Schritt 3: Festlegen der Zielgruppengröße und Festlegen der Zielgruppenpräferenzen

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Informieren Sie sich über die Anforderungen und Vorlieben Ihrer Zielgruppe, bevor Sie mit der Planung Ihrer Kommunikationsstrategie beginnen. Überlegen Sie, wer die Informationen benötigt, die Sie kommunizieren, und den besten Weg, um sie zu erreichen. Legen Sie die Größe Ihrer Zielgruppe fest, und bestimmen Sie dann die richtigen Kanäle für die Kommunikation.

Bewährte Methoden beim Eingrenzen der Zielgruppe

  • Schätzen der Größe Ihrer Zielgruppe
    Kennen Sie die allgemeine Größe Ihrer Zielgruppe, damit Sie die richtigen Tools und Methoden auswählen können, um sie zu erreichen. Einige Liveereignisoptionen haben beispielsweise eine maximale Kapazität von 25.000 Personen.
  • Verstehen, wo Ihre Zielgruppe normalerweise Informationen erhält
    Es ist am besten, Benutzer in Apps zu treffen, die sie bereits verwenden, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise Mitarbeiter in Service und Produktion sind, die in der Regel Microsoft Teams verwenden, möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation freigegeben wird und in Teams angezeigt werden kann.
  • Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Zielgruppe in der Regel kommuniziert.
    Einige Zielgruppen können nicht an einer Liveveranstaltung teilnehmen oder eine Ereignisaufzeichnung watch, sodass alternative Kommunikationsmethoden erforderlich sind. Wenn Ihre Zielgruppe z. B. Remotemitarbeiter sind, die in erster Linie Nachrichten in SharePoint erhalten, können Sie sich entscheiden, nur Nachrichten in SharePoint zu veröffentlichen und dann nachrichten in Viva Engage und Teams für den Rest der organization zu bewerben.
  • Zielgruppen mit Microsoft 365-Gruppen
    Organisieren Sie Ihre Zielgruppe in Microsoft 365-Gruppen. Benutzer befinden sich wahrscheinlich in mehreren Gruppen. Dies erleichtert das Senden von E-Mail-Nachrichten und die Verwendung von Tools wie Zielgruppenadressierung in SharePoint.

Beginnen Sie mit dem Verständnis der Arbeitsumgebung und geräteeinstellungen Ihrer Zielgruppe

Die Zielgruppengröße hilft Ihnen, potenzielle Kommunikationslösungen in Kombination mit Überlegungen dazu einzugrenzen, wie, wann und wo Ihre Zielgruppe die Arbeit erledigt. Die Unternehmenskommunikation sollte darauf abzielen, Mitarbeiter dort zu treffen, wo sie sich befinden, und es einfach zu machen, sich zu engagieren und daran teilzunehmen. Denken Sie daran, dass eine bestimmte Person in Ihrem organization zu mehreren Gruppen gehören kann.

Mitarbeiter "an vorderster Front"

Mitarbeiter in Service und Produktion sind Teammitglieder, die für den Großteil ihrer Arbeit nicht an einem Schreibtisch oder vor einem Desktopcomputer sitzen. Diese Zielgruppe umfasst Mitarbeiter im Gesundheitswesen, Fabrikarbeiter, Einzelhandelsmitarbeiter, Vertriebsteams und Supportteams.

  • Diese Zielgruppe verwendet wahrscheinlich die meiste Zeit ihr mobiles Gerät, um Die Arbeit zu erledigen
  • Die Kommunikation muss präzise, leicht zugänglich und visuell ansprechend sein
  • Es ist unwahrscheinlich, dass diese Zielgruppe auf einmal an einer Veranstaltung teilnehmen kann. Daher sollten Sie planen, das Ereignis aufzuzeichnen und in einem Newsbeitrag oder einer E-Mail zu teilen.
  • Erwägen Sie die Verwendung von Viva Connections, um eine ansprechende Kommunikationserfahrung zu schaffen, die Organisationen dabei hilft, in Verbindung zu bleiben.

Mitarbeiter im Büro

Mitarbeiter im Büro sitzen in der Regel an einem Schreibtisch und verwenden einen Computer für die meisten ihrer Arbeit in einer herkömmlichen Büroumgebung. Mitarbeiter im Büro arbeiten möglicherweise nicht täglich im Büro und arbeiten sogar in mehr als einem Büro.

  • Diese Zielgruppe verwendet wahrscheinlich die meiste Zeit ein Desktopgerät, nimmt aber möglicherweise bestimmte Besprechungen auf einem mobilen Gerät ab.
  • Dies ist die einzige Zielgruppe, die an einer persönlichen Veranstaltung teilnehmen kann, aber die Zeitpläne variieren.

Remotezielgruppen

Remote-Zielgruppen arbeiten nicht an einem zentralen Bürostandort und können sogar von zu Hause aus arbeiten. Diese Zielgruppe umfasst Vollzeitmitarbeiter sowie Lieferanten und Vertragsarbeiter wie GigWorker, Agenturen, Berater und andere Rollen, in denen die meisten Arbeiten an einem Schreibtisch oder vor einem Computer stattfinden.

  • Diese Zielgruppe verwendet eine Kombination von Geräten, aber primär ein Desktopgerät.
  • Remote-Zielgruppen sind gute Kandidaten für Liveereignisse, moderierte Q&A und Livechats in Viva Engage oder Microsoft Teams, da die meisten Personen gemeinsam teilnehmen können
  • Remote-Zielgruppen leiden eher unter Besprechungsmüdigkeit und blicken auf einen Bildschirm den größten Teil des Tages, sodass eine diversifizierte Kommunikation, die keine Kamera oder einen Desktopbildschirm erfordert, ideal ist

Hybride Zielgruppen

Die meisten Organisationen bestehen aus verschiedenen Zielgruppen und planen die Kommunikation für eine hybride Zielgruppe. Hybride Zielgruppen sind eine Mischung aus Zielgruppen. Gängige Mischungen sind Remote- und Büroangestellte sowie Mitarbeiter im Büro und Mitarbeiter in Service und Produktion. Einige Organisationen verfügen möglicherweise über Mitarbeiter in Service und Produktion, In-Office-Mitarbeiter und Remotemitarbeiter. In einigen Szenarien versuchen Sie möglicherweise, eine ähnliche Zielgruppe zu erreichen, aber sie arbeiten in verschiedenen Zeitzonen oder An orten, was sie auch zu einer hybriden Zielgruppe macht.

  • Die hybride Kommunikation muss besonders inklusiv sein, um andere Arbeitszeiten, den Zugriff auf das Internet, Sprachen und Zeitzonen zu berücksichtigen.
  • Erwägen Sie die Verwendung mehrerer Kanäle oder Kommunikationsmethoden, um Teammitglieder mit unterschiedlichen Arbeitsstilen zu erreichen.
  • Erstellen von Feedbackkanälen, die es Personen ermöglichen, an Unterhaltungen teilzunehmen, ihre Perspektive zu teilen und sich mit anderen zu vernetzen

Legen Sie dann die Größe Ihrer Zielgruppe ein.

Wenn Sie die Größe Ihrer Zielgruppe verstehen, können Sie die Microsoft 365-Anwendungen eingrenzen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Nachdem Sie Ihre Zielgruppe bestimmt haben, können Sie eine - oder eine Kombination aus Methoden - verwenden, um Nachrichten, Ankündigungen und vieles mehr zu teilen.

Zielgruppenbeispiel Größe Potenzielle Apps und Methoden
Bestimmte Teams, Rollen, Regionen, Abteilungen und Projekte 300 bis 20.000 E-Mail senden
Veröffentlichen von SharePoint-Neuigkeiten
Posten in einem Teams-Kanal
Planen einer Teams-Besprechung
Posten in einer Viva Engage Community
Hosten eines Teams-Liveereignisses
Hosten eines Viva Engage Liveereignisses
Ganze Abteilungen oder Regionen 5.000 bis 20.000 Alle oben genannten Punkte, zusätzlich zu:

Stream Kanal oder Liveereignis in Stream
Alle Mitarbeiter Bis zu 25.000 Alle oben genannten Punkte, zusätzlich zu:

Verwenden von Viva Connections, um Nachrichten, Ereignisse und Tools an einem Ort zu platzieren
25.000 bis 100.000 Microsoft 365-Liveereignisse*
Veröffentlichen von SharePoint-Neuigkeiten
E-Mail senden
*Liveereignisse mit bis zu 100.000 Teilnehmern können über das Microsoft 365-Liveereignis-Hilfsprogramm geplant werden.

Überlegungen für große Zielgruppen

Erfahren Sie mehr über Überlegungen zum Umfang Ihrer Zielgruppe. Kleine Zielgruppen sind unkompliziert und relativ wenig Risiko, wenn es um Datenschutz und Dauerhaftigkeit von Inhalten geht. Mit der zunehmenden Größe Ihrer Zielgruppe werden auch die Risiken und Überlegungen wie Barrierefreiheit, mehrsprachige Optionen und Datensicherheit berücksichtigt.

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist für alle Organisationen und insbesondere für die Unternehmenskommunikation wichtig. Die Sicherstellung, dass Inhalte zugänglich sind, kommt allen zugute. Die Barrierefreiheit umfasst die Sicherstellung, dass Inhalte in SharePoint problemlos genutzt werden können, die Begrenzung von Hintergrundgeräuschen in Teams-Besprechungen, das Aktivieren von Bildschirmuntertiteln für Liveereignisse und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über Barrierefreiheit, und wenden Sie Erkenntnisse an, um die Anforderungen Ihrer Zielgruppe zu erfüllen:

Mehrsprachige Optionen

Ein Teil der Sicherstellung, dass Inhalte zugänglich sind, ist zu wissen, wann Inhalte in mehr als einer Sprache verfügbar sein sollten. Dies ist besonders wichtig für Kommunikationen, die mehr als eine Region und ein Land abdecken.

Datenschutz und Compliance

Die Freigabe vertraulicher Informationen und Dokumente für große Zielgruppen birgt immer Datenrisiken. Microsoft verfügt über viele Tools, mit denen Sie Daten schützen, Datenverluste verhindern und sicherstellen können, dass die richtigen Personen über den richtigen Zugriff auf Informationen verfügen. Erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Websites und -Dokumente klassifizieren, Gastfreigaben und Wie Sie Teams und Kanäle in Microsoft für Unterhaltungen einrichten, die vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten.

Schließlich erfahren Sie, wie Sie Inhalte, Unterhaltungen und Ereignisse auf bestimmte Zielgruppen ausrichten.

Unabhängig von der App, die Sie für ihre Kommunikation auswählen, gibt es weitere Microsoft 365-Dienste, die verwendet werden können, um sicherzustellen, dass die richtigen Inhalte an die richtige Zielgruppe gelangen.

Organisieren und Erstellen von Microsoft 365-Gruppen

Das Planen und Organisieren von Microsoft 365-Gruppen in verschiedene Zielgruppen basierend auf Rolle, Region, Abteilung und Abteilung ist hilfreich bei der Erstellung und Einführung der Unternehmenskommunikation. Die meisten Anwendungen basieren auf Microsoft 365-Gruppen, um Inhalte als Ziel zu verwenden, z. B. E-Mails in Outlook, virtuelle Besprechungen in Teams, Berechtigungen für SharePoint-Websites und vieles mehr.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Microsoft 365-Gruppen verwalten und Microsoft 365-Gruppen erstellen.

Verwenden der Zielgruppenadressierung in SharePoint

Für die Kommunikation, die in SharePoint stattfindet, haben Sie Zugriff auf ein Feature namens Zielgruppenadressierung. Zielgruppenadressierung hilft dabei, die relevantesten Inhalte an die richtigen Zielgruppen zu gelangen. Durch die Aktivierung der Zielgruppenadressierung werden bestimmte Inhalte mithilfe von Microsoft 365-Gruppen über SharePoint-Webparts, Seitenbibliotheken und Navigationslinks für bestimmte Zielgruppen priorisiert.

Screenshot der Zielgruppenadressierungsfunktion in der SharePoint-Websitenavigation.

Zielgruppenadressierung kann auf viele Komponenten in SharePoint angewendet werden und kann besonders hilfreich sein:

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Schritt 4:Erste Schritte bei der Planung ihres Szenarios