Freigeben über

Bereitstellen des Smartsheet Sheet-Microsoft 365 Copilot-Connectors

Der Smartsheet Sheet Microsoft 365 Copilot-Connector ermöglicht es Ihrem organization, Blattinhalte aus Smartsheet indizieren, damit er in Microsoft 365 Copilot- und Microsoft Search-Umgebungen auffindbar und umsetzbar wird. In diesem Artikel werden die Schritte zum Bereitstellen und Anpassen des Smartsheet Sheet-Connectors beschrieben.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Bereitstellung des Connectors sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Admin Rolle: Sie müssen der Suchadministrator für den Microsoft 365-Mandanten Ihres organization sein.
  • Smartsheet instance Region: Sie müssen die Region für die Smartsheet-instance Ihrer organization kennen:
  • Smartsheet-Konto: Sie benötigen Smartsheet Sheet-Zugriffstoken von System Admin-Benutzern, um auf veröffentlichte Inhalte und Metadaten zuzugreifen.

Bereitstellen des Connectors

So fügen Sie den Smartsheet Sheet-Connector für Ihre organization hinzu:

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Admin Center im linken Bereich Copilot-Connectors> aus.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Katalog aus.
  3. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Connectors Smartsheet Sheet aus.

Festlegen des Anzeigenamens

Wählen Sie einen Anzeigenamen aus, mit dem Benutzer die zugeordnete Datei oder das zugehörige Element in einer Copilot-Antwort leicht erkennen können. Sie können den Standardnamen übernehmen oder anpassen.

Festlegen von Smartsheet Sheet instance Region

Der Smartsheet-Tabellenbereich ist für den ordnungsgemäßen Zugriff und die Aktualisierung von Daten unerlässlich. Geben Sie die URL ein, die Ihrer Region entspricht:

  • Nicht-Europa: https://api.smartsheet.com
  • Europa: https://api.smartsheet.eu

Auswählen des Authentifizierungstyps

Der Connector unterstützt die Smartsheet-Standardauthentifizierung mithilfe eines API-Zugriffstokens:

  • E-Mail-Adresse des API-Zugriffstokenbesitzers: Geben Sie die E-Mail-Adresse des API-Zugriffstokenbesitzers ein (muss ein System Admin sein).
  • API-Token: Geben Sie den von Smartsheet generierten API-Tokenwert ein.
    • Um ein Token zu generieren, wechseln Sie in Smartsheet zuApi-Zugriff für persönliche Einstellungen>.
    • Weitere Informationen finden Sie unter Generieren eines API-Schlüssels.

Rollout

Um die Verbindung vor einem vollständigen Rollout zu überprüfen, wählen Sie Rollout für eine begrenzte Zielgruppe aus, und geben Sie die Benutzer oder Gruppen für die gestaffelte Bereitstellung an. Weitere Informationen finden Sie unter Gestaffelter Rollout für Copilot-Connectors.

Wählen Sie Erstellen aus, um den Connector bereitzustellen. Der Smartsheet Sheet-Connector beginnt sofort mit der Indizierung von Inhalten.

In der folgenden Tabelle sind die Standardwerte aufgeführt, die vom Connector angewendet werden.

Einstellung Standardwert
Zugriffsberechtigungen Nur Personen mit Zugriff auf Inhalte in Datenquelle.
Identitäten zuordnen Datenquellenidentitäten, die mithilfe von Microsoft Entra-IDs zugeordnet werden.
Inkrementelle Durchforstung Alle 15 Minuten.
Vollständige Durchforstung Täglich.

Um diese Werte anzupassen, wählen Sie Benutzerdefiniertes Setup aus.

Nachdem Sie Ihre Verbindung erstellt haben, können Sie die status im Abschnitt Connectors des Microsoft 365 Admin Center überprüfen.

Anpassen von Einstellungen (optional)

Sie können die Einstellungen für den Smartsheet Sheet-Connector anpassen.

Anpassen von Benutzereinstellungen

Zugriffsberechtigungen

Der Connector unterstützt zwei Zugriffsoptionen:

  • Alle: Indizierte Daten werden in den Suchergebnissen für alle Benutzer angezeigt.
  • Nur Personen mit Zugriff auf diese Datenquelle (empfohlen): Indizierte Daten werden nur für Benutzer angezeigt, die zugriff darauf in Smartsheet haben.

Zuordnen von Identitäten

Wenn Sie Nur Personen mit Zugriff auf diese Datenquelle auswählen, müssen Sie Identitäten zuordnen:

  • Microsoft Entra ID: Wählen Sie diese Option aus, wenn die E-Mail-ID der Smartsheet-Benutzer mit dem Benutzerprinzipalnamen (User Principal Name, UPN) oder der E-Mail-Adresse von Benutzern in Microsoft Entra ID identisch ist.
  • Nicht Microsoft Entra ID: Wählen Sie diese Option aus, wenn sich die IDs unterscheiden. Sie können eine benutzerdefinierte Zuordnungsformel bereitstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnen Ihrer Nicht-Entra-ID-Identitäten.

Anpassen von Inhaltseinstellungen

Filtern von Daten

Sie können einen Zeitbereich für den zu indizierten Inhalt auswählen. Es werden nur Inhalte mit dem Datum der letzten Änderung innerhalb des ausgewählten Bereichs indiziert.

Hinweis

Wenn Sie Alle Zeit auswählen, kann die Leistung beeinträchtigt werden, wenn das Inhaltsvolumen groß ist.

Eigenschaften verwalten

Sie können verfügbare Eigenschaften anzeigen, Schemaattribute zuweisen (durchsuchbar, abfragbar, abrufbar, einschränkbar), semantische Bezeichnungen ändern und Aliase hinzufügen. In der folgenden Tabelle sind die Datentypen aufgeführt, die standardmäßig indiziert sind.

Eigenschaft Beschreibung Behaviors
Inhalt Der Inhalt des Blatts. Suche
CreatedAt Datum und Uhrzeit der Erstellung des Elements. Abfrage, Abrufen
CreatedBy Name der Person, die das Element erstellt hat. Abfragen, Abrufen, Suchen
HasAttachment Gibt an, ob das Element über eine Anlage verfügt. Abfrage, Abrufen
Id Der eindeutige Bezeichner des Elements. Abfrage, Abrufen
ModifiedAt Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Elements. Abfrage, Abrufen
Name Dateiname. Abfragen, Abrufen, Suchen
SheetPermaLink Die Ziel-URL des Elements. Abfragen, Abrufen, Suchen
Title Der Titel des in Copilot angezeigten Elements. Abfragen, Abrufen, Suchen
WorkspaceName Der Name des Arbeitsbereichs. Abfragen, Abrufen, Suchen

Anpassen von Synchronisierungsintervallen

Sie können die Durchforstungshäufigkeit an Ihre Datenaktualisierungsanforderungen anpassen. Im Folgenden sind die Standardwerte aufgeführt:

  • Vollständige Durchforstung: Jeden Tag
  • Inkrementelle Durchforstung: Alle 15 Minuten

Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für Synchronisierungseinstellungen.

Verwandte Inhalte

  • Last updated on