der Vereinbarungsbuchung eingerichtet haben, definieren Sie die Arbeiten, die ausgeführt werden sollen. Um die Arbeit zu definieren, fügen Sie der Vereinbarung Vorfalltypen, Produkte, Dienste und Serviceaufgaben hinzu.
Wenn Sie Vereinbarungen für Kunden Anlage Wartung, verwenden möchten, verwenden Sie Vereinbarungsbuchungsvorfälle und geben Sie Anlage an. Durch die Angabe eines Kunden Anlage für den Vorfall können Sie wiederkehrende Arbeiten definieren, die an bestimmten Geräten durchgeführt werden sollen, und einen Serviceverlauf erstellen. Sie können mehrere Vorfalltypen einem Vereinbarungsbuchungssetup hinzufügen alle mit einer Kundenanlage. In diesem Szenario wird ein Vorfall im Zusammenhang mit einer Vertragsbuchung verwendet.
Wenn Sie die Vorfalltypen „Vereinbarung buchen“ nicht verwenden möchten, können Sie Produkte, Dienste und Serviceaufgaben direkt zur Vereinbarung hinzufügen.
Auf der Registerkarte Allgemein im Abschnitt Vorfälle Auswählen Vorfall „Buchung einer neuen Vereinbarung“. Verwenden Sie die Tooltips als Anleitung, um die Vorfalldetails anzugeben.
Trinkgeld
Möglicherweise müssen Sie die vertikalen Auslassungspunkte ⋮ Auswählen, bevor Sie Neue Einrichtung einer Vertragsbuchung auswählen.
Klicken Sie auf Speichern und schließen.
Wenn Sie der Vereinbarung Vorfälle hinzufügen, werden der Vereinbarung die zugehörigen Produkte, Dienste, Serviceaufgaben und Merkmale hinzugefügt. Diese Elemente werden dann den Arbeitsaufträgen hinzugefügt, sobald sie generiert werden. Beachten Sie beim Hinzufügen von Vorfalltypen die Einstellung Vorfallelemente in Vereinbarung kopieren .
Schritt 4: Aktivieren Sie Vereinbarung und zeigen Sie Arbeitsaufträge an
Nach dem Prozess Ihrer Organisation zur Überprüfung durch den Manager und zur Akzeptanz durch den Kunden besteht der letzte Schritt darin, die Vereinbarung zu aktivieren . Nach der Aktivierung generiert das System zugehörige Datensätze wie Wartung-Daten und Arbeitsaufträge. Wenn Sie dem Vereinbarungsstatus weitere Details hinzufügen möchten, können Sie die Werte Unterstatus der Vereinbarung verwenden. Benutzerdefinierte Substatus der Vereinbarung können auch erstellt werden.
Setzen Sie auf der Seite Vereinbarung den Systemstatus auf Aktiv.
Wählen Sie Speichern. Es werden Buchungsdaten erstellt, die die Daten darstellen, an denen die Dienstleistung erbracht werden soll.
Um die Buchungsdaten anzuzeigen, öffnen Sie die Buchungseinstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Buchungsdaten .
Wenn die Buchungstermine näher rücken, werden Arbeitsaufträge basierend auf dem Feld Arbeitsaufträge Tage im Voraus generieren generiert. Der Status des Buchungsdatums ändert sich auf Verarbeitet und eine Suche nach den generierten Arbeitsauftrag wird angezeigt.
Wenn Sie „Arbeitsaufträge automatisch erstellen“ auf „ Nein “ setzen, können Sie für jedes Buchungsdatum manuell Arbeitsaufträge erstellen. Für einzigartige Geschäftsfälle, in denen Sie früher als definiert ein Arbeitsauftrag generieren müssen, können Sie manuell eines generieren. Öffnen Sie ein Buchungsdatum und Auswählen Generate Arbeitsauftrag.
Wenn Sie sich für die Vereinbarung Buchungen automatisch generieren entscheiden, werden die Arbeitsaufträge bei der Generierung der bevorzugten Ressource zugewiesen.
Schritt 5: Führen Sie Vereinbarungsarbeitsaufträge aus
Wenn Arbeitsaufträge generiert werden, werden sie zusammen mit anderen Arbeitsaufträgen in der Ansicht Arbeitsaufträge angezeigt.
Die generierten Arbeitsaufträge enthalten alle in der Vereinbarung angegebenen Details, wie Preisliste, Arbeitsauftrag-Typ, Vorfalltypen und Kunde Anlage. Die Details können weiterhin auf der Ebene Arbeitsauftrag bearbeitet werden. Obwohl beispielsweise ein Arbeitsauftrag aus einer Vereinbarung generiert werden könnte, können dem Arbeitsauftrag nach Bedarf weitere Produkte und Dienste hinzugefügt werden. Andere Details, wie Preisliste und Typ Arbeitsauftrag, können geändert werden, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Das Arbeitsauftrag enthält ein verknüpfen zur Vereinbarung.
Falls nicht bereits geplant, Auswählen Book and Trigger den Zeitplan Assistent.
Nachdem ein Außendiensttechniker eine Vereinbarung Arbeitsauftrag durchgeführt und ein Manager sie geschlossen hat, wird eine Rechnung für die abgeschlossene Arbeit erstellt. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Arbeitsauftragslebenszyklus und -status.
Trinkgeld
Begrenzen Sie beim Einrichten von Vereinbarungen zur automatischen Generierung von Arbeitsaufträgen die Anzahl der Arbeitsauftrag untergeordnetes Element-Datensätze, wie z. B. Arbeitsauftrag-Produkte, -Dienste, -Serviceaufgaben und -Vorfalltypen, auf maximal 500. Größere Datensatzmengen, synchrone benutzerdefinierte Plug-Ins oder benutzerdefinierte Prozesse können zu einem Timeout führen, was dazu führt, dass die verbleibenden untergeordnetes Element-Datensätze nicht generiert werden.
Szenario 2: Rechnungen automatisch generieren
Vereinbarungsrechnungen werden verwendet, um Rechnungen für die Produkte und Services automatisch zu generieren. Die Rechnungen werden in einer festgelegten Wiederholfrequenz erstellt und enthalten jeweils die gleichen Produkte zum gleichen Preis. Diese Rechnungen werden generiert und gestellt unabhängig davon, ob Arbeitsaufträge ausgeführt werden oder nicht.. Es ist vergleichbar mit der Zahlung einer monatlichen Handyrechnung, unabhängig von der Anzahl der Anrufe oder SMS, die Sie versenden.
In diesem Szenario zahlt ein Kunde einer Außendienstorganisation einen vierteljährlichen Betrag für einen Serviceplan.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Vereinbarung oder wählen Sie eine vorhandene aus
Sie können eine Vereinbarungsrechnung einer vorhandenen Vereinbarung hinzufügen oder ihr eine neue hinzufügen. Sie können eine Vereinbarung mit nur einer Vereinbarungsrechnung und ohne Wartungsplan habe, selbst wenn Sie bereits mehrere Rechnungen für eine einzelne Vereinbarung haben.
In diesem Beispiel werden der bestehenden Vereinbarung vierteljährliche Rechnungen hinzugefügt.
Aus der Vereinbarung: Auswählen Rechnungseinrichtung>Neue Rechnungseinrichtung zur Vereinbarung hinzufügen.
Trinkgeld
Möglicherweise müssen Sie die vertikalen Auslassungspunkte ⋮ Auswählen, bevor Sie Neue Einrichtung einer Vertragsbuchung auswählen.
Geben Sie einen Namen für die Servicevereinbarung ein und Auswählen Speichern.
Schritt 2: Rechnungsserie und Produkte einrichten
Auswählen Rechnungsprodukte und Neues Vereinbarungsrechnungsprodukt.
Fügen Sie die Produkte hinzu, die Sie dem Kunden regelmäßig in Rechnung stellen möchten, und Auswählen Speichern. Der Preis der in Rechnung gestellten Produkte ergibt sich aus der Preisliste im Vertrag.
Anmerkung
Die Rechnung (Produkt) kann nur Produkt sein, wenn Field Service Produkttyp auf Bestand oder Nicht-Bestand festgelegt ist. Servicetypprodukte können nicht hinzugefügt werden.
Auswählen Rechnungswiederholung in der Befehlsleiste oben.
Geben Sie die Wiederholungsinformationen ein. So richten Sie es vierteljährlich ein: Auswählen:
- Wiederholung: Monatlich
- Wiederholen bis: Tag des Monats
- Alle angegebenen Monate: 3
Auswählen OK, dann Speichern.
Schritt 3: Aktivieren Sie Rechnungsserie und Rechnungen anzeigen
Da diese Vereinbarung bereits aktiv ist, werden die Rechnungsdaten zwar nach kurzer Zeit, jedoch nicht sofort generiert. Wenn Sie einer neuen Vereinbarung oder einer vorhandenen Vereinbarung mit dem Status Schätzung eine Vereinbarungsrechnungseinstellung hinzugefügt haben, aktivieren Sie die Vereinbarung.
Um die Rechnungsdaten anzuzeigen, Auswählen Verwandte>Rechnungsdaten.
Sie können Vereinbarungsrechnungen nicht manuell erstellen, wie dies bei Vereinbarungsarbeitsaufträgen möglich ist.
Anmerkung
Die Rechnungen werden im Voraus generiert, je nachdem, was Sie in den Außendiensteinstellungen im Abschnitt Vereinbarung im Feld Vereinbarungsrechnungen X Tage im Voraus generieren festgelegt haben. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung wird basierend auf Ihren Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen festgelegt, wird jedoch X Tage im Voraus erstellt. Wenn für Vertragsrechnungen X Tage im Voraus erstellen kein Wert eingegeben wird, erstellt das System die Rechnung am Tag des Rechnungsdatums im Feld Zeitpunkt der Datensatzerstellung im Vertrag und anschließend in den Außendiensteinstellungen.
Buchungsserie importieren
Sie können ein Buchungswiederholungsmuster für eine Vertragsbuchungskonfiguration (ABS) oder eine Vertragsrechnungskonfiguration (AIS) importieren. Der Wiederholungsdialog füllt beim Speichern ein Feld in den ABS- oder AIS-Datensätzen. Das Feld wird Wiederholungseinstellungen genannt und wird standardmäßig nicht im Formular angezeigt. Um eine Wiederholung mit einem oder mehreren ABS- oder AIS-Datensätzen über CSV zu importieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.
Holen Sie sich eine repräsentative Zeichenfolge von einem ABS oder AIS, die ähnlich eingerichtet ist, wie Sie die importierten Datensätze konfigurieren möchten.
Identifizieren Sie in dieser Zeichenfolge die Werte, die das Verhalten des Datensatzes bestimmen und die Sie aus der Zeichenfolge analysieren können, z. B. Start- und Enddatum oder alle Monate.
Verwenden Sie diese Beispielzeichenfolgen, um die Datensätze zur Vertragsbuchung und Rechnungseinrichtung in eine Tabelle einzufügen und diese zum Importieren vollständig konfigurierter Datensätze zu verwenden.
Im folgenden Screenshot sehen Sie beispielsweise eine Wiederholung und das zugehörige XML.
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
Eigentümer einer Vereinbarung ändern
Ändern Sie die Vereinbarung Systemstatus in Schätzen und Auswählen Speichern. Warten Sie fünf Minuten, damit alle asynchronen Prozesse ausgeführt werden können
Legen Sie die Vereinbarung fest Systemstatus zurück zu Aktiv und Auswählen Speichern und schließen.