Berichte zur Datenzugriffsgovernance für SharePoint-Websites

Einige Features in diesem Artikel erfordern Microsoft Syntex – SharePoint Advanced Management

Da die Zersiedelung und die übermäßige Freigabe von SharePoint-Websites mit exponentiellem Datenwachstum zunehmen, benötigen Organisationen Hilfe bei der Steuerung ihrer Daten. Berichte zur Datenzugriffsgovernance bieten Informationen, mit denen Sie den Zugriff auf SharePoint-Daten steuern können. Mithilfe der Berichte können Sie Websites ermitteln, die potenziell übermäßig freigegebene oder vertrauliche Inhalte enthalten. Sie können diese Berichte verwenden, um geeignete Sicherheits- und Konformitätsrichtlinien zu bewerten und anzuwenden.

Anforderungen

Dieses Feature erfordert entweder Microsoft 365 E5 oder Microsoft Syntex – Erweiterte SharePoint-Verwaltung.

Administratoren mit Microsoft 365 E5-Lizenzierung können zwar auf die Datenzugriffsgovernance-Berichterstellung zugreifen, aber sie können die anderen SharePoint Advanced Management-Funktionen nicht anzeigen oder nutzen.

Zugreifen auf die Berichte im SharePoint Admin Center

1. Wechseln Sie zum SharePoint Admin Center, und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre organization verfügt.

2. Wählen Sie im linken Bereich Berichte>Datenzugriffsgovernance aus. Die folgenden Berichte sind derzeit verfügbar:

   • Freigabelinks
   • Auf Dateien angewendete Vertraulichkeitsbezeichnungen

Berichte zu Freigabelinks

Die Berichte "Freigabelinks" helfen Ihnen, potenzielle Überfreigaben zu identifizieren, indem Sie die Websites anzeigen, auf denen Benutzer die meisten neuen Freigabelinks erstellt haben. Ein Bericht ist für die folgenden Links verfügbar:

• "Jeder"-Links: Dieser Bericht enthält eine Liste der Websites, auf denen die höchste Anzahl von Anyone-Links erstellt wurde. Über diese Links kann jeder auf Dateien und Ordner zugreifen, ohne sich anzumelden.
• Links "Personen in den organization": Dieser Bericht enthält eine Liste der Websites, auf denen die höchste Anzahl von Links zu "Personen in den organization" erstellt wurde. Diese Links können intern weitergeleitet werden und jeder in der organization auf Dateien und Ordner zugreifen.
• Links zu bestimmten Personen, die extern freigegeben wurden: Dieser Bericht enthält eine Liste von Websites, auf denen die höchste Anzahl von Links zu "bestimmten Personen" für Personen außerhalb des organization erstellt wurde.

Ausführen der Berichte

Führen Sie den Bericht aus, um die neuesten Daten für einen Bericht zu erhalten. Sie können alle Berichte ausführen oder einzelne Berichte auswählen, die ausgeführt werden sollen. Es kann einige Stunden dauern, bis Berichte ausgeführt werden. Informationen zum Überprüfen, ob ein Bericht bereit ist oder wann er zuletzt aktualisiert wurde, finden Sie in der Spalte Status .

Hinweis

Jeder Bericht kann nur einmal in 24 Stunden ausgeführt werden.

Anzeigen der Berichte

Wenn ein Bericht bereit ist, wählen Sie ihn aus, um die Daten anzuzeigen. Jeder Freigabelinkbericht enthält Folgendes:

• Bis zu 100 Websites mit der höchsten Anzahl von Freigabelinks , die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden.
• Die richtlinien, die auf diese Websites angewendet werden– Standortempfindlichkeit, Richtlinie für nicht verwaltete Geräte und Externe Websitefreigabe.
• Der primäre Administrator für jeden Standort.

Beachten Sie, dass die Berichte keine OneDrive-Daten enthalten.

Herunterladen der Berichte

Sie können eine .csv-Datei herunterladen, um die gleichen Informationen für bis zu 10.000 Websites zu erhalten.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateiberichte

Die Berichte "Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateien" helfen Ihnen, den Zugriff auf vertrauliche Inhalte zu steuern, indem Sie Websites finden, die Office-Dateien speichern, auf die Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet werden. Sie können diese Websites überprüfen, um sicherzustellen, dass die richtigen Richtlinien angewendet werden.

Hinzufügen der Berichte

Sie können einen Bericht für jede Vertraulichkeitsbezeichnung hinzufügen, die Sie nachverfolgen möchten. Wenn Sie einen Bericht hinzufügen, wird er zum ersten Mal ausgeführt.

Hinweis

Sie können Berichte nur für Vertraulichkeitsbezeichnungen mit einem Bereich hinzufügen, der "Datei" enthält.

Berichte ausführen

Führen Sie den Bericht aus, um die neuesten Daten für einen Bericht zu erhalten. Sie können alle Berichte ausführen oder einzelne Berichte auswählen, die ausgeführt werden sollen. Es kann einige Stunden dauern, bis Berichte ausgeführt werden. Informationen zum Überprüfen, ob ein Bericht bereit ist oder wann er zuletzt aktualisiert wurde, finden Sie in der Spalte Status .

Hinweis

Jeder Bericht kann nur einmal in 24 Stunden ausgeführt werden.

Herunterladen von Berichten

Nachdem Sie einen Bericht ausgeführt haben, wählen Sie ihn aus, um die Daten herunterzuladen. Der Bericht enthält Folgendes:

• Bis zu 10.000 Websites mit der höchsten Anzahl von Office-Dateien, auf die Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet wurden.
• Die auf diese Websites angewendeten Richtlinien: Standortempfindlichkeit, Richtlinie für nicht verwaltete Geräte und externe Websitefreigabe.

Einschränkungen oder bekannte Probleme

• Diese Berichte funktionieren nur, wenn Sie nicht pseudonymisierte Berichtsdaten für Ihre organization ausgewählt haben. Um diese Einstellung zu ändern, müssen Sie globaler Administrator sein. Wechseln Sie im Microsoft 365 Admin Center zur Einstellung Berichte, und deaktivieren Sie Ausgeblendete Benutzer-, Gruppen- und Websitenamen in allen Berichten anzeigen.
• Daten in diesen Berichten können um bis zu 48 Stunden verzögert werden. In neuen Mandanten kann es einige Tage dauern, bis Daten verfügbar sind und diese Berichte erfolgreich generiert wurden.