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Die Katalogverwaltung in Erweiterte SharePoint-Verwaltung hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte in Ihrer SharePoint-Umgebung organisiert sind. Es verwendet vorhandene Microsoft 365-Metadaten, um Websites automatisch in sinnvolle Kategorien zu gruppieren, sodass Sie eine zentralisierte Ansicht Ihrer Inhaltslandschaft erhalten.
Anstatt Websites einzeln zu verwalten, verwenden Sie die Katalogverwaltung, um Governanceaktionen für Gruppen verwandter Websites zu analysieren und anzuwenden. Die Katalogverwaltung verschiebt die SharePoint-Governance von einem Website-für-Website-Ansatz zu einem metadatengesteuerten Modell. Indem Sie Websites in Kategorien und Gruppen gruppieren, erhalten Sie die Erkenntnisse und Die Skalierung, die sie benötigen, um Inhalte zu verwalten, Risiken zu reduzieren und sich auf KI-gestützte Umgebungen wie Microsoft 365 Copilot vorzubereiten.
Funktionsweise der Katalogverwaltung
Die Katalogverwaltung organisiert SharePoint-Websites basierend auf Metadaten, die bereits in Ihrem Microsoft 365-Mandanten vorhanden sind, in Kategorien und Gruppen.
- Kategorien sind allgemeine Klassifizierungen wie Abteilung, Benutzertyp oder Region.
- Gruppen bieten weitere Details in jeder Kategorie. Innerhalb der Kategorie Abteilung können Gruppen beispielsweise Marketing, Vertrieb, Personalwesen oder Finanzen enthalten.
Diese Struktur hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte in Ihrem organization verteilt und gesteuert werden.
Integrierte Kategorien
Die Katalogverwaltung umfasst integrierte Kategorien, die von Microsoft 365-Metadaten abgeleitet werden. Häufige Beispiele sind:
- Gebietsschema: Die Region, in der der Inhalt gehostet wird (z. B. Nordamerika im Vergleich zu Europa).
- Abteilung: Die dem Standort zugeordneten Organisationseinheiten (z. B. Finanzabteilung).
- Benutzertyp: Gast oder nicht Gast.
- Bevorzugter Datenspeicherort (PDL): Das Multi-Geo-Setup für Ihre Websites.
- Segment "Informationsbarrieren": Das Segment, das durch Richtlinien für Informationsbarrieren definiert wird (für Organisationen, die Informationsbarrieren implementieren).
Diese Kategorien werden automatisch aufgefüllt und sind ohne Konfiguration verfügbar.
Metadatenquellen
Die Katalogverwaltung verwendet Metadaten aus mehreren Quellen, um Kategorien und Gruppen zu definieren:
- Microsoft Entra ID: Organisationsattribute wie Abteilungs-, Benutzertyp- und Erweiterungsattribute
- SharePoint-Websitemetadaten: Websiteeigenschaften wie Eigenschaftenbehälterwerte, Websiteschlüsselwörter und andere von SharePoint definierte Eigenschaften
Da die Katalogverwaltung vorhandene Metadaten widerspiegelt, ist es wichtig, dass diese Metadaten korrekt und konsistent bleiben, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.
Verwenden der Katalogverwaltung als Leitfaden für Governanceentscheidungen
Die Katalogverwaltung hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte strukturiert sind und wo sie sich befinden, sodass Sie gezielte Governanceaktionen durchführen können.
Sie können ihn für Folgendes verwenden:
- Identifizieren der Verteilung von Inhalten auf Abteilungen oder Regionen
- Erkennen potenzieller Überteilungsrisiken in Gruppen von Websites
- Priorisieren von Lebenszyklusaktionen, z. B. Bereinigung oder Besitzüberprüfung
- Bereichsgovernanceberichte, Lebenszyklusrichtlinien und Zugriffssteuerungen
Durch die Anwendung von Governance auf Gruppenebene können Sie Ihren Ansatz skalieren und gleichzeitig die Konsistenz für Ihren Mandanten beibehalten.
Berichterstellung und Erkenntnisse
Jede Kategorie und Gruppe enthält einen herunterladbaren Websitebericht. Diese Berichte helfen Ihnen bei:
- Analysieren der Gruppierung von Websites
- Identifizieren von Trends in Ihren Inhalten
- Unterstützung von Governance- und Complianceszenarien
Diese Erkenntnisse liefern den Kontext, den Sie benötigen, um fundierte administrative Entscheidungen zu treffen.
Integration mit dem SharePoint-Admin-Agent
Die Katalogverwaltung bietet eine Struktur, die die Effektivität des SharePoint Admin-Agents verbessert.
Wenn Ihre Websites kategorisiert werden:
- Erkenntnisse werden relevanter
- Verbesserung der Analyse und Anomalieerkennung
- Governanceempfehlungen sind gezielter
Diese Integration hilft Ihnen dabei, ihre Inhalte besser zu verstehen und effizienter zu handeln.
Erste Schritte
Die Katalogverwaltung wird automatisch aktiviert, wenn Sie Erweiterte SharePoint-Verwaltung verwenden, sodass Sie sofort mit der Inhaltsverteilung beginnen können.
Wechseln Sie zum SharePoint Admin Center und melden Sie sich an.
Erweitern Sie Berichte, und wählen Sie dann Katalogverwaltung aus.
Anpassen von Anzeigenamen für Eigenschaften
Ändern Sie den Anzeigenamen einer Eigenschaft, indem Sie deren Namen auswählen und dann den gewünschten Anzeigenamen eingeben.
Das Ändern von Eigenschaftsnamen wirkt sich nur auf die Anzeige von Eigenschaften in der Katalogverwaltung aus. Es ändert weder die zugrunde liegenden Metadaten noch wirkt sich die Websitegruppierungslogik aus.