Bewerten der Content Management-status Ihrer organization

SharePoint Advanced Management (SAM) bietet eine umfassende Reihe von Tools zum Bewerten und Verbessern der Inhaltsverwaltungsmethoden Ihrer organization mit umsetzbaren Erkenntnissen und Empfehlungen. Die Inhaltsverwaltungsbewertung ist der Hub für diese Funktionen.

Was ist die Content Management-Bewertung?

Die Inhaltsverwaltungsbewertung ist ein integriertes, benutzerfreundliches Feature von SharePoint Advanced Management. Mit nur einem Klick können Sie schnell überprüfen und verbessern, wie Ihre organization Inhalte in SharePoint-Umgebungen verwaltet. Die Inhaltsverwaltungsbewertung bietet administratoren einen einfachen, geführten Prozess für folgende Aufgaben:

• Identifizieren potenziell übermäßig freigegebener Inhalte
• Suchen von Problemen oder Risiken (z. B. inaktive oder besitzerlose Websites)
• Definieren der Copilot-Bereitschaft für die organization
• Sicherstellen der Compliance und Aufrechterhaltung der Datenintegrität
• Empfangen umsetzbarer Empfehlungen für die Wartung
• Nachverfolgen des Fortschritts im Zeitverlauf mit wiederkehrenden Bewertungen

Die Bewertung verwendet das SharePoint Advanced Management (SAM)-Toolkit und führt eine Reihe von wichtigen Berichten aus, um wichtige Ergebnisse anzuzeigen und Websites zu kategorisieren, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern. Es soll Content Governance barrierefrei und umsetzbar machen, auch für Administratoren, die möglicherweise nicht über umfassende technische Kenntnisse verfügen.

Eingeschlossene Berichte

Derzeit umfasst die Inhaltsverwaltungsbewertung die folgenden Berichte:

• Inaktive Websites : Identifiziert Websites ohne Aktivität in den letzten 180 Tagen
• Websitebesitz : Erkennt Websites ohne Besitzer oder mit nur einem Besitzer
• Fehlerhafte Vererbung : Sucht nach Websites, auf denen die Berechtigungsvererbung unterbrochen wurde
• Uneingeschränkte interne Freigabe über EEEU (Jeder mit Ausnahme externer Benutzer) – Sucht Inhalte, die für alle internen Benutzer freigegeben wurden
• Uneingeschränkte Freigabe über Freigabelinks – Ermittelt Inhalte, die über übermäßig freizügige Freigabelinks geteilt wurden

Hinweis

• Die Ausführung von Berichten kann je nach Größe des Mandanten zwischen 2 und 72 Stunden dauern.
• Berichte werden auf allen Websites im organization ausgeführt und führen keine Maßnahmen ohne Zustimmung des Administrators aus.

Gründe für die Verwendung der Content Management-Bewertung

Organisationen sehen sich einer zunehmenden Komplexität bei der Verwaltung von Inhalten über große Microsoft 365-Mandanten hinweg gegenüber. Häufige Herausforderungen sind:

• Unsicherheit darüber, wo mit Governance begonnen werden soll.
• Schwierigkeiten bei der Identifizierung, ob es tatsächliche Probleme oder Risiken gibt.
• Mangelnde Klarheit darüber, ob vorhandene Governancemaßnahmen ausreichend sind.
• Die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung.

Die Inhaltsverwaltungsbewertung löst diese Herausforderungen wie folgt:

• Automatisieren der Ermittlung: Automatisches Ermitteln und Kategorisieren potenziell betroffener Websites ohne manuelles Eingreifen
• Klare, umsetzbare Ergebnisse: Stellen Sie eine klare Liste von Problemen mit spezifischen empfohlenen nächsten Schritten für jede Suche bereit.
• Beseitigung manueller Arbeit: Reduzieren Sie den Bedarf an benutzerdefinierten Skripts oder manuellen Überwachungen, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann.
• Bedarfsgesteuerte Neubewertung: Administratoren können die Bewertung monatlich erneut ausführen, um eine kontinuierliche Verbesserung und Compliance sicherzustellen.

Was benötigen Sie für den Zugriff auf die Content Management-Bewertung?

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihr organization muss über die richtige Lizenz verfügen und bestimmte Administratorberechtigungen oder Rollen erfüllen, um das in diesem Artikel beschriebene Feature verwenden zu können.

Zunächst muss Ihr organization über eine der folgenden Basislizenzen verfügen:

• Office 365 E3, E5 oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen ein SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihr organization über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens einer Person in Ihrem organization eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die SharePoint Advanced Management-Funktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Wo finde ich die Content Management-Bewertung?

Sie können im SharePoint Admin Center auf die Bewertung der Inhaltsverwaltung zugreifen:

1. Melden Sie sich beim SharePoint Admin Center mit den SharePoint-Administratoranmeldeinformationen für Ihre organization an.
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Erweiterte Verwaltung aus.
3. Suchen Sie nach dem neuen Bewertungsstartbildschirm (die vorherige menübasierte Ansicht ist weiterhin unter "Alle Features") verfügbar.
4. Wählen Sie Bewertung starten aus.

Die Bewertung führt automatisch die relevanten SAM-Berichte aus, analysiert die Ergebnisse und präsentiert ergebnisse in einer benutzerfreundlichen Dashboard.

• Linke Seite: Visuelle Zusammenfassung der betroffenen Websites
• Rechte Seite: Im Berichtsberichtsergebnisse-Panel werden die einzelnen betroffenen Websites, die spezifischen Ergebnisse und die empfohlenen Maßnahmen für die Korrektur aufgelistet. Wählen Sie die einzelnen Ergebnisse aus. Weitere Details und zugehörige Microsoft Learn-Dokumentationen werden angezeigt, um das Problem zu beheben.
• Unter den Ergebnissen: Sie sehen die neuesten Richtlinien und Dokumentationen im Zusammenhang mit diesen Richtlinien.

Nächste Schritte nach dem Ausführen der Bewertung

1. Überprüfen der Ergebnisse: Untersuchen Sie die Liste der Websites, die als potenziell betroffen gekennzeichnet sind. Die Dashboard zeigt sowohl die Anzahl als auch die Details dieser Websites an.
2. Maßnahmen ergreifen: Führen Sie für jeden Fund die empfohlenen Schritte aus. Diese Schritte können Folgendes umfassen:
   • Erstellen oder Anpassen von Websiterichtlinien (z. B. für potenzielle Überteilung, Inaktivität oder Besitz).
   • Verwenden integrierter Tools zum Beheben von Problemen.
   • Weitere Informationen finden Sie in der verknüpften Dokumentation.
3. Status überwachen: Führen Sie die Bewertung alle 30 Tage erneut aus, um Verbesserungen nachzuverfolgen und neue Probleme zu erfassen.

Zusammenfassung

Die Inhaltsverwaltungsbewertung ist ein leistungsstarkes, sich entwickelndes Toolset für Microsoft 365-Administratoren, das entwickelt wurde, um den Prozess der Inhaltsgovernance zu vereinfachen und zu automatisieren. Durch die Bereitstellung klarer Bewertungen, handlungsrelevanter Empfehlungen und fortlaufender Überwachung können Organisationen eine sichere und konforme Umgebung verwalten.