Verwalten von Websitelebenszyklusrichtlinien

Einige Features in diesem Artikel erfordern Microsoft Syntex – SharePoint Advanced Management

Verwaltung des Standortlebenszyklus

Mit dem Feature zur Verwaltung des Websitelebenszyklus von Microsoft Syntex– SharePoint Advanced Management können Sie inaktive Websites im gesamten Mandanten über das SharePoint Admin Center verwalten.

Sie können eine inaktive Websiterichtlinie einrichten, um inaktive Websites automatisch zu erkennen und Benachrichtigungen per E-Mail an Websitebesitzer zu senden. Die Besitzer können dann bestätigen, ob die Website noch aktiv ist. Wenn Sie eine Websitelebenszyklusrichtlinie einrichten, können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen. Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn die Richtlinie fehlschlägt, müssen Sie sie löschen und eine neue Simulationsrichtlinie erstellen. Sie können eine Simulationsrichtlinie auch in eine aktive Richtlinie konvertieren.

Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt und generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an die jeweiligen Websitebesitzer, um die status der inaktiven Website zu bestätigen. Wenn die aktive Richtlinie während eines bestimmten Monats fehlschlägt, wird sie beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt.

Websitebesitzerbenachrichtigungen

Die Benachrichtigungen informieren SharePoint-Websitebesitzer darüber, dass eine Website für X Monate inaktiv ist. Um die Website beizubehalten, sollte der Besitzer in der Benachrichtigungs-E-Mail die Schaltfläche Website zertifizieren auswählen. Sobald der Besitzer die Website als aktiv zertifiziert hat, überprüft die Websitelebenszyklusverwaltung die Aktivität der bestätigten Website ein Jahr lang nicht.

Websitebesitzer werden drei Monate lang monatlich benachrichtigt, und dann werden für die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen gesendet. Nach sechs Monaten werden die monatlichen Benachrichtigungen fortgesetzt, wenn die Website inaktiv ist. Der Richtlinienausführungsbericht listet die inaktive Website als vom Websitebesitzer nicht bearbeitet auf. Sie können den Richtlinienausführungsbericht herunterladen und Websites herausfiltern, die als "Keine Besitzeraktion" gekennzeichnet sind.

Tipp

Bevor Sie eine inaktive Websiterichtlinie erstellen, überprüfen Sie, ob Richtlinien für Websitezugriffseinschränkungen vorhanden sind, die den Websitenachweis durch den jeweiligen Websitebesitzer stören könnten.

Websites, die von mehreren inaktiven Websiterichtlinien verwaltet werden

Wenn eine Website unter mehrere inaktive Websiterichtlinien fällt, werden Benachrichtigungs-E-Mails nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer inaktiven Websiterichtlinie eine Benachrichtigung gesendet wurde, bleibt die Website inaktiv, und es werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Anforderungen

Die Verwaltung des Websitelebenszyklus erfordert Microsoft Syntex – SharePoint Advanced Management.

Create einer inaktiven Websiterichtlinie

1. Um eine inaktive Websiterichtlinie zu erstellen, wechseln Sie zum SharePoint Admin Center.

2. Erweitern Sie Richtlinien , und wählen Sie Standortlebenszyklusverwaltung aus.

3. Wählen Sie + Create Richtlinie und dann Weiter aus.

4. Geben Sie Ihre Richtlinienbereichsparameter ein, und wählen Sie Weiter aus.

5. Benennen Sie Ihre Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Wählen Sie Weiter aus.

6. Wählen Sie Fertig aus. Ihre Richtlinie wird jetzt erstellt und kann über die site lifecycle management Dashboard angezeigt und verwaltet werden.

Bereich der inaktiven Websiterichtlinien

Sie können Parameter für eine inaktive Websiterichtlinie wie inaktiven Zeitraum, Vorlagentyp, Websiteerstellungsquelle, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Ausschluss von bis zu 100 Websites konfigurieren.

Websiteaktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien analysieren Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Plattformen wie Teams, Viva Engage (früher Yammer) und Exchange, um die letzte Aktivität einer Website zu erkennen.

Plattformtyp	Aktivitäten
SharePoint	Angezeigte Dateien, bearbeitete Dateien, intern und extern freigegebene Dateien, synchronisierte Dateien, angesehene Seiten, besuchte Seiten
Viva Engage (früher Yammer)	Gepostete Nachrichten, Unterhaltungen lesen, Nachrichten mit "Gefällt mir"
Microsoft Teams	Kanalnachrichten in einem Team über alle Kanäle hinweg gepostet, Nachrichten in Teams und allen Kanälen gepostet, auf Nachrichten geantwortet, in Nachrichten erwähnt, auf Nachrichten reagiert, dringende Nachrichten gesendet, Besprechungen durchgeführt (wiederkehrende, ad hoc, einmalig)
Exchange	Empfangene E-Mails im Exchange-Postfach

Websitevorlagen

Die Websitelebenszyklusverwaltung überprüft auch die Aktivität von Kommunikationswebsites, klassischen Websites, mit Teams verbundenen Websites und mit Gruppen verbundenen Websites mit den folgenden Websitevorlagentypen:

Websitetyp	Vorlagentyp
Kommunikationswebsite	SitePagePublishing#0
Klassische Websites	STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2
Mit Teams verbundene Website	STS#3 oder Group#0
Mit einer Gruppe verbundene Website	STS#3 oder Group#0

Ausgeschlossene Websites

Die folgenden Websites sind von der Websiteaktivitätserkennung ausgeschlossen:

• Besitzerlose Websites
• OneDrive-Websites
• Websites mit angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien
• Websites mit anderen Angewendeten Konformitätsrichtlinien
• Gesperrte Websites
• Von Systembenutzern erstellte Websites
• App-Katalogwebsites
• Stammwebsites
• Startsites
• Mandantenadministratorwebsites

Reporting

Websites mit Sechsmonatsinaktivität werden im Bericht zur Richtlinienausführung aufgeführt. Der Bericht steht als .csv-Datei zum Download zur Verfügung und ermöglicht es Ihnen, Websites herauszufiltern, die von Websitebesitzern als nicht aktiv betrachtet werden.

In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind:

Spalte	Definition
Sitename	Name der inaktiven Website
URL	URL der inaktiven Website
Vorlage	Vorlage einer inaktiven Website
Vertraulichkeitsbezeichnung	Vertraulichkeitsbezeichnung der inaktiven Website
E-Mails des Websitebesitzers	Email Adressen von Websitebesitzern, die E-Mail-Benachrichtigungen zu inaktiven Websiteaktivitäten erhalten
Letzte Websiteaktivität	Datum der letzten Aktivität, die von inaktiven Websiterichtlinien für SharePoint-Websites und verbundene Workloads (Exchange, Viva Engage (früher Yammer) oder Teams erkannt wurde
Erstellungsdatum	Datum, an dem die inaktive Website erstellt wurde
Verwendeter Speicher	Von inaktiver Website belegter Speicher
Inaktive website-status	Phase der Richtlinie mit der inaktiven Website. Es gibt vier mögliche Phasen:
	Erste Benachrichtigung: Die erste Benachrichtigung wurde für den Websitebesitzer der inaktiven Website freigegeben.
	30 Tage seit der ersten Benachrichtigung: Die zweite Benachrichtigung wurde für den Websitebesitzer der inaktiven Website freigegeben.
	60 Tage seit der ersten Benachrichtigung: Die dritte Benachrichtigung wurde für den Websitebesitzer der inaktiven Website freigegeben.
	Keine Besitzeraktion: Keine Aktion des Websitebesitzers nach drei aufeinanderfolgenden Benachrichtigungen.
Aktions-status	Status der Benachrichtigung an den Websitebesitzer:
	Erfolg gibt an, dass die Benachrichtigung an den Websitebesitzer übermittelt wurde.
	Fehler gibt an, dass die Benachrichtigung an den Websitebesitzer nicht gesendet werden konnte.

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