Was ist Zusammenarbeitsgovernance?

Zusammenarbeitsgovernance ist die Art und Weise, wie Sie den Zugriff der Benutzer auf Ressourcen verwalten, Ihre Geschäftsstandards einhalten und die Sicherheit Ihrer Daten sicherstellen.

Organisationen verwenden heute ein vielfältiges Toolset. Es gibt das Entwicklerteam, das den Team-Chat nutzt, die Führungskräfte, die E-Mails versenden, und die gesamte Organisation, die sich über das soziale Netzwerk des Unternehmens verbindet. Es werden mehrere Tools für die Zusammenarbeit verwendet, da jede Gruppe einzigartig ist und ihre eigenen funktionalen Anforderungen und ihren eigenen Arbeitsstil aufweist. Einige werden nur E-Mail verwenden, während andere hauptsächlich im Chat leben.

Wenn Benutzer das Gefühl haben, dass die von der IT angebotenen Tools nicht ihren Bedürfnissen entsprechen, werden sie wahrscheinlich ihre bevorzugte Verbraucheranwendung herunterladen, die ihre Szenarien unterstützt. Obwohl dieser Prozess den Benutzern einen schnellen Einstieg ermöglicht, führt er zu einer frustrierenden Benutzererfahrung in der gesamten Organisation mit mehreren Anmeldungen, gemeinsamer Nutzung von Schwierigkeiten und keinem einzigen Ort zum Anzeigen von Inhalten. Dieses Konzept wird als "Schatten-IT" bezeichnet und stellt ein erhebliches Risiko für Organisationen dar. Es reduziert die Möglichkeit, den Benutzerzugriff einheitlich zu verwalten, die Sicherheit zu gewährleisten und die Anforderungen an die Einhaltung von Diensten zu erfüllen.

Dienste wie Microsoft 365-Gruppen, Teams und Yammer die Benutzer befähigen und das Risiko von Schatten-IT reduzieren, indem die für die Zusammenarbeit erforderlichen Tools bereitgestellt werden. Microsoft 365 verfügt über eine vielzahl von Tools zum Implementieren von Governancefunktionen, die Ihre Organisation möglicherweise benötigt.

Diagramm, das die Optionen für die Zusammenarbeitsgovernance in Microsoft 365 zeigt.

Diese Artikelreihe hilft Ihnen zu verstehen, wie Gruppen, Teams und SharePoint-Einstellungen interagieren, welche Governancefunktionen verfügbar sind und wie Sie ein Governance-Framework für die Zusammenarbeitsfeatures in Microsoft 365 erstellen und implementieren.

Einrichten einer sicheren Zusammenarbeit mit Microsoft 365

Es gibt viele Optionen für die Bereitstellung von Microsoft 365-Gruppen und Teams für die sichere Zusammenarbeit in Ihrer Organisation. Wir empfehlen, diese Governanceinhalte zusammen mit "Sichere Dateifreigabe und Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und den zugehörigen Artikeln" zu verwenden, um die beste Lösung für die Zusammenarbeit für Ihre Organisation zu erstellen.

Datenaufbewahrungsgovernance

Wenn Ihre Organisation multinational ist und Sie Datenaufbewahrungsanforderungen für verschiedene Regionen haben, schließen Sie Microsoft 365 Multi-Geo als Teil Ihres Governanceplans für die Zusammenarbeit ein.

Warum Microsoft 365-Gruppen bei der Zusammenarbeitsgovernance wichtig sind

Mit Microsoft 365-Gruppen können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und ganz einfach eine Sammlung von Ressourcen für diese Personen einrichten, die sie teilen können. Durch das Hinzufügen von Mitgliedern zur Gruppe werden automatisch die erforderlichen Berechtigungen für alle von der Gruppe bereitgestellten Ressourcen erteilt. Sowohl Teams als auch Yammer Microsoft 365-Gruppen verwenden, um ihre Mitgliedschaft zu verwalten.

Microsoft 365-Gruppen enthalten eine Suite verknüpfter Ressourcen, die Benutzer für Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden können. Gruppen umfassen immer eine SharePoint-Website, Planner, einen Power BI-Arbeitsbereich, ein Postfach und einen Kalender sowie Stream. Je nachdem, wie Sie die Gruppe erstellen, können Sie optional weitere Dienste wie Teams, Yammer und Project hinzufügen.

Diagramm mit Microsoft 365-Gruppen und zugehörigen Diensten

Ressource Beschreibung
Calendar Für die Planung von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe
Posteingang Für E-Mail-Unterhaltungen zwischen Gruppenmitgliedern. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.
OneNote-Notizbuch Zum Sammeln von Ideen, Recherchen und Informationen
Planner Zum Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben unter Ihren Gruppenmitgliedern
Power BI-Arbeitsbereich Ein Datenzusammenarbeitsbereich mit Dashboards und Berichten
Projekt und Roadmap Webbasierte Projektmanagementtools
SharePoint-Teamwebsite Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte zu Ihrer Gruppe
Stream Ein Videostreamingdienst
Microsoft Teams Ein chatbasierter Arbeitsbereich in Microsoft 365
Yammer Gruppe Ein gemeinsamer Ort, an dem Unterhaltungen geführt und Informationen geteilt werden können

Microsoft 365-Gruppen umfasst eine Vielzahl von Governance-Steuerelementen, einschließlich einer Ablaufrichtlinie, Benennungskonventionen und einer Richtlinie für blockierte Wörter, die Ihnen bei der Verwaltung von Gruppen in Ihrer Organisation helfen. Da Gruppen die Mitgliedschaft und den Zugriff auf diese Ressourcensuite steuern, ist das Verwalten von Gruppen ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit in Microsoft 365.

Definieren bewährter Methoden für die Zusammenarbeitsgovernance für Ihre Organisation

Es gibt mehrere Orte für die Zusammenarbeit und Unterhaltungen in Microsoft 365. Wenn Sie verstehen, wo Benutzer Unterhaltungen beginnen können, können Sie eine Strategie für die Kommunikation definieren.

Es gibt drei Hauptkommunikationsmethoden, die von Microsoft 365 unterstützt werden:

  • Outlook: Zusammenarbeit per E-Mail mit einem freigegebenen Gruppenposteingang und Kalender
  • Microsoft Teams: ein arbeitsbereichsbasierter Arbeitsbereich für beständigen Chat, in dem Sie informelle Unterhaltungen in Echtzeit zu einer Vielzahl von Themen führen können, die nach bestimmten Untergruppen organisiert werden.
  • Yammer: unternehmerische soziale Netzwerke für die Zusammenarbeit

Diagramm, das zeigt, wann Teams, Yammer und Outlook verwendet werden soll.

  • Teams: Chat-basierter Arbeitsbereich (Zusammenarbeit mit hoher Geschwindigkeit) – innere Schleife

    • Für die Zusammenarbeit mit den Personen entwickelt, mit der Ihre Benutzer täglich zusammenarbeiten
    • Stellt den Benutzern Informationen in einer einzigen Benutzeroberfläche zur Verfügung
    • Hinzufügen von Registerkarten, Connectors und Bots
    • Live-Chat, Audio-/Videokonferenzen, aufgezeichnete Besprechungen
  • Yammer: Verbindung über die Organisation ( Unternehmenssoziales) – äußere Schleife

    • Communitys of Practice - Funktionsübergreifende Gruppen von Personen, die ein gemeinsames Interesse oder Fachwissen teilen, aber nicht unbedingt täglich zusammenarbeiten
    • Verbindung mit dem Führungsteam, Lerngemeinschaften, rollenbasierte Gemeinschaften
  • Postfach und Kalender (E-Mail-basierte Zusammenarbeit)

    • Wird für die gezielte Kommunikation mit einer Personengruppe verwendet
    • Freigegebener Kalender für Besprechungen mit anderen Gruppenmitgliedern

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung, wie Sie Die Funktionen für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 verwenden möchten, diese Kommunikationsmethoden und die, die Ihre Benutzer wahrscheinlich in verschiedenen Szenarien verwenden werden.

Hinweis

Wenn eine neue Office 365-Gruppe über Yammer oder Teams erstellt wird, ist die Gruppe weder in Outlook noch im Adressbuch sichtbar, da die primäre Kommunikation zwischen diesen Benutzern in ihren jeweiligen Clients stattfindet. Yammer Gruppen können nicht mit Teams verbunden werden.

Checkliste für bewährte Methoden für die Zusammenarbeitsgovernance

Berücksichtigen Sie beim Starten des Governanceplanungsprozesses die folgenden bewährten Methoden:

  • Sprechen Sie mit Ihren Benutzern – identifizieren Sie Ihre größten Benutzer von Zusammenarbeitsfeatures und erfüllen Sie sie, um ihre wichtigsten Geschäftsanforderungen und Anwendungsfallszenarien zu verstehen.

  • Ausgleichen von Risiken und Vorteilen – Überprüfen Sie Ihre geschäftlichen, behördlichen, rechtlichen und Compliance-Anforderungen, und planen Sie eine Lösung, die für alle Ergebnisse optimiert wird.

  • Passen Sie sich an unterschiedliche Organisationen und verschiedene Arten von Inhalten und Szenarien an – berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Anforderungen für unterschiedliche Gruppen oder Abteilungen und unterschiedliche Inhaltstypen wie Intranetinhalte im Vergleich zu OneDrive-Inhalten eines Benutzers.

  • Ausrichten an Geschäftsprioritäten – Geschäftsziele helfen Ihnen zu definieren, wie viel Zeit und Energie Sie benötigen, um in Governance zu investieren.

  • Betten Sie Governanceentscheidungen direkt in die von Ihnen erstellten Lösungen ein – viele Governanceentscheidungen können durch Aktivieren oder Deaktivieren von Features in Microsoft 365 implementiert werden.

  • Verwenden Sie einen schrittweisen Ansatz – Führen Sie die Funktionen für die Zusammenarbeit zuerst für eine kleine Gruppe von Benutzern aus. Erhalten Sie Feedback von ihnen, suchen Sie nach Helpdesk-Tickets, und aktualisieren Sie alle erforderlichen Einstellungen oder Prozesse, bevor Sie mit einer größeren Gruppe fortfahren.

  • Mit Schulungen verstärken – Passen Sie Lösungen wie Microsoft 365-Lernpfade an, um sicherzustellen, dass ihre organisationsspezifischen Erwartungen durch von Microsoft bereitgestellte Schulungen gestärkt werden.

  • Haben Sie eine Strategie für die Kommunikation von Governancerichtlinien und Richtlinien in Ihrer Organisation – erstellen Sie ein Microsoft 365 Adoption Center auf einer SharePoint-Kommunikationswebsite, um Richtlinien und Verfahren zu kommunizieren.

  • Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten – identifizieren Sie Ihr Governance-Kernteam, arbeiten Sie zuerst wichtige Governanceentscheidungen über Bereitstellung und Benennung und externen Zugriff ab, und bearbeiten Sie dann die verbleibenden Entscheidungen.

  • Überprüfen Sie Ihre Entscheidungen im Zuge von Unternehmens- und Technologieänderungen – treffen Sie sich regelmäßig, um neue Funktionen und neue Geschäftserwartungen zu überprüfen.

Wenn Sie sich diese Methoden genauer ansehen möchten, lesen Sie "Erstellen Ihres Governanceplans für die Zusammenarbeit".

Auswirkungen und Änderungsverwaltung für Endbenutzer

Da Gruppen und Teams auf verschiedene Arten erstellt werden können, empfehlen wir, Ihre Benutzer zu schulen, um die Methode zu verwenden, die für Ihre Organisation am besten geeignet ist:

  • Wenn Ihre Organisation den größten Teil der Kommunikation per E-Mail erledigt, weisen Sie Ihre Benutzer an, Gruppen in Outlook zu erstellen.
  • Wenn Ihre Organisation SharePoint stark verwendet oder lokal von SharePoint migriert, weisen Sie Ihre Benutzer an, SharePoint-Teamwebsites für die Zusammenarbeit zu erstellen.
  • Wenn Ihre Organisation Teams bereitgestellt hat, weisen Sie Ihre Benutzer an, ein Team zu erstellen, wenn sie einen Platz für die Zusammenarbeit benötigen.

Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn Benutzer nicht mit der Beziehung zwischen Gruppen und ihren verwandten Diensten vertraut sind. Weitere Informationen dazu, wie Sie mit Ihren Benutzern über Gruppen sprechen, finden Sie unter Erläutern Microsoft 365-Gruppen für Ihre Benutzer.

Wichtige Governancefunktionen für die Zusammenarbeit und Lizenzierungsanforderungen

Governancefunktionen für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 umfassen Features in Microsoft 365, Teams, SharePoint und Azure Active Directory.

Funktion oder Feature Beschreibung Lizenzierung
Team- und Websitefreigabe Steuern, ob Teams, Gruppen und Websites für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden können. Microsoft 365 E5 oder E3
Domänen zulassen/blockieren Beschränken Sie die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation auf Personen aus bestimmten Domänen. Microsoft 365 E5 oder E3
Self-Service Site Creation Zulassen oder Verhindern, dass Benutzer ihre eigenen SharePoint-Websites erstellen. Microsoft 365 E5 oder E3
Eingeschränkte Website- und Dateifreigabe Einschränken der Website-, Datei- und Ordnerfreigabe auf Mitglieder einer bestimmten Sicherheitsgruppe. Microsoft 365 E5 oder E3
Eingeschränkte Gruppenerstellung Einschränken der Team- und Gruppenerstellung auf Mitglieder einer bestimmten Sicherheitsgruppe. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium- oder Azure AD Basic EDU-Lizenzen
Gruppenbenennungsrichtlinie Erzwingen sie Präfixe oder Suffixe für Gruppen- und Teamnamen. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium- oder Azure AD Basic EDU-Lizenzen
Gruppenablaufrichtlinie Legen Sie fest, dass inaktive Gruppen und Teams ablaufen und nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium-Lizenzen
Gastzugriff pro Gruppe Zulassen oder Verhindern der Team- und Gruppenfreigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation auf Gruppenbasis. Microsoft 365 E5 oder E3

Empfehlungen für die Planung der Zusammenarbeitsgovernance

Führen Sie die folgenden grundlegenden Schritte aus, um Ihren Governanceplan zu erstellen:

  1. Berücksichtigen Sie wichtige Geschäftsziele und -prozesse – erstellen Sie Ihren Governanceplan , um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
  2. Grundlegendes zu Einstellungen in Diensten – Einstellungen in Gruppen und SharePoint interagieren miteinander, ebenso wie Einstellungen in Gruppen, SharePoint und Teams und anderen Diensten. Achten Sie bei der Planung Ihrer Governancestrategie darauf, diese Interaktionen zu verstehen.
  3. Planen Sie die Verwaltung des Benutzerzugriffs – planen Sie die Zugriffsebene, die Sie Benutzern in Gruppen, SharePoint und Teams gewähren möchten.
  4. Planen Sie die Verwaltung von Complianceeinstellungen – überprüfen Sie die verfügbaren Complianceoptionen für Microsoft 365-Gruppen, Teams und SharePoint-Zusammenarbeit.
  5. Planen der Verwaltung der Kommunikation – Überprüfen Sie die verfügbaren Kommunikationsgovernanceoptionen für Szenarien für die Zusammenarbeit.
  6. Planen der Organisations- und Lebenszyklusgovernance – Wählen Sie die Richtlinien aus, die Sie für die Erstellung, Benennung, Ablauf und Archivierung von Gruppen und Teams verwenden möchten. Außerdem sollten Sie die Optionen für das Ende des Lebenszyklus für Gruppen, Teams und Yammer

Abbildung empfohlener Governanceschritte.

Schulung für Administratoren

Diese Schulungsmodule von Microsoft Learn können Ihnen dabei helfen, die Governance-Features in Microsoft 365 kennenzulernen.

Information Protection

Schulung: Informationsschutz und Governance verwalten
Symbol für Informationsschutzschulungen. Die Menge an Daten, die heutzutage generiert wird, wächst schneller als je zuvor, MitarbeiterInnen möchten überall Ihre Arbeit erledigen können und die gesetzlichen Vorschriften ändern sich ständig. Die Microsoft-Lösungen für Informationsschutz und -governance unterstützen Organisationen dabei, die richtige Balance zwischen Datenschutz und Mitarbeiterproduktivität zu finden. Dieser Lernpfad kann Ihnen bei der Vorbereitung für die Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate- und Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert-Zertifizierungen helfen.

5 Std. 13 Min. - Lernpfad - 7 Module



Schulung: Schützen von Unternehmensinformationen mit Microsoft 365
Teams-Schulungssymbol. Es ist schwieriger als je zuvor, die Informationen Ihrer Organisation zu schützen und zu sichern. Im Lernpfad Schützen von Unternehmensinformationen mit Microsoft 365 wird erläutert, wie Sie Ihre vertraulichen Informationen vor versehentlichem Teilen oder Missbrauch schützen, wie Sie Daten erkennen und klassifizieren, wie Sie sie mit Vertraulichkeitsbezeichnungen schützen können und wie Sie vertrauliche Informationen überwachen und analysieren können, um sich gegen den Verlust dieser Daten zu schützen. Dieser Lernpfad kann Ihnen bei der Vorbereitung für die Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate- und Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert-Zertifizierungen helfen.

1 Stunde - Lernpfad - 5 Module

Sicherheit und Compliance

Schulung: Grundlegende Kenntnisse der Microsoft 365-Funktionen für Unternehmen demonstrieren
Symbol für Sicherheits- und Complianceschulungen. Erfahren Sie mehr über die Microsoft 365-Lösungen für Sicherheit und Compliance sowie über die verfügbaren Funktionen, die Unternehmen schützen und bei der Einhaltung behördlicher Vorschriften helfen. Wenn Sie mit grundlegenden Cloud Computing-Konzepten nicht vertraut sind, empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Cloud-Konzepten – Prinzipien von Cloud Computing.

3 Std. 11 Min. - Lernpfad - 8 Module

Illustrationen

Diese Abbildungen helfen Ihnen zu verstehen, wie Gruppen und Teams mit anderen Diensten in Microsoft 365 interagieren und welche Governance- und Compliancefeatures verfügbar sind, um Ihnen bei der Verwaltung dieser Dienste in Ihrer Organisation zu helfen.

Gruppen in Microsoft 365 für IT-Architekten

Was IT-Architekten über Gruppen in Microsoft 365 wissen müssen

Item Beschreibung
Miniaturbild für Gruppen-Infografik.
PDF | Visio
Aktualisiert Mai 2022
Diese Illustrationen erläutern die unterschiedlichen Arten von Gruppen, erklären, wie diese erstellt und verwaltet werden, und bieten einige Vorschläge für Governance.

Die logische Architektur von Produktivitätsdiensten in Microsoft 365, beginnend mit Microsoft Teams.

Item Beschreibung
Miniaturbild für das Poster für die logische Architektur von Teams.
PDF | Visio
Aktualisiert: April 2019
Microsoft bietet eine Reihe von Produktivitätsdiensten für die Zusammenarbeit in den Bereichen Datengovernance, Sicherheit und Compliancefunktionen.

Diese Illustrationen geben einen Einblick in die logische Architektur der Produktivitätsdienste für Enterprise Architekten, beginnend mit Microsoft Teams.

Microsoft 365-Funktionen für Informationsschutz und Compliance

Microsoft 365 umfasst eine breite Palette von Informationsschutz- und Compliancefunktionen. Zusammen mit den Produktivitätstools von Microsoft wurden diese Funktionen entwickelt, um Organisationen bei der Zusammenarbeit in Echtzeit zu unterstützen und gleichzeitig strenge gesetzliche Compliance-Frameworks einzuhalten.

In diesen Abbildungen wird eine der am stärksten regulierten Branchen, Finanzdienstleistungen, verwendet, um zu veranschaulichen, wie diese Funktionen angewendet werden können, um gemeinsame regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie können diese Illustrationen für Ihren eigenen Gebrauch anpassen.

Element Beschreibung
Modellposter: Microsoft Purview Information Protection and Compliance capabilities.
Englisch: Herunterladen als PDF-Datei | als Visio-Download
Japanisch: Herunterladen als PDF-Datei | als Visio
Aktualisiert: November 2020
Enthält:
  • Microsoft Purview Information Protection und Microsoft Purview Data Loss Prevention
  • Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen
  • Informationsbarrieren
  • Kommunikationscompliance
  • Insider-Risiko
  • Datenerfassung durch Drittanbieter

Konferenzsitzungen

Schauen Sie sich diese Konferenzsitzungen an, um mehr über Governance für Microsoft 365-Gruppen und Teams zu erfahren.

Grundlagen

Lernen Sie die Grundlagen und neuen Innovationen in Microsoft 365-Gruppen kennen, einschließlich Management und Governance im großen Maßstab, bewährte Methoden zur Förderung der Nutzung und Einführung sowie Self-Service.

Governance

Erfahren Sie, wie Sie den Ablauflebenszyklus Ihrer Gruppen, Benennungsrichtlinien, Klassifizierungsbezeichnungen, die Zusammenarbeit mit externen Gästen und die Verwaltung von Gruppenerstellungsberechtigungen einrichten.

Beispiel für Kunden

Sehen Sie sich ein Beispiel im Hintergrund an, wie Microsoft 365-Gruppen, SharePoint, Teams und Yammer zusammenarbeiten, um eine globale Plattform für die Zusammenarbeit bereitzustellen.

Siehe auch

Microsoft 365 Sicherheitsdokumentation

Microsoft Purview-Dokumentation