Schritt 3: Festlegen der Zielgruppengröße und Festlegen der Zielgruppenpräferenzen
Informieren Sie sich über die Anforderungen und Vorlieben Ihrer Zielgruppe, bevor Sie mit der Planung Ihrer Kommunikationsstrategie beginnen. Überlegen Sie, wer die Informationen benötigt, die Sie kommunizieren, und den besten Weg, um sie zu erreichen. Legen Sie die Größe Ihrer Zielgruppe fest, und bestimmen Sie dann die richtigen Kanäle für die Kommunikation.
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Schätzen der Größe Ihrer Zielgruppe
Kennen Sie die allgemeine Größe Ihrer Zielgruppe, damit Sie die richtigen Tools und Methoden auswählen können, um sie zu erreichen. Einige Liveereignisoptionen haben beispielsweise eine maximale Kapazität von 25.000 Personen. -
Verstehen, wo Ihre Zielgruppe normalerweise Informationen erhält
Es ist am besten, Benutzer in Apps zu treffen, die sie bereits verwenden, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise Mitarbeiter in Service und Produktion sind, die in der Regel Microsoft Teams verwenden, möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation freigegeben wird und in Teams angezeigt werden kann. -
Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Zielgruppe in der Regel kommuniziert.
Einige Zielgruppen können nicht an einer Liveveranstaltung teilnehmen oder eine Ereignisaufzeichnung watch, sodass alternative Kommunikationsmethoden erforderlich sind. Wenn Ihre Zielgruppe z. B. Remotemitarbeiter sind, die in erster Linie Nachrichten in SharePoint erhalten, können Sie sich entscheiden, nur Nachrichten in SharePoint zu veröffentlichen und dann nachrichten in Viva Engage und Teams für den Rest der organization zu bewerben. -
Zielgruppen mit Microsoft 365-Gruppen
Organisieren Sie Ihre Zielgruppe in Microsoft 365-Gruppen. Benutzer befinden sich wahrscheinlich in mehreren Gruppen. Dies erleichtert das Senden von E-Mail-Nachrichten und die Verwendung von Tools wie Zielgruppenadressierung in SharePoint.
Die Zielgruppengröße hilft Ihnen, potenzielle Kommunikationslösungen in Kombination mit Überlegungen dazu einzugrenzen, wie, wann und wo Ihre Zielgruppe die Arbeit erledigt. Die Unternehmenskommunikation sollte darauf abzielen, Mitarbeiter dort zu treffen, wo sie sich befinden, und es einfach zu machen, sich zu engagieren und daran teilzunehmen. Denken Sie daran, dass eine bestimmte Person in Ihrem organization zu mehreren Gruppen gehören kann.
Mitarbeiter in Service und Produktion sind Teammitglieder, die für den Großteil ihrer Arbeit nicht an einem Schreibtisch oder vor einem Desktopcomputer sitzen. Diese Zielgruppe umfasst Mitarbeiter im Gesundheitswesen, Fabrikarbeiter, Einzelhandelsmitarbeiter, Vertriebsteams und Supportteams.
- Diese Zielgruppe verwendet wahrscheinlich die meiste Zeit ihr mobiles Gerät, um Die Arbeit zu erledigen
- Die Kommunikation muss präzise, leicht zugänglich und visuell ansprechend sein
- Es ist unwahrscheinlich, dass diese Zielgruppe auf einmal an einer Veranstaltung teilnehmen kann. Daher sollten Sie planen, das Ereignis aufzuzeichnen und in einem Newsbeitrag oder einer E-Mail zu teilen.
- Erwägen Sie die Verwendung von Viva Connections, um eine ansprechende Kommunikationserfahrung zu schaffen, die Organisationen dabei hilft, in Verbindung zu bleiben.
Mitarbeiter im Büro sitzen in der Regel an einem Schreibtisch und verwenden einen Computer für die meisten ihrer Arbeit in einer herkömmlichen Büroumgebung. Mitarbeiter im Büro arbeiten möglicherweise nicht täglich im Büro und arbeiten sogar in mehr als einem Büro.
- Diese Zielgruppe verwendet wahrscheinlich die meiste Zeit ein Desktopgerät, nimmt aber möglicherweise bestimmte Besprechungen auf einem mobilen Gerät ab.
- Dies ist die einzige Zielgruppe, die an einer persönlichen Veranstaltung teilnehmen kann, aber die Zeitpläne variieren.
Remote-Zielgruppen arbeiten nicht an einem zentralen Bürostandort und können sogar von zu Hause aus arbeiten. Diese Zielgruppe umfasst Vollzeitmitarbeiter sowie Lieferanten und Vertragsarbeiter wie GigWorker, Agenturen, Berater und andere Rollen, in denen die meisten Arbeiten an einem Schreibtisch oder vor einem Computer stattfinden.
- Diese Zielgruppe verwendet eine Kombination von Geräten, aber primär ein Desktopgerät.
- Remote-Zielgruppen sind gute Kandidaten für Liveereignisse, moderierte Q&A und Livechats in Viva Engage oder Microsoft Teams, da die meisten Personen gemeinsam teilnehmen können
- Remote-Zielgruppen leiden eher unter Besprechungsmüdigkeit und blicken auf einen Bildschirm den größten Teil des Tages, sodass eine diversifizierte Kommunikation, die keine Kamera oder einen Desktopbildschirm erfordert, ideal ist
Die meisten Organisationen bestehen aus verschiedenen Zielgruppen und planen die Kommunikation für eine hybride Zielgruppe. Hybride Zielgruppen sind eine Mischung aus Zielgruppen. Gängige Mischungen sind Remote- und Büroangestellte sowie Mitarbeiter im Büro und Mitarbeiter in Service und Produktion. Einige Organisationen verfügen möglicherweise über Mitarbeiter in Service und Produktion, In-Office-Mitarbeiter und Remotemitarbeiter. In einigen Szenarien versuchen Sie möglicherweise, eine ähnliche Zielgruppe zu erreichen, aber sie arbeiten in verschiedenen Zeitzonen oder An orten, was sie auch zu einer hybriden Zielgruppe macht.
- Die hybride Kommunikation muss besonders inklusiv sein, um andere Arbeitszeiten, den Zugriff auf das Internet, Sprachen und Zeitzonen zu berücksichtigen.
- Erwägen Sie die Verwendung mehrerer Kanäle oder Kommunikationsmethoden, um Teammitglieder mit unterschiedlichen Arbeitsstilen zu erreichen.
- Erstellen von Feedbackkanälen, die es Personen ermöglichen, an Unterhaltungen teilzunehmen, ihre Perspektive zu teilen und sich mit anderen zu vernetzen
Wenn Sie die Größe Ihrer Zielgruppe verstehen, können Sie die Microsoft 365-Anwendungen eingrenzen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Nachdem Sie Ihre Zielgruppe bestimmt haben, können Sie eine - oder eine Kombination aus Methoden - verwenden, um Nachrichten, Ankündigungen und vieles mehr zu teilen.
Zielgruppenbeispiel | Größe | Potenzielle Apps und Methoden |
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Bestimmte Teams, Rollen, Regionen, Abteilungen und Projekte | 300 bis 20.000 | E-Mail senden Veröffentlichen von SharePoint-Neuigkeiten Posten in einem Teams-Kanal Planen einer Teams-Besprechung Posten in einer Viva Engage Community Hosten eines Teams-Liveereignisses Hosten eines Viva Engage Liveereignisses |
Ganze Abteilungen oder Regionen | 5.000 bis 20.000 |
Alle oben genannten Punkte, zusätzlich zu: Stream Kanal oder Liveereignis in Stream |
Alle Mitarbeiter | Bis zu 25.000 |
Alle oben genannten Punkte, zusätzlich zu: Verwenden von Viva Connections, um Nachrichten, Ereignisse und Tools an einem Ort zu platzieren |
25.000 bis 100.000 | Microsoft 365-Liveereignisse* Veröffentlichen von SharePoint-Neuigkeiten E-Mail senden *Liveereignisse mit bis zu 100.000 Teilnehmern können über das Microsoft 365-Liveereignis-Hilfsprogramm geplant werden. |
Erfahren Sie mehr über Überlegungen zum Umfang Ihrer Zielgruppe. Kleine Zielgruppen sind unkompliziert und relativ wenig Risiko, wenn es um Datenschutz und Dauerhaftigkeit von Inhalten geht. Mit der zunehmenden Größe Ihrer Zielgruppe werden auch die Risiken und Überlegungen wie Barrierefreiheit, mehrsprachige Optionen und Datensicherheit berücksichtigt.
Barrierefreiheit ist für alle Organisationen und insbesondere für die Unternehmenskommunikation wichtig. Die Sicherstellung, dass Inhalte zugänglich sind, kommt allen zugute. Die Barrierefreiheit umfasst die Sicherstellung, dass Inhalte in SharePoint problemlos genutzt werden können, die Begrenzung von Hintergrundgeräuschen in Teams-Besprechungen, das Aktivieren von Bildschirmuntertiteln für Liveereignisse und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über Barrierefreiheit, und wenden Sie Erkenntnisse an, um die Anforderungen Ihrer Zielgruppe zu erfüllen:
- 10 Gewohnheiten zum Erstellen barrierefreier Inhalte
- Verwenden von Liveuntertiteln in einem Liveereignis
- Tipps zur Barrierefreiheit für inklusive Microsoft Teams-Besprechungen und Liveereignisse
- Übersicht über die Barrierefreiheit von Microsoft Teams
- Vorbereiten der Erstellung einer barrierefreien SharePoint-Website
Ein Teil der Sicherstellung, dass Inhalte zugänglich sind, ist zu wissen, wann Inhalte in mehr als einer Sprache verfügbar sein sollten. Dies ist besonders wichtig für Kommunikationen, die mehr als eine Region und ein Land abdecken.
- Weitere Informationen zum Erstellen von SharePoint-Kommunikationswebsites, -Seiten und -Nachrichtenbeiträgen in mehr als einer Sprache
- Erstellen eines Microsoft-Formulars in mehr als einer Sprache
- Verwenden der Übersetzer-App zum Übersetzen von Unterhaltungen in Microsoft Teams-Chats und -Besprechungen
Die Freigabe vertraulicher Informationen und Dokumente für große Zielgruppen birgt immer Datenrisiken. Microsoft verfügt über viele Tools, mit denen Sie Daten schützen, Datenverluste verhindern und sicherstellen können, dass die richtigen Personen über den richtigen Zugriff auf Informationen verfügen. Erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Websites und -Dokumente klassifizieren, Gastfreigaben und Wie Sie Teams und Kanäle in Microsoft für Unterhaltungen einrichten, die vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten.
- Klassifizieren vertraulicher Informationen mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen
- Verwalten von SharePoint-Sicherheit: Eine Teamleistung
- Einrichten von Microsoft Teams mit Schutz für hochsensible Daten
- Einrichten einer sicheren externen Freigabe in SharePoint
- Verwenden von Genehmigungsflows für Inhaltsupdates für SharePoint-Seiten mit hohem Datenverkehr
Schließlich erfahren Sie, wie Sie Inhalte, Unterhaltungen und Ereignisse auf bestimmte Zielgruppen ausrichten.
Unabhängig von der App, die Sie für ihre Kommunikation auswählen, gibt es weitere Microsoft 365-Dienste, die verwendet werden können, um sicherzustellen, dass die richtigen Inhalte an die richtige Zielgruppe gelangen.
Das Planen und Organisieren von Microsoft 365-Gruppen in verschiedene Zielgruppen basierend auf Rolle, Region, Abteilung und Abteilung ist hilfreich bei der Erstellung und Einführung der Unternehmenskommunikation. Die meisten Anwendungen basieren auf Microsoft 365-Gruppen, um Inhalte als Ziel zu verwenden, z. B. E-Mails in Outlook, virtuelle Besprechungen in Teams, Berechtigungen für SharePoint-Websites und vieles mehr.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Microsoft 365-Gruppen verwalten und Microsoft 365-Gruppen erstellen.
Für die Kommunikation, die in SharePoint stattfindet, haben Sie Zugriff auf ein Feature namens Zielgruppenadressierung. Zielgruppenadressierung hilft dabei, die relevantesten Inhalte an die richtigen Zielgruppen zu gelangen. Durch die Aktivierung der Zielgruppenadressierung werden bestimmte Inhalte mithilfe von Microsoft 365-Gruppen über SharePoint-Webparts, Seitenbibliotheken und Navigationslinks für bestimmte Zielgruppen priorisiert.
Zielgruppenadressierung kann auf viele Komponenten in SharePoint angewendet werden und kann besonders hilfreich sein:
- Richten Sie SharePoint-Nachrichtenbeiträge mithilfe des News-Webparts auf bestimmte Zielgruppen aus, die von den Informationen profitieren würden.
- Stellen Sie sicher, dass die richtige Zielgruppe über ein bevorstehendes Ereignis informiert ist, indem Sie zielgruppenadressieren auf das Ereignisse-Webpart anwenden.
- Unterstützung von Zielgruppen beim Ermitteln relevanter Inhalte durch Anwenden der Zielgruppenadressierung auf Navigationslinks in der Hubwebsite oder Websitenavigation
- Surface-spezifischer Inhalt im Quicklinks-Webpart mit einer relevanten Zielgruppe