Veranstalten Sie eine Versammlung in Viva Engage und halten Sie den Austausch im Gang

Bringen Sie die Menschen in Ihrer Organisation zusammen, um sie über den Gesamtzustand des Unternehmens, den Status großer Projekte, Erfolgsgeschichten und Wachstumschancen zu informieren. Erstellen Sie mit Viva Engage ein durchgängiges Liveereignis-Erlebnis, das Ihr Publikum vor, während und nach der Veranstaltung einbindet.

Große Versammlungen für Mitarbeiter werden von Organisationen häufig als "Town-Hall-Meetings" bezeichnet. An diesen Organisations- oder Firmenbesprechungen nehmen oft alle Mitarbeiter teil. In diesem Beispiel bezeichnen wir diese Art von Besprechung als "Town-Hall-Meeting" bzw. Versammlung einer Organisation, die Schritte und Anleitungen können jedoch auf die gleiche Weise für ähnliche Besprechungen und Liveereignisse in Viva Engage verwendet werden.

Beginnen Sie mit der Vorbereitung und Implementierung einer Versammlung, die bedarfsgesteuert, sicher und für alle Benutzergruppen zugänglich ist und es Ihnen ermöglicht, die Unterhaltung nach dem Liveereignis aufrechtzuerhalten.

Versammlungen können auf folgende Weise dazu beitragen, Ihre Organisation zusammenzubringen:

• Teilen von Informationen in einem passenden und ansprechenden Format
• Aufbau von Vertrauen und Verbindungen innerhalb der Organisation
• Gleichzeitige Übertragung an viele Teilnehmer
• Aufrechterhaltung von Unterhaltungen in verschiedenen Kanälen im Zusammenhang mit der Versammlung
• Reichweite von Ereignissen und entsprechendes Engagement mithilfe von Liveereignisanalysen verstehen
• Verbinden von Teams in Hybridarbeitsumgebungen

Phase	Aufgaben
Planen	– Definieren von Profil und Größe der Zielgruppe – Abstimmung mit Projektbeteiligten und Definieren des Messagings – Berücksichtigen von Multi-Geo- und mehrsprachigen Optionen – Nähere Betrachtung der Microsoft 365-Tools für Erstellung und Hosting des Liveereignisses - Planung und Organisation von Kommunikations- und Werbestrategien vor und nach der Veranstaltung
Höher stufen	- Identifizieren von Kanälen, in denen die Versammlung beworben werden kann - Nutzen Sie mehrere Kanäle, um verschiedene Zielgruppen zu erreichen - Überlegen Sie, wo die Ereignisaufzeichnung gespeichert werden soll, damit sie für alle zugänglich ist.
Produktion	- Identifizieren und Zuweisen von Rollen und Aufgaben - Durchgehen der Checkliste für die Einrichtung - Vorbereitung auf die Moderation von Live-Fragen und Antworten
Host	– Hosten des Liveereignisses und Verwalten des Engagements im Viva Engage-Feed – Mitarbeitern das Teilen der Aufzeichnung ermöglichen
Freigeben	– Teilen der Aufzeichnung in Kommunikationskanälen (Viva Engage, Outlook, Teams und SharePoint-News) - Erkenntnisse der Teilnehmer zur Messung des Engagements anzeigen

Botschaft und Inhalt der Versammlung planen

Da Die Stadtgruppen ein breites und vielfältiges Publikum erreichen, sollten Sie die Anforderungen und Präferenzen Ihres Publikums berücksichtigen und sicherstellen, dass vor, während und nach der Veranstaltung auf Inhalte zugegriffen werden kann.

Planungsaspekte:

• Die Versammlung ist ein virtuelles Liveereignis, zu dem unterschiedliche Personen in verschiedenen Regionen und Zeitzonen Zugang haben.
• Viele werden über ein Mobilgerät daran teilnehmen.
• Manche Menschen werden nicht an der Live-Veranstaltung teilnehmen, sondern sich die Aufzeichnung der Veranstaltung später ansehen wollen.
• Einige Personen werden sich nicht die gesamte Aufzeichnung ansehen, sondern nur die wichtigsten Informationen. Daher können die Aufzeichnung und die wichtigsten Informationen nach der Versammlung in Form eines SharePoint-Nachrichtenbeitrags veröffentlicht werden.
• Das Ereignis-Q&A kann in einer Viva Engage-Community stattfinden, sodass Personen, die nicht teilnehmen konnten, weiterhin von den geteilten Informationen profitieren können.
• Die Bewerbung der Versammlung wird am erfolgreichsten sein, wenn die verschiedenen Kanäle genutzt werden, die derzeit von Ihrem Publikum verwendet werden.

A: Erfahren Sie mehr über Ihre Zielgruppe

Investieren Sie in das Wissen, was für Ihr Publikum am wichtigsten ist. Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie leichter ermitteln, wie Sie Informationen effektiv übermitteln können, welche Referenten bei Ihrem Publikum Anklang finden und wie die Versammlung am besten moderiert und strukturiert werden kann. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Zielgruppe eingrenzen und definieren.

B. Sicherstellen, dass alle Benutzer auf die Inhalte zugreifen können

Versammlungen sind so konzipiert, dass die gesamte Organisation oder große Personengruppen damit erreicht werden können. Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltungszielgruppe Zugang zu den Tools hat, die sie zur Nutzung der Inhalte benötigt.

• Planen Sie die Aufzeichnung von Versammlungen. Wenn ein Liveereignis aufgezeichnet wird, wird es automatisch zu Microsoft Stream hinzugefügt. Informieren Sie sich darüber, wie Sie automatisch generierte Liveuntertitel aktivieren können. Das Liveereignis kann auch auf der Viva Engage-Startseite gespeichert werden.
• Wenn Ihre Organisation in mehreren geografischen Regionen tätig ist, stellen Sie sicher, dass die Zeitzone, in der das Ereignis stattfindet, den meisten Personen eine Live-Teilnahme ermöglicht.
• Viva Engage unterstützt Liveereignisse und Versammlungen in vielen Sprachen auf mehreren Plattformen.
• Erwägen Sie, die Ereignisaufzeichnung als Video-News-Link in SharePoint zu veröffentlichen, damit sie automatisch im Viva Connections-Feed in Microsoft Teams angezeigt wird.

C. Definieren der Versammlungsbotschaft

Verfassen Sie eine Nachricht, die gut organisiert, detailliert und auf den Punkt gebracht ist. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und sicherzustellen, dass die Mitteilungen in der Versammlung von allen verstanden werden:

• Machen Sie die Präsentation visuell, um das größte Engagement zu erzeugen. Verwenden Sie PowerPoint, um eine visuelle Darstellung Ihrer Botschaft zu erstellen, damit alle im Publikum eingebunden bleiben. Organisationen haben die Möglichkeit, ein Liveereignis in Viva Engage über Microsoft Teams zu übertragen. Erfahren Sie, wie die Desktopfreigabe in Microsoft Teams konfiguriert wird, um einen PowerPoint-Foliensatz während einer Versammlung anzuzeigen.
• Erläutern Sie im Vorfeld die Ziele der Versammlung. Informieren Sie über diese Ziele per E-Mail oder auf der SharePoint-Site des Ereignisses.
• Beschränken Sie sich darauf, nur die relevantesten Informationen weiterzugeben. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Informationen hervorgehoben werden, um Zeit zu sparen und das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

D. Festlegen der Referenten und der Struktur des Liveereignisses

Laden Sie Referenten ein, die mit den Inhalten der Versammlung in Zusammenhang stehen. Wenn der Zweck Ihres Ereignisses darin besteht, über den Vierteljahresbericht zu informieren, binden Sie Mitarbeiter aus der Finanzabteilung ein, die über Erkenntnisse sprechen und Fragen beantworten können.

• Erstellen Sie den Zeitplan für die Versammlung und legen Sie Zeitlimits fest.
• Weisen Sie den Moderatoren Rollen zu und informieren Sie sie über die wichtigsten Aufgaben. Wenn Sie beabsichtigen, während des Ereignisses live Fragen und Antworten zu ermöglichen, stellen Sie den Referenten eine Liste bekannter Bedenken oder Fragen bereit.
• Testen Sie Geräte und Tools vorab. Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die Vorträge halten oder die Versammlung moderieren, sich mit den Tools zur Durchführung der Versammlung auskennen. Dies kann von der Freigabe des Bildschirms über die Verwaltung von Livefragen und -antworten bis hin zu weiteren Interaktionsmöglichkeiten reichen.

E. Verwenden von Viva Engage zum Hosten Ihres Versammlungsereignisses

Viva Engage ermöglicht es allen Personen in einer Organisation, sich untereinander zu vernetzen. Es hilft, Menschen zusammenzubringen, die nicht oft miteinander interagieren, und gibt ihnen die Möglichkeit, Inhalte zu entdecken und Führungskräfte der Organisation zu treffen und sich mit ihnen auszutauschen. Erste Schritte beim Organisieren von Liveereignissen in Viva Engage

Hinweis

Zum Hosten eines Liveereignisses in Viva Engage muss Ihre Organisation Erzwingen der Office 365-Identität ausgewählt haben, und Sie müssen mit Microsoft 365 verbundene Viva Engage-Gruppen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erzwingen der Office 365-Identität für Viva Engage-Benutzer und Viva Engage- und Microsoft 365-Gruppen.

Machen Sie Werbung für die Versammlung

Kündigen Sie die Versammlung vor dem Ereignisdatum an, an dem Ihre Zielgruppe in der Regel Ankündigungen und Updates erhält. Dann können Sie das Engagement während der Versammlung verwalten und nach der Versammlung.

In Viva Engage bewerben

Fördern Sie die Aufmerksamkeit vor dem Ereignis in Viva Engage. Wenn Sie eine Versammlung in Viva Engage abhalten, beginnt das Zielgruppen-Engagement, sobald das Ereignis erstellt wurde. Die Teilnehmer können das bevorstehende Ereignis über das Ereignisbanner (im Livefeed), Ereignisbenachrichtigungen und über die Registerkarte "Ereignis" auf Mobilgeräten bewerben und entdecken.

Im Viva Engage-Homefeed können Teilnehmer Benachrichtigungen einrichten, die sie über den Start des Ereignisses informieren. Wenn das Ereignis live ist, wird ein Ereignisbanner angezeigt, das es ihnen ermöglicht, sofort von überall aus daran teilzunehmen.

Bewerben in SharePoint

Informieren und bereiten Sie Ihr Publikum auf das Ereignis vor, indem Sie mithilfe der Ereignisvorlage eine SharePoint-Kommunikationssite erstellen. Fügen Sie Anweisungen für die Teilnahme und andere Ressourcen wie Vorab-Lektüre oder News-Links bei.

Bewerben in Outlook

Laden Sie alle Teilnehmer mit einer Kalender-Einladung per E-Mail in Outlook zu dem Ereignis ein. Stellen Sie detaillierte Informationen bereit, z. B. einen Link zur SharePoint-Ereignissite, den Viva Engage-Besprechungslink und die Viva Engage-Ereignisseite.

Fügen Sie der Einladung Ziele oder Gesprächspunkte hinzu. Dies hilft den Teilnehmern bei der Vorbereitung von Fragen, die sie während des Ereignisses stellen möchten. Die Live-Veranstaltungen von Viva Engage sind auch in Outlook integriert, so dass die Organisatoren der Veranstaltung andere Beteiligte hinzufügen können, die bei der Veranstaltungsproduktion helfen.

Bewerben in Viva Connections

Viva Connections ist eine App in Microsoft Teams und baut auf den bestehenden Funktionen von Microsoft 365 auf. Sie ermöglicht es Organisationen, die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter so anzupassen, dass wichtige Informationen, Tools und Ressourcen sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Geräten zentralisiert werden.

Die Startseite von Viva Connections enthält die Feed- und Dashboard-Webparts, die zum Bewerben Ihres Ereignisses verwendet werden können. Weitere Informationen über Viva Connections. Verwenden Sie SharePoint-Newsbeiträge und Links zu Videonachrichten, um das Ereignis zu bewerben und die Ereignisaufzeichnung nach dem Ereignis freizugeben. Anschließend wird der Ereignisinhalt im Viva Connections-Feedhervorgehoben.

Produktion und Hosting einer Versammlung

Je nach Art des Ereignisses können Liveereignisse von einer Person oder als Team ausgeführt werden. Einige dieser Rollen können von derselben Person gespielt werden. Ein Übungslauf mit jedem für das Liveereignis trägt dazu bei, dass sich alle während des Ereignisses sicher und vorbereitet fühlen. Das Testen von Geräten, Das Teilen von Bildschirmen und das Üben des Flusses mehrerer Referenten oder Übergaben ist wichtig, um vor der Veranstaltung durchzugehen, um reibungslose Übergänge sicherzustellen. Ein Durchlauf mit den neuesten Inhalten, Notizen oder Demoumgebungen ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.

Rolle	Beschreibung	Rollendetails
Produzent	Für eine erfolgreiche Versammlung brauchen Sie einen oder mehrere Produzenten. Ein Produzent kann den Bildschirm während der Live-Veranstaltung planen, organisieren und manipulieren. Diese Person ist für die Auswahl der Redner und die Erteilung der entsprechenden Genehmigungen und Lizenzen an alle Teilnehmer verantwortlich. In vielen Fällen ist der Produzent auch Referent oder Sprecher.	– Planen, Bearbeiten oder Absagen des Ereignisses -Organisation der Veranstaltung -Einladungen an die Teilnehmer verschicken -Vorbereitung der Moderatoren und Redner -allen Teilnehmern die erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen zu erteilen -Manipulation des Bildschirms während der Live-Veranstaltung
Moderator	Der Produzent muss auch einen oder mehrere Moderatoren einbeziehen, die dafür verantwortlich sind, das Engagement in der Viva Engage-Ereignisse zu fördern, indem sie die Fragen und Kommentare der Teilnehmer im Auge behalten und bei Bedarf technische Unterstützung anbieten.	– Verfolgen von Fragen und Kommentaren aus dem Publikum -Angebot von technischer Unterstützung für Mitglieder des Publikums, die diese benötigen -Sicherstellen, dass alle Teilnehmer die Verhaltensregeln einhalten -Kommentare, Fragen, Umfragen hinzufügen – Antworten auf Beiträge bei Bedarf - Beiträge organisieren -Hervorhebung der besten Antworten auf Fragen im Chat -Hilfe für Redner beim Zeitmanagement
Referent	Betrachten Sie jeden Referenten als Hauptattraktion. Dies ist die Person, die die Botschaft überbringt. In Ihrer Versammlung können mehrere Referenten vorgesehen werden. Dazu kann der Leiter einer Organisation, einer Abteilung oder ein Fachexperte gehören. Ihre Versammlung kann mehrere Referenten vorsehen.	- Präsentationen vorbereiten - Bereiten Sie sich vor, indem Sie die Audio- und Videoqualität vor der Präsentation testen. - Konfigurieren Sie das Ereignis-Streaming nach Bedarf - Die Zeit im Auge behalten
Ereignisteilnehmer	Die Menschen im Publikum nehmen an Versammlungen teil, um Erkenntnisse zu gewinnen oder die erläuterten Themen besser zu verstehen. Fördern Sie das Publikumsengagement, indem Sie die integrierte Q&A-Funktion und das Feature für offene Formularunterhaltungen in Viva Engage nutzen.	– Teilnehmen an der Versammlung – Fragen an den Moderator stellen – Sich an verwandten Unterhaltungen mit anderen Publikumsmitgliedern beteiligen

Hosten einer Versammlung in Viva Engage

Schritt 1: Einrichten in Viva Engage

Für die Erstellung und Produktion von Liveereignissen in Viva Engage werden Microsoft Stream- und/oder Microsoft Teams-Lizenzen sowie bestimmte Berechtigungen benötigt. Viva Engage Administratoren können Livebesprechungen in Viva Engage planen. Für Ereignisse, bei denen eine externe App oder ein externes Gerät verwendet wird, muss Ihre Microsoft Stream-Lizenz entsprechend aktiviert sein. Erfahren Sie mehr über Berechtigungen für Planung, Erstellung und Produktion von Liveereignissen in Viva Engage.

Schritt 2: Testen von Geräten

Bestimmen Sie, ob die Beiträge Ihrer Referenten über eine Webcam oder von einem Studio aus übertragen werden. Stellen Sie sicher, dass alle zum Verbinden von Video und Audio erforderlichen Geräte gesichert und vorhanden sind. Erfahren Sie mehr über die Produktion eines Liveereignisses in Viva Engage mithilfe eines externen Geräts.

Schritt 3: Verwalten des Engagements

Teilnehmer und Moderatoren können sich während des Ereignisses über die Unterhaltungsleiste einbringen und interagieren. Zeichnen Sie die Veranstaltung auf, damit Personen, die nicht live dabei sein konnten, sie später ansehen können.

Viva Engage ermöglicht während des Ereignisses Live-Q&A sowie freie Unterhaltungen, die organisationsweite offene Unterhaltungen fördern. Erfahren Sie mehr über von Verwendung von Q&A in einer Viva Engage-Community.

Engagement nach dem Ereignis

Planen Sie nach dem Ereignis, die Ereignisaufzeichnung an einem freigegebenen Ort freizugeben. Verwenden Sie SharePoint-Newsbeiträge und Links zu Videonachrichten, um die Ereignisaufzeichnung zu teilen und im Viva Connections-Feedhervorgehoben anzuzeigen. Überprüfen Sie dann die Ereignisanalyse, um mehr über die Ereignisreichweite und das Benutzerverhalten zu erfahren.

Teilen einer Aufzeichnung des Liveereignisses

Mitglieder Ihrer Organisation können die Aufzeichnung des Ereignisstreams nach dem Ereignis ansehen. Mitglieder von Communitys, die während des Ereignisses in Viva Engage erstellt wurden, können bestehende Unterhaltungen fortsetzen und die Aufzeichnung der Versammlung auf der Viva Engage-Plattform ansehen. Moderatoren können auch automatische Zusammenfassungen für Personen bereitstellen, die die Versammlung eventuell verpasst haben.

Fördern Sie das Engagement nach Versammlungen und Ereignissen, indem Sie Ihre Aufzeichnungen auf mehreren Plattformen teilen. Fügen Sie es Ihrer SharePoint-Website mithilfe des Viva Engage-Webparts oder des Newsfeed-Webparts hinzu, fügen Sie es Ihrem Newsfeed in Viva Connections hinzu, oder geben Sie es für einen Teamkanal in Teams frei.

Stream (in SharePoint) bietet Multi-Geo-Unterstützung für die Videospeicherung sowie erweiterte Freigabeoptionen. Erhöhen Sie die Auffindbarkeit und Austauschbarkeit Ihrer Veranstaltungsaufzeichnungen, indem Sie sie in das Stream-Portal Ihrer Organisation aufnehmen. Speichern Sie Ihre Versammlungsaufzeichnungen in Stream, um auf zusätzliche Videoanalysen zuzugreifen, einschließlich Ansichten im Zeitverlauf und Engagement der Betrachter.

Messen von Einblicken zu Teilnehmern

Viva Engage-Ereignisberichte bieten Einblicke, die den Standort des Teilnehmers, Abteilungserkenntnisse, Standpunktanalyse und API-Empfindlichkeit zeigen. Sehen Sie sich Einblicke dazu an, wie viele Personen und durchschnittlich wie lange teilgenommen haben und vieles mehr. Ermitteln Sie Trends, indem Sie sich ansehen, wie viele Unterhaltungen, Kommentare, Fragen, Antworten und Reaktionen durch das Ereignis generiert wurden. Verwenden Sie diese Informationen, um die Inhalte um Details zu erweitern, mit denen sich die meisten Personen beschäftigt haben, und um ihre nächste Versammlung zu planen.

Messen des Community-Engagements

Die Erkenntnisse von Viva Engage, die es den Organisatoren von Versammlungen ermöglichen, Trends wie Unterhaltungen, Fragen, Top-Beitragende, Themen, Hashtags, Standorte und Abteilungen zu erkennen.

Diese Erkenntnisse liefern Informationen, mit denen Sie das Community-Wachstum messen können, indem Sie die Erstellung von Mitgliedern, aktive Mitglieder, Standorte, Abteilungen und vieles mehr nachverfolgen. Anhand der Anzahl an Kommentaren, Reaktionen, Fragen, Antworten, Liveereignissen und vielem mehr können Sie auch nachvollziehen, wie die Communitymitglieder interagieren. Erfahren Sie mehr über das Anzeigen von Community-Einblicken in Viva Engage.

Weitere Ressourcen

Verwenden Sie PowerShell, um Liveereignisse und Richtlinien einzurichten.

Erstellen und Organisieren eines Liveereignisses in Viva Engage.

Übersicht der Unternehmenskommunikation

Viva Engage-Liveereignisführungslinie